Cómo usar campos personalizados y listas para mejorar tu gestión de datos
Cada negocio tiene sus propios datos específicos que necesita capturar, por ejemplo, descuentos para el cliente, términos de entrega, fecha de nacimiento de un cliente. Sin embargo, la mayoría de las soluciones de gestión empresarial solo ofrecen campos estándar para el llenado de datos. Ciertamente, algunos software permiten que muestres todos los campos y listas en la cuenta. Pero entonces, eventualmente, será imposible usar tal plataforma debido a la enorme cantidad de datos que es difícil de navegar.
Es exactamente para esto que sirven los campos personalizados y listas. Al agregar campos personalizados a tus registros, puedes configurar solo los campos que necesitas para mantener la información clave en las oportunidades, proyectos, etc.
En Flowlu, puedes mostrar tus propios campos y listas especializados para capturar todos los datos importantes para tu negocio. Por ejemplo, en una oportunidad, puedes mostrar campos para almacenar descuentos especiales o información sobre la entrega — dirección, tiempo estimado, etc. Para las tareas, puedes agregar el campo sobre los costos, y para los proyectos — proveedores o freelancers del CRM.
Campos Personalizados
Los campos personalizados están diseñados para registrar cualquier dato adicional en los contactos, oportunidades, proyectos y otros módulos de Flowlu, según las necesidades de tu empresa. Permiten agregar más contexto sobre tu negocio y clientes.
Al crear un nuevo campo personalizado, necesitas seleccionar un tipo de campo, que te permite definir qué tipo de información debe contener el campo. Los tipos disponibles incluyen texto, número, precio, fecha, desplegable, casillas de verificación, archivo, usuario, sí/no, cuenta CRM, proyecto, autoincremento, etc.
Digamos que haces cupcakes, o construyes muebles, o produces equipos médicos, y necesitas especificar la fecha y hora de la entrega en tu lista de oportunidades.
Para hacer esto, necesitas ir a Configuraciones del Sistema → Campos Personalizados → Configuraciones Principales → Oportunidades.
- Fecha. Especifica el nombre de este campo, luego selecciona "Filtro" para que puedas filtrar los datos por fecha.
- Campo de texto para introducir la dirección.
- Otro campo de texto para información adicional, como el tiempo de entrega preferido.
- Un campo de usuario para asignar un ejecutor (panadero, carpintero, fabricante). También puedes seleccionar la opción "Filtro" aquí.
- Tipo Sí/No para registrar si el pedido ha sido completado (entregado) o no.
Puedes ver los campos personalizados como columnas en la lista. Puedes ordenar tus oportunidades por campo personalizado o aplicar filtros en tu vista de lista.
Listas de Registros
Los abogados necesitan registrar muchos datos personales sobre el cliente. La empresa de construcción debe especificar arquitectos, diseñadores, ingenieros y contratistas en los proyectos. La mayoría de las empresas necesitan mantener un registro de todos los contratos en un solo lugar.
Para este propósito, Flowlu te permite crear tus propias listas (tablas) para registrar información importante y encontrar rápidamente los datos necesarios usando filtros y ordenación.
Una vez que has creado y llenado la lista, la información se mostrará en un solo lugar y se puede vincular a cualquier proyecto, contacto u organización para ser mostrada en ese mismo registro.
Ahora, descubramos cómo configurar una lista personalizada. Ve a "Obtener Más Aplicaciones" para instalar el módulo "Listas de Registros". Luego, ve a "Todas las Listas de Registros" y crea una lista llamada "Contratos del Año Actual".
Permisos
Para configurar el acceso a las listas, necesitas seguir dos pasos simples. Primero, necesitas configurar los derechos de acceso en el módulo Listas de Registros. Los administradores tendrán acceso a todas las listas y podrán crear las suyas propias. Los empleados solo verán las listas a las que tendrán acceso. No podrán crear sus propias listas.
Conclusión
Los campos personalizados y listas te ayudan a capturar y gestionar la información según las necesidades de tu equipo. Te permiten almacenar datos importantes en un solo lugar, facilitando el acceso a los detalles clave que cumplen con los requisitos de tu organización. Las posibilidades y aplicaciones de campos personalizados y listas están limitadas solo por tu imaginación.
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