¿Es la facturación en la nube la nueva normalidad en los negocios sin contacto?
El software de facturación en la nube -también conocido como facturación electrónica- aloja datos importantes en una nube digital segura. Esto permite a las empresas compilar y enviar facturas a los clientes automáticamente.
Debido a la pandemia de Covid-19, muchas empresas han tenido que buscar formas creativas pero eficientes de enviar y recibir facturas. Esta crisis mundial sin precedentes ha dado paso a una nueva era de transacciones B2B.
La nube se ha convertido en una parte fundamental de la infraestructura empresarial. Es capaz de automatizar y perfeccionar procesos que tradicionalmente habrían consumido más tiempo y energía de los empleados.
La facturación en la nube trae consigo una amplia variedad de beneficios y ventajas. Vamos a entrar de lleno a explicar cuáles son.
Ventajas de la facturación en la nube
Dado que las nubes existen en una esfera digital, están mucho más programadas para mejorar la velocidad, la eficiencia y la precisión de lo que permiten los métodos manuales.
Incluso las pequeñas empresas pueden verse agobiadas por el papeleo que implica el envío continuo de facturas. Pero una estrategia de administración centrada en la nube puede ayudar a todo tipo de empresas a minimizar sus esfuerzos y maximizar sus éxitos.
Las nubes digitales actúan como un espacio de almacenamiento para todos los datos empresariales relevantes, completamente organizados y seguros. El software que hay detrás de las nubes también está programado para realizar tareas específicas, como componer facturas individuales y enviarlas sin ninguna intervención directa de los empleados.
Las facturas en la nube no requieren ningún material físico especial y pueden compartirse fácilmente entre trabajadores remotos. Flexible, preciso y muy seguro, todas las empresas pueden beneficiarse del software de facturación en la nube.
He aquí por qué:
1. Aumenta la eficiencia de los procesos
Los pagos sin contacto son mucho más rápidos y eficientes que otros métodos de pago. Los pagos con cheques son caros y propensos a consumir tiempo, lo que puede retrasar que un pago se realice con éxito. Cuando se trata de pagos B2B, la facturación en la nube es un claro ganador.
Especialmente para las empresas que reciben envíos o entregas con regularidad, la facturación en la nube puede agilizar el proceso de pago y eliminar la necesidad de administración adicional. Un sistema de facturación automatizado sólo necesita configurarse una vez antes de funcionar por sí solo.
La facturación electrónica también impulsa a las empresas a ser más respetuosas con el medio ambiente. El papel que se utiliza en la facturación se elimina cuando las empresas adoptan un sistema de facturación digital. Esto reduce drásticamente los residuos.
2. Mejora la seguridad y el control
Las medidas de seguridad que rodean a la tecnología basada en la nube no han hecho más que acelerarse en los últimos años. Sí, significa ceder parte del control a los proveedores de servicios. Pero ellos habrán hecho de la seguridad una prioridad absoluta para los datos de su empresa.
Las nubes están protegidas con capas de encriptación que impiden a los hackers entrar en ellas, y muchas tienen medidas de seguridad personalizables que tu empresa puede decidir por sí misma.
Las contraseñas aportan seguridad adicional. Pero en general, un sistema de facturación basado en la nube se considera mucho más seguro que los métodos manuales de alojamiento de datos. Como el número de ciberataques en 2021 sigue aumentando, ninguna empresa puede permitirse correr riesgos.
3. Mejor gestión del flujo de caja
La gestión del flujo de caja y la contabilidad son una espina en el costado de muchas empresas trabajadoras. Sin papel puede aumentar su flujo de caja y hacer que la gestión de las finanzas sea un proceso mucho más fluido y que consuma menos tiempo.
Muchos programas de software de facturación en la nube ofrecen servicios de agilización adicionales, como la opción de añadir un enlace "pagar ahora" a todas las facturas salientes, así como recordatorios de seguimiento a los clientes que tienen pagos pendientes. Cuanto más fácil se lo pongas a los clientes para que te paguen, más rápido lo harán. Por ejemplo, Flowlu ofrece integraciones nativas con pasarelas de pago como PayPal, Stripe, Square y CloudPayments para que tus clientes puedan pagar directamente desde la factura. También puedes enviar recordatorios de pago profesionales y correos electrónicos de "Gracias por su pago".
4. Mejora la precisión
Los sistemas de facturación manuales o en papel dependen del cerebro humano, que es propenso a cometer errores subconscientes. Un pequeño error de cálculo puede provocar el caos, y muchos errores evitables se cometen sin intención.
En cambio, un sistema de facturación basado en la nube es quirúrgicamente preciso y matemáticamente exacto en todo momento. Una vez introducidos los datos, el sistema puede ordenar, almacenar y enviar facturas que son precisas y fiables en todo momento.
5. Personalización y flexibilidad
Al configurar un sistema de facturación en la nube para su empresa, puede personalizar el proceso de carga y facturación para que se adapte exactamente a sus necesidades. Puede controlar qué miembros del equipo tienen acceso a qué información y programar facturas automatizadas según el estilo y el estándar de su preferencia.
Las empresas también pueden establecer comportamientos fiscales personalizados, configurar periodos de prueba, crear condiciones de facturación complejas e incluso automatizar respuestas a mensajes en función de determinados desencadenantes personalizables.
Este aspecto de la facturación en la nube permite a las empresas un nivel de flexibilidad mucho mayor del que permitiría un proceso de facturación manual. Es particularmente ventajoso para las empresas que se ocupan de múltiples servicios diferentes que requieren respuestas y términos personalizados.
6. Reducción del contacto físico
A pesar de los avances en la batalla contra el Covid-19, todavía existe un cansancio razonable en torno a las interacciones físicas. Muchas personas están tomando precauciones con los métodos manuales de pago y facturación para reducir la propagación del virus.
La facturación basada en la nube no podría haber surgido en mejor momento, facilitando los procesos de facturación internacional desde la seguridad de un puesto remoto. Con las vacunas aún desplegándose por todo el mundo y muchas personas todavía contrayendo Covid-19, la facturación en la nube bien podría ser la nueva normalidad para las empresas.
7. Mayor satisfacción del cliente
Otro elemento de la facturación en la nube que podría contribuir a la continuidad de este sistema es el hecho de que mantiene a los clientes sonrientes y contentos. Tanto si entran como si salen, todo el mundo prefiere que las facturas lleguen pronto y sin complicaciones.
Las empresas pueden mejorar su índice de satisfacción de los clientes con la facturación basada en la nube. El aspecto de automatización evita que se produzcan retrasos, y no hay necesidad de que los empleados envíen resmas de papel cada mes cuando podrían estar centrándose en tareas más importantes.
Facturación en la nube: ¿moda o futura norma?
A la hora de la verdad, nadie puede saber qué nos deparará el futuro. Sin embargo, la facturación en la nube ha demostrado ser una herramienta extremadamente útil y poderosa para las empresas de todo el mundo que quieren mantener altos los estándares. No importa cuánto daño haya causado la pandemia.
Incluso cuando Covid-19 se haya disipado y ya no sea necesario el distanciamiento social, es muy probable que las empresas se hayan adaptado a esta nueva y mejorada forma de facturar. Sobre todo teniendo en cuenta la cantidad de ventajas que ofrece la facturación en la nube.
La facturación en la nube es un sistema que permite a las empresas crear y enviar facturas electrónicamente. Los sistemas de facturación en la nube se alojan en Internet, por lo que las empresas no necesitan instalar ningún software o hardware. Esto hace que la facturación en la nube sea una opción cómoda y rentable para empresas de todos los tamaños.
El uso de la facturación en la nube tiene muchas ventajas, entre ellas:
- Comodidad.
- Rentabilidad.
- Seguridad.
- Eficacia.
- Sostenibilidad.
La facturación en la nube es cada vez más popular, ya que las empresas buscan formas de reducir su contacto con los clientes. La facturación en la nube es una forma de enviar facturas sin contacto, lo que puede ayudar a las empresas a proteger a sus empleados y clientes de la propagación de gérmenes.
A la hora de elegir un sistema de facturación en la nube, es importante tener en cuenta los siguientes factores:
- Sus necesidades: ¿Qué características son importantes para usted en un sistema de facturación en la nube?
- Su presupuesto: ¿Cuánto está dispuesto a gastar en un sistema de facturación en la nube?
- Su base de usuarios: ¿Cuántos usuarios utilizarán el sistema de facturación en la nube?
- Su sector: ¿Hay características específicas de su sector que necesite en un sistema de facturación en la nube?
