10 errores comunes en la financiación de empresas que podrían costarle el negocio
- 1. Exagerar los ingresos
- 2. Proceso de incorporación de clientes incorrecto que lleva a fraudes
- 3. No aprovechar servicios que ahorran costos
- 4. No conciliar cuentas regularmente
- 5. Clasificación incorrecta de gastos
- 6. Mezclar finanzas personales con cuentas comerciales
- 7. Cometer errores de entrada de datos con frecuencia
- 8. Personal sin capacitación para software de contabilidad y finanzas
- 9. Clasificación incorrecta de empleados
- 10. Pasar a lo digital sin una estrategia adecuada
Uno de los aspectos en los que las empresas deben ser perfectas es la contabilidad. Independientemente de sus ingresos y tamaño, los números deben cuadrar, o terminará como una de las muchas empresas que fracasaron debido a problemas contables.
Hacer un seguimiento de la documentación, presentar correctamente los informes fiscales y contar con procesos contables puede proteger su negocio ahora y minimizar incidentes a medida que sigue creciendo. Este artículo le ayudará a reconocer y evitar errores financieros comunes y mantener la integridad.
1. Exagerar los ingresos
Uno de los errores que llevó a la desaparición de muchas empresas fue exagerar los ingresos. Hay varios ejemplos en los que CEOs u otros tomadores de decisiones falsificaron sus ingresos para dejar una impresión falsa de éxito o para obtener un beneficio financiero personal.
Sin embargo, dejemos de lado los ejemplos más extremos. Exagerar los ingresos suele ser causado por la falta de una política clara sobre lo que debe contarse como ingreso. Debe evitar declarar algo como ingreso antes de que el trato esté finalizado.
Por ejemplo, una tienda de comercio electrónico vende un producto y lo reconoce inmediatamente como ingreso. Pero, tres días después, el cliente solicita un reembolso. Si no registra adecuadamente este reembolso, podría experimentar más problemas en el futuro.
Algunas empresas exageran sus ingresos porque buscan asegurar inversiones o cumplir ciertos requisitos. Aunque al principio puede parecer que su negocio tiene mucho éxito, en realidad es ilegal y puede tener consecuencias financieras y legales.
2. Proceso de incorporación de clientes incorrecto que lleva a fraudes
No todos los clientes tendrán buenas intenciones. Algunos incluso pueden intentar explotar las debilidades en sus procesos, lo que lleva a pérdidas financieras. Sin embargo, esto podría prevenirse si reconoce las vulnerabilidades a tiempo.
El proceso de incorporación de clientes debe ayudarle a obtener suficiente información sobre ellos, pero también a gestionar adecuadamente sus permisos. Un problema significativo puede ser la falta de verificación de identidad y procedimientos KYC.
El tipo de datos personales que recolecta del cliente depende de su negocio. Por ejemplo, un proveedor de salud y una tienda de comercio electrónico no requerirán los mismos datos. Independientemente de eso, debe asegurarse de que la identidad del cliente sea verificada y real y que no esté utilizando datos robados.
Esto puede lograrse mediante la verificación de reconocimiento facial, documentos personales y una verificación de antecedentes para ver si están en listas negras.
La mayoría de las posibles explotaciones pueden corregirse con la implementación de herramientas que utilizan inteligencia de dispositivos y software de evaluación de riesgos.
También pueden surgir problemas si no ha implementado medidas de autenticación adecuadas. Sin un proceso de autenticación multifactorial, alguien puede acceder fácilmente a la cuenta de un cliente y utilizarla para fraudes.
3. No aprovechar servicios que ahorran costos
Dependiendo de su región y leyes locales, añadir gastos puede llevar a una reducción de impuestos. Por esta razón, es común que las empresas inflen sus gastos para pagar menos impuestos. Aunque podemos discutir la legalidad y ética de esta práctica, es más importante revisar la importancia de hacer que sus gastos cuenten.
Existen varios servicios en línea, como herramientas antivirus y de monitoreo, que pueden ahorrarle mucho dinero a largo plazo por una tarifa mensual. Aunque un servicio antifraude pueda parecer un gasto significativo, ser víctima de un fraude puede ser mucho más costoso.
Invertir en servicios que ahorran costos y aumentan la productividad puede proporcionar beneficios a largo plazo. Plataformas como Flowlu, con funciones para el seguimiento de gastos, presupuesto de proyectos y reportes financieros personalizables, permiten a las empresas mantener un control eficiente sobre las finanzas. Estas herramientas también soportan la automatización, reduciendo aún más los errores humanos y posibles omisiones.
4. No conciliar cuentas regularmente
Fallar en conciliar sus cuentas regularmente puede tener un impacto negativo significativo en la salud de su negocio. El proceso de conciliación de cuentas incluye comparar los estados financieros internos y externos, asegurándose de que no haya discrepancias.
El objetivo de este proceso es proporcionarle una visión sobre posibles errores y gestión financiera que pueden causar más problemas en el futuro. Claro, este proceso puede ser un consumo de recursos y tiempo, pero cuanto más lo haga, menores serán las posibilidades de errores.
Las empresas a menudo fallan en conciliar cuentas regularmente porque tienen poco personal, no trabajan con contadores, confían en la eficiencia de los sistemas automatizados y no tienen la documentación necesaria.
Conciliar adecuadamente sus cuentas puede traer muchos beneficios. Principalmente, reconocerá fraudes a tiempo, mejorando la conformidad y la gestión de flujo de caja.
El proceso puede lograrse estableciendo un horario para ello en una agenda y luego asignando la responsabilidad a alguien profesional para este proceso.
5. Clasificación incorrecta de gastos
Independientemente de la industria, las empresas tienen una amplia gama de gastos. Una empresa de transporte puede gastar dinero en combustible y conductores, así como en equipos de logística. De la misma manera, una empresa de TI pagará a desarrolladores de software, pero también invertirá en gastos de viaje para conferencias.
En ambos casos, debe clasificar los gastos como esenciales y no esenciales, además de otros factores. Clasificar incorrectamente los gastos puede llevar a declaraciones de impuestos incorrectas y a una planificación financiera deficiente.
Las empresas deben estandarizar la forma en que clasifican los gastos, pero también deben revisar regularmente las clasificaciones y categorizar correctamente los gastos nuevos y únicos.
6. Mezclar finanzas personales con cuentas comerciales
Los emprendedores, especialmente aquellos que no tienen educación financiera, tienen perspectivas confusas sobre las finanzas personales y comerciales. Esto es problemático para el proceso contable cuando se realizan transacciones para necesidades comerciales desde cuentas personales de los propietarios y viceversa.
Esta actividad no solo lleva a registros caóticos y problemas con las declaraciones de impuestos, sino que también puede ser ilegal. Las razones comunes para esto incluyen conveniencia, falta de conocimiento y límites financieros poco claros. En algunas ocasiones, los propietarios pueden recurrir a este método debido a problemas de flujo de caja.
Mezclar cuentas personales y comerciales puede generar todo tipo de problemas, aunque al principio pueda parecer una solución más fácil. Sin embargo, separarlas no solo le ayudará a evitar estos problemas, sino que también traerá una serie de beneficios.
7. Cometer errores de entrada de datos con frecuencia
Así como pequeñas mejoras pueden hacer que su negocio sea significativamente mejor a largo plazo, pequeños errores cometidos regularmente pueden causar todo tipo de problemas. Esto es especialmente cierto en la contabilidad.
Los errores de entrada de datos suelen ser causados por errores humanos. La causa puede ser negligencia o ignorancia por parte de la persona encargada de la entrada de datos. Independientemente de la razón, es necesario contar con un proceso claro para asegurar que los datos financieros sean correctos y estén actualizados.
Algunos problemas relacionados con errores humanos pueden resolverse mediante la implementación de herramientas de IA y automatización. Otras causas de errores de entrada de datos pueden solucionarse capacitando a su personal, estandarizando las prácticas de entrada de datos y verificando las entradas.
La conciliación de cuentas mencionada anteriormente puede ayudar a detectar errores de entrada de datos rápidamente.
Por ejemplo, una agencia de SEO tiene un equipo de redactores freelance que hacen sus propias facturas. Calculan su recuento de palabras mensual y tarifa y envían la factura a su departamento financiero. Aunque es genial tener total confianza, pueden cometer errores accidentalmente.
Entonces, antes de que la factura llegue al equipo de contabilidad, el editor confirma que los datos en la factura son precisos, según su observación.
8. Personal sin capacitación para software de contabilidad y finanzas
Con el último software de contabilidad y finanzas, muchas personas pueden pensar que ni siquiera necesitan un contador. Aunque este software hace que todo en términos de presentación de informes fiscales sea mucho más fácil, hay mucho que aquellos que no están educados en esta área pueden pasar por alto.
Estas herramientas son efectivas y útiles para las personas que las manejan. Un error contable significativo puede hacer que todo su negocio se desmorone. El personal sin capacitación puede causar problemas en todo, desde gastos hasta cumplimiento.
Incluso si no consideramos el peor de los casos, que es violar la ley, hay mucho más que un contador capacitado puede hacer por su negocio. Más importante aún, pueden ayudarle con oportunidades de ahorro de costos.
El error humano mencionado anteriormente en la entrada de datos puede ocurrir fácilmente en este proceso si tiene personal no capacitado para contabilidad. Pueden ingresar datos incorrectos, hacerlo en el campo incorrecto o no clasificar un gasto correctamente.
La mejor solución para esto es invertir en programas de capacitación para su departamento de contabilidad, capacitándolos para que sepan cómo usar el último software de contabilidad, o encontrar expertos en el software que desea utilizar.
9. Clasificación incorrecta de empleados
Uno de los problemas más comunes pero serios que enfrentan las empresas es la clasificación incorrecta de empleados. Este problema surge cuando una empresa clasifica incorrectamente a un empleado como contratista independiente o empleado.
Esta clasificación es una parte importante de las declaraciones fiscales, ya que su estatus determina sus derechos, beneficios y elegibilidad para protecciones de la ley laboral. No clasificarlos correctamente también puede llevar a consecuencias financieras, fiscales y legales.
La razón por la que ocurre este problema es la falta de conocimiento de las definiciones legales de contratistas y empleados. Con el aumento del trabajo remoto, las empresas deben comprender los derechos y las complejidades de tener trabajadores de diferentes países trabajando como contratistas.
Una dependencia excesiva de los acuerdos de contratistas puede llevar a varios problemas contables, pero también puede causar tensión en la gestión y en las relaciones con los trabajadores. La solución para clasificar incorrectamente a los empleados es redactar contratos claros y entender los criterios para contratistas y empleados a tiempo completo.
10. Pasar a lo digital sin una estrategia adecuada
Pasar a lo digital es uno de los pasos que muchas empresas han dado en los últimos años. Las razones incluyen una mayor eficiencia, reducción de costos de papel y es más ecológico. Sin embargo, dar este paso es más complejo de lo que parece inicialmente.
Antes de pasar a lo digital, es importante que reúna adecuadamente toda la documentación que ha recopilado a lo largo de los años y la digitalice. Además, es esencial que comprenda todos los diferentes documentos y procesos que debe reemplazar en el mundo digital.
Para cada proceso, debe encontrar una manera alternativa de realizarlo digitalmente. Los registros digitales deben estar organizados y almacenados en una estructura de archivo digital clara y coherente. De esta manera, las personas en contabilidad pueden acceder a ellos fácilmente y manejar las tareas necesarias.
Sin embargo, también es importante que almacene sus documentos digitales de manera segura, garantizando integridad, disponibilidad y confidencialidad. Antes de pasar a lo digital, debe asegurarse de que este cambio cumpla con sus leyes y regulaciones locales.
Las consecuencias negativas de una transición fallida a digital son:
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Pérdida de datos financieros: Durante el proceso de transición, puede perder documentos financieros importantes que son insustituibles.
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Declaraciones de impuestos incorrectas: Sin datos adecuados para períodos específicos, es imposible presentar impuestos.
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Ineficiencias operativas: El período de transición puede ser bastante ineficiente, y deberá capacitar al personal en el nuevo software y hacer reemplazos para todos los procesos tradicionales que ya no tendrá.
Los errores contables llevaron a la quiebra de muchas empresas
Ya sea que sea un trabajador independiente o un líder de una pequeña empresa, deberá comprender la contabilidad. Por supuesto, no tiene que ser un contador, ya que tendrá un equipo interno o subcontratará servicios contables.
Sin embargo, debe comprender sus responsabilidades cuando se trata de presentar informes y tomar decisiones financieras. Esta lista de errores comunes está lejos de ser completa, pero le ayudará a reconocer problemas comunes pero impactantes que puede experimentar una empresa.
Existen muchos errores contables que dependen de la industria en la que opera y los servicios que ofrece.
Además, no descuide las soluciones modernas para problemas contables. Explore nuevos softwares y encuentre personas que estén al día con las últimas tendencias y tecnologías.
Herramientas como Flowlu ofrecen funciones completas de gestión financiera, como el seguimiento automatizado de gastos, la facturación y la elaboración de informes, que pueden ayudar a las empresas a reducir los errores humanos y mantener registros precisos.
Evite contabilizar los ingresos hasta que el acuerdo esté totalmente cerrado y asegúrese de que cualquier devolución o cargo se registra con precisión. Utilizar un programa de contabilidad para registrar estos datos puede evitar que se sobrevaloren los ingresos accidentalmente.
Mezclar cuentas personales y empresariales puede complicar la contabilidad y la presentación de impuestos, e incluso puede dar lugar a problemas legales. Llevar cuentas separadas ayuda a mantener registros claros y garantiza el cumplimiento de la legislación fiscal.
