Las finanzas de la pequeña empresa en la era digital
La situación es la siguiente: Estados Unidos cuenta con 33.3 millones de pequeñas empresas, que comprenden el 99.9% de todas las empresas en todo el país. Sin embargo, la investigación revela que una de cada cinco fracasa durante el primer año, el 30% en el segundo año y el 50% en su quinto año.
Como propietario de una pequeña empresa, deberías gestionar bien tus finanzas. ¿Qué mejor manera de asegurarlo que aprovechar las herramientas y tecnologías en línea en el paisaje digital de hoy?
No te preocupes; esta página se centra en la gestión financiera para startups y pequeñas empresas. Sigue leyendo para aprender cómo navegar las finanzas de tu pequeña empresa en la era digital.
El Impacto de la Digitalización en las Finanzas de las Pequeñas Empresas
No se puede negar cómo operan las empresas y cómo los consumidores realizan transacciones en el paisaje digital de hoy. Piensa en el aumento del comercio electrónico desencadenado por la pandemia y proyectado para alcanzar los $6.3 billones este año. Incluso las tiendas físicas deben establecer su presencia en línea y pasar a tiendas de clic y pedido.
La transformación digital es crucial en varias industrias, especialmente en la gestión financiera. Y esto se aplica aún más a las pequeñas empresas que buscan crecer y tener éxito. Casi la mitad ya ha adoptado una estrategia de transformación digital.
Como sugiere el nombre, la transformación digital se trata de transformar cómo opera tu negocio aprovechando las herramientas en línea y los recursos tecnológicos. Sin embargo, es más que simplemente invertir en tecnologías; también se trata de tomar el control del futuro de tu negocio.
Según McKinsey, la transformación digital es un "esfuerzo a largo plazo para reconfigurar cómo una organización mejora y cambia continuamente", ya que la tecnología ahora está integrada en los negocios mientras evoluciona constantemente.
En general, los beneficios de adoptar un modelo digital son múltiples, como una mejor eficiencia operativa, cumplimiento de las expectativas del cliente y mejor calidad del producto.
Como tal, considera invertir en tecnología financiera (FinTech). Aquí te explicamos por qué deberías capitalizar la digitalización para las finanzas de tu pequeña empresa:
- Eficiencia laboral aumentada: FinTech automatiza varios procesos financieros y elimina tareas manuales. Piensa en la contabilidad de nómina automatizada para el cálculo del salario de los empleados y la facturación en la nube para la facturación de proveedores. Pueden aumentar tu eficiencia, lo que se traduce en un impulso en la productividad.
- Exactitud de datos garantizada: La gestión financiera no debería tener margen para errores. FinTech, como la automatización y la inteligencia artificial (IA), ayuda a garantizar una contabilidad completa y un análisis financiero preciso. De esa manera, puedes evitar errores contables y disputas salariales.
- Satisfacción del cliente mejorada: FinTech ayuda a gestionar los datos del consumidor y seguir las finanzas. Considera el uso de sistemas CRM para mantener la información y las relaciones con los clientes. Mientras tanto, puedes gestionar sin problemas las ganancias que recibes de ellos.
- Flujo de efectivo mantenido: La gestión financiera tiene como objetivo lograr estos objetivos: disminuir los gastos e incrementar los ingresos. FinTech te ayuda a monitorear y gestionar tus gastos y ventas para un flujo de efectivo constante. Piensa en usar Flowlu para evitar lagunas de efectivo en tu calendario de pagos.
- Adhesión legal garantizada: FinTech ayuda a las pequeñas empresas a cumplir con las leyes y regulaciones. La automatización de software y el análisis de datos, por ejemplo, te permiten optimizar la presentación y el análisis de impuestos, respectivamente. Esto te ayuda a evitar implicaciones legales y pérdidas financieras.
Aprende formas prácticas de gestionar las finanzas de tu pequeña empresa en la era digital.
Cómo Gestionar las Finanzas de tu Pequeña Empresa en el Paisaje Digital
Las empresas y organizaciones deben considerar los elementos clave para la gestión financiera a corto y largo plazo. Las herramientas digitales y las soluciones FinTech pueden ayudar, lo que también se aplica a las pequeñas empresas. Pueden optimizar los flujos de trabajo financieros y optimizar las operaciones financieras.
Fortune Business Insights predice que el mercado global de FinTech crecerá de $340.10 mil millones en 2024 a $1.152 billones para 2030, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 16.5.0%.
Las empresas de FinTech proporcionan soluciones financieras, herramientas y plataformas a empresas de negocio a negocio (B2B). Como pequeña empresa, aprovecha el crecimiento del mercado de la industria e invierte en herramientas y tecnologías digitales para la gestión financiera. Así es cómo:
1. Invierte en herramientas y tecnologías digitales para la gestión financiera
¿Sabías que algunas pequeñas empresas aún carecen de recursos contables? Alrededor de una cuarta parte todavía usa papel y lápiz para llevar la contabilidad en lugar de usar computadoras. Lo que no se dan cuenta es cómo las tecnologías pueden ayudar a optimizar sus operaciones financieras.
Schwartz sugiere las siguientes soluciones FinTech:
- Automatización de software: Automatiza varias funciones financieras, como contabilidad, informes fiscales y más. El software automatizado puede ayudar a eliminar tareas manuales y acelerar los procesos para tu pequeña empresa. En última instancia, la automatización agilizará las operaciones financieras, lo que aumentará tu eficiencia y productividad general.
- Inteligencia artificial: Aprovecha el poder de la IA, la simulación de la inteligencia humana en herramientas y plataformas en línea. Puedes aprovechar los chatbots de IA y los asistentes virtuales para el cumplimiento de pedidos y el servicio al cliente de tu pequeña empresa. Del mismo modo, puedes usar IA para el análisis financiero.
- Gestión de relaciones con el cliente: Considera utilizar sistemas CRM más adecuados para startups y pequeñas empresas. Las plataformas de CRM son las mejores para administrar relaciones con los clientes. Pero mientras lo haces, pueden ayudarte a registrar, organizar y analizar sus transacciones financieras.
- Analítica de datos: Aprovecha las herramientas analíticas impulsadas por la IA para la gestión financiera. Utilizan aprendizaje automático (ML) y aprendizaje profundo (DL) para aprender de conjuntos de datos y tomar decisiones con intervención humana limitada. Pueden ayudar en la planificación financiera, pronósticos de ventas e informes comerciales para tu pequeña empresa.
- Blockchain: Esta tecnología es un libro de contabilidad digital capaz de registrar datos financieros conocida por su cifrado, seguridad, inmutabilidad y descentralización. Usa contratos inteligentes para colaborar con contratistas, proveedores y socios. Mientras lo haces, utiliza software de revisión de contratos de IA para tu pequeña empresa.
2. Aprovecha FinTech para las transacciones financieras de los consumidores
El uso de herramientas digitales y soluciones FinTech no se aplica solo a tus empleados. Puedes aprovecharlas para tus valiosos consumidores. La mayoría de los clientes ahora pagan utilizando diversos métodos de pago, ya que nos estamos digitalizando y nos dirigimos hacia una sociedad sin efectivo.
Jim Pendergast, Vicepresidente Senior de altLINE Sobanco, sugiere ofrecer a los consumidores herramientas digitales y soluciones FinTech. "Estas tecnologías no solo ayudan a tus profesionales a gestionar las finanzas, sino que también ayudan a los clientes a realizar compras. Hacen que las transacciones financieras de los clientes sean mucho más fáciles, rápidas y convenientes".
Pendergast recomienda proporcionar las siguientes opciones de pago:
- Opciones de banca en línea: Es mejor no limitar los métodos de pago de tu pequeña empresa. Acepta opciones de pago como tarjetas de crédito, tarjetas de débito, transferencias bancarias, cheques electrónicos, billeteras móviles y criptomonedas de los clientes. Sin embargo, asegura tus pasarelas de pago para protección financiera.
- Aplicaciones de pago móvil: Como la mayoría de los clientes dependen mucho de sus dispositivos móviles, permite el uso de aplicaciones, como PayPal, Block (Square) y Cash App, para transacciones de consumidores. Permiten a tus clientes hacer negocios y transacciones contigo en línea usando sus teléfonos celulares y otros dispositivos.
- Billeteras digitales: Son exactamente lo que suenan: billeteras para guardar dinero pero en línea. Permite que tus partes interesadas, ya sean clientes o empleados, usen billeteras digitales para transacciones financieras. Les permiten recibir salarios, hacer pagos y realizar transacciones en línea de manera fluida y eficiente.
- Aplicaciones de criptomonedas: Las empresas, incluidas las startups y las PYMEs, ya no pueden ignorar el auge de las criptomonedas. Como tal, comienza a aceptar criptomonedas para tu pequeña empresa en el mundo digital actual. Permite que los clientes usen aplicaciones de criptomonedas para gestionar criptomonedas como Bitcoin (BTC) y Ethereum (ETC). Pueden mantener sus activos digitales y realizar transacciones contigo a través de la tecnología blockchain.
3. Mantente al tanto de la ciberseguridad para protección financiera
La ciberseguridad se ha convertido en una preocupación creciente en los negocios. Sin embargo, las empresas emergentes en línea y las pequeñas empresas pueden ser las más vulnerables a los ciberataques. Aproximadamente el 43% de los ataques cibernéticos apuntan a pequeñas empresas, pero solo el 14% están listas para protegerse.
Desafortunadamente, los ciberataques pueden provocar pérdidas financieras. A continuación, se presentan formas de ataques cibernéticos de los que debes estar alerta:
- Ataque de contraseña: robo de contraseñas para acceder a sistemas, redes y datos
- Ataque de phishing: engañar a las personas para que proporcionen datos sensibles, generalmente por correo electrónico
- Ataque de malware: software malicioso utilizado para dañar computadoras, sistemas o redes
- Ataque de denegación de servicio: interrupción deliberada de sistemas o redes
- Ataque de hombre en el medio: robo de datos interceptando la comunicación entre dos partes
Como tal, las pequeñas empresas deben priorizar la ciberseguridad para evitar pérdidas financieras y ramificaciones legales. Deberían hacer lo necesario para prevenir y protegerse de los ciberataques. Así es cómo:
- Elige herramientas o plataformas confiables. Al buscar soluciones FinTech, opta por sitios web seguros o trabaja con proveedores de servicios de confianza. Pueden hacer que tus sistemas y redes sean menos susceptibles a los ciberataques.
- Protege las pasarelas de pago. No solo debes invertir en portales de pago confiables, sino que también debes auditarlos regularmente. De esa manera, puedes identificar puntos de vulnerabilidad y asegurarlos por completo.
- Configura HTTPS y SSL. Incorpora el Protocolo Seguro de Transferencia de Hipertexto (HTTPS) y la Capa de Conexión Segura (SSL) en las funciones de procesamiento de pagos. Estos protocolos de sitio web promueven la seguridad de la red y la privacidad de los datos entre tu plataforma de pequeña empresa y los clientes.
- Exige una autenticación fuerte. Configurar la autenticación multifactor (MFA) para los clientes y empleados que acceden a la base de datos es lo mejor. Por ejemplo, solicita el valor de verificación de tarjeta (CVV), contraseña de un solo uso (OTP) y datos biométricos de los clientes para regular el acceso.
- Aprovecha las herramientas de monitoreo y detección. Hay recursos y herramientas gratuitos de detección de fraudes disponibles para startups y pequeñas empresas. Aprovéchalos para monitorear tus sistemas e identificar posibles amenazas cibernéticas para que puedas actuar de inmediato sobre ellas.
4. Trabaja con profesionales financieros utilizando plataformas digitales
La mayoría de los emprendedores no ven la necesidad de emplear profesionales financieros para sus pequeñas empresas. El mismo informe de Clutch revela que casi la mitad de ellos (45%) no contratan a un contable o un contador. No se dan cuenta de que los expertos financieros pueden ayudarles a gestionar las finanzas y hacer crecer su dinero.
Sin embargo, Gerald Lombardo, Jefe de Crecimiento en Popl, sugiere contratar profesionales financieros hábiles en el uso de soluciones FinTech. "Algunos de los mejores contadores utilizan herramientas de software y aplicaciones para manejar el trabajo financiero rutinario y repetitivo. De esa manera, pueden centrarse en funciones centrales, como mantener el flujo de efectivo, reducir impuestos y hacer crecer el dinero".
Al contratar profesionales financieros para tu pequeña empresa, tienes la opción de externalizar o emplear lo siguiente:
- Contadores: Son responsables de registrar todas las transacciones financieras de tu negocio. El objetivo es garantizar registros financieros precisos, completos y actualizados. Las herramientas digitales pueden ayudar con el registro y la presentación automática de informes.
- Contadores: No solo registran tus transacciones financieras, sino que también las gestionan y analizan. El objetivo es mantener tu flujo de efectivo y gestionar la salud financiera de tu pequeña empresa. Como se citó, la automatización del software puede ayudar en la planificación financiera, el análisis y la gestión.
- Especialistas en impuestos: Se encargan de los impuestos de tu pequeña empresa, desde los impuestos federales y estatales sobre la renta hasta los impuestos sobre las ventas. Buscan cumplir con tus obligaciones fiscales para garantizar un cumplimiento legal total. Las soluciones FinTech pueden ayudarte a mantenerte al tanto de la grabación y presentación de impuestos.
5. Mantente actualizado con las leyes a través de la investigación en línea
Los empresarios deben cumplir con las leyes y regulaciones que rigen sus pequeñas empresas. El cumplimiento total es una forma de mantener tu salud financiera. Por el contrario, el incumplimiento puede provocar sanciones importantes e incluso el cierre de un negocio.
Anthony Martin, Fundador y CEO de Choice Mutual, subraya el valor de las soluciones FinTech para el cumplimiento legal y regulatorio. "Las herramientas y tecnologías digitales, por ejemplo, pueden proteger la red de tu empresa y garantizar la seguridad de los datos del consumidor. Por eso incluso las pequeñas empresas deberían considerar invertir en estas tecnologías".
Martin destaca algunas de las leyes y regulaciones a considerar para las pequeñas empresas:
- Leyes de protección al consumidor: Como pequeña empresa, debes proteger siempre los datos del consumidor y promover los derechos del cliente. Por ejemplo, considera el cumplimiento con el estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS). PCI DSS es un conjunto de reglas para manejar transacciones de pago para mantenerlas lo más seguras posible.
- Leyes laborales: Como emprendedor, es posible que emplees a algunos trabajadores para tu pequeña empresa. Prioriza asuntos legales, como la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) y la Compensación para Trabajadores. Las soluciones FinTech pueden ayudarte a gestionar la nómina y las funciones relacionadas con las finanzas.
- Regulaciones fiscales: Los impuestos son vitales en los negocios, incluso para startups y pequeñas empresas. Mantente al tanto de tu impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la renta federal e impuesto sobre la renta estatal, entre otros. Aprovecha las herramientas o aplicaciones de software para la grabación, presentación y presentación de impuestos de manera fluida y eficiente.
Palabras Finales
Una sólida gestión financiera es crucial para el crecimiento empresarial y el éxito a largo plazo. Pero en el paisaje digital actual, es necesario capitalizar en FinTech. Como tal, considera los consejos prácticos para navegar las finanzas de tu pequeña empresa.
Invierte en herramientas y tecnologías digitales para la gestión financiera y las transacciones de los consumidores. Del mismo modo, promueve la ciberseguridad para garantizar protección financiera. Finalmente, contrata profesionales financieros y cumple con las leyes y regulaciones.
Con todo esto, puedes navegar las finanzas de tu pequeña empresa en la dirección correcta, ¡en última instancia hacia el crecimiento y el éxito empresarial!
Una gestión financiera sólida es crucial para las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas, ya que garantiza la estabilidad financiera, facilita el crecimiento y mitiga el riesgo de fracaso.
Los estudios indican que una de cada cinco pequeñas empresas fracasa durante su primer año de funcionamiento.
La adopción de una estrategia de transformación digital para las pequeñas empresas puede conducir a una mayor eficiencia operativa, una mejor satisfacción del cliente y una mayor calidad del producto.
FinTech puede beneficiar a las pequeñas empresas aumentando la eficiencia del trabajo, garantizando la exactitud de los datos, mejorando la satisfacción del cliente, manteniendo el flujo de caja y garantizando el cumplimiento de la legalidad.
Las pequeñas empresas pueden proteger sus finanzas eligiendo herramientas fiables, protegiendo las pasarelas de pago, implantando protocolos HTTPS y SSL, exigiendo una autenticación fuerte y aprovechando las herramientas de supervisión y detección.
