12 consejos para aumentar la productividad de Flowlu

Flowlu Team

29 de septiembre de 2022

14 min read

Elegir entre diferentes softwares de CRM basados en la nube no es tan fácil. Algunos son demasiado caros, otros demasiado complicados, mientras que otros tienen características insuficientes. Flowlu te ofrece una solución integral para negocios de cualquier tamaño, pero para sacarle el máximo partido, aún tienes que aprender algunos trucos y consejos.

Como Flowlu es fácil de usar y su base de conocimientos está llena de artículos útiles, directrices y manuales, puedes explorar todo y alcanzar la cima de tu productividad por ti mismo. Pero para todos los buscadores de conocimiento que quieren alcanzar el siguiente nivel en el uso de Flowlu, aquí hay una lista de consejos increíblemente útiles para obtener más de Flowlu.

En el artículo de hoy, cubriremos las características más útiles y consejos sobre cómo usarlas. Estas características son extremadamente útiles tanto para principiantes como para usuarios ya experimentados. ¿Listo para ver lo que tenemos para hoy?

#1: Ahorra Tiempo con las Reglas de Automatización

La mayoría de los usuarios de CRM consideran las reglas de automatización como una herramienta solo para la gestión de ventas, pero no es del todo cierto. En Flowlu, puedes configurar tanto los embudos de ventas como los flujos de trabajo de tareas.

Los embudos son una herramienta típica en cada CRM, pero algunos usuarios aún temen tal herramienta porque parece demasiado complicada de implementar. En Flowlu, las reglas de automatización ya no son una herramienta enredada. Puedes crear un embudo para cada proyecto individual o crear un campo de trabajo específico, adjuntar oportunidades a este campo de trabajo y usar un embudo para todos los proyectos similares.

En cuanto a la automatización de tareas, tal herramienta puede ayudar a ahorrar tiempo en la creación de tareas regulares que se repiten. Además de las tareas, las reglas de automatización pueden realizar notificaciones, comentarios, correos electrónicos, actualizaciones de campos, eventos y otras actividades. Cada regla es totalmente personalizable con condiciones, por lo que puedes definir el contenido y el momento en que se ejecutará la regla.

Mientras que Flowlu tiene una navegación avanzada y una interfaz de usuario, no tendrás ningún problema para configurarlo por tu cuenta. Además, tenemos muchas guías con capturas de pantalla de seguimiento sobre cómo configurar automatizaciones.

#2: Organiza el Tablero Kanban

Es difícil tener todo en mente, por lo que Flowlu ofrece muchas herramientas para la gestión de proyectos y tareas. Una de estas herramientas es el tablero Kanban.

El tablero Kanban ayuda a visualizar el flujo de trabajo y a rastrear con precisión el progreso, pero para sacarle el máximo partido, es mejor personalizar tu tablero Kanban. Por defecto, el tablero Kanban consta de cuatro columnas con los nombres "Por Hacer", "En Progreso", "Aprobación" y "Aprobado". Para satisfacer tus necesidades, puedes añadir algunas columnas extras o cambiar el nombre de una ya existente. Como se mencionó antes, todas las etapas pueden ser coloreadas según tus necesidades.

Mientras que el tablero Kanban es parte de un proyecto Ágil, es extremadamente útil dividir tu proyecto en sprints. Puedes definir la fecha límite de un sprint, pero generalmente dura una o dos semanas. Los sprints te ayudarán a proporcionar mejores resultados, porque como todo el proyecto se divide en pequeñas etapas, el equipo puede avanzar hacia el objetivo principal paso a paso sin distracciones.

#3: Implementa la Codificación por Colores en el Flujo de Trabajo

La codificación por colores es un método bien conocido y popular que es utilizado por muchas soluciones de software, incluyendo Flowlu. Los colores nos ayudan a identificar la prioridad y la etapa de un proyecto. Flowlu utiliza la codificación por colores en algunos casos.

En primer lugar, cada etapa de un proyecto Ágil tiene su propio color. Con Flowlu, puedes personalizar tu flujo de trabajo y establecer los colores que deseas para cada etapa. Esto te ayudará a visualizar tu flujo de trabajo y navegar rápidamente a través de las etapas del proyecto.

El siguiente ejemplo de codificación por colores en Flowlu son las etiquetas de colores. Con las etiquetas, puedes definir la prioridad de las tareas, proyectos u oportunidades de CRM. Las etiquetas de colores pueden añadir más contexto al ticket de la tarea, por lo que no tienes que gastar tiempo en un examen profundo del ticket desde el interior. Un color específico puede adjuntarse a la etiqueta que define el campo de trabajo del proyecto. En las oportunidades, puedes marcar las ofertas calientes con una etiqueta roja, para que siempre estén bajo revisión.

#4: Crea una Estructura de Desglose del Trabajo

Algunos usuarios de software prefieren usar métodos bien conocidos al crear y gestionar proyectos. Es un camino seguro, pero para lograr mejores resultados, siempre tienes que implementar algo nuevo en tu flujo de trabajo.

En Flowlu, puedes encontrar numerosas herramientas para refrescar tu etapa de planificación de proyectos. Una de estas herramientas es una Estructura de Desglose del Trabajo o WBS. Es una herramienta sencilla para dividir tu proyecto en etapas. Cada etapa tiene sus propias tareas y plazos, por lo que puedes gestionar tu proyecto de manera inteligente.

#5: Utiliza Formularios Web para Crear Nuevas Oportunidades

Los formularios web son una de las características más subestimadas en Flowlu. Pero no es solo una herramienta que ahorra tu tiempo en la recopilación de contactos de tus clientes, sino también una poderosa solución para convertir leads en oportunidades.

En Flowlu, puedes encontrar formularios web predefinidos. Todo lo que necesitas es configurar el encabezado, añadir textos de botón, fuente y adjuntarlo al embudo. Se creará automáticamente un script, por lo que puedes colocarlo fácilmente en tu sitio web y recopilar toda la información sobre tus clientes en Flowlu.

Como un formulario web es la primera etapa de un embudo, puedes guiar suavemente a tu cliente a través de él paso a paso. Tal herramienta te ayudará a ahorrar tiempo en la recopilación de contactos, creación de oportunidades, envío de correos electrónicos de seguimiento, facturación y creación de tareas.

#6: Mantén los Espacios de Trabajo Separados

Para ayudar a los empleados a mantener organizado su flujo de trabajo, es mejor dividirlos en departamentos. Cada departamento usa su propio espacio de trabajo. Puedes permitir el acceso a proyectos específicos, tareas y documentos para el departamento.

Otra herramienta útil para mantener separado el flujo de trabajo es el chat grupal. Puede que los subestimes, pero los chats grupales son muy útiles cuando se trata de discutir un campo específico. Excepto por los chats privados y grupales, hay un chat de proyecto, donde puedes añadir a cada persona relacionada con el proyecto.

#7: Integra a Tus Empleados y Clientes

Cuando se trata de ayudar a los empleados o clientes a adaptarse, algunos gerentes simplemente dejan que fluya. Tal enfoque es totalmente incorrecto, porque tanto los nuevos contratados como los clientes necesitan ser guiados. Flowlu tiene tanto la integración interna como externa, por lo que puedes seguir el camino de tus contratados y clientes poco a poco.

Para la integración de nuevos contratados y clientes, puedes usar un módulo de integración específico. El módulo de integración te permite crear listas de verificación. Por ejemplo, una lista de verificación puede contener papeles con la planificación de la oficina y la guía de cultura corporativa, tareas iniciales del primer día y otras cosas importantes para familiarizar a tu empleado con el flujo de trabajo.

En cuanto a los usuarios externos, puedes integrarlos a través de un portal del cliente totalmente personalizable. Las listas de verificación también pueden crearse para usuarios externos. También puedes implementar tu propio diseño en el módulo de integración para hacerte reconocible.

#8: Mantén el Conocimiento en Un Solo Lugar

Hay un módulo de base de conocimientos en Flowlu que te ayuda a crear artículos apoyados por alguna información visual. ¿Cómo puede beneficiar la base de conocimientos a tu negocio?

En primer lugar, una base de conocimientos puede ser una parte importante del proceso de integración. Como puede ser tanto interna como externa, puedes almacenar todos los documentos relacionados con tu trabajo en un solo lugar y crear guías para los nuevos contratados. Una base de conocimientos externa puede convertirse en un centro de ayuda para que tus nuevos clientes o consumidores aprendan los conceptos básicos de tu producto o servicios.

La base de conocimientos puede actualizarse y compartirse en todas partes. Incluso puedes colocarla en tu propio sitio web a través de un enlace externo. Además, puedes configurar el acceso y mantener algunos artículos privados.

#9: Usa Plantillas

Crear plantillas puede verse como una pérdida de tiempo, pero de hecho es una herramienta importante que ahorra mucho tiempo en la creación manual de actividades regulares.

En Flowlu, puedes configurar plantillas para tareas, proyectos, correos electrónicos y facturas. Con plantillas, puedes crear actividades recurrentes. Por ejemplo, si necesitas crear un informe cada mes, puedes configurar una tarea recurrente que se creará cada mes en una fecha específica.

Aunque crear plantillas lleva algo de tiempo al principio, verás la diferencia a largo plazo, cuando todas las actividades regulares se realicen automáticamente.

#10: Añade Más Contexto

Flowlu te permite crear campos y listas personalizados. Tal característica puede ayudar a añadir más contenido. Los campos personalizados son extremadamente útiles cuando se trata de la gestión de clientes. A veces no hay un campo predeterminado para añadir información específica, pero no tienes que cambiar a otra aplicación o usar notas. Solo añade un campo personalizado y llénalo con información extra.

Hablando de listas personalizadas, es otra herramienta útil, pero a veces inadvertida. Las listas personalizadas pueden ahorrarte tiempo de usar otra aplicación para mantener datos. Por ejemplo, si necesitas crear listas de contraseñas, puedes usar una personalizada para almacenar todos tus datos en un solo lugar.

#11: Solicita una Respuesta

El tiempo es dinero, y a veces necesitas obtener una respuesta de tu equipo rápidamente. Si necesitas obtener información adicional sobre la tarea, el proyecto, la oportunidad o cualquier otra actividad, puedes usar la función "solicitar una respuesta" en la sección de comentarios.

En ese caso, el usuario al que solicitaste una respuesta recibirá una notificación y podrá responder con urgencia. Una vez recibido el comentario, se resaltará.

#12: Integraciones

A veces, hay necesidad de integración con otras aplicaciones. Está bien si tus empleados usan diferentes aplicaciones para gestionar su flujo de trabajo, pero para asegurar una conexión fluida entre soluciones separadas, hay una función de integración.

Incluso si usas solo Flowlu para la gestión de proyectos, CRM, contabilidad y otras actividades relacionadas con el trabajo, aún puedes recibir correos electrónicos y llamadas telefónicas a través de otras aplicaciones. Para mantener todos los datos juntos, puedes configurar integraciones de correo electrónico y telefonía, que te ayudan a rastrear con precisión toda la comunicación con clientes y socios.

Configurar integraciones puede sonar demasiado complicado al principio, pero una vez configurado, te sorprenderás con una sincronización bidireccional perfecta.

La integración telefónica es extremadamente útil cuando se trata de ventas, porque en Flowlu puedes grabar llamadas y repetirlas en cualquier momento para construir una comprensión más sólida de las necesidades del cliente.

Consideraciones Finales

Está bien estar satisfecho con tus herramientas y métodos actuales, pero un día comenzarás a buscar nuevas formas de mejorar tu flujo de trabajo. La clave del éxito es analizar y revisar regularmente tus acciones. Los caminos antiguos son seguros, pero para alcanzar el siguiente nivel, siempre tienes que intentar algo nuevo para mejorar a tu equipo y a ti mismo.

Esto también se aplica al software. Usar herramientas y métodos simples está bien, pero hay muchos más consejos y trucos para avanzar. Lleva tu experiencia con Flowlu a un nivel superior probando nuevas herramientas y encontrando diferentes caminos.