¿Qué es un Tablero Kanban y Cómo Usar Flowlu para Ello?

Flowlu Team

20 de enero de 2021

13 min read

Un Tablero Kanban es una herramienta Ágil muy útil para una representación visual clara del progreso de tu trabajo. Es parte del método Kanban y está diseñado para ayudar a los equipos a gestionar tareas fácilmente e identificar posibles obstáculos. El tablero Kanban clásico consiste en tarjetas organizadas en columnas. Cada columna indica un cierto estado de la tarea que juntas crean un ciclo de producción o cualquier otro proceso específico.

Del japonés, la palabra "Kanban" se traduce como "señal visible".

El primer sistema Kanban fue ideado por el ingeniero de Toyota, Taiichi Ohno, a finales de la década de 1940. La metodología Kanban se convirtió en una parte esencial de los sistemas de control de producción justo a tiempo (JIT) de Toyota. Este sistema ayuda a eliminar el exceso de stock de materiales en cada etapa de la producción. Toyota quería maximizar la eficiencia del flujo de trabajo de producción reduciendo los cuellos de botella que podrían causar retrasos.

Basándose en la experiencia de Toyota, otras compañías comenzaron a usar Kanban para la producción de bienes, y luego gradualmente el Kanban comenzó a utilizarse en todo tipo de áreas también. Hoy en día, la metodología Kanban se adapta a industrias completamente diferentes: agencias de TI, empresas constructoras, consultorías de negocios, entrega de productos, organizaciones educativas, lo que se te ocurra.

Por qué usar el tablero Kanban

El tablero Kanban es una herramienta efectiva que se puede aplicar a casi cualquier proceso. Aquí están los beneficios más comunes de usar un tablero Kanban:

Identificación de cuellos de botella. El tablero Kanban te permite determinar los obstáculos en tus procesos. Los límites de WIP (Trabajo en Progreso) te permiten encontrar tales cuellos de botella en el tablero: estas serían las etapas donde las tareas se acumulan. Los límites hacen que estos puntos problemáticos sean inmediatamente visibles y ayudan a avanzar las tareas que están "atascadas" en el camino hacia la finalización.

Visibilidad y transparencia. Con el tablero Kanban, cada miembro del equipo puede obtener una visión general de todo el proyecto. Con solo echar un vistazo, todos pueden obtener rápidamente respuestas a las preguntas más cruciales: ¿qué está haciendo cada miembro del equipo, qué harán a continuación, qué tareas ya han tomado más tiempo de lo planeado, etc.? Los procesos de trabajo se vuelven absolutamente transparentes, ya que cualquier empleado puede ver fácilmente las etapas actuales y el estado de las tareas.

Enfoque agudo. La multitarea es algo bueno, pero Kanban implica que hay un límite para las tareas que se pueden realizar simultáneamente. Esto significa que un miembro del equipo solo puede trabajar en 2-4 tareas a la vez, lo que les permite concentrarse mejor en el trabajo crucial y hacer los máximos esfuerzos para completar la tarea.

Gestión de la carga de trabajo. El líder del equipo puede evaluar rápidamente la carga de trabajo y evaluar la productividad de cada miembro del equipo, así como determinar cuándo se terminará una tarea específica y quién necesita una nueva asignación. El tablero Kanban es especialmente útil al trabajar con trabajadores remotos y freelancers: el tablero indicará rápidamente con qué están ocupados y qué tan rápido se están completando las tareas.

Mover tarjetas trae alegría. Una vez que has terminado una tarea, vas al tablero y la mueves a la siguiente columna. Hemos notado que este ritual generalmente trae emociones positivas y una sensación de finalización al equipo del proyecto.

Scrum vs. Kanban: ¿Cuál es la diferencia?

Kanban a menudo se confunde con la metodología Scrum. A menudo se definen como marcos equivalentes, pero eso no es del todo cierto. Ambas metodologías se basan en Ágil, por lo que tanto Scrum como Kanban comprenden equipos pequeños e independientes de 5-9 personas. En tales equipos, nadie desde fuera impone cómo organizar el trabajo en el producto. Dado que el equipo es independiente y auto gestionado, todos los miembros son responsables tanto del éxito como del fracaso. Ambas metodologías sugieren que el equipo trabaje en un espacio único, ouna sala común para fomentar la colaboración entre los miembros del equipo... y ahí es donde terminan las similitudes.

Cómo utilizar Kanban en Flowlu

Flowlu es una herramienta perfecta para implementar la metodología Kanban en tu empresa, ya que admite tableros Kanban tanto para la gestión de proyectos como de tareas.

Proyectos

Cada proyecto tiene un patrón específico de cómo se hacen las cosas. En Flowlu, llamamos a estos patrones un flujo de trabajo del proyecto. Puedes gestionar varios proyectos creados por el mismo flujo de trabajo en un solo tablero. Las columnas en el tablero reflejan las etapas del proyecto, y cada tarjeta Kanban representa un proyecto. El tablero de flujo de trabajo del proyecto es una solución confiable para manejar proyectos similares con la misma estructura simultáneamente. Vamos a sumergirnos en una guía paso a paso para gestionar varios proyectos en un tablero Kanban.

Paso 1. Visualiza los procesos

Describe todas las etapas principales, hitos y tareas para un tipo específico de proyecto. Luego, crea un tablero de flujo de trabajo del proyecto con etapas predefinidas, hitos y un conjunto de tareas. Puedes aprender más sobre cómo hacerlo en nuestra guía sobre flujos de trabajo de proyectos de Flowlu.

Paso 2. Crea un proyecto

Crea un proyecto desde el tablero de flujo de trabajo del proyecto. Especifica el presupuesto, el equipo, los plazos, las etapas y las tareas. Marca los hitos completados una vez que todas las tareas incluidas estén hechas.

Paso 3. Limita el trabajo incompleto

El siguiente paso en el camino hacia la implementación de Kanban es el límite de WIP, lo que significa limitar el trabajo sin terminar en cada etapa de la entrega del proyecto. Establece un límite en el número de proyectos que se asumen al mismo tiempo. Por ejemplo, cada equipo puede liderar hasta dos proyectos a la vez. Una vez que se completa el trabajo, un equipo puede comenzar un nuevo proyecto. Si algo impide la entrega del proyecto (por ejemplo, pagos atrasados), entonces la tarjeta del proyecto se devuelve a la primera etapa, y el equipo selecciona un nuevo proyecto.

En la primera etapa, donde se colocan nuevos pedidos, puedes acordar agregar hasta 8 tarjetas. Y si el número de tarjetas se vuelve menor que 4, entonces probablemente necesites impulsar las ventas y aumentar las actividades de marketing. Puedes elegir cualquier número que sea verdadero para tu negocio específico.

Después de limitar la cantidad de trabajo sin terminar, el equipo se esfuerza por cumplir con los objetivos establecidos y crear un flujo de trabajo continuo. Exceder o reducir el número permitido de proyectos en cada etapa indica que hay problemas en el proceso y necesita ser revisado.

Al verificar los hitos en la tarjeta del proyecto, el gerente comprende la cantidad de trabajo completado en cada etapa y cuán pronto pasará a la siguiente etapa.

Paso 4. Prioriza los proyectos

Solo los proyectos más críticos e importantes deben moverse de la primera columna. Y la prioridad de los proyectos, hasta que se tomen en trabajo, puede cambiarse en cualquier momento, dependiendo de las necesidades de los clientes.

Paso 5. Implementa cambios

Los procesos de negocio cambian todo el tiempo. Tus compañeros de equipo pueden constantemente eliminar las asignaciones no esenciales o añadir nuevas tareas necesarias para completar un proyecto específico. En Flowlu, puedes modificar el tablero de flujo de trabajo del proyecto en cualquier momento: añadir nuevos pasos o eliminar los redundantes. El nuevo patrón puede aplicarse automáticamente a todos los proyectos existentes o solo a los nuevos.

Si llevas a cabo varios tipos de proyectos, puedes crear cualquier número de tableros de flujo de trabajo para cada tipo de proyecto.

Tareas

Cada proyecto admite múltiples vistas de tareas, incluida la vista del tablero Kanban. El tablero Kanban es una de las mejores herramientas para planificar tareas y rastrear el progreso del proyecto. Veamos los pasos principales:

Paso 1. Selecciona el flujo de trabajo de la tarea

Una columna indica el estado actual del trabajo. Cada empresa o departamento adapta el tablero a sus necesidades, por lo que las columnas pueden variar. Flowlu te permite personalizar los flujos de trabajo de las tareas y crear tus propios estados. En lugar de categorías básicas como "Por Hacer", "En Progreso" y "Completo", puedes configurar tus propios estados para las tareas para que coincidan con los requisitos de tu proyecto.

Paso 2. Define las tareas

Una vez que especifiques las etapas, necesitas crear las tareas. En un tablero Kanban, cada tarjeta representa una tarea que el equipo necesita completar para un proyecto específico. Cada tarjeta de tarea muestra la prioridad, el tiempo planificado y real, la fecha límite, etiquetas, el propietario de la tarea y el asignado.

Paso 3. Gestiona el flujo

Cuando miras el tablero, puedes ver de un vistazo cuál es el progreso del proyecto. Puedes mover las tarjetas de tareas a lo largo del tablero y mantener fácilmente un seguimiento de su estado. También puedes mover las tareas de alta prioridad hacia arriba, esto ayudará a indicar cuáles de ellas necesitan ser completadas primero.

Paso 4. Limita el trabajo en progreso

El principio básico de Kanban es que la cantidad de trabajo sin terminar debe limitarse para evitar el "acumulamiento". Discute con el equipo cuántas tareas totales pueden trabajarse simultáneamente en cada etapa. Por ejemplo, si la primera columna (backlog) está acumulada con un gran número de tareas, la columna "En Progreso" está llena y la columna "Hecho" está mayormente vacía, puedes ver que el equipo está sobrecargado. Entonces, es aconsejable limitar el número de tareas asignadas.

Paso 5. Recopila retroalimentación

Reúnete regularmente con tu equipo y discute los desafíos que enfrentan, así como sus éxitos y fracasos. No hay reglas estrictas para eso: puedes reunirte semanalmente o todas las mañanas, una vez al mes, o incluso en línea si eso es más cómodo para tu equipo. La elección es tuya. Lo más importante es que cada reunión debe incluir un brainstorming de pensamientos e ideas sobre cómo optimizar el flujo de trabajo actual.

Paso 6. Mejora los procesos

Cada equipo de Kanban siempre está en la búsqueda continua de lograr procesos perfectos. El objetivo principal es acelerar el viaje de la tarjeta a través del tablero. Para hacerlo, están constantemente experimentando: cambiando el límite, re-priorizando, y así sucesivamente. Sin embargo, debes recordar que si quieres cambiar el sistema, tienes que hacer los cambios para todo el equipo. Implementa una innovación, monitorea el efecto y solo entonces pasa al siguiente experimento.

Reflexiones finales

El tablero Kanban es una herramienta poderosa pero simple que te ayuda a optimizar la gestión de tareas y te brinda una visibilidad completa del progreso de tu proyecto. Con los tableros, tu equipo puede ser más productivo y siempre ver su contribución y valor al proyecto debido a la visualización de las tareas. Asegura que nadie esté sobrecargado o subutilizado y te ayuda a mejorar tus procesos.