14 mejores herramientas de automatización para pequeñas empresas

Damon Williamson

Copywriter

23 de abril de 2021

16 min read

La automatización empresarial te permite mejorar significativamente el rendimiento de tu empresa, abolir procesos rutinarios y aumentar las ganancias. Hoy en día, la mayoría de los procesos pueden automatizarse fácilmente, sin embargo, hay algunas sutilezas y matices en identificar qué necesita exactamente automatización y elegir las herramientas de automatización adecuadas para ello.

¿Qué significa la automatización empresarial?

La Automatización Empresarial es la realización de todas las tareas rutinarias y manuales utilizando tecnología. El objetivo principal de introducir la automatización empresarial en el trabajo de la empresa es optimizar las actividades y, como resultado, aumentar el rendimiento financiero. Con las herramientas adecuadas de automatización empresarial, todas las acciones rutinarias se delegan a máquinas y se realizan en solo un par de clics. Facturas, tareas, correos electrónicos e informes se generan automáticamente: solo necesitas presionar ciertos botones en las aplicaciones específicas.

Por lo tanto, es momento de hablar sobre las herramientas principales necesarias para automatizar tu negocio y simplificar tus operaciones diarias. La automatización es vital para cualquier negocio, especialmente para las PYMEs: no es solo tu software interno, es una ventaja competitiva que ayuda a optimizar todos los procesos importantes, ahorrar tiempo y acelerar el crecimiento.

Comunicación de Equipo

Es esencial mantenerse en contacto con los colegas para resolver cualquier problema o tarea cuando sea necesario. Necesitas una plataforma donde las personas puedan comunicarse fácilmente si surge algún problema. Tal medio de comunicación dentro del equipo puede ser una aplicación de chat como Slack. ¿Por qué Slack? Es muy fácil de usar, tiene una interfaz elegante y ofrece una integración robusta con miles de herramientas populares. La aplicación es compatible con IOS, Android, Windows Phone, Mac OS, Linux y Windows. Puedes enviar mensajes a tus compañeros de equipo directamente o comunicarte en canales, privados o públicos, para mantener el trabajo organizado.

Gestión de Proyectos y Tareas

Un software potente de gestión de proyectos y tareas puede llevar tu pequeña empresa a un nivel completamente nuevo. Te ayuda a almacenar cada detalle sobre los proyectos de cada cliente en un solo lugar. Además, te permite asignar tareas fácilmente, rastrear la carga de trabajo y monitorear los hitos alcanzados.

Flowlu es un conjunto completo de herramientas de gestión empresarial de una manera muy equilibrada, sin una interfaz abarrotada ni características redundantes. Solo se necesitan diez minutos para configurar la plataforma y comenzar tu trabajo. Flowlu está lleno de toneladas de herramientas profesionales para aumentar la eficiencia de un equipo y completar proyectos rápidamente. Puede cubrir una amplia gama de necesidades típicas de una pequeña empresa y ayuda a reemplazar varias aplicaciones con solo una.

Trello es una herramienta simple y receptiva para organizar tareas visualmente como un tablero kanban. Esta vista ayuda a supervisar instantáneamente el progreso de los proyectos y priorizar tareas. Puedes asignar ejecutores y establecer plazos, agregar listas de verificación, adjuntar enlaces y archivos. También puedes configurar reglas para convertir tu tablero de tareas en una máquina de automatización. Un hecho interesante es que Trello te permite seleccionar las plantillas de la galería para evitar comenzar desde cero.

Marketing

El marketing es uno de los pilares de cualquier negocio. El marketing no solo construye el reconocimiento de la marca, sino que también puede aumentar las ventas, escalar negocios e involucrar a los clientes.

Narrato es una herramienta de creación de contenidos y marketing basada en IA que agiliza la creación de contenidos para cualquier proyecto, ofreciendo útiles herramientas de IA en cada fase. Combina todas las funciones de creación de contenidos de IA necesarias en un único asistente de contenidos de IA, lo que elimina la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones para diversas actividades de marketing. También ofrece generación masiva de contenidos con IA, lo que podría ser útil para ampliar sus campañas de marketing.

Una característica destacada de la plataforma es su piloto automático de IA para la creación de contenidos, el AI Content Genie. Puede crear automáticamente entradas en redes sociales y contenidos de blog para que los publiques cada semana. La plataforma de contenidos AI también viene con herramientas para la planificación de contenidos y gestión de proyectos, incluyendo un calendario de contenidos, publicación automatizada, automatización del flujo de trabajo, y las características de colaboración como la mensajería en la tarea y @menciones en los comentarios.

Otra plataforma de marketing que puedes probar es Hubspot's Marketing Hub. HubSpot ofrece un conjunto de poderosas herramientas de marketing entrante que automatizan tareas rutinarias. El software organiza y rastrea las relaciones con los clientes, ofrece análisis a través de múltiples canales de comunicación y automatiza la generación de leads. Hubspot te proporciona herramientas para construir hermosas páginas de aterrizaje y formularios web, crear campañas de marketing por correo electrónico y segmentar contactos. Es una gran solución para alcanzar tus objetivos y optimizar los esfuerzos de marketing.

Interacciones con Clientes

La comunicación regular con el cliente es imperativa para cualquier negocio. Si estamos hablando de automatización empresarial, respectivamente, necesitamos herramientas que te permitan conversar efectivamente con tus clientes y manejar fácilmente las interacciones pasadas.

El software HelpDesk es una excelente aplicación para gestionar mensajes de clientes y convertirlos en tickets. Esta aplicación tiene una interfaz simple e intuitiva que facilita el inicio para los agentes de soporte. Ayuda a hablar con los clientes en chat en tiempo real, llevar un registro de toda tu comunicación, analizar los datos usando informes. HelpDesk permite que tu equipo responda más rápido y de manera más eficiente manteniendo la bandeja de entrada ordenada y limpia.

Intercom es una poderosa plataforma de comunicación para gestionar toda la interacción con el cliente en un solo lugar. Incorpora chat, bots conversacionales, campañas de correo electrónico e incluso recorridos por productos. Intercom está destinado a ayudarte a convertir más leads en clientes y construir mejores relaciones con los clientes. Una de las características favoritas de nuestro equipo son las macros que te permiten crear plantillas y eliminar tareas repetitivas.

Análisis

El análisis es una parte integral de cualquier negocio. Si alguna vez has tenido un sitio web, probablemente estés familiarizado con Google Analytics. Monitorea todo el tráfico de tu sitio web, brindándote todo tipo de información valiosa. GA te ayuda a entender qué páginas y contenido del sitio web son más atractivos y qué necesita ser modificado. Es absolutamente gratuito y proporciona integración automática con la plataforma de publicidad en línea Google Ads. También te permite crear informes personalizables y establecer objetivos para rastrear el progreso de tu negocio.

Gestión Financiera

FreshBooks facilita la gestión de tus finanzas. La plataforma está diseñada teniendo en mente las necesidades de equipos pequeños. FreshBooks te permite crear facturas profesionales en segundos, organizar pagos y gastos, y calcular el tiempo gastado. FreshBooks envía recordatorios automáticos sobre pagos y se integra fácilmente con cientos de aplicaciones populares.

Xero es un software que se encarga de los aspectos financieros de tu negocio y te ayuda a mantener las cosas en orden. Xero es un sistema competente de gestión contable que funciona en línea con las reglas y prioridades de los negocios. Te brinda una visión clara de tu flujo de efectivo y te permite gestionar tu nómina. Xero te permite crear facturas, cotizaciones y órdenes de compra. También incluye herramientas para gestionar inventario, archivos e informes.

Gestión de Documentos

Google Workspace es un conjunto empresarial de servicios en la nube que incluye Google Drive, Google Docs, Google Sheets, entre muchas otras soluciones de colaboración en línea. Los beneficios obvios son que es gratuito y basado en la nube, lo que significa que puedes acceder a tus datos dondequiera que estés. Google Docs y Sheets te permiten colaborar en tu contenido en tiempo real y realizar un seguimiento de todos los cambios. La mejor parte es que guarda automáticamente tu texto, por lo que nunca pierdes ningún cambio significativo de texto. Google Drive te permite almacenar tus archivos de forma segura y compartirlos con tu equipo cuando sea necesario. Cada cuenta gratuita incluye hasta 15 GB de almacenamiento.

Videoconferencias

En el mundo moderno, no tienes que programar citas e ir a algún lugar para hablar de negocios con los clientes, puedes simplemente invitar a las personas a reunirse en línea. Microsoft Teams proporciona herramientas profesionales de colaboración y organización de reuniones, incluyendo mensajería instantánea, llamadas de audio y video y mucho más para la comunicación de oficina. Ofrece una versión gratuita con una duración máxima de reunión de 60 minutos. Puedes programar reuniones y compartir tu pantalla con los participantes.

Zoom es una plataforma basada en la nube y fácil de usar para videoconferencias. Se puede utilizar para una variedad de casos de uso: reuniones ágiles de scrum, equipos remotos, capacitación de productos, mediación de grupo, soporte al cliente, interacción de ventas y muchos más. La versión gratuita te permite realizar reuniones de video de 40 minutos de duración por tiempo ilimitado.

Automatización de Tareas

El software de automatización de tareas va más allá de la gestión de proyectos. Muchos se integran con tus aplicaciones de negocios favoritas, permitiendo una automatización poderosa y un flujo de datos mejorado. Toma el control de tu carga de trabajo y desbloquea un nuevo nivel de eficiencia con la automatización de tareas.

SureTriggers es una herramienta de automatización amigable que te permite conectar tus plugins y aplicaciones favoritas, construyendo poderosos "Flujos de Trabajo" para agilizar tareas esenciales. Con SureTriggers, puedes automatizar la captura de leads, gestionar carritos abandonados o actualizar redes sociales – las posibilidades son ilimitadas. También mantiene tus datos fluyendo sin problemas con sincronización en tiempo real y cuenta con una biblioteca de integraciones preconstruidas para que comiences rápido. Desata el poder de SureTriggers y enfócate en lo que realmente hace crecer tu negocio.

Gestión del Rendimiento

Es vital para un negocio mantener y fomentar una atmósfera positiva dentro del equipo. Como gerente, necesitas conocer el estado de los empleados y monitorear su ánimo para asegurarte de que no haya agotamientos o conflictos.

15Five es una herramienta útil que ayuda a controlar el ánimo y el compromiso dentro de tu equipo, prevenir problemas, sobrecarga de trabajo y agotamiento. Una vez a la semana, todos los empleados llenan un cuestionario, anotan cómo están, evalúan cómo han logrado acercarse a sus propios objetivos. 15Five también te permite realizar evaluaciones de 360 grados, conocer las fortalezas de los empleados y elogiar a tus compañeros de trabajo públicamente.

Motivosity es una plataforma asequible que te permite obtener información sobre la satisfacción de tus empleados. Ayuda al equipo a construir una cultura saludable recopilando y analizando los comentarios de los empleados. Las herramientas de Motivosity te permiten expresar tu aprecio, realizar pruebas de personalidad, conocer los intereses de los empleados, construir una estructura organizacional visual, medir la puntuación de eNPS y mucho más.

Hoy en día, hay una amplia variedad de diferentes aplicaciones de automatización y cada uno puede elegir las más adecuadas para sus necesidades específicas. Ten en cuenta que algunas de las soluciones modernas todo en uno, como Flowlu, pueden reemplazar varias aplicaciones de automatización empresarial y ahorrar significativamente tu dinero, lo cual es extremadamente esencial para las PYMEs.