6 pasos para implantar con éxito un CRM

Kelly Richardson

Copywriter

18 de octubre de 2022

13 min read

El software CRM es una parte esencial de cualquier negocio, especialmente cuando se trata de las PYMEs. Dicho software ayuda a aumentar la productividad, optimizar procesos y mejorar la comunicación tanto con el equipo como con los clientes. Para funcionar sin problemas y generar el máximo beneficio para tu negocio, el software CRM debe cumplir completamente con tus objetivos y estar integrado con otras herramientas frecuentemente utilizadas para la gestión empresarial. Para configurar todos los procesos desde cero, debes realizar una implementación de CRM.

En el artículo de hoy, descubriremos qué es una implementación de CRM, por qué la necesitas y cómo realizarla en solo seis pasos.

¿Qué es la Implementación de CRM?

La implementación es el proceso de integrar tu negocio con un CRM específico. Este proceso incluye varios pasos, desde el análisis hasta la revisión posterior. Una parte significativa de tu éxito futuro depende exactamente de la implementación de CRM, porque define cuán productivamente vas a trabajar con esta herramienta y qué tan suaves serán tus procesos.

Siguiendo las mejores prácticas, una implementación eficiente de CRM consta de seis pasos, que incluyen:

• Análisis.
• Investigación.
• Reunir un equipo de implementación.
• Migración.
• Integración.
• Pruebas.

Para llevar a cabo una implementación exitosa, primero tienes que enfocarte en tus objetivos. En la mayoría de los casos, encontrar un CRM apropiado no es el primer paso de tu plan de negocio y comienzas a buscar un software específico después de que tu flujo de trabajo esté establecido. Esto significa que también debes considerar tu situación actual porque un software CRM no debe interrumpir y cambiar completamente tu flujo de trabajo, sino que debe complementar y mejorar tus actividades ya existentes.

En ese caso, una implementación integra un CRM específico en tu flujo de trabajo, automatiza flujos de trabajo y construye estrategias de ventas basadas en acciones automatizadas. Como la mayoría de los equipos ya han utilizado algún software antes, una de las etapas de implementación es la migración de datos que ayuda a ahorrar tiempo en la entrada manual de datos.

¿Por Qué Lo Necesitas?

Como se mencionó antes, una implementación de CRM es un proceso de configuración de software para satisfacer las necesidades de tu negocio. No es suficiente con solo comprar una suscripción, porque todos los negocios son diferentes y tienen diferentes necesidades.

Sin una implementación adecuada, llevará mucho tiempo y esfuerzo descubrir cómo funcionan los procesos de CRM. Esto significa que se tardará más tiempo en la integración y la productividad de tu equipo disminuirá significativamente durante este tiempo. Además, algunas acciones importantes serán imposibles sin integraciones. Pasarás mucho tiempo cambiando entre páginas, revisando tus buzones de correo no integrados y mirando el calendario en otras aplicaciones.

Ya sea que gestiones tareas y problemas en Excel o en un software específico de gestión de tareas, necesitarás migrar tus datos a las nuevas aplicaciones y a veces una simple importación CSV no es suficiente, por lo que necesitarás integrarte con otras soluciones.

Suena como un desastre total, ¿verdad? Eso les sucede a las empresas que omiten el proceso de implementación de CRM. Para evitar tales problemas y obstáculos, el software CRM debe implementarse correctamente en tu flujo de trabajo.

¿Cuánto Tiempo Toma la Integración de CRM?

Depende principalmente del tamaño de tu negocio. Si tienes procesos simples y no tienes muchos clientes, la implementación no tardará mucho porque tus procesos pueden ser fácilmente optimizados.

Las empresas con procesos complejos probablemente usaron algún software CRM antes, por lo que llevará más tiempo implementar todo, porque los procesos de migración de datos e integración necesitan algo de tiempo para prepararse.

También depende de si tienes expertos que te ayuden. Por ejemplo, puedes asignar la implementación a uno de tus empleados o construir todo un equipo de implementación. Pero en la mayoría de los casos, es mejor solicitar servicios de implementación del equipo del CRM que vas a utilizar. Por un precio asequible, un gerente atento analizará tu negocio, migrará datos, configurará integraciones y te integrará a ti y a tu equipo.

Según las estimaciones, en las pequeñas empresas la implementación lleva de uno a tres meses. En cuanto a las grandes empresas, no hay límites de tiempo estrictos, pero la línea más baja es de aproximadamente medio año.

6 Pasos Básicos para una Implementación de CRM

El proceso de implementación es una revisión total para cada negocio. Para proporcionar una implementación sin problemas y optimizar los procesos de manera efectiva, hay 6 pasos clave, que te ayudan a construir una estrategia sólida.

Paso 1. Establecer Objetivos y Analizar Tu Negocio

En primer lugar, tienes que entender claramente tus necesidades y procesos actuales. En resumen, un CRM debe complementar tus procesos ya en funcionamiento. Piensa en cómo el CRM puede mejorar tu flujo de trabajo, no en cómo puede cambiarlo.

Después de establecer los objetivos principales, el siguiente paso es la investigación de mercado. Esta etapa es importante, pero muy complicada también. El mercado está saturado de herramientas que se adaptan a diferentes negocios. Algunas de ellas funcionan en campos específicos, mientras que algunas soluciones son todo en uno. Pero, ¿qué deberías elegir? Cuando estés abrumado por las opciones, concéntrate en tus necesidades. ¿Necesitas un CRM con un montón de integraciones que ni siquiera has oído mencionar? Es mejor encontrar una solución que se adapte exactamente a tus necesidades, sin características innecesarias que interrumpan tu trabajo.

En tu pirámide de valores, un proceso debe ocupar el primer lugar, mientras que la tecnología es solo una herramienta.

Paso 2. Realizar Investigación

Una vez que hayas establecido objetivos y eliminado todo lo innecesario, es hora de elegir la solución adecuada entre la variedad de opciones.

Estos 4 puntos clave te ayudarán a encontrar la solución correcta:

• Tiene todos tus elementos esenciales, pero no está sobrecargado con herramientas irrelevantes.
• Es fácil de usar.
• Ofrece suscripciones asequibles.
• Integrado con tus aplicaciones de uso frecuente.

Es una situación común cuando se encuentran algunas herramientas que cumplen con todos los puntos mencionados anteriormente, pero probablemente tendrán diferentes precios, por lo que es mejor probar la más asequible, si está bien equipada.

También es importante mencionar que algunos CRMs están creados para industrias específicas. Por ejemplo, hay CRMs para agentes de viajes, especialistas en marketing, equipos de ventas, corredores de hipotecas, educación, consultores de negocios y más. Así que si trabajas en una industria que requiere CRM, prueba algo para tu sector o intenta usar una solución todo en uno, porque se adapta a todos los negocios.

Paso 3. Formar un Equipo de Implementación

Has elegido un CRM y comprado una suscripción o una prueba gratuita. ¿Qué sigue? El siguiente paso es asignar personas responsables de la implementación. Puede ser una persona o todo un equipo, depende del tamaño de tu negocio.

Generalmente, el equipo de implementación incluye a los jefes de cada departamento. Ellos entienden claramente las necesidades de sus oficinas, qué herramientas usan y qué tipo de integraciones necesitan. También es importante tener en cuenta a los usuarios promedio, porque incluso si un CRM es implementado por expertos, será utilizado por empleados promedio y necesita ser tanto efectivo como fácil de entender.

Como se mencionó, algunas empresas utilizan servicios de implementación por expertos en CRM. La mayoría de dicho software proporciona sus propios expertos para ayudarte a implementar todo y a integrar a tu equipo. A veces, este enfoque es el adecuado, porque nadie conoce el sistema mejor que sus gerentes y desarrolladores.

Paso 4. Migración de Datos

Probablemente hayas estado usando algún software de gestión antes de comprar un nuevo CRM, por lo que el siguiente paso es migrar tus datos de una aplicación a otra.

La mayoría de las soluciones ofrecen solo una simple importación y exportación CSV, por lo que puedes transferir fácilmente tus datos con listas de Excel. Pero, ¿y si no hay una forma fácil de migrar?

Algunos CRMs ya han ajustado integraciones con herramientas de gestión de tareas y proyectos o software de contabilidad. Por ejemplo, en Flowlu puedes importar tareas y problemas de Trello y Jira con solo un clic.

Pero la información más importante que necesita ser integrada es el correo electrónico y la programación. La mayoría de las soluciones tienen integraciones directas con aplicaciones como Gmail y Google Calendar. Si no hay una integración directa, puedes usar IMAP para la vinculación de correos electrónicos.

Como necesitas estar en contacto con todos los procesos incluso cuando estás fuera de la oficina, la sincronización bidireccional es esencial, para que puedas rastrear las citas agregadas en el CRM directamente en tu aplicación de programación como Google Calendar.

Paso 5. Integrar a Tu Equipo

Una vez que todo está configurado y todos los datos se han migrado, es hora de familiarizar a tu personal con el nuevo software. Elige a una persona para integrar a los demás y construye un manual de instrucciones paso a paso para tus empleados.

La mayoría de los CRMs tienen un módulo de integración con capacitación guiada, o puedes agregar listas de verificación con los puntos más importantes para conocer el sistema.

No temas usar el conocimiento y anima a tus empleados a hacer lo mismo. La base de conocimientos es una herramienta importante para el almacenamiento de preguntas frecuentes. Como cada software tiene su propio almacenamiento de conocimientos con guías y manuales, también puedes construir uno interno con documentos relacionados a tu negocio, flujos de trabajo y cultura corporativa.

Usar un centro de ayuda y construir tu propia base de conocimientos interna es una parte importante de la integración porque también ayuda a los nuevos contratados a integrarse rápidamente en tus procesos.

Paso 6. Revisar y Realizar Pruebas

Un nuevo CRM está implementado y tu equipo está integrado, pero no es el final. Los próximos meses después de la implementación son los más importantes. Realiza reuniones regulares, pide a tus empleados y líderes de equipo que preparen informes cortos con problemas y solicitudes.

El proceso de implementación es difícil y complicado y no termina con el inicio de su uso. La mayoría de los problemas ocultos probablemente aparecerán durante los próximos meses, así que prepárate para resolverlos.

¿Qué Sigue?

Las cosas más importantes en la implementación son simples: enfócate en tus objetivos, comunícate regularmente con el equipo de implementación y guarda conocimientos para compartirlos con futuros empleados.

La implementación de CRM es una parte importante del ciclo de vida del negocio. Define tu éxito futuro y cuán rentable será el CRM. Construye una estrategia paso a paso con nuestra guía y ahorra dinero, tiempo y recursos humanos en la implementación.

Para facilitar la integración, Flowlu está ofreciendo servicios de implementación y configuración de nuestros expertos para analizar tu negocio con precisión, migrar datos e integrar cuidadosamente a tu equipo.