8 formas eficaces de realizar facturas y pagos internacionales
El principal de ellos es cómo gestionar de manera efectiva las facturas internacionales y los pagos.
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Hazlo bien, y construirás relaciones con clientes en tierras lejanas mientras mantienes el flujo de caja en las arcas de tu empresa.
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Hazlo mal, y podrías encontrarte lidiando con demoras, problemas legales — o, peor aún — dañar las relaciones con los socios comerciales con los que has trabajado tan duro para cultivar.
Ya seas un exportador experimentado o simplemente estés comenzando a explorar los mercados extranjeros, negociar transacciones transfronterizas con éxito es crucial para el crecimiento de tu negocio. A continuación, te mostramos 8 claves esenciales para gestionar eficazmente las facturas y pagos internacionales. ¡Lee más!
¿Qué es una factura internacional?
Una factura internacional es un documento utilizado en el comercio internacional para cobrar a un comprador (importador) por bienes o servicios vendidos por un vendedor (exportador) en otro país. Las facturas internacionales son esenciales para facilitar las transacciones transfronterizas. En la mayoría de los casos, son útiles para realizar trámites aduaneros y otros asuntos comerciales.
Cumple varios propósitos importantes:
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Solicitud de pago: Es la forma oficial de solicitar a tu cliente el pago por tus bienes o servicios.
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Documentación aduanera: Ayuda a los funcionarios aduaneros a conocer el precio exacto de las mercancías para calcular los aranceles y tributos.
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Prueba de venta: Una factura y pago internacional sirven como prueba de compra en una transacción comercial global entre el comprador y el vendedor.
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Información de envío: Son detalles generales que explican el envío en términos de cantidad, descripción de los bienes enviados y condiciones de envío.
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Conformidad legal: Ayuda al comerciante a cumplir con las leyes regulatorias y fiscales debido al comercio internacional.
Los componentes clave de una factura internacional suelen incluir:
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Información de contacto del vendedor y del comprador
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Número y fecha de la factura
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Descripción y cantidad de bienes o servicios
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Precio unitario y monto total adeudado
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Moneda utilizada
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Impuesto al Valor Agregado (IVA)
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Condiciones y método de pago
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Detalles de envío (ej.: Incoterms)
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País de origen de los bienes
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Cargos adicionales (ej.: flete, seguro)
Top 5 Desafíos Comunes en la Gestión de Facturas y Pagos Internacionales
Existen muchos desafíos en relación con las facturas y pagos internacionales, principalmente debido a las múltiples monedas, impuestos y regulaciones. A continuación, algunos de los obstáculos más comunes:
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Tipos de cambio: Las fluctuaciones en los tipos de cambio pueden impactar en los montos que se reciben o deben pagar. Si la moneda de pago o facturación se fortalece o debilita entre la emisión de la factura y el pago, es posible que se reciba más o menos de lo esperado.
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Demoras en el pago: Las facturas y pagos internacionales suelen requerir de 3 a 5 días para la liquidación, dependiendo de los países de origen y destino de la transferencia. Este tiempo prolongado puede afectar el flujo de caja y la planificación financiera de la empresa.
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Múltiples métodos de pago: Algunos clientes prefieren transferencias bancarias, mientras que otros utilizan métodos de pago en línea. Es esencial satisfacer la elección de pago preferida del cliente, aunque esto puede complicar la conciliación y el seguimiento de los pagos.
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Legislación fiscal y regulaciones variables: El impuesto al valor agregado y las leyes de importación/exportación afectan el sistema de facturación, variando entre países. El incumplimiento de estos requisitos puede conllevar sanciones, multas u otros problemas legales.
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Barreras idiomáticas y de comunicación: Al gestionar facturas internacionales, a menudo se debe comunicar con proveedores y clientes de diferentes contextos culturales y lingüísticos. Las barreras idiomáticas y las diferencias culturales pueden causar malentendidos, demoras en el procesamiento de facturas e incluso perjudicar las relaciones comerciales.
Además, para el personal puede ser difícil interpretar facturas en diferentes idiomas, lo cual aumenta las posibilidades de errores e inconsistencias.
Facturas Internacionales: Cómo Gestionarlas Eficazmente en 2024
1. Comprender los Requisitos de las Facturas Internacionales
Gestionar facturas internacionales requiere un conocimiento profundo de regulaciones que varían significativamente entre países.
Aquí está el desglose en más detalle:
A. Documentación Necesaria:
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Factura Comercial — el documento principal que describe la transacción.
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Lista de Empaque — una lista que muestra el contenido, peso y dimensiones de los paquetes.
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Certificado de Origen — necesario para demostrar el país de origen de los productos manufacturados o procesados.
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Conocimiento de Embarque — evidencia de Contrato de Transporte y Recepción de Bienes.
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Declaración de Importación/Exportación — Declaración oficial a la aduana sobre los bienes enviados.
B. Implicaciones Tributarias:
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IVA/IGV: Muchos países requieren que estos impuestos se especifiquen en las facturas.
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Impuestos de Retención: Algunos países exigen que el comprador retenga un porcentaje del pago para impuestos.
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Acuerdos de Doble Tributación: Verifique si alguno aplica en su transacción.
C. Regulaciones de Moneda:
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Regulaciones de Control Cambiario: Algunos países no permiten la circulación de ciertas monedas.
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Requisitos de Moneda Local: Algunos países exigen que la facturación sea en su moneda local.
D. Procedimientos Aduaneros:
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Códigos HS: Garantice el uso correcto de los códigos del Sistema Armonizado para todos los productos. ¿Cómo serán valorados sus bienes para fines aduaneros?
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Acuerdos de Libre Comercio: Aproveche cualquier acuerdo aplicable para reducir aranceles.
2. Usa Descripciones Claras y Detalladas
Las descripciones claras de los productos son esenciales para gestionar facturas y pagos internacionales. Aquí te explicamos cómo mejorar tus descripciones:
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Utiliza códigos estandarizados junto con la descripción escrita (ej.: códigos HS, SKU).
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Especifica materiales, componentes y procesos de fabricación cuando sea relevante.
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Incluye dimensiones, peso y cantidad para bienes físicos.
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En el caso de los servicios, proporciona detalles sobre el trabajo, la duración y el alcance del servicio.
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Evita abreviaciones o jerga que puedan confundir a los funcionarios aduaneros.
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Si aplica, especifica el propósito o uso final del producto.
3. Escoge la Moneda Adecuada
La elección de la moneda puede afectar significativamente los resultados de tu negocio. Considera algunos factores:
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Volatilidad de la Tasa de Cambio: Investiga las tendencias de tipo de cambio y predicciones futuras. Existen diferentes formas de gestionar el riesgo de fluctuación, como contratos a plazo u opciones.
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Cargos Bancarios: Compara tarifas para diferentes monedas y métodos de pago.
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Relación con Clientes: Algunos clientes prefieren negociar en su moneda local.
4. Invierte en un Sistema POS para Comercio Global
Gestionar las complejidades de las transacciones globales puede ser un gran desafío. Para empresas minoristas con múltiples ubicaciones en diferentes países, esto es esencial. Muchas operan con sistemas separados, lo que puede llevar a errores e ineficiencias.
Las complejidades del comercio global son numerosas:
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Conversión de moneda
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Cumplimiento fiscal en diferentes jurisdicciones
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Visibilidad en tiempo real del inventario en múltiples países
Estos desafíos pueden volverse abrumadores a medida que el negocio crece a nivel global.
Para abordar estos desafíos, necesitas un sistema de Punto de Venta (POS) diseñado para el comercio global. Una solución es el Adobe Commerce POS, un sistema integral adaptado a las necesidades del comercio minorista internacional.
Implementar una solución POS completa permite:
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Simplificar las transacciones globales
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Garantizar conversiones de moneda precisas
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Mantener cumplimiento fiscal en diferentes países
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Visibilidad en tiempo real del inventario en todas las ubicaciones
¿El resultado? Menos tropiezos significan menos curva de aprendizaje y mayor enfoque en el crecimiento. Con el POS adecuado, puedes transformar la gestión global en una ventaja competitiva.
5. Define Condiciones de Pago
Las condiciones de pago son cruciales para la gestión de flujo de caja internacional:
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Pago Anticipado: Considera solicitar pagos parciales por adelantado para pedidos grandes.
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Condiciones de Crédito: Si decides ofrecer crédito, realiza una verificación de crédito del comprador internacional.
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Descuentos: Los descuentos por pronto pago pueden incentivar pagos rápidos (ej.: 2/10 neto 30).
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Penalidades por Retraso: Define intereses o multas para pagos atrasados.
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Métodos de Pago: Especifica métodos aceptados y tarifas asociadas.
6. Utiliza la Facturación Electrónica
La Facturación Electrónica (e-facturación) elimina muchos de los desafíos al gestionar proveedores internacionales. Automatiza y simplifica el proceso, reduciendo la entrada manual de datos y, en consecuencia, los errores humanos.
Además, las empresas que utilizan e-facturación pueden ver una reducción en el tiempo de procesamiento de hasta 80%. Esto permite aprobaciones y pagos más rápidos. Además, las facturas en papel están sujetas a demoras, mientras que las electrónicas se pueden entregar casi instantáneamente al destinatario.
Consejos: Para simplificar el proceso de facturación, Flowlu tiene un software de gestión financiera robusto que usa facturación automatizada. Ofrece a las empresas:
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Actualizaciones en tiempo real de las tasas de cambio
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Plantillas de facturas personalizables en varios idiomas
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Integración eficiente con varios métodos de pago.
Estas herramientas ayudan a las organizaciones a simplificar los procesos de facturación internacional y reducir el riesgo de errores costosos. Así, Flowlu puede ahorrar tiempo y esfuerzo al crear y enviar facturas, especialmente para clientes internacionales.
Lee más: Mejores Aplicaciones de Facturación en 2024: Top 16 Software de Facturación
7. Considera los Costos Adicionales
Las facturas y pagos internacionales pueden incluir costos ocultos. Asegúrate de tener en cuenta todo:
A. Envío:
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Compara métodos y proveedores de envío.
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Considera recargos por combustible y tarifas de temporada alta.
B. Seguro:
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Considera cobertura amplia para envíos de alto valor.
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Comprende los Incoterms y sus implicancias en el seguro.
C. Aranceles e Impuestos:
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Investiga las tarifas arancelarias de tus productos en los países objetivo.
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Recuerda incluir impuestos especiales (como tasas de lujo y ambientales).
8. Ofrece Múltiples Opciones de Pago
Las diversas formas de pago responden a las necesidades del mercado. Con una visión clara del panorama de pagos, las empresas pueden estructurar mejor sus flujos de pago internacionales.
Las transferencias bancarias siguen siendo populares en el B2B debido a su relativa seguridad. Sin embargo, las empresas deben ser transparentes: las transferencias transfronterizas suelen tener altas tasas de procesamiento.
Las tarjetas de crédito son convenientes para la mayoría de los pagos, aunque los costos de procesamiento pueden ser elevados. Sin embargo, puede valer la pena para clientes internacionales. Ten en cuenta que suelen tener cargos, como las comisiones por conversión de moneda, que afectan directamente a los ingresos.
Además, ofrecer métodos de pago locales mejora la experiencia del cliente. Por ejemplo, Alipay es una excelente opción para clientes chinos.
Conclusión
Navegar por facturas y pagos internacionales es una habilidad esencial para empresas en expansión global. Sin embargo, al dominar las normas de facturación transfronteriza y usar tecnología como la e-facturación y el POS para ventas internacionales, se pueden evitar problemas innecesarios y asegurar un buen flujo de dinero internacional.
Para la gestión general del negocio, Flowlu es una solución integral, que incluye CRM, gestión de proyectos, seguimiento financiero y facturación internacional para mantenerse organizado en el mercado global. ¿Por qué esperar? Visita el sitio de Flowlu para descubrir cómo pueden ayudar a tu empresa a expandirse globalmente. ¡Gracias por leer!
La gestión de facturas y pagos internacionales plantea retos únicos, como la fluctuación de los tipos de cambio, los retrasos en la tramitación de los pagos, las distintas legislaciones fiscales y los requisitos normativos de los distintos países. Las empresas también se enfrentan a la complejidad de los múltiples métodos de pago y las posibles barreras lingüísticas, que pueden afectar al procesamiento puntual y preciso de las facturas.
Los componentes clave de una factura internacional suelen incluir información de contacto tanto del vendedor como del comprador, número y fecha de la factura, descripciones detalladas de los bienes o servicios, cantidad, precio unitario, importe total adeudado, divisa utilizada, información sobre el IVA, condiciones de pago y detalles del envío. También pueden desglosarse los gastos adicionales, como el flete y el seguro, para garantizar el cumplimiento y la claridad a efectos aduaneros y legales.
Las empresas pueden simplificar la facturación transfronteriza utilizando la facturación electrónica para automatizar y agilizar el proceso. Un sistema integral de gestión financiera, como Flowlu, también puede ayudar al proporcionar actualizaciones de divisas en tiempo real, plantillas de facturas personalizables y una perfecta integración con diversos métodos de pago para reducir errores y agilizar el pago.
