Por qué es importante el software CRM - 10 ventajas clave de un buen CRM

Anna

Escritor

25 de octubre de 2022

14 min read

El software CRM es una herramienta útil para empresas de cualquier tamaño y se está volviendo más popular día a día. Un informe de Nuclear Research muestra que aproximadamente el 65% de las empresas que usan un CRM alcanzan sus metas de ventas. A medida que los sistemas CRM crecen, es momento de descubrir qué es y cómo esta herramienta puede beneficiar a tu empresa.

¿Qué es un software CRM?

CRM es una sigla que se usa frecuentemente para Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con el Cliente). Es un proceso de comunicación con prospectos y clientes, por lo que este término incluye todas las actividades relacionadas con la gestión de clientes.

Por lo tanto, el CRM es una herramienta diseñada para gestionar todas las actividades relacionadas con los clientes, como la gestión de prospectos, análisis de clientes, gestión de ventas, contabilidad, recopilación de información y más. Dado que es imposible gestionar todas estas actividades manualmente, el software CRM puede agilizar y automatizar estos procesos, de modo que solo necesitas observar los resultados y mantener el flujo de trabajo.

Como el software CRM ofrece una amplia gama de funcionalidades, es una herramienta casi vital para empresas de todas las industrias. Pero para aprovechar al máximo un software CRM, debes elegir uno que tenga características que se ajusten de cerca a tus necesidades.

¿Por qué es importante tener un software CRM?

Las estadísticas anuales muestran que el uso del CRM en empresas con más de 10 empleados es de aproximadamente el 91%, mientras que las pequeñas empresas con menos de 10 empleados utilizan el CRM en un 50% de los casos. Este número sigue aumentando, porque cada dólar que gastas en un buen CRM devuelve alrededor de $8.71.

Y a medida que la gestión de clientes se vuelve más personalizada, es importante mantener todos los datos relacionados con cada cliente y guiarlos cuidadosamente a través de cada etapa del embudo de ventas. El software CRM ayuda a gestionar todas estas actividades, por lo que es una herramienta de gran valor, esencial para cualquier empresa.

El software CRM también es una herramienta poderosa para mejorar la lealtad del cliente. Cuando puedes analizar rápidamente las necesidades de los clientes y resolver sus problemas, salvas a tu empresa de pérdidas y evitas que los clientes sean atraídos por tus competidores.

¿Todavía te preguntas cómo un sistema CRM puede mejorar tu negocio y las relaciones con los clientes? Entonces, revisa los 10 principales beneficios y características de una buena solución CRM.

10 beneficios clave de un buen software CRM para tu negocio

El CRM beneficia a tu negocio de diversas maneras, las cuales varían según tu industria. De cualquier manera, un buen software CRM debería aportar beneficios específicos a tu negocio, independientemente de tus necesidades o del campo en el que trabajes.

Aquí están los 10 principales beneficios que un buen CRM puede aportar a tu negocio:

Almacenamiento de datos en la nube

Alternar entre páginas y aplicaciones en busca de la información necesaria no es fácil, por lo que el software CRM es una buena solución cuando se trata de almacenamiento centralizado. Ahorrarás mucho tiempo, porque tendrás un único punto de acceso a todos los datos relacionados con tus clientes. Como está basado en la nube, también ayudará a ahorrar espacio en tu computadora para datos más valiosos. El sistema CRM significa que ya no tendrás que preocuparte por el almacenamiento físico de datos, porque todo estará en la nube.

Generación de prospectos eficiente

La creación manual de cuentas en CRM y el seguimiento de prospectos no es posible sin herramientas específicas, o no podrás enfocarte en actividades más rentables. El software CRM realiza un seguimiento de los prospectos desde el principio y ayuda a crear automáticamente cuentas y oportunidades. Mientras que el llenado manual de datos ocupa la mayor parte del tiempo, deja que el software CRM se encargue de ello. Todo lo que necesitas hacer es crear embudos para guiar con precisión a nuevos clientes hacia tu objetivo final.

Gestión del equipo de ventas

¿Recuerdas el caos total en el equipo de ventas en El Lobo de Wall Street? Eso es lo que sucede cuando el equipo de ventas no tiene un sistema CRM. El caos organizacional no ayudará a que tus empleados sean más productivos, solo les impedirá enfocarse en las ventas. La buena noticia es que el caos puede ser ordenado con el software CRM. Como todo está bien organizado y el equipo puede observar todas las actividades previas de un cliente, correos electrónicos y llamadas, será más fácil organizar el flujo de trabajo actual e integrar nuevas contrataciones en el equipo de ventas.

Segmentación

A veces es necesario enfocarse en un segmento específico de clientes. Esto ayuda a dirigir tus actividades de ventas y promoción hacia las personas que realmente están interesadas en tus productos y servicios. Mientras que la segmentación manual lleva mucho tiempo y puedes pasar por alto algunos puntos importantes, el CRM puede dividir automáticamente a tus clientes en grupos separados. Solo es necesario crear filtros que se ajusten con precisión a tus necesidades, y listo, el segmento está preparado.

Optimización del flujo de trabajo

La automatización es la característica más importante de cada CRM, porque ahorra tiempo en tareas repetitivas y regulares. Imagina exportar manualmente información desde un formulario web a una hoja de cálculo y luego a tu CRM. Como estas actividades rutinarias están automatizadas, puedes enfocarte en tareas más rentables, como análisis y planificación. En resumen, las automatizaciones pueden transferir la información de los clientes a la base de datos de tu CRM, enviar correos electrónicos y facturas, crear o repetir tareas automáticamente, preparar informes y otras tareas rutinarias comunes a todos los negocios.

Colaboración eficiente del equipo

El equipo de ventas se comunica regularmente con otros departamentos, como marketing y atención al cliente. Como muchas empresas están migrando al trabajo remoto debido a la pandemia, ¿cómo mantener la colaboración entre diferentes departamentos e incluso mejorarla? Usar mensajeros para la interacción entre departamentos está bien, pero ¿qué pasa con los chats de proyectos y el intercambio de documentos? El software CRM es una herramienta no solo para el equipo de ventas, sino para todos. Los chats de proyectos ayudarán a mantener la información organizada, y los chats privados son útiles cuando necesitas discutir algunos detalles con colegas de otros departamentos.

Gestión financiera en línea

Cuando los negocios se trasladan en línea, ya no hay forma de mantener toda la contabilidad en papel. Además, es vital obtener una visión completa de las finanzas. Como la gestión financiera también puede ser automatizada con el software CRM, te ayudará a recibir pagos en línea, enviar facturas automáticamente y rastrear el flujo de caja. Algunos CRM, como Flowlu, pueden ofrecer pagos y seguimiento financiero en múltiples monedas, lo cual puede beneficiar a empresas que operan a nivel mundial.

Informes de ventas

Elaborar informes es una actividad importante que muestra los resultados de tu arduo trabajo. Pero, en la mayoría de los casos, lleva mucho tiempo realizar investigaciones, recopilar todos los datos de diferentes recursos y organizar una lista completa de resultados. El software CRM recopila automáticamente toda la información de un período específico. Es mejor elegir un CRM con informes totalmente personalizables, para que puedas mostrar u ocultar listas y columnas y obtener la vista que necesitas. Pero el CRM no se trata solo de informes financieros. Con un CRM, puedes monitorear el rendimiento de cada empleado y observar los embudos para definir debilidades y oportunidades de crecimiento.

Lealtad del cliente

No es suficiente vender tu producto o servicio una sola vez. Mantener la retención de clientes también es importante, porque una comunidad fuerte de clientes leales es la base de cualquier negocio. Para entender de cerca las necesidades de tus clientes y mejorar la comunicación con ellos, debes analizar sus acciones y métricas, pero también recibir comentarios con regularidad. El software CRM te ayudará a automatizar estos procesos y desarrollar una estrategia de relaciones con los clientes.

Ahorro de dinero al evitar comprar diferentes aplicaciones

Un buen CRM debe crecer con tu negocio. A medida que tu negocio crece, el software CRM debe adaptarse para satisfacer también tus necesidades. En ese caso, es mejor comenzar con soluciones integrales, como Flowlu. Cuando la solución CRM no solo tiene módulos básicos, sino también herramientas de gestión empresarial para el seguimiento de tareas y proyectos, contabilidad, gestión del conocimiento y comunicación, es más probable que permanezca con tu negocio a largo plazo.

En resumen

El software CRM puede aportar muchos beneficios a tu negocio y ayudarte a crecer. Pero para elegir el CRM adecuado, debes comprender claramente tus necesidades y objetivos futuros.

Para saber más sobre cómo el CRM beneficia a tu negocio y cómo encontrar el más adecuado, consulta nuestros artículos sobre Por qué el CRM es la solución ideal para toda pequeña empresa y 7 maneras en que la automatización del flujo de trabajo beneficia a tu negocio.

Como el CRM te ayuda a encontrar nuevos clientes, también es una herramienta útil para construir una sólida conexión con ellos, mantener y analizar sus datos para fortalecer tu relación en el futuro. Al invertir en CRM hoy, inviertes en las relaciones con tus clientes actuales y futuros.