Guía completa de la concordancia de 3 vías
- ¿Qué es la Conciliación de Tres Vías en Cuentas por Pagar?
- ¿Por qué Diferentes Personas Deben Preparar Cada Tipo de Documento?
- ¿Cómo Funciona una Conciliación de Tres Vías?
- Ejemplos Prácticos del Proceso de Conciliación de Tres Vías
- ¿Qué es la Conciliación de Dos Vías y Cuatro Vías?
- Ventajas y Desventajas de la Conciliación de Tres Vías para las Empresas
- Riesgos de la Conciliación Manual vs. Automatizada
- Beneficios de Automatizar la Conciliación de Tres Vías
- Conclusión
Los profesionales de Cuentas por Pagar (AP) desempeñan un papel crucial en evitar que las empresas enfrenten problemas, monitoreando y validando cuidadosamente si una factura específica que debe pagarse existe en los registros de la compañía y si hay documentos que respalden el pago.
Escucha esto: un informe del 2024 AFP Payments Fraud and Control Survey Report indica que el 80 por ciento de las organizaciones fueron víctimas de ataques o intentos de fraude de pagos en 2023. Con este resultado masivo, no es sorprendente que los ciberdelincuentes y los estafadores apunten continuamente a empresas con procesos débiles de AP. Por eso es crucial que las empresas examinen la legitimidad de las cuentas por pagar y las facturas a través de una técnica llamada conciliación de tres vías (3-way matching).
Ahora relájate, toma notas, y hablemos de todo lo que necesitas saber sobre la conciliación de tres vías, cómo ayuda a tu empresa, su automatización y ejemplos de sus aplicaciones prácticas en un entorno empresarial real.
¿Qué es la Conciliación de Tres Vías en Cuentas por Pagar?
Como un proceso de conciliación de facturas de AP, la conciliación de tres vías compara una factura con su orden de compra (PO) y el recibo de mercancías. Ayuda a determinar si una factura es una transacción comercial legítima y debe procesarse para el pago por el responsable de AP.
Este proceso de verificación cruzada confirma la legitimidad de la transacción en cuanto al producto, cantidad pedida, precio por cantidad, términos de pago, tarifas de entrega y datos bancarios. Para muchas empresas, los datos bancarios se incluyen en la factura y la orden de compra para verificar que los detalles de pago sean correctos y el pago se realice al proveedor adecuado.
La conciliación de tres vías asegura que los tres documentos reflejen la misma información, lo que los hace listos para que el responsable de AP realice el pago total o parcial.
Se necesitan los tres documentos—factura, orden de compra y recibo de entrega—preparados por diferentes personas independientes para que este proceso sea efectivo.
¿Por qué Diferentes Personas Deben Preparar Cada Tipo de Documento?
En un entorno corporativo, estos tres documentos suelen ser preparados por diferentes departamentos e individuos; sin embargo, esto puede no ser siempre cierto para entidades pequeñas o medianas, lo cual puede ser un error financiero crítico.
La importancia de delegar la creación de órdenes de compra y recibos de entrega, realizar la conciliación de tres vías y procesar los pagos radica en un concepto simple: el conflicto de interés.
Cuando un solo empleado es responsable de realizar pedidos, procesar pagos y recibirlos, los intereses personales pueden nublar el juicio y las acciones del empleado. Esto aumenta el riesgo de fraude y robo, particularmente esquemas de sobornos, fraudes de facturación, facturación excesiva o manipulación de pagos.
¿Cómo Funciona una Conciliación de Tres Vías?
Como proceso de verificación de pagos, la conciliación de tres vías implica varios documentos y partes interesadas para garantizar la independencia. Cuando uno de estos documentos no coincide, o cuando una persona prepara dos o más documentos, la gerencia debe actuar rápidamente para descartar posibles fraudes.
Documentos de la conciliación de tres vías
- Factura: Un documento que inicia el proceso de conciliación de tres vías. Inicia la solicitud de pago del proveedor por los bienes o servicios adquiridos, ya sea en su totalidad o en parte.
- Orden de compra: Un documento que contiene los detalles finales de la orden de un comprador al proveedor. Incluye la descripción y especificaciones completas, el monto, el número de artículos, las tarifas de entrega y los datos bancarios del proveedor. También puede incluir una cláusula de penalización para entregas tardías o incorrectas.
- Recibo de entrega, de mercancías o guía: Dependiendo de los términos de compra, este documento confirma que el comprador ha recibido o reconocido el envío de los bienes.
Para una orden de compra con términos de pago a la entrega, se debe utilizar la conciliación de tres vías para examinar el recibo de entrega con la orden de compra y la factura.
Para una orden de compra con términos de pago al envío, se debe realizar la conciliación de tres vías para examinar la guía de envío con la orden de compra y la factura. Esto sucede típicamente para pedidos internacionales que requieren envío por aire (guía aérea) o carga (guía marítima).
Herramientas como Flowlu simplifican la gestión de documentos a través de su constructor de documentos, permitiendo a las empresas crear y personalizar fácilmente facturas, órdenes de compra, recibos de entrega u otro tipo de documento requerido para procesos como la conciliación de tres vías. Esto asegura consistencia, precisión y un formato profesional en toda la documentación financiera y operativa.
Partes interesadas en la conciliación de tres vías
| PARTE INTERESADA | DEPARTAMENTO/AFILIACIÓN | FUNCIÓN EN EL PROCESO DE CONCILIACIÓN DE TRES VÍAS |
| Proveedor o vendedor |
Parte interesada externa |
Inicia el proceso de conciliación de tres vías al emitir una factura para solicitar el pago por bienes entregados o servicios prestados. |
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Responsable de AP |
Departamento de Contabilidad |
Realiza la conciliación de tres vías examinando los documentos relevantes para verificar la validez y corrección de la factura. Luego se procesa la solicitud de pago. |
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Responsable de compras |
Departamento de Compras |
Encargado de buscar proveedores y realizar órdenes de compra. |
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Responsable de gestión de materiales |
Departamento de Gestión de Materiales |
Encargado de recibir los artículos pedidos y cotejarlos con la orden de compra al momento de recibirlos. |
|
Responsable de finanzas o pagos |
Departamento de Finanzas |
Procesa el pago al proveedor ya sea mediante transferencia bancaria, cheque o efectivo. |
Ejemplos Prácticos del Proceso de Conciliación de Tres Vías
Considera la siguiente situación que ilustra el proceso de conciliación de tres vías:
La Compañía ABC está en el negocio de fabricación de azúcar y busca un proveedor internacional de piezas para rodamientos de molinos durante su temporada de reparaciones fuera de molienda. Los términos de la orden de compra establecen que el pago se realizará a la entrega.
- Paso 1: El departamento relevante de la Compañía ABC que necesita las piezas para rodamientos de molino solicita la compra de los artículos al departamento de compras mediante un formulario de requisición de materiales.
- Paso 2: El departamento de compras recibe el formulario de requisición de materiales, busca proveedores internacionales que puedan suministrar las especificaciones correctas de rodamientos y realiza una orden de compra (PO) para confirmar el pedido. El departamento de compras envía al proveedor una copia de la PO, con copias adicionales enviadas al departamento de contabilidad.
- Paso 3: El proveedor envía las mercancías.
- Paso 4: El departamento de materiales recibe las mercancías, coteja las especificaciones con la PO, acepta la entrega y emite un recibo de entrega.
- Paso 5: El proveedor emite una factura para solicitar el pago de las piezas para rodamientos de molino.
- Paso 6: El responsable de AP de la Compañía ABC revisa todos los documentos relevantes mediante la conciliación de tres vías (factura, PO y recibo de entrega) para confirmar que toda la información coincida.
- Paso 7: Una vez que el responsable de AP confirma que no hay problemas con los documentos, solicita el pago de la factura adjuntando todos los documentos relevantes.
- Paso 8: El departamento de finanzas procesa el pago al proveedor. La transacción se completa.
¿Qué es la Conciliación de Dos Vías y Cuatro Vías?
La conciliación de dos vías
Un proceso de conciliación de dos vías involucra solo la factura y la orden de compra. Generalmente toma menos tiempo que otros tipos de conciliación y se utiliza típicamente para compras regulares y recurrentes. Además, requiere menos tiempo, esfuerzo y recursos que la conciliación de tres y cuatro vías.
La conciliación de cuatro vías
El proceso de conciliación de cuatro vías ofrece otra capa de protección contra fraudes y el desperdicio de recursos en cuanto a control interno y validación de transacciones. Además de la factura, la orden de compra y el recibo de entrega, este proceso considera el informe de inspección de calidad de los artículos o bienes recibidos.
Aunque no es necesario para todas las empresas y transacciones, los propietarios de negocios pueden optar por emplear la conciliación de cuatro vías para materiales o bienes que siempre deben estar en buenas condiciones. Por ejemplo, la Compañía ABC puede realizar una inspección de control de calidad de los rodamientos de molino antes del pago para garantizar que estén en buenas condiciones, ya que las piezas defectuosas podrían provocar el mal funcionamiento del proceso de molienda de azúcar.
Es importante recordar que como consumidor tienes derecho a rechazar un artículo o producto de calidad inferior o que no cumpla con las especificaciones requeridas en tu pedido. Por esta razón, las empresas deben leer los términos y condiciones de sus compras e inspeccionar los bienes al llegar, ya que la mayoría de las políticas de devolución y reembolso tienen limitaciones de tiempo.
¿Cuándo se usa la conciliación de tres vías?
Mientras que la conciliación de dos vías carece de controles internos, y la de cuatro vías es demasiado intensiva en recursos para la mayoría de las empresas, la conciliación de tres vías utiliza los recursos necesarios con suficientes controles internos para proteger a la empresa contra fraudes y ciberdelincuentes que intentan aprovecharse de procesos internos débiles para robar dinero.
Cuando los recursos y la documentación están disponibles, usar la conciliación de tres vías es la forma más efectiva y amigable con los recursos para validar la legitimidad de las transacciones comerciales con proveedores externos.
Ventajas y Desventajas de la Conciliación de Tres Vías para las Empresas
Ventajas
- Ahorro de dinero: Una conciliación de tres vías efectiva ayuda a garantizar la precisión del monto y la cantidad pagados a un proveedor, evitando representaciones incorrectas o pagos excesivos debido a la falta de verificación cruzada con los documentos de compra.
- Mejora la relación proveedor-empresa: La clave para buenas relaciones comerciales radica en que tanto el comprador como el proveedor se esfuercen por garantizar que los recursos sean correctos, se paguen y se entreguen a tiempo. Una conciliación de tres vías asegura a los proveedores que la empresa tiene controles internos sólidos y toma medidas decisivas contra actividades fraudulentas, aumentando la confianza y fortaleciendo la relación comercial entre ambas partes.
- Refuerza los protocolos internos contra el fraude: El fraude en cuentas por pagar es común en empresas con documentación y procesos internos débiles. La conciliación de tres vías reduce este riesgo, evitando el desperdicio de dinero, tiempo y recursos.
- Ayuda a preparar a las empresas para auditorías: Ya sean auditorías internas o externas, emplear la conciliación de tres vías permite a las empresas tener confianza en sus procesos internos. Garantiza que los auditores internos y externos dispongan de suficiente documentación financiera para comprobar que la empresa opera correctamente y utiliza sus recursos de manera efectiva.
Desventajas
- Complejidad e intensivo en mano de obra: Comparado con la conciliación de dos vías, la conciliación de tres vías requiere más documentación e inspección de otro conjunto de documentos, aumentando el tiempo que el responsable de AP dedica a cada transacción.
- Incapacidad para verificar la calidad de los bienes recibidos: La conciliación de tres vías no considera la calidad de los bienes antes del pago, lo que puede resultar en la aceptación y pago de artículos subestándar.
- Propenso a errores humanos: Dado que el proceso de conciliación de tres vías puede ser complejo, existe la posibilidad de perder documentos, leer incorrectamente los montos o cantidades, y malinterpretar los términos, especialmente cuando se realiza manualmente.
Según Jonathan Feniak, Asesor General de LLC Attorney, “Las auditorías internas y externas tienen el mismo objetivo: garantizar que la empresa opere de manera eficiente, adecuada y cumpla con las leyes y regulaciones relevantes.” Agrega: “Una empresa totalmente cumplidora de la ley puede seguir siendo un objetivo de esquemas fraudulentos, y la falta de controles internos, como los procesos de conciliación de facturas, puede dar lugar a resultados negativos en auditorías que podrían desencadenar investigaciones de fraude.”
Riesgos de la Conciliación Manual vs. Automatizada
No todas las empresas tienen los recursos suficientes para emplear tecnología avanzada y evitar los procesos manuales de conciliación. Estos procesos exponen a los departamentos de contabilidad y finanzas a errores humanos, desde perder documentos manuales hasta leer incorrectamente los montos, lo que puede llevar a pagos en exceso o afectar las relaciones comerciales.
A continuación, se presentan otros inconvenientes de utilizar procesos manuales de conciliación:
- Pérdidas financieras debido al pago excesivo de facturas.
- Pérdida de confianza con socios proveedores debido a pagos insuficientes frecuentes y errores administrativos.
- La conciliación manual de tres vías puede ser un proceso lento que resulta en pagos atrasados a proveedores debido al volumen de papeleo que la empresa podría haber automatizado.
- Mayor frecuencia de pérdida o extravío de documentos físicos.
- Mayor presión sobre el responsable de AP para gestionar grandes volúmenes de datos físicos, realizar pagos a tiempo y verificar la precisión de todos los documentos por transacción, lo que puede provocar una alta rotación de empleados.
Si bien un comprador puede abordar problemas de sobrepago creando una nota de crédito o solicitando un reembolso al proveedor, en ocasiones los proveedores tienden a ignorar a los clientes que han pagado en exceso por error. En tales casos, se puede presentar una queja legal, pero la recuperación puede tardar dependiendo de la gravedad de la situación.
Beneficios de Automatizar la Conciliación de Tres Vías
Las empresas modernas necesitan adaptarse a los tiempos actuales. Una forma de hacerlo es aprovechar la tecnología para reasignar recursos laborales a tareas de mayor valor agregado, en lugar de realizar manualmente tareas repetitivas como la conciliación de tres vías, que puede ser gestionada fácilmente por múltiples programas de automatización contable.
Cuando una empresa decide automatizar sus procesos empresariales, como su sistema de AP, este comparará automáticamente facturas, órdenes de compra y recibos de entrega, asegurará que todos los detalles coincidan, identificará rápidamente una factura válida para pago y procesará el pago al proveedor. Esto reduce las probabilidades de errores humanos y acelera el pago a proveedores.
Estos son más beneficios notables de automatizar el sistema de AP y el proceso de conciliación de tres vías:
- Ayuda a reducir atrasos, evitar pagos retrasados y ahorrar intereses y cargos por cuentas vencidas.
- Aprovecha descuentos por pago anticipado.
- Pagos tempranos y puntuales pueden llevar a mejores términos de negociación con proveedores.
La automatización no significa automáticamente que los empleados perderán sus empleos. Capacitar a los profesionales de AP en procesos empresariales automatizados puede eliminar tareas repetitivas y consumir tiempo, permitiéndoles enfocarse en deberes más críticos como gestionar informes de antigüedad de AP, cultivar relaciones con proveedores, negociar términos, analizar discrepancias y revisar contratos de proveedores.
Conclusión
No hay una respuesta correcta o incorrecta en cuanto a qué proceso de conciliación de facturas de AP es adecuado para una empresa. Dependiendo de la escala de tu negocio, los recursos disponibles, la tolerancia al riesgo y la motivación para mejorar y mantener controles internos sólidos, usar un proceso de conciliación de facturas de AP como la conciliación de tres vías puede ayudar a reducir el riesgo de fraude y el desperdicio de recursos que los estafadores podrían aprovechar en empresas con controles internos débiles.
Emplear la conciliación de tres vías, especialmente automatizándola, ayuda a avanzar tu negocio. Permite utilizar tus recursos financieros, tiempo o humanos en tareas más valiosas que pueden mejorar las operaciones y el desempeño general de la empresa.
Flowlu facilita tus procesos de AP al proporcionarte herramientas para automatizar tareas, crear documentos y manejar la gestión financiera. Con Flowlu, puedes simplificar la conciliación de tres vías, mantener tu documentación precisa y liberar tiempo y energía para cosas más importantes. Es una forma práctica de mantener la organización y el funcionamiento eficiente de tu empresa.
El cotejo a tres bandas garantiza que las facturas, las órdenes de compra y los albaranes coincidan. Es una forma de detectar errores y cualquier cosa sospechosa antes de que se efectúen los pagos. Este proceso ayuda a proteger su empresa de errores y actividades deshonestas.
Las pequeñas empresas pueden beneficiarse mucho de la concordancia a tres bandas. Mantiene las cosas organizadas y ayuda a evitar errores costosos. Aunque no cuentes con un gran equipo, el uso de herramientas que simplifiquen el proceso -como la creación automática de documentos- puede hacerlo manejable sin un gran esfuerzo adicional.
La automatización de la comparación a tres bandas le ahorra mucho trabajo manual. En lugar de cotejar todo a mano, el software puede comparar los documentos por usted y marcar todo lo que no coincida. Ahorra tiempo, reduce los errores y hace que todo el proceso sea menos estresante.
