Qué es un software de base de datos CRM en la gestión de las relaciones con los clientes

Kelly Richardson

Copywriter

8 de septiembre de 2023

17 min read

Si estás leyendo este artículo, probablemente sabes qué es un CRM. Es una herramienta ampliamente utilizada para construir relaciones sólidas con los clientes y asegurar su retención. Extrañamente, siempre olvidamos el núcleo de un CRM: los datos dentro de él.

Construir y automatizar una base de datos de CRM es un camino hacia el éxito porque ayuda a recopilar, almacenar y organizar fácilmente todos los detalles importantes sobre prospectos y clientes. Especialmente en el mundo de hoy, donde la colaboración omni-canal lo es todo y todos los datos están descentralizados y ubicados en muchas aplicaciones diferentes, almacenarlos en un solo lugar es vital.

En el artículo de hoy, explicamos cómo definir una base de datos de CRM, sus beneficios y ejemplos del mejor software de bases de datos.

Explicación de la Base de Datos CRM

La base de datos de CRM (o db CRM) es una simple mezcla de un sistema de gestión de relaciones con clientes y una base de datos. Cuando se unen, puedes gestionar clientes y prospectos con acceso rápido a todos los datos relacionados.

Además, además del simple almacenamiento de información de contacto, una base de datos de CRM maneja registros de actividad relacionados con cada cliente. Esto significa que puedes rastrear cuándo fue la última interacción, qué tipo de interacción fue (correo electrónico, llamada, SMS, etc.) y qué gerente contactó a esta persona.

Las bases de datos CRM son útiles cuando se trata de empresas que comienzan con 5 o más empleados. Los vendedores, gerentes de marketing, contables y otro personal necesitan tener acceso rápido a la información sobre los clientes para proporcionar los mejores servicios. Cuando necesitas pasar por múltiples aplicaciones para encontrar todos los detalles de un proyecto relacionado con el cliente, eso es un gran no-no.

Los datos organizados adecuadamente son el núcleo de todas las automatizaciones de ventas y marketing. Si no puedes segmentar tus prospectos y clientes, ¿cómo puedes identificar propiedades para crear campañas dirigidas o construir flujos de trabajo automatizados de CRM?

¿Por Qué Necesitas Uno?

Las bases de datos pueden crearse en muchos tipos de software, no solo en un CRM. De todos modos, un sistema CRM facilita mucho la recopilación y centralización de datos. ¿Por qué, y por qué necesitas una db CRM?

En los casos más comunes, las bases de datos de gestión de relaciones con clientes cubren las siguientes necesidades:

Gestión de Prospectos y Clientes

Los CRM impulsados por bases de datos pueden ayudar a segmentar fácilmente tanto a prospectos como a clientes ya existentes. Una vez que su información de contacto llega a tu software, pueden ser identificados como prospectos fríos, tibios o calientes basados en los criterios tomados de la base de datos. Cuando el contacto es dirigido y tiene prioridad, los gerentes sabrán dónde contactar a esta persona y si una llamada o correo electrónico necesita hacerse con urgencia.

Automatizaciones de Ventas y Marketing

Como se mencionó anteriormente, el CRM es una herramienta no solo para vendedores. Otros departamentos de la empresa también pueden usarlo: mercadólogos, analistas, contables, gestores de comunidad y muchos otros encuentran el CRM un sistema muy útil para analizar datos. Cuando toda la información relacionada con el cliente está en un solo lugar con herramientas de gestión de clientes y automatización, puedes optimizar fácilmente tanto las ventas como el marketing. Esto incluye líneas de tiempo de comunicación para los gerentes, recordatorios por correo electrónico, facturación y campañas de marketing por correo electrónico, entre muchas otras tareas repetitivas.

Análisis del Pipeline de Ventas

¿Cómo se desempeña tu equipo de ventas? Sabemos que cada jefe se hace esta pregunta a sí mismo. Las bases de datos permiten a los equipos construir sus informes basados en los datos reales tomados de los clientes. Cuando se combina con herramientas de CRM como los pipelines, puedes entender fácilmente qué porcentaje de clientes llegó a su etapa final. También ayuda a analizar las razones de ganancias y pérdidas en las negociaciones de ventas.

Registro de Interacciones

Si quieres convertir prospectos en clientes y retener a los clientes ya existentes, necesitas construir una estrategia de comunicación. Nadie quiere recibir mensajes de ti todos los días. Si nunca has usado un CRM impulsado por base de datos, probablemente te enfrentaste al problema de no saber cuándo enviaste el último mensaje a un cliente específico. No es un problema si puedes ver los registros de interacción para cada cliente. Una base de datos te ayudará a ver cuándo fue la última llamada o correo electrónico y rastrear si se abrió.

Historial de Pagos

No importa si estás proporcionando productos o servicios, tu negocio tiene como objetivo obtener ganancias de todos modos. Por lo tanto, necesitas no solo analizar y comunicarte con los clientes, sino también rastrear sus pagos y enviar notificaciones a tiempo a los clientes si todavía estás esperando sus pagos. Esto funciona incluso para las organizaciones sin fines de lucro que necesitan llevar un registro de las donaciones. Cuando tu CRM está relacionado con aplicaciones de gestión financiera, el CRM de base de datos es una solución de primera clase.

Beneficios de una Base de Datos CRM

Bueno, ahora entendemos lo que una db puede hacer para impulsar las relaciones con los clientes, pero ¿cómo beneficia exactamente a toda la empresa o a cada departamento?

Mantendrá la información de contacto "limpia"

Todos enfrentamos el problema de no poder encontrar el contacto que necesitamos. O necesitas encontrar algunos contactos similares, pero aún no puedes lograrlo. Las bases de datos siempre vienen con filtros, etiquetas y segmentos, por lo que puedes clasificarlos fácilmente por nombres, etapas del pipeline, fecha del último contacto y otras propiedades.

Toda la información se almacena en un solo lugar

Nadie quiere alternar entre diferentes aplicaciones para hacer una llamada, enviar un correo electrónico, contactar clientes a través de mensajeros o buscar otra forma de comunicarse con el cliente. La comunicación desde un solo lugar es mucho mejor porque ahorra tiempo y también ayuda a estar informado sobre los detalles de la comunicación anterior con esta persona. A veces sucede que varios gerentes están relacionados con el cliente, así que en lugar de preguntar a los colegas por detalles, pueden simplemente encontrarlos en el registro de actividades.

Reportes en Vivo

Basado en los datos recibidos de los clientes y luego procesados con una herramienta CRM, los gerentes pueden realizar un seguimiento de la comunicación a través de dashboards. ¿Cuántos ingresos se recibieron por un proyecto en particular y cuántas negociaciones de ventas se cerraron? Los dashboards en tiempo real te liberarán de informes y cálculos interminables.

Gestión de Datos Automatizada

Llenar todos los datos manualmente es una pérdida total de tiempo. ¿Por qué no confiar en la entrada de datos automatizada? La base de datos CRM tiene todas las características para registrar automáticamente todos los detalles de la comunicación, así como capturar automáticamente la información de contacto de los prospectos a través de formularios web.

Comunicación Sin Fisuras

Todos entendemos que es más fácil comunicarse con los clientes cuando tienes un software CRM. Pero, ¿y si decimos que también impulsa la comunicación interna entre departamentos? Dado que todo se almacena en un solo lugar y todo el personal (o no todo, porque los sistemas CRM tienen derechos de acceso flexibles) tiene acceso a los contactos y sus detalles, no habrá brechas de comunicación. Los chats integrados incluso pueden manejar el intercambio de documentos, por lo que tus compañeros de equipo no necesitan pasar tiempo buscando documentos a través de todo el sistema.

Tipos de Sistemas de Bases de Datos de Gestión de Relaciones con Clientes

Los sistemas de db CRM tienen muchos tipos diferentes. En general, usamos dos parámetros para definir el tipo de aplicación de db: cómo se ordenan los datos y dónde se almacenan los datos.

Comencemos con el almacenamiento de datos. Basado en esta variable, definimos tres tipos de sistemas:

Código Abierto

El software de código abierto está disponible para que todos lo descarguen, pero luego una empresa almacena este software en sus propios servidores. Este tipo es una buena opción para todas las empresas que necesitan personalizar la aplicación para que se adapte mejor a sus necesidades. Además, asegura una mejor seguridad de los datos comerciales ya que toda la información se encuentra en tus propios servidores.

De todos modos, tales sistemas tienen sus propias desventajas. Por ejemplo, la mayoría de ellos tienen características muy básicas, y necesitas personalizar el software para que coincida con tu negocio. Esto requiere tiempo, dinero y desarrolladores para trabajar en la mejora del sistema.

En las Instalaciones

Este es el tipo más caro de software CRM. Siempre se encuentra en los servidores de la empresa y requiere personal para mantener el trabajo de dicho sistema. Por supuesto, también es la opción más rica en características, pero en su mayoría se adapta a grandes empresas, que pueden encontrar una buena opción de CRM en el mercado. Además de la personalización, este tipo de sistema es la mejor opción si quieres garantizar la seguridad de primera clase para las bases de datos de tus clientes.

Basado en la Nube

Para las empresas que buscan una solución integral y quieren comenzar a trabajar con un CRM de inmediato, la mejor opción son los sistemas basados en la nube como Flowlu. No necesitas descargarlo y usar tu almacenamiento de datos para mantener toda la información ya que todo está ubicado en los servidores en la nube de un proveedor de CRM. Si piensas que esto puede llevar a fugas de datos, déjanos calmarte. Tales sistemas tienen un alto nivel de protección. Además, no necesitas tener tu propio personal de TI para mantener servidores y comprar hardware para almacenar todo. Las soluciones basadas en la nube se encargan de todas las cosas técnicas para ti.

Además, los CRM basados en la nube trabajan principalmente en el modelo SaaS, lo que asegura la entrega rápida de actualizaciones y mejoras para los sistemas, así como la rápida corrección de errores y el soporte al cliente.

También pueden personalizarse. Comúnmente, tales sistemas pueden proporcionarte un gerente de cuenta e incluso desarrolladores a veces para ejecutar servicios de implementación para satisfacer mejor tus necesidades o crear nuevas características exactamente para tu empresa.

Pero si definimos los tipos de bases de datos de gestión de relaciones con clientes basados en cómo se ordenan los datos, tenemos otros 3 tipos de CRM a considerar:

Operativo

Este tipo está principalmente dirigido a ayudar a los equipos de ventas, marketing, soporte y análisis a desempeñarse mejor y comunicarse con los clientes más rápido. Por ejemplo, un equipo de soporte puede ejecutar un sistema de tickets a través de un CRM operativo. Este tipo de software también se refiere a diferentes automatizaciones para proporcionar flujos de trabajo de ventas y marketing suaves.

Analítico

El CRM analítico obviamente está relacionado con el análisis. Ayuda a las empresas a entender qué etapas de los flujos de trabajo están funcionando peor y qué necesita hacerse para mejorarlos. En sistemas CRM todo en uno como Flowlu, los dashboards pueden ayudarte a observar y analizar la situación general de tu negocio: finanzas, flujos de trabajo de ventas, retención de clientes y muchos otros posibles puntos de crecimiento.

Colaborativo

Y por último, pero no menos importante, el tipo colaborativo de CRMs. Como se dijo, proporciona una colaboración fluida entre diferentes departamentos que trabajan con clientes. En lugar de usar aplicaciones externas de intercambio de archivos y mensajería para comunicarse, el CRM colaborativo ofrece chats integrados y almacenamiento de datos, para que cualquier departamento pueda acceder a él.

Mejores Ejemplos de Software de Base de Datos CRM

Bueno, ahora sabes qué es una base de datos CRM, sus tipos y beneficios. Ahora es el momento de considerar cuál elegir. Por supuesto, hay muchos en el mercado, pero vamos a mostrarte las mejores opciones adecuadas para negocios de todos los tamaños y necesidades.

Flowlu

Flowlu es una elección perfecta si necesitas un sistema todo en uno con una poderosa base de datos. Entre la simple información de contacto, puedes crear campos y listas personalizados para clasificar contactos, negocios de ventas, proyectos, etc., basados en tus valores personalizados. Casi cada módulo en Flowlu puede realizar acciones manuales automáticamente basadas en las reglas que establezcas, por lo que no tendrás que preocuparte por la entrada de datos o el rendimiento general.

Flowlu combina cuatro tipos de base de datos CRM: operativo, analítico, colaborativo y basado en la nube. Esto hace de Flowlu la mejor elección para todas las pequeñas y medianas empresas de diferentes industrias que necesitan convertir prospectos en clientes, retenerlos y facturarlos, así como mantener y analizar todos los datos dentro de un CRM.

Hubspot

Hubspot es una buena opción si necesitas almacenar una gran cantidad de datos. Al igual que Flowlu, se puede integrar con más de 1.000 aplicaciones para transferir datos fácilmente entre ellos, lo que hace de Hubspot una de las bases de datos CRM más flexibles disponibles en el mercado.

Zoho

Zoho ofrece herramientas intuitivas y fáciles de usar adecuadas para aquellos que acaban de comenzar su viaje CRM. Ayuda no solo a construir una base de datos, sino también a automatizarla para evitar tareas repetitivas y construir una fuerte colaboración entre equipos.

Salesforce

Salesforce es uno de los líderes en la industria de CRM. No es de extrañar, porque ofrecen una amplia gama de herramientas para gestionar, colaborar y analizar el rendimiento de ventas. Principalmente adecuado para equipos que necesitan herramientas avanzadas de CRM, Salesforce tiene una integración muy perspicaz para integrarse rápidamente al sistema, incluso si no tienes experiencia.

Mantén Tus Datos Organizados Con una Base de Datos CRM

No solo el software CRM potencia tu negocio, ¡sino las herramientas dentro de él! El CRM impulsado por base de datos ayuda no solo a almacenar y organizar la información, sino también a optimizar todos los procesos comerciales, desde la colaboración directa con los clientes hasta el marketing y el análisis.

Usa bases de datos, encuentra algo común en tus clientes, segméntalos, construye poderosas automatizaciones de ventas y marketing, y toma decisiones sabias basadas en datos y estadísticas en lugar de acciones ciegas.