Control de Gastos Empresariales: La Guía Definitiva
- ¿Qué Son los Gastos Empresariales?
- ¿Qué Debes Registrar en una Pequeña Empresa?
- 9 Beneficios de Llevar el Control de los Gastos del Negocio
- Cómo Controlar los Gastos de una Pequeña Empresa – 6 Pasos
- Cómo Elegir la Mejor App para Control de Gastos Empresariales
- 5 Mejores Herramientas para Controlar los Gastos del Negocio
- 3 Consejos para Llevar el Control de los Gastos del Negocio
- Resumen
Como dueño de un negocio, siempre estás lidiando con muchas tareas al mismo tiempo. Y sabes que algunas son más importantes que otras. Cuando se trata de cuidar el dinero que tanto te costó ganar, es importante darle prioridad.
Una de esas tareas es llevar el control de los gastos del negocio. Al hacerlo, te aseguras de estar listo para la temporada de impuestos — y además, estarás al tanto de tu flujo de efectivo.
Ahora bien, no hay por qué ponerse nervioso. No necesitas un título en contabilidad. Si estás buscando cómo organizar y gestionar los gastos de una pequeña empresa, estás en el lugar correcto. Solo tienes que seguir leyendo.
¿Qué Son los Gastos Empresariales?
Antes de explicarte cómo controlar los gastos de tu pequeña empresa, es importante entender qué se considera un gasto empresarial.
La verdad es que los gastos empresariales cubren muchas cosas. Algunos ejemplos incluyen:
- Materiales de oficina como computadoras, papel, bolígrafos y artículos similares
- Costos de software, incluidas suscripciones mensuales o anuales de las herramientas SaaS que usas en tu pequeño negocio
- Gastos de marketing como promociones, construcción de marca y anuncios
- Alquiler
- Servicios: agua, electricidad e internet
- Costos de personal como sueldos, salarios y beneficios para tus empleados
- Gastos de viaje que incluyen vuelos, hoteles y alquiler de autos en viajes de negocios
¿Qué Debes Registrar en una Pequeña Empresa?
Ahora que ya sabes qué son los gastos empresariales, es momento de comenzar a llevar el control de los gastos en tu pequeña empresa.
El primer paso es siempre identificarlos, para tener una visión clara de la salud financiera de tu negocio. Además, esto te ayuda a cumplir con las leyes fiscales y a hacer un presupuesto más eficiente.
Algo muy importante al registrar ingresos y gastos es identificar aquellos que son deducibles de impuestos. En caso de que no lo sepas, son gastos que puedes restar de tus ingresos totales, según las autoridades fiscales. Esto generalmente te ayuda a pagar menos impuestos y a mantener todo en regla.
9 Beneficios de Llevar el Control de los Gastos del Negocio
Sabemos que probablemente ya estés al tanto de algunos de los beneficios de controlar los gastos del negocio, pero queremos que tengas una visión clara de las ventajas más importantes.
#1: Mayor Precisión
Cuando llevas un registro completo de los gastos, no solo mejoras la precisión — también evitas errores o discrepancias.
#2: Más Rentabilidad
Si reduces tus gastos y optimizas el presupuesto, estás aumentando de inmediato la rentabilidad del negocio.
#3: Mejor Asignación de Recursos
Cuando estás al tanto de tus gastos, es mucho más fácil asignar recursos donde más se necesitan. Pueden ser bonos para empleados, materiales de oficina o incluso viajes.
#4: Más Deducciones Fiscales
Como dueño de negocio, sabes que dejar los temas fiscales para último momento no es buena idea. Llevar el control de los gastos ayuda mucho. Puedes categorizar los que son deducibles desde el principio y ahorrar dinero — año tras año.
#5: Control del Flujo de Efectivo
Cuando registras tus gastos, sabes exactamente a dónde va cada centavo. No te llevarás sorpresas al revisar una cuenta y ver que el dinero ya no está.
#6: Mejores Decisiones Financieras y Planeación
Si llevas el control de los gastos del negocio, es fácil identificar patrones que te ayudan a tomar decisiones más inteligentes. Y a largo plazo, también mejora la planificación.
#7: Oportunidades para Ahorrar
Como dueño de negocio, siempre estás buscando maneras de reducir costos. Si puedes gastar menos en lo mismo — o pagar lo mismo y obtener algo mejor — ¡mejor todavía!
#8: Registros Financieros Actualizados
La verdad es que nunca sabes cuándo un auditor puede pedir ver tus registros. Así que lo mejor es estar siempre preparado.
#9: Proyección de Gastos
No hay nada mejor que los datos pasados para ayudarte a prever gastos futuros. Y eso lo puedes lograr simplemente registrando tus gastos de forma constante.
Cómo Controlar los Gastos de una Pequeña Empresa – 6 Pasos
Es normal que, en este momento, estés pensando en cómo llevar un control de gastos y ganancias. Después de todo, es el paso más lógico.
En términos generales, la mejor forma de controlar los gastos del negocio implica servicios y software, registro contable e informes, todo funcionando en conjunto. Como puedes imaginar, la tecnología es fundamental y una gran aliada.
Paso #1: Abre una Cuenta Bancaria Empresarial:
Lo primero que debes hacer para empezar a controlar los gastos es separar tus finanzas personales de las del negocio. Abrir una cuenta bancaria empresarial es el paso lógico. Al tener tus finanzas separadas, no solo ganas credibilidad, sino que también facilita los reportes fiscales, el registro contable y el seguimiento del flujo de efectivo. También puedes solicitar una tarjeta de crédito vinculada a esa cuenta. Suelen aprobarla fácilmente.
Al abrir tu cuenta empresarial, asegúrate de contar con opciones de rendimiento (tesorería), cuenta corriente y una bóveda para proteger activos no monetarios.
Si estás listo para abrir tu nueva cuenta, asegúrate de tener contigo la constancia de propiedad del negocio, tu número de identificación fiscal y la licencia comercial.
Paso #2: Elige un Sistema Contable:
La mejor manera de llevar un control de los gastos es elegir el sistema contable más adecuado para tu empresa. Una vez que tengas tu cuenta bancaria creada, es hora de tomar esta decisión.
Generalmente tienes dos opciones: devengo o caja. Mientras el sistema contable por devengo registra ingresos y gastos cuando ocurren, el sistema por caja solo los reconoce cuando hay movimiento de dinero.
Paso #3: Define las Categorías:
Como ya mencionamos, deberás establecer categorías para tus gastos y así mantener organizados tus registros financieros. Dependiendo del tipo de negocio, podrías necesitar más o menos categorías. Aquí van algunas comunes:
- Alquiler
- Servicios
- Viajes
- Material de oficina
- Suscripciones tecnológicas
- Marketing
Paso #4: Vincula tu Cuenta Bancaria a tu Software Contable:
La mejor forma de controlar los gastos del negocio para fines fiscales es conectar tu nueva cuenta bancaria con el software contable que usas. Esto te simplifica la vida: puedes importar todas las transacciones directamente al sistema. Así no solo proteges tus datos financieros, sino que también obtienes mejores insights.
Si buscas una solución todo en uno que gestione gastos, facturación y proyectos en un solo lugar, Flowlu vale la pena. Te permite vincular tus cuentas, categorizar gastos y mantener todo organizado en tiempo real, sin necesidad de hojas de cálculo.
Paso #5: Administra tus Comprobantes:
Aunque prefieras guardar los recibos en papel, lo ideal es tener copias digitales para no perder nada. Además, será mucho más fácil encontrarlos si necesitas justificar deducciones fiscales o presentar comprobantes.
Paso #6: Registra y Revisa tus Gastos:
Siempre asegúrate de registrar con precisión todos los gastos del negocio — y revisarlos uno por uno antes de que llegue la temporada de auditorías.
Podrías considerar automatizar este proceso. Pero si prefieres hacerlo de forma manual, lo mejor es usar una app o software que te permita registrar los gastos con regularidad — por ejemplo, al final de cada mes. Seguir un calendario te ayuda a mantener la constancia y evitar olvidos.
Cómo Elegir la Mejor App para Control de Gastos Empresariales
No importa si buscas cómo controlar los gastos de una LLC o de una pequeña empresa, lo clave es encontrar la mejor app para llevar el control financiero.
La realidad es que, aunque estés considerando hacerlo manualmente, tenemos que decírtelo: es una tarea pesada. Lleva tiempo, es propensa a errores y puede volverse muy frustrante.
Si nunca has usado un rastreador de ingresos y gastos antes, no te preocupes. Pero es importante elegir la herramienta correcta. Estas son algunas funciones que debe tener la mejor app para controlar los gastos de tu negocio:
#1: Múltiples Monedas:
Si tu negocio opera en otros países, asegúrate de que la app admita múltiples monedas. Así evitarás conversiones manuales constantes.
#2: Reembolso Rápido:
Los reembolsos a empleados deben gestionarse rápidamente para evitar retrasos y mantener al equipo motivado. Con la app adecuada, este proceso puede automatizarse y garantizar que todos reciban su reembolso a tiempo.
#3: Personalizable:
Cuando busques la mejor app para controlar gastos, asegúrate de que sea flexible. Deberías poder crear flujos de trabajo que se adapten a cómo funciona tu empresa. También es importante que pueda escalar a medida que el negocio crece.
#4: Integraciones:
No hay duda: una buena app de control de gastos debe permitir integraciones. Esto mejora la visibilidad de tus datos financieros. Las mejores también ofrecen reportes, extractos y otros análisis digitales.
#5: Seguridad:
Proteger tus datos es clave. Por eso, debes tener cuidado al elegir el software. Asegúrate de que almacene recibos automáticamente, tenga autenticación multifactor y realice copias de seguridad frecuentes.
#6: Precio:
El precio siempre es un factor importante — especialmente para los pequeños negocios. Pero ojo: aunque hay apps gratuitas, suelen tener funciones limitadas. Y las más caras pueden incluir cosas que ni necesitas. Lo ideal es elegir una opción que se ajuste a tus necesidades y a tu presupuesto.
5 Mejores Herramientas para Controlar los Gastos del Negocio
#1: FreshBooks:
FreshBooks es uno de los mejores software para el control de gastos para pequeñas empresas. A menudo se considera la mejor app para trabajadores independientes, ya que fue diseñada específicamente para freelancers y emprendedores individuales.
Una de las mejores cosas de FreshBooks es que es muy fácil de configurar y usar, incluso si nunca antes utilizaste este tipo de herramientas.
Basado en la nube y fácil de usar, este software no solo te ayuda a controlar tus gastos, sino que también incluye funciones útiles como informes y análisis completos, seguimiento de tiempo, facturación y procesamiento de pagos. También se puede integrar con plataformas de comercio electrónico, herramientas de gestión de proyectos, servicios de nómina y procesadores de pago.
#2: Flowlu:
Si estás buscando una forma sencilla de llevar el control de los gastos del negocio, deberías echar un vistazo a Flowlu.
Flowlu es una plataforma muy completa que permite a pequeños negocios gestionar sus operaciones. Desde mantener relaciones con clientes hasta capturar nuevos proyectos, procesar pagos online y emitir facturas, es un software muy fácil de usar.
Una de las cosas que más nos gusta de Flowlu es que puedes categorizar tus gastos al momento de agregarlos. Y si nunca lo has hecho antes, Flowlu ya incluye decenas de categorías listas para ayudarte a empezar.
También puedes registrar gastos estimados por proyecto y compararlos después con los costos reales, lo que te brinda una visión clara sobre la precisión del presupuesto y te ayuda a planificar mejor en el futuro. Esto hace que Flowlu sea especialmente útil para empresas que trabajan por proyectos y necesitan un control más estricto de sus costos.
Flowlu también destaca por sus integraciones. Se conecta con muchas otras apps, incluido QuickBooks (a través de herramientas como Make o Pabbly), lo que reduce el tiempo necesario para gestionar y sincronizar datos. Así puedes controlar tanto gastos como ingresos desde un solo lugar.
#3: Brex:
Si estás buscando la mejor forma de llevar el control de los gastos del negocio, deberías considerar Brex.
En pocas palabras, Brex es una plataforma completa de gestión de gastos, diseñada especialmente para empresas grandes. Ofrece funciones como gestión de viajes, control de gastos globales, pago de facturas, tarjetas de crédito corporativas y reembolsos. Si tienes una empresa más grande, también puedes aprovechar su inteligencia artificial integrada y automatizaciones.
Aunque Brex ofrece muchas funcionalidades y puede parecer complejo, en realidad es fácil de usar — y muchos dueños de negocios lo consideran uno de los mejores software para el control de gastos. Con integraciones contables, escaneo automático de recibos, políticas de gastos personalizables, soporte para múltiples monedas y más, Brex definitivamente vale la pena evaluarlo.
#4: MileIQ:
Diseñado específicamente para pequeñas empresas, MileIQ es una de las mejores herramientas para llevar el control de gastos en 2025.
No importa si eres agente inmobiliario, organizador de bodas o fotógrafo, te va a encantar lo fácil que es usar MileIQ. Aunque no tiene tantas funciones como Brex, sigue siendo una buena opción. Si buscas una herramienta simple pero eficaz solo para registrar tus gastos, MileIQ es ideal.
#5: Expensify:
Si estás buscando la mejor manera de registrar los ingresos y los gastos de una pequeña empresa al mismo tiempo, deberías echar un vistazo a Expensify.
Expensify es una plataforma sencilla pero muy potente que te ayuda a rastrear tus gastos de forma precisa y gestionar reembolsos.
Una de las funciones más interesantes es SmartScan: simplemente tomas una foto del recibo y la app captura todos los detalles automáticamente. Además, puedes personalizar flujos de trabajo, conciliar tarjetas de crédito y hacer pagos a más de 190 países. También se integra con apps de viajes, plataformas de RR. HH. y software contable.
3 Consejos para Llevar el Control de los Gastos del Negocio
Si estás buscando una forma fácil de llevar el control de los gastos, asegúrate de considerar los siguientes consejos:
#1: Evalúa Tu Conocimiento Financiero:
Elegir la mejor herramienta de control de gastos no solo depende de las funciones que incluye el software, sino también de tu nivel de conocimiento financiero. Por ejemplo, si tienes pocos gastos, una solución más básica puede ser suficiente. Pero si manejas muchos gastos y varias cuentas, puede que necesites un software con mayor nivel de personalización.
#2: Considera Contratar un Profesional:
Aunque estés buscando el mejor programa para controlar gastos, no descartes contratar un contador o tenedor de libros. Un profesional puede ayudarte a entender mejor tus finanzas y asegurarse de que no se te escape nada importante.
#3: Identifica los Gastos Deducibles:
Como mencionamos antes, identificar los gastos deducibles puede ayudarte a ahorrar dinero y mejorar tus resultados. Algunos ejemplos comunes incluyen alquiler, publicidad, vehículos, alojamiento, tarifas bancarias, viajes, alimentación y gastos relacionados con empleados.
Resumen
Registrar y controlar los gastos es una tarea constante. Por eso, la mejor forma de hacerlo es con un buen software o aplicación que te facilite el proceso.
Dependiendo del tipo de negocio, podrías necesitar una herramienta más simple o más completa. Si estás buscando una solución todo en uno que incluya control de gastos y presupuesto de proyectos, Flowlu es un excelente punto de partida.
No hay duda de que la mejor manera de llevar un control de los gastos para fines fiscales es con un buen rastreador de gastos para pequeñas empresas. Los mejores permiten automatizar el proceso, agilizando el envío, la aprobación y el reembolso de gastos.
El mejor software para el control de gastos en pequeñas empresas es el que se adapta a tus necesidades. Revisa las funciones que ofrece cada herramienta y evalúa si encajan con la forma en que tu negocio opera. No se trata de la app más popular, sino de la que realmente funciona para tu forma de trabajar.
Sí, Flowlu es una muy buena opción para llevar el control de los gastos del negocio, especialmente si quieres tener todo en un solo lugar. Te permite categorizar costos, vincular cuentas bancarias e incluso comparar los gastos estimados con los reales en cada proyecto. Es una buena alternativa para pequeñas empresas que necesitan algo más completo que una simple hoja de cálculo.
