Cómo Enviar una Factura por Correo a tus Clientes de Forma Profesional (y Cobrar Más Rápido)
- ¿Por Qué Usar una Plantilla de Correo para Enviar Facturas?
- Cómo Crear una Plantilla de Correo para Facturación
- Plantilla de Correo para Factura – Elementos Clave que Debes Incluir
- Ejemplo de Formato de Correo de Factura
- Plantillas de Correo para Facturación en Distintos Escenarios
- Cómo Enviar una Factura por Correo Electrónico
- 7 Consejos Para Enviar una Factura por Correo
- Conclusión
Aunque ames lo que haces, el día de pago siempre es uno de los mejores. Después de todo, ves cómo todo tu esfuerzo da resultado.
Si acabas de terminar un proyecto, quizás quieras enviar una factura por correo electrónico a un cliente. Pero, ¿cómo enviar una factura por correo? Y quizás incluso tengas una pregunta anterior: ¿cómo redactar un correo de facturación?
Bueno, lo primero que puede venirte a la mente es simplemente enviar un correo con la factura adjunta. Pero si haces eso, es poco probable que te paguen rápido o que el cliente se convierta en recurrente. En su lugar, deberías tomarte el tiempo para aprender cómo redactar un buen correo de facturación. Empieza por saber cómo escribir un correo solicitando el pago y luego cómo enviar una factura por correo electrónico. Y si quieres agilizar el proceso, nada mejor que usar una plantilla de correo para facturación.
Para asegurarte de tener todo lo necesario para enviar un correo de cobro, sigue leyendo.
¿Por Qué Usar una Plantilla de Correo para Enviar Facturas?
En resumen, una plantilla de correo para enviar una factura te ahorra mucho tiempo. Una vez que tengas un buen ejemplo de mensaje, solo tienes que completarlo con los datos específicos, sin redactar todo desde cero cada vez.
Además de ser más rápido facturar así, también es una forma más coherente de hacerlo—especialmente si tienes varios clientes. Pero la mejor razón para usar una plantilla es que puedes personalizar todo el mensaje con facilidad.
Cómo Crear una Plantilla de Correo para Facturación
La forma en que redactas el correo puede aumentar tus posibilidades de recibir el pago más rápido y también definir el tipo de relación que tienes con tus clientes. Pero al crear una plantilla de facturación, debe ser fácil de adaptar a todos los clientes. Debe ser genérica y permitir pequeños ajustes antes de enviarla.
Cuando crees tu plantilla de correo para enviar facturas, ten en cuenta estos 3 puntos clave:
#1: Sé Claro y Profesional:
Puedes pensar que necesitas ser muy formal, pero lo más importante es ser profesional y directo. Como dueño de un negocio, obviamente quieres que te paguen pronto. Pero también quieres que tus clientes se sientan respetados.
La mejor forma de lograrlo—y evitar que ignoren tu mensaje—es escribir un correo claro y al punto. Evita jergas, frases rebuscadas o información innecesaria. Además, asegúrate de incluir instrucciones de pago claras.
#2: Usa el Asunto del Correo de Forma Estratégica:
Cuando envíes una factura por correo, el asunto debe incluir la información más relevante. Esto evita que el cliente ignore o pase por alto el mensaje. Por eso, es recomendable incluir la fecha de vencimiento y el número de factura en el asunto.
#3: Adjunta la Factura:
Parece obvio, pero como dueño de un negocio, tienes muchas cosas en mente y es fácil olvidarse de lo esencial.
En nuestra opinión, siempre es mejor adjuntar la factura en lugar de pegarla en el cuerpo del correo. Y lo ideal es enviarla en formato PDF, ya que es compatible con todos los sistemas operativos y dispositivos, además de ser muy versátil.
Plantilla de Correo para Factura – Elementos Clave que Debes Incluir
Hay algunos elementos clave que todas tus facturas deben contener:
- El nombre de tu negocio, incluyendo logo e información de contacto
- El número de factura
- El nombre completo del cliente y sus datos de contacto
- La fecha de emisión
- La fecha de vencimiento
- El monto total a pagar
- La lista de productos o servicios, con todos los precios y tarifas detallados
- Otros detalles importantes para el pago, como los métodos de pago aceptados y tus términos y condiciones.
Ejemplo de Formato de Correo de Factura
Cuando redactes un mensaje de facturación, asegúrate de incluir todos los detalles que tu cliente necesita saber: qué debe pagar y cómo hacerlo.
#1: Asunto del Correo:
Como ya mencionamos antes, el asunto debe contener la información más importante. Puedes usar uno de los siguientes formatos:
- Factura [Número] – ¡Gracias por el pago rápido!
- Factura [Número] – [Nombre de la Empresa]
- [Nombre de la Empresa] – Factura [Número] con vencimiento el [Fecha]
#2: Cuerpo del Correo y Mensaje:
En el correo sobre la factura, incluye todos los detalles relevantes. Sé claro sobre quién emite la factura, el producto o servicio entregado y cualquier otra información útil.
Aquí tienes un ejemplo sencillo de correo de factura para un cliente:
Adjunto encontrarás la factura [número] de [nombre de la empresa o persona]. La factura corresponde a [servicios, productos, etc.].
Por favor, confirma que has recibido la factura. Nuestro plazo estándar de pago es de 28 días. Puedes ver nuestros términos y condiciones aquí: [enlace o archivo adjunto].
Si tienes alguna duda sobre la factura o necesitas que aclare algo, puedes contactarme en [insertar datos de contacto].
#3: Cierre del Correo de Factura:
Agrega un recordatorio final sobre la expectativa de un pago rápido, pero con un cierre positivo. Puedes usar algo como:
Espero recibir el pago pronto y seguir colaborando contigo en el futuro.
Finalmente, incluye un “saludos cordiales”, “gracias” u otro cierre apropiado, junto con tu firma.
Plantillas de Correo para Facturación en Distintos Escenarios
Si estás buscando el mensaje ideal de facturación para incluir en tu correo, es importante considerar los diferentes escenarios, ya que cada uno requiere un enfoque distinto.
Aquí tienes algunas plantillas que puedes usar en las situaciones más comunes:
Escenario #1: Plantilla de Correo con Factura Adjunta (Factura Regular):
Asunto: Factura [Número] con vencimiento el [Fecha]
Hola [Cliente],
Espero que estés muy bien.
Adjunto encontrarás la factura [número] correspondiente al [proyecto finalizado], con fecha de vencimiento el [fecha].
Si tienes alguna duda o necesitas aclaraciones, no dudes en escribirme — estaré encantado de ayudarte.
Gracias de antemano, y esperamos seguir trabajando contigo pronto.
Saludos cordiales,
[Tu nombre y firma]
Escenario #2: Plantilla de Correo para Factura Vencida:
Es algo que pasa. Un cliente no realiza el pago a tiempo y necesitas hacer un seguimiento. Aunque pueda resultar incómodo, es la única forma de cobrar (aunque sea tarde) por tu trabajo.
Una de las cosas que puede pasar es que el mensaje se vuelva muy personal. Pero no debería ser así. Aquí tienes un ejemplo de mensaje que puedes usar:
Asunto: Re: Factura [Número] con vencimiento el [Fecha]
Hola [Nombre del destinatario],
Espero que estés bien. Solo quería hacer seguimiento de la factura [número] que enviamos la semana pasada por [producto o servicio]. ¿Podrías decirnos cuándo podemos esperar el pago?
Adjunto encontrarás los términos y condiciones de pago como referencia.
Si hubo algún inconveniente o retraso con la factura, no dudes en contactarme — puedes escribirme a [insertar datos].
¡Muchas gracias!
Saludos,
[Tu nombre]
Escenario #3: Plantilla de Correo para Factura No Pagada:
Aunque este escenario es parecido al anterior, aquí te mostramos una versión más suave. A veces hay razones válidas para no pagar a tiempo — como cuando se trata de un cliente recurrente que siempre ha pagado puntualmente hasta ahora.
Asunto: Seguimiento: Factura [Número de Factura] enviada el [Fecha]
Hola [Nombre],
Debes haber recibido nuestra factura [número de factura] enviada el [fecha]. ¿Podrías confirmarnos si fue recibida y está en proceso?
Nuestros términos de pago son [insertar detalles], y vuelvo a adjuntar la factura para tu comodidad.
Si hay algún problema con el pago, házmelo saber. De lo contrario, espero recibir el pago lo antes posible.
No dudes en contactarme si quieres conversar sobre la factura — mis datos son [insertar información].
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Escenario #4: Plantilla de Correo de Seguimiento para Nueva Factura:
Este seguimiento es un recordatorio amable que puedes enviar al cliente indicando que la factura está próxima al vencimiento. Si prefieres esperar a ver si se paga, no hay problema. Pero si se trata de un cliente que suele olvidarse de pagar, es buena idea usar esta plantilla.
Asunto: Recordatorio Amistoso: Factura [Número de Factura] – Vence el [Fecha]
Hola [Nombre],
Espero que estés muy bien.
Este es un recordatorio amistoso sobre la factura [Número de Factura], cuyo vencimiento está programado para el [Fecha].
¿Podrías confirmar que has recibido la factura y, si es posible, indicar la fecha estimada de pago?
Agradecemos tu pronta atención a este asunto, ya que nos permite mantener una buena relación de trabajo.
Gracias por tu tiempo y colaboración.
Saludos cordiales,
[Tu Nombre]
Escenario #5: Plantilla de Correo de Confirmación de Pago:
Aunque algunos dueños de negocios no envían este tipo de mensajes, muchos consideran que es esencial para evitar confusiones. Aquí tienes una plantilla sencilla y cordial para usar cuando el cliente ya ha realizado el pago.
Asunto: Confirmación de Pago – Factura [Número de Factura]
Estimado/a [Nombre],
Te escribimos para confirmar que el pago correspondiente a la factura [Número de Factura] fue recibido el día [Fecha] en la cuenta bancaria indicada.
Por favor, confirma la recepción del pago a la brevedad posible.
Atentamente,
[Tu Nombre]
Escenario #6: Pago Parcial Recibido:
Si recibiste un pago parcial, es importante reconocerlo y al mismo tiempo recordar con amabilidad el saldo restante. Aquí tienes una plantilla sencilla para eso:
Asunto: Pago Parcial Recibido – Factura [Número de Factura]
Hola [Nombre],
Gracias por tu pago reciente de [Cantidad] correspondiente a la factura [Número de Factura].
El saldo pendiente es de [Monto Restante].
¿Podrías indicarnos cuándo se realizará el pago del resto?
Agradecemos tu atención a este asunto — ¡gracias nuevamente!
Saludos,
[Tu Nombre]
Escenario #7: Notificación de Nota de Crédito o Reembolso:
A veces surgen cambios, y cuando eso pasa, puede ser necesario emitir una nota de crédito o un reembolso. Aquí tienes una plantilla sencilla y profesional para informar al cliente:
Asunto: Nota de Crédito/Reembolso Emitido – [Número de Nota]
Hola [Nombre],
Solo quería informarte que hemos emitido una nota de crédito/reembolso por [Motivo del Crédito o Reembolso].
El número de referencia es [Número de Nota], y el monto total es de [Cantidad].
[Opcional: Puedes agregar una frase sobre cómo se aplicará o cuándo se verá reflejado.]
Avísame cuando lo hayas recibido.
Saludos,
[Tu Nombre]
Escenario #8: Corrección o Ajuste de Factura:
Los errores suceden — lo importante es corregirlos de manera rápida y clara. Usa esta plantilla cuando necesites enviar una factura actualizada:
Asunto: Factura Actualizada [Número de Factura] – Por Favor Revisar
Hola [Nombre],
Hemos hecho una corrección en la factura [Número de Factura], y la versión actualizada está adjunta.
Esto es lo que se modificó:
[Lista de Cambios]
El nuevo total es de [Total Corregido].
Disculpa por cualquier confusión que esto haya causado. Por favor, confirma al recibir la nueva factura.
Gracias,
[Tu Nombre]
Escenario #9: Aviso Final Antes de Tomar Medidas:
Si los recordatorios anteriores no funcionaron y la factura sigue sin pagarse, es momento de enviar un aviso final. Sé profesional, pero firme:
Asunto: Aviso Final: Factura Vencida [Número de Factura] – Se Requiere Acción
Estimado/a [Nombre],
Este es un recordatorio final sobre la factura [Número de Factura], con vencimiento el [Fecha]. A pesar de los recordatorios anteriores, no hemos recibido el pago.
Te solicitamos amablemente que realices el pago completo de [Monto Total] dentro de los próximos [Número] días para evitar acciones adicionales.
Puedes realizar el pago a través de [Opciones de Pago].
Si deseas hablar sobre el tema, no dudes en contactarme de inmediato.
Atentamente,
[Tu Nombre]
Escenario #10: Notificación de Factura Recurrente:
Las facturas recurrentes se tratan de consistencia. Esta plantilla ayuda a mantener todo simple y claro:
Asunto: Factura Recurrente [Número de Factura] – [Mes o Período]
Hola [Nombre],
Aquí tienes tu factura recurrente [Número de Factura] correspondiente al período de [Mes/Período].
El monto total es de [Cantidad], con vencimiento el [Fecha].
[Opcional: Puedes agregar una breve nota sobre los servicios o productos incluidos, si es necesario.]
¡Gracias nuevamente por seguir trabajando con nosotros!
Saludos,
[Tu Nombre]
Cómo Enviar una Factura por Correo Electrónico
Ahora que ya sabes qué decir al enviar una factura, es momento de aprender cómo enviarla por correo electrónico.
Aunque existen varias formas de empezar a enviar facturas por email, la más sencilla (y la mejor, en nuestra opinión) es adjuntarla directamente al correo. Como mencionamos antes, enviar las facturas en formato PDF es la mejor opción. También puedes usar un software de facturación externo para mayor eficiencia.
Flowlu, por ejemplo, te permite hacer mucho más que solo enviar facturas. Puedes crear plantillas para correos de facturación, recordatorios de pago e incluso mensajes por mensajería — así no empiezas desde cero cada vez. Flowlu también ofrece variables inteligentes para personalizar tus mensajes con solo unos clics. Y si tienes poco tiempo, sus funciones de automatización te permiten enviar facturas aprobadas automáticamente por correo electrónico — sin trabajo manual.
7 Consejos Para Enviar una Factura por Correo
#1: Asunto Claro y Directo:
La línea de asunto del correo debe ser clara para asegurarte de que tu cliente no pase por alto el mensaje. Revisa los ejemplos de correos con facturas más arriba y elige el tipo de asunto que mejor se adapta a tus envíos.
#2: La Personalización es Clave:
Si miras los ejemplos de mensajes de factura que mostramos arriba, todos permiten añadir información personalizada sobre cada factura y cada cliente. Recuerda: un correo personalizado muestra cuánto valoras a tus clientes.
#3: Incluye Todos los Detalles:
Para que el cliente pague a tiempo, debes incluir todos los detalles necesarios en el cuerpo del correo.
#4: Usa el Formato PDF:
Aunque puedes elegir otro formato, el PDF es la mejor opción porque es ampliamente compatible.
#5: Instrucciones de Pago:
Cuando envíes una factura por correo, asegúrate de incluir instrucciones claras sobre cómo hacer el pago, así como todas las opciones de pago disponibles.
#6: Haz Seguimiento de Facturas Vencidas:
Aunque no sea lo más agradable, es común que algunos clientes no paguen a tiempo. Por eso, es importante estar preparado para enviar un correo de recordatorio. Sé amable, pero firme. Puedes consultar un ejemplo de mensaje de factura más arriba.
#7: Incluye una Llamada a la Acción:
En tu correo de solicitud de pago, no olvides incluir una llamada a la acción clara al final del mensaje.
Conclusión
En este artículo aprendiste cómo redactar un correo de facturación y cómo enviar una factura por correo electrónico.
Y como sabemos que eres una persona ocupada con mil tareas pendientes, lo ideal es poder redactar y enviar correos de facturación rápidamente. Por eso, lo mejor que puedes hacer es usar una de las plantillas que compartimos más arriba. Puedes elegir el modelo de correo de factura que mejor se ajuste a tus clientes. Solo recuerda personalizar siempre el mensaje, sin importar qué ejemplo elijas.
Si quieres agilizar el proceso de facturación sin perder el toque personal, Flowlu puede ayudarte. Pruébalo y verás lo fácil que es pasar de proyecto terminado a pago recibido — sin persecuciones ni clics innecesarios.
Si estás buscando aprender cómo redactar un correo con una factura adjunta para empezar a enviar facturas a tus clientes, asegúrate de que tu mensaje sea siempre claro, conciso y profesional. Incluye los datos más importantes y adjunta la factura en formato PDF. El proceso es el mismo para todos tus clientes.
Si te preguntas qué escribir en un correo de facturación, ten en cuenta que no es complicado. Además de los consejos que te dimos, puedes revisar los distintos ejemplos de mensajes con facturas para clientes que mostramos arriba.
Para asegurarte de redactar el mejor modelo de correo para cobrar facturas a clientes, sé claro, conciso, amable y profesional.
