La guía definitiva para la incorporación de clientes en 2025
Cada vez más empresas y negocios están poniendo el enfoque de su trabajo en los clientes. Después de todo, sin clientes, ni siquiera tendrían un negocio. Por lo tanto, es natural que la incorporación de clientes sea una nueva expresión en las conversaciones de los dueños de negocios.
Crear un nuevo proceso de implementación de clientes no tiene por qué ser difícil. La clave es centrarse en una incorporación efectiva de clientes y clientes corporativos para optimizar todo el proceso.
¿Qué es la incorporación de clientes?
En este punto, es posible que estés tratando de descubrir qué es la incorporación de clientes y comprender no solo su significado, sino también en qué consiste el proceso de incorporación de clientes. La verdad es que la definición de incorporación de clientes es muy simple y fácil de entender. Cuando quieras definir la incorporación de clientes, puedes decir que la incorporación de nuevos clientes es la forma en que les muestras el valor de tu servicio o producto.
Si en el pasado los dueños de negocios pensaban que su trabajo estaba hecho cuando el cliente compraba su servicio o producto, esto ya no es así. La verdad es que la relación entre los nuevos clientes y tu negocio apenas comienza. Es importante tener en cuenta que el período posterior a la compra es muy importante para los compradores. Después de todo, es normal que los clientes necesiten algún tipo de orientación para aprovechar al máximo su compra.
No hace falta decir que las primeras impresiones importan mucho en la vida, y en los negocios no es diferente. Por eso es importante contar con un proceso de incorporación claro y estructurado. Esto incluye las mejores prácticas para la incorporación de nuevos clientes, una estrategia bien definida para la incorporación de clientes de marketing, pasos claros, una línea de tiempo y un flujo de trabajo, todo ello detallado en una guía completa de incorporación de clientes.
La importancia de la incorporación de clientes
Como mencionamos anteriormente, la incorporación de clientes es crucial para establecer una relación duradera con tus clientes. Quieres asegurarte de que la incorporación del nuevo usuario se realice sin problemas. Estas son algunas de las razones más importantes por las que la incorporación de nuevos clientes es tan esencial:
#1: Obtén un conocimiento más profundo:
Cuando tienes una estrategia de incorporación de clientes en línea, conocerás mejor a tus clientes. Sabrás más sobre sus expectativas, objetivos y necesidades. Esto te permitirá atenderlos mejor ahora y en el futuro. El proceso de incorporación de clientes también servirá como una guía para ti. Es una oportunidad para identificar puntos de fricción y solucionarlos, así como para seguir ofreciendo lo que hace que tu estrategia tenga éxito. Mejorar el equipo de incorporación de clientes siempre debe ser tu objetivo.
#2: Mayor eficiencia:
Contar con un proceso de incorporación bien implementado permite optimizar la integración de nuevos clientes. Se minimizarán los errores, así como la confusión. Un proceso de incorporación eficaz ayuda a los clientes a aprender a usar tus herramientas de manera más eficiente.
#3: Mayor satisfacción del cliente:
La incorporación de clientes en línea hará que tus clientes se sientan apreciados, valorados y bienvenidos. Esta será su primera impresión, lo que significa que es más probable que compren nuevamente en el futuro.
#4: Construcción de relaciones más sólidas:
Cuando utilizas un proceso de incorporación de clientes, estás construyendo una relación con ellos basada en la confianza. Como tus clientes sienten tu apoyo, se volverán leales a tu negocio.
Flujo del proceso de incorporación de clientes
Aquí están los 6 pasos del proceso de incorporación de clientes que debes seguir al definir un plan de incorporación:
Paso #1: El proceso de registro:
Este paso debe ser lo más simple, corto y fluido posible. No intentes pedir demasiada información o hacer demasiadas preguntas. Una dirección de correo electrónico, nombre y contraseña son más que suficientes. Sin embargo, si deseas solicitar más información, trata de hacerlo en una sola página o dividirlo en varias páginas, pero siempre mostrando una barra de progreso en la parte superior. Esto permitirá a tus clientes saber cómo avanza el proceso.
Paso #2: El correo de bienvenida:
Tan pronto como un nuevo cliente se registre en tu servicio o producto, debe recibir un correo de bienvenida. En este correo, debes incluir todos los detalles sobre el servicio o producto que acaba de adquirir, así como consejos para usarlo de la mejor manera. Agrega enlaces a tus preguntas frecuentes (FAQs), un video de demostración, recorridos por el producto, artículos de la base de conocimiento o cualquier otro material relevante.
Recuerda tomarte el tiempo para agradecer a tus clientes por comprar tu producto o servicio.
En Flowlu, puedes automatizar los correos de bienvenida a los clientes tan pronto como envíen un formulario en tu sitio web.
Paso #3: La primera vez que el cliente usa tu servicio o producto:
Este es un paso clave y no debes dejarlo al azar. Asegúrate de decirle a tus clientes exactamente qué deben hacer para comenzar a usar el servicio o producto. Puedes agregar un asistente de configuración si tiene sentido para tu negocio, por ejemplo. Otra idea es crear una lista de verificación donde los clientes puedan ver qué pasos deben seguir durante el proceso de incorporación.
Paso #4: Para empresas B2B:
Aunque agregar asistentes de configuración o enseñar a los clientes cómo usar tu servicio o producto puede ser fácil, si tienes una empresa B2B, la incorporación de clientes corporativos puede ser un poco más complicada, pero sigue siendo posible.
Si este es tu caso, necesitas ofrecer tantas opciones como sea posible. Ponte en el lugar de tus clientes y piensa en lo que necesitan. Por ejemplo, invitar a otros miembros del equipo, importar datos o configurar integraciones puede no ser necesario para todos. Esto significa que puedes agregar un botón de "Saltar esta parte". Otra idea importante a considerar es usar automatización siempre que sea posible. Esto ayudará a eliminar los cuellos de botella que pueden causar problemas a tus clientes.
Como siempre, debes esforzarte por ofrecer el mejor soporte posible.
Paso #5: Configura Un Tutorial o Guía Interactiva:
Configurar un tutorial o guía interactiva es el siguiente paso en la incorporación de clientes. Aunque puedas creer que comenzar a usar tu servicio o producto es sencillo, tus clientes pueden no sentir lo mismo. Por eso, debes asegurarte de que puedan empezar a utilizarlo sin retrasos ni obstáculos. Crear un tutorial o guía interactiva es una excelente solución para mantener a tus clientes satisfechos con su compra. Sin embargo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta. Por ejemplo, permitir que tus clientes omitan o repitan ciertas partes del proceso puede ser útil.
También debería existir la opción de pausar el tutorial, incluso si el cliente cierra sesión. Cuando vuelva a iniciar sesión, debería poder continuar viendo el tutorial desde donde lo dejó y no comenzar desde el principio, a menos que así lo desee.
Un último punto a considerar es que, aunque creas que has cubierto todos los aspectos en este tutorial y guía interactiva, siempre debes permitir que tus clientes se comuniquen con tu equipo de soporte para recibir ayuda adicional. Por ejemplo, podrías incluir un chat en la misma página para facilitar la asistencia.
Con Flowlu, puedes utilizar el chat para comunicarte directamente con tus clientes y asegurarte de que continúen utilizando tus servicios y productos sin problemas ni retrasos. Pero eso es solo el comienzo—Flowlu también te permite crear una base de conocimiento externa para clientes, ofreciendo recursos de autoservicio al alcance de su mano. Además, puedes optimizar la incorporación con listas de verificación integradas, lo que te permite configurar guías paso a paso directamente dentro de tu portal de clientes para una experiencia de usuario más fluida.
Paso #6: Los Seguimientos Son Cruciales:
Si crees que tu trabajo ha terminado, estás equivocado. La realidad es que hacer seguimiento a tus clientes es fundamental para garantizar que sigan comprometidos con tu empresa o negocio.
En los mensajes de seguimiento, evita hacer que todo se centre en ventas. En su lugar, comparte los recursos que tienes preparados para tus clientes y que, por ejemplo, también indiquen que pueden actualizar sus productos o servicios. En tus mensajes, la brevedad y la claridad son mejores que los textos largos y agotadores. Tus clientes no quieren pasar mucho tiempo leyendo tus mensajes, sino aprovechar al máximo el servicio o producto que adquirieron.
Otra estrategia que puedes aplicar en los seguimientos es incluir prueba social. Puedes compartir reseñas o testimonios de otros clientes. Recuerda que siempre hay margen para mejorar la incorporación.
7 Mejores Prácticas Para La Incorporación De Clientes
No es fácil diseñar un proceso de incorporación completo. Debes pensar en lo que deseas crear y en lo que tus clientes pueden necesitar.
Ahora que ya definimos qué es el proceso de incorporación de clientes, aquí tienes algunas de las mejores prácticas y consejos prácticos para asegurarte de que tienes una estrategia bien estructurada para la incorporación de usuarios:
#1: ¿Quién Maneja El Proceso De Incorporación?
Es importante que una persona o un equipo se encargue de la incorporación de clientes. Si lo prefieres, puedes dividir la responsabilidad entre diferentes equipos. Por ejemplo, un equipo puede ser responsable de gestionar las relaciones con los clientes, otro equipo puede encargarse de escribir y diseñar el contenido, y otro más puede ser responsable de organizar y dirigir las sesiones de capacitación.
Si tienes un pequeño negocio, es posible que solo una persona maneje todo el proceso.
Uno de los aspectos que pueden ayudarte a establecer un excelente proceso de incorporación de clientes es utilizar una plantilla de proceso de incorporación.
#2: Establece Metas y Hitos Para La Incorporación:
Ya conoces los grandes beneficios que un buen proceso de incorporación puede aportar a tu negocio. Sin embargo, también es importante establecer objetivos claros y hitos que deseas alcanzar dentro del plan de incorporación y posiblemente dentro de algunas etapas específicas del proceso. Por ejemplo, podrías definir que un determinado porcentaje de clientes se suscriba a un plan pago después de usar la prueba gratuita.
#3: Define El Modelo De Incorporación:
Dependiendo de tu negocio, servicio o producto, y del perfil de tus clientes, necesitas elegir entre tres modelos de incorporación para lograr el éxito del cliente:
- Modelo de Bajo Contacto: Suele incluir campañas de correo electrónico automatizadas y soporte por chat, pero sin representantes de soporte dedicados.
- Modelo de Alto Contacto: Este modelo requiere más recursos, ya que se adapta a las necesidades de cada cliente. Suele incluir representantes de soporte dedicados y estrategias de incorporación personalizadas.
- Modelo de Autoservicio: Si tienes un negocio sencillo, este puede ser el mejor modelo para ti. Al final, el cliente decide cuándo y cómo quiere usar tu servicio o producto, consultando los recursos disponibles a su propio ritmo.
#4: Crea Un Sistema De Revisión:
Una cosa que debes tener en cuenta sobre los procesos de incorporación es que nunca están completamente terminados. Siempre hay espacio para mejorar. De hecho, a medida que conozcas mejor a tus clientes, es natural que necesites ajustar ciertos aspectos.
Para asegurarte de que sigues ofreciendo una experiencia de incorporación efectiva, mantén una buena comunicación con tu equipo interno y con tus clientes. Esto te permitirá detectar áreas de mejora.
#5: El Cambio Es Natural:
Esta es una de las mejores prácticas en la incorporación de clientes. Muchos dueños de negocios piensan que una vez que han definido su programa de incorporación, su trabajo ha terminado. Sin embargo, rara vez es así. Aunque pueden pasar semanas o meses antes de hacer los primeros cambios, estos ajustes son naturales y deben verse como parte del proceso. Los clientes cambian, sus objetivos y expectativas evolucionan. Solo necesitas adaptar tu proceso a estos cambios.
#6: Ofrece Múltiples Opciones De Soporte:
Sempre debes proporcionar múltiples opciones para que los clientes obtengan ayuda. Aunque ya tengas un plan de incorporación con un excelente servicio de atención al cliente, también deberías contar con un sistema de asistencia, un chat o un sistema de llamadas, por ejemplo. Un proceso de incorporación para nuevas cuentas debe permitir el acceso fácil a todas las opciones de soporte.
Con Flowlu, puedes definir el correo electrónico de soporte dentro de la plataforma y agregar un chat en tu página para ayudar a tus clientes de inmediato.
#7: Construye Una Base De Conocimiento:
Construir una base de conocimiento no tiene por qué ser complicado y puede ser una herramienta clave para la incorporación y el éxito del cliente. Solo necesitas una buena herramienta como Flowlu. Agrega documentación y otros archivos fácilmente.
Conclusión
Ahora ya sabes lo importante que es la incorporación de clientes. Es la primera experiencia real de tu cliente con tu producto o servicio, y las primeras impresiones importan. Un proceso de incorporación fluido te ayuda a comenzar con el pie derecho, haciendo que los nuevos clientes se sientan bienvenidos y comprometidos, lo que, a su vez, fomenta la lealtad.
Incluso si nunca has creado un proceso de incorporación antes, hay muchos ejemplos en línea que pueden guiarte. La clave está en comprender a tus clientes y seguir un plan de incorporación claro. Una vez que tengas un flujo de trabajo estructurado, concéntrate en ofrecer una gran experiencia siguiendo las mejores prácticas y asegurando un sistema de soporte eficiente.
Hay tres etapas principales: primaria, secundaria y terciaria. La primera se utiliza para mostrar al cliente el valor del servicio o producto que acaba de adquirir. La secundaria se utiliza para mostrar el valor adicional del servicio o producto, y la última etapa se utiliza para fortalecer la relación con los clientes.
Como puede comprender fácilmente, hay muchas métricas diferentes que puede utilizar. Desde medir el compromiso del cliente hasta observar la tasa de conversiones o la tasa de actualizaciones, puedes obtener pistas sobre diferentes métricas para ver cómo va tu onboarding.
Revise periódicamente los comentarios de los clientes, realice un seguimiento de las tasas de finalización de la incorporación e identifique los puntos débiles más comunes. Automatice los pasos repetitivos, proporcione instrucciones claras y ofrezca varias opciones de asistencia, como una base de conocimientos o asistencia por chat, para facilitar la incorporación de nuevos clientes.
