5 Desafíos de la Automatización de Flujos de Trabajo
La automatización del flujo de trabajo debería estar en la lista de prioridades de las empresas que quieren eliminar el caos en el lugar de trabajo.
Un sistema de gestión de flujo de trabajo adecuado ofrece múltiples beneficios, incluyendo:
- Aumento de la productividad
- Eliminación de tareas redundantes
- Mayor transparencia y confianza dentro de la organización
- Mejor servicio al cliente
- Mejora de la calidad del producto
- Cultura laboral general más saludable
Sin embargo, alcanzar un punto en el que una empresa pueda sacar el máximo provecho de la automatización del flujo de trabajo no es tan fácil como uno podría pensar.
Existen varios desafíos y riesgos que las empresas deben esperar al trabajar en la automatización del flujo de trabajo, especialmente si es una gran organización con múltiples departamentos.
Vamos a echar un vistazo a cuáles son estos desafíos y cómo superarlos.
Privacidad y Seguridad
Los procesos automatizados minimizan o eliminan completamente la interferencia humana. Cuando se trata de procesamiento, seguridad y almacenamiento de datos, la automatización no elimina completamente los errores.
Los flujos de trabajo manuales a menudo involucran almacenamiento físico de datos. Por ejemplo, el mantenimiento de registros en forma de documentos en papel.
Los riesgos provienen de amenazas de ciberseguridad, que conducen a accesos no autorizados, exposición de datos, así como destrucción.
Solución:
La encriptación y otros medios para bloquear el acceso no autorizado a los datos es lo primero en la agenda. A continuación, es crucial ocuparse de la copia de seguridad de los datos. El almacenamiento en la nube es la opción predilecta en estos días.
Es una cosa confiar en el software de recuperación de datos para Mac para uso personal, por ejemplo, y otra almacenar y gestionar vastas cantidades de datos. Una solución de copia de seguridad adecuada es imperativa.
Las organizaciones también deben educar a los empleados sobre los riesgos asociados con la gestión de datos y cómo identificar y superar las amenazas potenciales.
Compatibilidad Con la Tecnología
La compatibilidad tecnológica es otro ejemplo de un desafío que se presenta al automatizar el flujo de trabajo.
Ayuda cuando una empresa equipa a todos con el mismo sistema operativo y encuentra una automatización del flujo de trabajo compatible con dicho SO.
El problema es cuando diferentes trabajadores tienen diferentes dispositivos y sistemas operativos en múltiples departamentos.
Intentar ejecutar una herramienta en un entorno incompatible conduce a la frustración. Algunas personas menos expertas en tecnología ni siquiera podrían darse cuenta de cuál es la raíz del problema, perdiendo más tiempo tratando de descubrir cómo superarlo.
Solución:
Las experiencias negativas con la tecnología son más o menos inevitables a largo plazo, pero lidiar con la incompatibilidad no es tan difícil. De hecho, las empresas pueden evitarlas actuando de manera inteligente.
Antes de comprometerse con una solución de flujo de trabajo específica, verifique doblemente cuál es la situación de su dispositivo en toda la organización. Asegúrese de ser consciente no solo de los trabajadores internos sino también de aquellos que trabajan desde casa.
Una vez que los encargados determinen cuál es el mejor sistema de gestión de flujo de trabajo en términos de compatibilidad, la empresa puede entonces comprometerse a gastar dinero.
Preocupaciones de la Alta Dirección
Automatizar todo un proceso empresarial puede venir con algunos superiores mostrando dudas. No es un secreto que muchas empresas están impulsadas por las ganancias en estos días. Quieren ganar tanto como sea posible lo antes posible. Alguien podría no ver el valor del ROI y resistirse a la implementación de la automatización del flujo de trabajo, particularmente si la solución es costosa sin resultados inmediatos que mostrar por el dinero gastado.
Solución:
Convencer a los superiores no es tan difícil en estos días. Se debe al hecho de que las empresas no tienen que gastar demasiado en soluciones que cubren cada proceso.
Convencer a la gerencia con la ayuda de datos factuales es otro excelente consejo. Mostrarles qué departamentos carecen de eficiencia y demostrar cómo una solución de flujo de trabajo resuelve el problema debería cambiar su opinión.
Si es necesario, involucre a alguien del departamento de TI como intermediario que pueda entrar en los detalles técnicos más complicados.
Al final del día, se trata de presentar su caso con argumentos sólidos para que incluso aquellos en duda puedan darse cuenta del valor de la automatización del flujo de trabajo.
Escalabilidad y Flexibilidad
La escalabilidad y la flexibilidad podrían no parecer un desafío obvio, pero existe no obstante. Sería tonto esperar una solución definitiva que durará para siempre.
El entorno laboral cambia constantemente, por lo que es crucial identificar cuándo un nuevo cambio afecta su automatización del flujo de trabajo.
No adaptarse conduce a la rigidez y demasiada dependencia de los sistemas actuales.
Solución:
Dado que la escalabilidad y la flexibilidad no son desafíos inmediatos, prepararse para ellos de antemano es posiblemente la estrategia más prudente.
O, al menos, cuando quede claro que un aspecto del flujo de trabajo se está quedando atrás y la solución actual no está funcionando, identificar e implementar un reemplazo adecuado que mejore la configuración actual.
Elección del Software Correcto
Siguiendo el último punto sobre la escalabilidad y cuán crítico es elegir la solución correcta, lo mismo se aplica más allá de la flexibilidad y la escalabilidad.
Muchos desarrolladores de software anuncian sus productos como los mejores, pero generalmente es un truco de marketing para generar más ventas.
La automatización del flujo de trabajo ya presenta múltiples desafíos. Los errores, fallos, malfuncionamientos y varios errores de software son lo último que las empresas quieren experimentar.
Solución:
Una de las mejores formas de evitar este desafío es una investigación exhaustiva. Con la debida diligencia, los riesgos de terminar con un software deficiente son mínimos.
Recoja tantos comentarios de otros usuarios e ignore las palabras de moda y otras técnicas de marketing que los desarrolladores usan para promocionar su software. Enfóquese en lo que realmente importa para que haya menos problemas más adelante con la automatización del flujo de trabajo.
Como precaución adicional, tenga empleados responsables de soporte y mantenimiento para que puedan reaccionar a posibles problemas técnicos y solucionarlos. O, si el problema es demasiado difícil desde el extremo del usuario, sepa a quién contactar para obtener ayuda.
Para Concluir
En resumen, los obstáculos de la automatización del flujo de trabajo no son demasiado complicados. Superar los desafíos permite a las empresas beneficiarse de todas las cosas positivas que ofrecen las soluciones de automatización del flujo de trabajo.
Esperamos que las soluciones mencionadas en el artículo le ayuden a prepararse para superar los obstáculos que se interponen en el camino de establecer y mantener la automatización del flujo de trabajo.
Los cinco desafíos más comunes de la automatización de flujos de trabajo:
- Resistencia al cambio. Los empleados pueden ser reacios a adoptar nuevas formas de trabajar, especialmente si sienten que la automatización amenazará sus empleos.
- Complejidades de integración. Integrar herramientas de automatización con sistemas existentes puede ser un proceso complejo y que consume mucho tiempo.
- Preocupaciones de seguridad. Las empresas deben asegurarse de que sus flujos de trabajo automatizados sean seguros y que los datos estén protegidos contra el acceso no autorizado.
- Problemas de escalabilidad. A medida que las empresas crecen, sus necesidades de automatización también crecen. Es importante elegir una plataforma de automatización que pueda escalar con el negocio.
- Falta de análisis e insights. Sin visibilidad sobre cómo se están desempeñando los flujos de trabajo automatizados, es difícil identificar áreas para mejora.
La mejor manera de superar la resistencia al cambio es involucrar a los empleados en el proceso de automatización desde el principio. Explique los beneficios de la automatización y cómo facilitará su trabajo. Proporcione formación sobre las nuevas herramientas y procesos de automatización. Y tenga paciencia: puede llevar algún tiempo que los empleados se ajusten a la nueva forma de trabajar.
Al elegir una plataforma de automatización, asegúrese de seleccionar una que ofrezca características de seguridad robustas. Esto incluye características como el control de acceso basado en roles, cifrado de datos y registro de auditoría. También es importante implementar las mejores prácticas de seguridad dentro de sus flujos de trabajo automatizados, como el uso de contraseñas seguras y la autenticación de dos factores.
Al elegir una plataforma de automatización, considere los siguientes factores:
- Facilidad de uso: La plataforma debe ser fácil de usar tanto para usuarios empresariales como para profesionales de TI.
- Flexibilidad: La plataforma debe ser lo suficientemente flexible como para automatizar una amplia gama de flujos de trabajo.
- Escalabilidad: La plataforma debe poder escalar con su negocio a medida que crece.
- También es importante elegir una plataforma que ofrezca una variedad de opciones de soporte, como capacitación, documentación y soporte al cliente.
