Cómo crear una base de conocimientos empresarial eficaz
La información es un activo extremadamente valioso para cualquier empresa. Con el tiempo, sin embargo, a medida que la empresa crece y acumula conocimiento, resulta cada vez más desafiante gestionarla. Además, si los datos están mal estructurados y dispersos en varios recursos, en lugar de ser útiles, la información se convierte en una carga significativa para la empresa.
Una base de conocimiento interna es una base de datos que captura la información más valiosa de tu equipo y sirve como el repositorio donde todos los datos están bien organizados y estructurados. Puede incluir regulaciones y políticas internas, directrices, un archivo de proyectos implementados, una colección de artículos útiles — cualquier cosa que consideres importante.
¿Por Qué Necesitas Una?
Lugar centralizado. Si no existe un repositorio único donde se almacene toda la información de la empresa, los empleados pueden gastar más del 30% de su tiempo buscando los documentos correctos. Supongamos que un vendedor necesita enviar una presentación de producto a un cliente potencial. Intenta encontrar información actualizada, pero no consigue la respuesta a su pregunta. Pide ayuda a su compañero, lo que también la distrae de su trabajo principal.
Si este vendedor no encuentra la información necesaria, tendrá que preparar todo desde cero, lo que resulta no solo en un consumo excesivo de tiempo, sino también en la duplicación de información dentro de la empresa. Una buena base de conocimiento te ayuda a preservar el conocimiento interno, asegurando que toda la información vital sea fácilmente accesible y buscable. Evita que pierdas tiempo buscando documentos y te permite dedicar más tiempo a tareas significativas.
Adquisición de Nuevas Habilidades. El número de nuevas herramientas y enfoques, métodos y técnicas está aumentando exponencialmente. Por lo tanto, para que tu empresa sea competitiva, los empleados deben adquirir constantemente nuevas habilidades. En muchas empresas, suele ocurrir que un empleado aprende algo nuevo o toma un curso, pero no comparte su conocimiento con los demás. El resto de sus compañeros tendrá que aprender la misma información por ensayo y error.
La situación se agrava cuando los empleados renuncian y se llevan consigo su valioso conocimiento. La base de conocimiento te permite almacenar esta información y experiencia y compartirla con tu equipo, ayudando a tu negocio a aumentar su eficiencia y a crecer en términos de activos de conocimiento. De este modo, la información importante nunca estará limitada a una sola persona.
Integración más rápida. Cuando se contrata a un nuevo empleado, alguien tiene que orientarlo y mostrarle cómo funcionan las cosas. Esto significa que uno de tus compañeros de equipo tiene que mostrarle al nuevo empleado cómo usar el equipo o explicarle cómo resolver este o aquel problema, o cualquier cosa pertinente a las operaciones diarias. Además de dedicar tiempo cada vez que se contrata a un nuevo trabajador, también existe el riesgo de pasar por alto algo en el proceso.
Los recién llegados necesitan acceso inmediato al conocimiento de la empresa para empezar a aportar valor lo antes posible sin supervisión. Con una base de conocimiento, no hay necesidad de desviar la atención de los compañeros de trabajo. Proporciona fácil acceso al conocimiento para los nuevos empleados, ofrece una formación estandarizada y acelera el tiempo de integración.
Cómo Crear una Base de Conocimiento
Decide Qué Incluir
Debes identificar todos los recursos disponibles en la empresa y reunirlos en un solo lugar. Estos pueden ser cursos, así como diversas instrucciones, conjuntos de reglas, preguntas frecuentes, directrices, consejos y recomendaciones, videos de formación, guías para nuevos empleados, mejores prácticas, etc. Lo más probable es que encuentres varias fuentes del mismo conocimiento, y alguna información duplicada en diferentes recursos. Crear una base de datos única es una gran oportunidad para deshacerte de lo innecesario, organizar todo el contenido y estandarizar la información.
Luego, pregunta a la mayor cantidad de compañeros posible qué información necesitan diariamente, analiza sus flujos de trabajo y problemas comunes. Identifica cuánta de esta información ya está disponible y qué necesita crearse desde cero. Haz una lista de todas tus observaciones y determina los temas principales que puedes cubrir en tu base de conocimiento.
Elige el Software
Hoy en día, puedes encontrar muchas opciones excelentes para la gestión del conocimiento en las empresas. El principal objetivo de cualquier base de conocimiento es reducir el tiempo de búsqueda de información y obtener respuestas a preguntas comunes en cualquier momento. Al elegir el mejor software para tu equipo, debes considerar algunas cosas. Debe proporcionar un editor de texto práctico, categorías y etiquetas para estructurar la información, una barra de búsqueda para obtener respuestas rápidamente, comentarios para colaboración y opciones de personalización.
La base de conocimiento de Flowlu es fácil de configurar y usar, y cuenta con una amplia gama de funciones para crear contenido útil. Puedes organizar tus artículos en varios niveles con una estructura en árbol para ayudar a tus compañeros a encontrar fácilmente lo que necesitan. Flowlu también te permite personalizar la base de conocimiento y ofrece opciones de SEO para crear centros de ayuda externos.
Pensar en la Estructura y el Diseño
Una estructura simple y un diseño inteligente te ayudarán a ahorrar tiempo y a encontrar el artículo correcto en menos tiempo. Ten en cuenta las necesidades de tu equipo y determina la estructura de tu futura base de conocimiento. Considera agregar una categoría separada para cada uno de los roles o departamentos. Estas serán las categorías generales. También puedes crear una base de conocimiento diferente para cada departamento.
Luego, divide todo tu contenido en subcategorías. Decide la cantidad de niveles de artículos, pero ten cuidado de no ser demasiado específico, ya que podría resultar confuso llenar una base de conocimiento así. Crea etiquetas para facilitar la navegación por el repositorio y mejorar los resultados de búsqueda. Finalmente, define el diseño de la página principal — colores de la marca, logotipo, imágenes de encabezado.
Asignar Autores y Editores
Si quieres mantener tu base de conocimiento actualizada y llena de información valiosa, decide quién escribirá nuevos artículos y editará los artículos existentes. Anima a tus compañeros a contribuir publicando los primeros artículos en la base de conocimiento tú mismo y mostrando cómo deberían ser y qué deben contener. Tus compañeros se irán involucrando gradualmente y comenzarán a escribir artículos siguiendo el ejemplo que tú has establecido.
Motiva a tus empleados a compartir su conocimiento ofreciendo un incentivo. Por ejemplo, cuando tus compañeros alcancen un número determinado de artículos publicados, reciben un bono. O, siempre puedes hacer que sea obligatorio para los jefes de equipo escribir al menos un artículo por semana ????
Fomentar la Colaboración
Deja que tus compañeros sugieran correcciones y den su opinión a través de comentarios en las páginas. Tus empleados pueden ayudarse entre sí identificando lo que falta en sus artículos o lo que debería eliminarse o añadirse. Escuchar los comentarios del equipo y hacer modificaciones es una excelente manera de aumentar la participación de los compañeros de trabajo.
En Flowlu, puedes evaluar el trabajo de los demás calificando lo útil que realmente es el contenido o dejar un comentario para un compañero y mejorar la calidad del material escrito. Imagina que uno de tus vendedores lee el artículo recién publicado por un nuevo empleado y nota que falta información vital sobre técnicas de negociación. Lo menciona en un comentario y deja sus sugerencias. De esta manera, tus empleados trabajan como una comunidad y contribuyen al crecimiento de la empresa.
Mejores Prácticas
Mantén Tu Base de Conocimiento Sencilla
Con una base de conocimiento sólida, debes asegurarte de que el contenido sea fácil de entender. Al redactar un nuevo artículo, siempre ten en cuenta para quién está dirigido el contenido y cuál es el objetivo. Además, la mayoría de los programas de base de conocimiento te proporcionan un editor intuitivo para incluir imágenes, tablas, listas, videos y más para que tu artículo sea lo más claro y sencillo posible.
Integrarla Con Tu CRM
Si usas una Intranet, CRM o cualquier otro software, en lugar de cambiar entre programas, puedes integrar tu base de conocimiento y ver toda la información en un solo lugar. Si eres usuario de Flowlu, no necesitas configurar ninguna integración. La base de conocimiento ya está integrada en tu cuenta, lo que te permite crear una base de conocimiento fácil de navegar y específica para tus necesidades. Flowlu facilita a los usuarios no técnicos guardar y mantener cualquier tipo de datos en un solo lugar.
Crea un Manual de Estilo
Guía a tus compañeros y hazles saber qué publicar creando una guía de estilo. Incluye notas sobre el tono y la voz, explica cómo formatear los artículos, qué tipo de títulos deben usar, cómo deben ser las capturas de pantalla, etc. También puedes incluir algunos enlaces útiles a guías de gramática y puntuación o un post en el blog sobre cómo escribir un artículo efectivo. La guía de estilo debe ser sencilla y fácil de acceder desde cualquier lugar de tu base de conocimiento.
Conclusión
El principal objetivo de crear y usar la base de conocimiento de la empresa es reducir el tiempo y el esfuerzo para resolver problemas comunes, como la formación de empleados o la integración de nuevos contratados. Si tu empresa ya trabaja con un software de gestión empresarial, como Flowlu, es más conveniente gestionar la base de conocimiento en el portal corporativo. En este caso, toda la información para tus empleados estará estructurada y disponible en un solo lugar.
La base de conocimientos de una empresa es una colección de información que se utiliza para ayudar a los empleados a encontrar respuestas a sus preguntas y problemas. Puede incluir artículos, documentos, vídeos y otros recursos.
La creación de una base de conocimientos en la empresa tiene muchas ventajas, entre ellas:
- Aumento de la productividad de los empleados: Los empleados pueden encontrar respuestas a sus preguntas de forma rápida y sencilla, sin tener que interrumpir su trabajo para pedir ayuda.
- Reducción de los costes de formación: Los empleados pueden aprender sobre nuevos productos, servicios y procedimientos por sí mismos, sin tener que asistir a sesiones de formación.
- Mayor satisfacción de los empleados: Los empleados aprecian poder encontrar la información que necesitan cuando la necesitan, sin tener que pedir ayuda.
- Mejora del servicio al cliente: Los empleados pueden ofrecer un mejor servicio al cliente cuando tienen acceso a la información que necesitan.
Hay muchas formas de crear una base de conocimientos empresarial. Puedes utilizar un software de base de conocimientos específico o un sistema de gestión de contenidos (CMS) como WordPress o Drupal. Si no estás seguro de por dónde empezar, hay muchos recursos disponibles en línea que pueden ayudarte a crear una base de conocimientos.
He aquí algunos consejos para crear una base de conocimientos empresarial de éxito:
- Asegúrese de que su base de conocimientos es fácil de usar. La navegación debe ser clara y fácil de seguir, y los artículos deben estar bien escritos y ser fáciles de entender.
- Mantenga actualizada su base de conocimientos. A medida que cambian sus productos y servicios, también debe hacerlo su base de conocimientos. Asegúrese de actualizar sus artículos con regularidad para garantizar que proporcionan información precisa y actualizada.
- Promocione su base de conocimientos entre sus empleados. Hágales saber que existe y cómo pueden utilizarla. Puede promocionar su base de conocimientos en la intranet, en el manual del empleado y en los materiales de formación.
