Seguimiento de ventas: 7 buenas prácticas para pequeñas empresas
Ahí es donde entra en juego el seguimiento de ventas. El seguimiento de ventas se refiere a la recopilación, análisis e informes de datos de ventas para entender qué tan bien está cumpliendo un negocio con sus objetivos de ventas a corto y largo plazo. El seguimiento de ventas es una métrica importante para las pequeñas empresas. No solo indica cuántas ventas logró tu negocio mediante esfuerzos estratégicos, sino que también arroja luz sobre aspectos del proceso de ventas, la experiencia del cliente y la estrategia de ventas, ayudándote a tomar decisiones informadas en el futuro.
Mientras que la mayoría de las grandes empresas utilizan una combinación de estrategias de ventas y herramientas de gestión de relaciones con clientes para el seguimiento de ventas, las pequeñas empresas pueden tener dificultades para definir y medir métricas clave de rendimiento de ventas, lo que puede llevar a oportunidades de ventas perdidas y a la falta de una base sólida de clientes a largo plazo. Si eres una pequeña empresa que lucha por simplificar tus procesos de seguimiento de ventas, aquí tienes 7 mejores prácticas que te ayudarán.
7 Mejores Prácticas para el Seguimiento de Ventas en una Pequeña Empresa
1. Establece Objetivos Claros de Ventas
El seguimiento de ventas no se trata de alcanzar algunos números aleatorios al final de la semana; implica la creación de un ciclo de ventas respaldado por una investigación de mercado exhaustiva y un sólido conocimiento empresarial. Si deseas alcanzar ciertos objetivos de ventas o mejorar tu rendimiento de ventas, necesitas definir metas de ventas medibles para todos los involucrados en el proceso de ventas.
¿Cuál es el objetivo final que deseas lograr a través del seguimiento de ventas? ¿Estás planeando aumentar los ingresos de la empresa y llegar a un mayor número de clientes objetivo, o estás tratando de optimizar el proceso de creación de propuestas de ventas que conviertan?
Al definir tus objetivos a corto y largo plazo, asignar Indicadores Clave de Desempeño (KPI) apropiados a tu equipo de ventas y rastrear activamente el progreso de tus metas, puedes ayudar a tu pequeña empresa a mantenerse enfocada y ágil. También puedes utilizar software de seguimiento de ventas, tanto de pago como gratuito, para monitorear el desempeño de las ventas de tus equipos en tiempo real.
Por ejemplo, si eres una empresa de gestión de lugares para bodas con sede en California y deseas aumentar tus ventas para lugares tipo loft elegidos para bodas, en lugar de decir "necesitamos aumentar nuestros ingresos", define tu objetivo de esta manera: "Necesitamos aumentar nuestras ventas de lugares tipo loft para bodas en un 20% al final de este trimestre".
Conclusión clave: Establecer metas claras y medibles brinda dirección y puntos de referencia de éxito para las pequeñas empresas.
2. Utiliza un Sistema Centralizado de Seguimiento de Ventas
Un sistema centralizado de seguimiento de ventas que tiene como objetivo mejorar la gestión del embudo de ventas es mejor que almacenar la misma información cien veces en diferentes plataformas. Un sistema CRM centralizado para el seguimiento de ventas no solo puede ayudar a las pequeñas empresas a organizar sus datos de clientes y estrategias de retención, sino que también puede automatizar tareas y procesos monótonos con la ayuda de inteligencia artificial y colaboración simplificada entre equipos.
En comparación con los métodos tradicionales de seguimiento de ventas, como usar Google Workspace o Microsoft Office para ingresar datos manualmente y luego ordenarlos en una base de datos, los sistemas centralizados ofrecen una vista en tiempo real de los datos de ventas para facilitar los informes de embudos, ayudar con la previsión de ventas, reducir la tasa de desgaste y ser ventajosos para la colaboración en equipo.
Existen múltiples herramientas de gestión del trabajo y soluciones de software disponibles para pequeñas empresas que pueden integrar el seguimiento de ventas, la gestión de clientes y los informes de proyectos en un solo sistema para una visión integral de todo el proceso.
Por ejemplo, Flowlu utiliza sus funciones de CRM en línea para simplificar los procesos de seguimiento de ventas en las organizaciones, mientras ofrece herramientas de gestión de proyectos, colaboración, gestión de tareas y gestión financiera, todas las cuales son extremadamente importantes para que las pequeñas empresas ejecuten y gestionen su seguimiento de ventas de principio a fin.
Conclusión clave: Un sistema centralizado asegura precisión, accesibilidad y eficiencia en la gestión de datos de ventas.
3. Rastrea las Actividades de Ventas, No Solo los Resultados
Las ventas exitosas no se logran en un día. Hay cientos de horas de trabajo detrás de ellas; por eso, rastrear todas las actividades que abarcan el embudo de ventas puede ayudar a tu pequeña empresa a tomar decisiones informadas sobre qué está funcionando y qué no. Entonces, en lugar de rastrear solo los resultados finales, rastrear actividades diarias de ventas como llamadas, reuniones y seguimientos puede brindarte una visión más profunda de lo que realmente está ocurriendo detrás de escena.
¿Cómo encuentra tu equipo de ventas clientes potenciales calificados? ¿Quién es tu cliente ideal y cómo lo encuentras? ¿Es integral el uso de redes sociales para encontrar nuevos clientes potenciales, y si es así, qué plataformas de redes sociales funcionan mejor para tu negocio?
Cuando empiezas a enfocarte en el recorrido que toman tus ejecutivos de ventas y clientes potenciales para llegar al punto del acuerdo final, podrás identificar y crear un embudo de ventas exitoso que aumente la rentabilidad de tu negocio.
Como propietario de una pequeña empresa, puede ser difícil estar presente en cada paso del seguimiento de ventas. Para facilitar el proceso para ti y tu equipo, puedes automatizar ciertos aspectos importantes de las actividades de ventas mediante software de gestión del trabajo para una mayor eficiencia.
Por ejemplo, un sistema de gestión del trabajo que rastree cuántas llamadas se reciben durante el día puede brindarte información sobre cuándo las personas tienen más probabilidades de responder a correos electrónicos y llamadas relacionadas con ventas y marketing.
Conclusión clave: Monitorear actividades diarias ayuda a las empresas a mantener el impulso e identificar cuellos de botella antes de que impacten en las ventas.
4. Analiza Regularmente las Métricas de Ventas
Analizar regularmente las métricas de ventas puede ayudar a las pequeñas empresas a identificar grandes aspectos clave, como el tiempo y dinero promedio invertido en convertir un cliente potencial. Algunas de las métricas clave de ventas que las pequeñas empresas deberían revisar incluyen tasas de conversión, costo de adquisición de clientes, tamaño promedio de los acuerdos, margen bruto, tasa de abandono, valor de vida del cliente y cumplimiento de cuotas.
Analizar estas métricas ayuda a las empresas a entender qué funciona y dónde se necesitan mejoras.
Por supuesto, dependiendo de las necesidades de tu pequeña empresa, estas métricas pueden intercambiarse por otras más relevantes, pero la idea sigue siendo la misma. Si deseas optimizar el rendimiento de tu estrategia de ventas, deberías invertir en software CRM para pequeñas empresas que ofrezca capacidades integradas de generación de informes para obtener información de manera factible.
Conclusión clave: El análisis frecuente de métricas de ventas ayuda a las pequeñas empresas a ajustar sus estrategias y optimizar el rendimiento.
5. Automatiza los Procesos de Ventas Donde Sea Posible
Otro paso que puedes tomar para simplificar tu proceso de seguimiento de ventas, especialmente como una pequeña empresa, es automatizar tareas repetitivas como la entrada de datos, correos electrónicos de seguimiento o generación de informes, lo que puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo a tus equipos de ventas, haciendo su trabajo más productivo.
El proceso de automatización no solo es útil para construir una base de clientes leales y hacer que el ciclo de ventas sea más eficiente, sino que también mejora la consistencia en general y reduce las posibilidades de errores humanos durante las operaciones de ventas.
Vale la pena explorar y comprender las diversas funciones de automatización dentro del software de gestión del trabajo que elijas para hacer que los procesos de ventas sean más eficientes en términos de tiempo. Por ejemplo, algunas funciones automatizadas incluyen el uso de IA para completar datos, escribir correos electrónicos, crear una base de conocimientos para partes interesadas internas y externas, facilitar sesiones de lluvia de ideas y acelerar la creación de documentos con un solo clic.
Conclusión clave: Automatizar procesos clave de ventas mejora la eficiencia, permitiendo que los equipos se concentren en tareas de mayor impacto.
6. Mantén Saludable tu Embudo de Ventas
Una gestión equilibrada del embudo de ventas, donde los clientes potenciales avanzan constantemente a través de diferentes etapas, requiere personalización combinada con profesionalismo para operaciones de ventas efectivas. Como propietario de una pequeña empresa, es importante nutrir nuevos clientes potenciales y garantizar un flujo continuo de prospectos para ayudar al negocio a crecer. Para mantener saludable el embudo de ventas, utiliza una combinación de enfoque en la satisfacción del cliente con estrategias de marketing atractivas para captar la atención de los usuarios.
Por ejemplo, usar la segmentación de clientes en el email marketing, desarrollar estrategias de marketing de contenido específicas para redes sociales y alinear equipos para ofrecer una experiencia excepcional puede ayudarte a construir un flujo constante de clientes potenciales que estén ansiosos por comprar.
Aparte de eso, también puedes usar las funciones de gestión de embudos de ventas en el software de gestión del trabajo que elijas para realizar encuestas, clasificar clientes potenciales según la etapa del embudo de ventas en la que se encuentren y contactar con ellos tras la conversión para aprender más sobre su experiencia. Esto te ayudará a monitorear la salud del embudo de ventas mediante una combinación de personalización y aplicaciones automatizadas.
Conclusión clave: Un embudo saludable asegura un flujo constante de ingresos y permite una mejor previsión de ventas.
7. Colabora Entre Equipos
La colaboración es una parte integral de un proceso exitoso de seguimiento de ventas. Una colaboración sólida entre los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente puede mejorar el seguimiento de ventas y las experiencias del cliente, lo que lleva a una gestión saludable del embudo de ventas. A menudo, es más fácil simplificar el proceso entre equipos cuando una pequeña empresa aún está comenzando. Compartir los valores centrales de tu equipo de negocio y alentarlos a ofrecer la misma calidad de servicio y experiencia puede ayudar a tu empresa a ganar credibilidad en el mercado.
Los sistemas de gestión del trabajo pueden desempeñar un papel importante en la eliminación de silos y la facilitación de la comunicación entre departamentos. Por ejemplo, Flowlu hace que la colaboración y comunicación entre equipos sea más factible a través de sus extensas herramientas de colaboración en línea. Cuando todos los equipos están conectados, incluso en un entorno remoto, se vuelve mucho más fácil ofrecer a tus clientes una sensación de cohesión y entendimiento, independientemente de con quién hablen.
Además, compartir datos e ideas de ventas en toda la organización tiene inmensos beneficios. Algunos de ellos incluyen tomar mejores decisiones comerciales, desarrollar estrategias de ventas y marketing efectivas, la precisión de los datos, mayores oportunidades de innovación y la mejora de la experiencia del cliente, entre otros.
Conclusión clave: La colaboración entre equipos mejora las ventas y asegura que cada interacción con el cliente esté alineada.
Conclusión
El seguimiento de ventas efectivo es la columna vertebral de las pequeñas empresas exitosas. Mientras que la mayoría de las empresas confían en una combinación de recursos humanos y externos para hacer posible el seguimiento de ventas, las soluciones de software de gestión del trabajo como Flowlu pueden marcar una gran diferencia para las pequeñas empresas que aspiran a competir en el mercado pero tienen limitaciones de tiempo y recursos.
Si eres una nueva pequeña empresa que planea simplificar tus procesos de seguimiento de ventas para hacer crecer tu negocio, adoptar un sistema integral de gestión del trabajo que automatice tus tareas monótonas y ofrezca información profunda sobre la gestión del embudo de ventas puede mejorar la productividad y el compromiso de tus empleados en toda la organización, ayudándote a crear valor de por vida para tus clientes.
Independientemente del tamaño actual de su empresa, si su objetivo es superarla, necesita un seguimiento de las ventas. El seguimiento de las ventas puede ayudarle a comprender mejor su embudo de ventas, agilizar la gestión del canal de ventas, mejorar el rendimiento del equipo y mejorar la experiencia del cliente.
Al hacer un seguimiento de las actividades de ventas como pequeña empresa, se puede obtener una visión más profunda de cómo funciona el proceso de ventas y qué características del embudo de ventas son útiles para el crecimiento futuro. Es necesario observar cada paso del proceso de ventas para crear un sistema de gestión del canal de ventas. Cuando realizas un seguimiento de las pequeñas actividades, como el número de veces que tu equipo ha hecho un seguimiento de un cliente potencial o cuántas reseñas positivas de clientes han aparecido en tu sitio web inmediatamente después de una venta, puedes reasignar tus recursos de una forma más productiva para alcanzar tus objetivos de ventas e incluso superarlos a largo plazo.
Flowlu es una plataforma integral de gestión del trabajo que facilita a los propietarios de pequeñas empresas agilizar su proceso de seguimiento de ventas a través de múltiples funciones como CRM en línea, gestión del conocimiento, creación de tareas, herramientas de colaboración y gestión de proyectos. Puede utilizar una combinación de estas herramientas para realizar un seguimiento de sus actividades de ventas y mejorar la gestión de su canal de ventas.
