5 Peores Prácticas en Gestión de Proyectos [TI]

Kelly Richardson

Copywriter

4 de Febrero de 2021

9 min read

La gestión de proyectos de TI es un campo donde los resultados son impredecibles y es extremadamente complicado planificar con antelación. Como regla, una vez que se completa una tarea, genera algunas nuevas, empujando los plazos hacia atrás. Es de conocimiento común que solo puedes tener éxito en tales proyectos mediante ensayo y error. Sin embargo, hoy no necesitas comenzar desde cero. Puedes mejorar tus habilidades de gestión de proyectos aprendiendo a evitar pasos imprudentes comunes tomados por otros gerentes de proyecto.

Sin más preámbulos, aquí están los escenarios reales malos de gestión de proyectos ineficaz en la industria de TI. Aunque los siguientes consejos se refieren al TI, pueden ser útiles en la gestión de cualquier proyecto.

1. Intentar planificar todo con antelación

En Flowlu, una vez planeamos desarrollar toneladas de funciones para los siguientes cuatro meses. Elaboramos un plan detallado y establecimos metas específicas y medibles. Sin embargo, eventualmente logramos cumplir menos del 30% de las tareas esperadas. Y esto sucedió no solo debido a obstáculos técnicos que no reconocimos durante la planificación. Había otra razón. Cuando completamos algunas tareas y recibimos el primer feedback, tuvimos una visión completamente nueva de cómo avanzar y qué tareas necesitaban ser realizadas en primer lugar.

También descubrimos que la planificación a largo plazo tenía un impacto adverso en la productividad de los empleados. Las personas tienden a establecer plazos poco realistas al planificar tareas complejas por un largo período de tiempo. Esto a menudo agota y frustra a los miembros del equipo del proyecto. En ese caso, los compañeros de trabajo generalmente completan tareas solo para cumplir con los plazos y no aplican creatividad para realizar tareas más complejas.

Desde entonces, hemos practicado la planificación detallada solo para el mes siguiente. Para ello, nuestro equipo prefiere usar las herramientas Agile de Flowlu. Pueden ajustar la prioridad de la tarea, los pasos y la descripción detallada en el backlog si una tarea no está incluida en el sprint actual. Cuando los recursos son limitados y el número de tareas, por el contrario, es ilimitado, es crítico concentrarse en las cosas más importantes y realizarlas primero.

2. No definir plazos para tareas

La regla de Westheimer dice: para estimar el tiempo que lleva hacer una tarea, estima el tiempo que crees que debería llevar, multiplica por dos y cambia la unidad de medida a la siguiente unidad más alta. Por lo tanto, si crees que para completar una tarea, llevará 2 horas, multiplica por dos y convierte en días — necesitarás asignar 4 días.

Otra evidencia muestra que el 80% de los resultados provienen del 20% de todas las actividades. Y el otro 80% de las acciones son responsables de la finalización del 20% del trabajo. Entonces, ¿por qué sucede esto? Una vez que la parte más difícil de la tarea finalmente se completa, algunos defectos pueden ocurrir repetidamente llevando a mejoras y correcciones continuas. Y sabemos, este proceso puede ser interminable. Sin embargo, sin definir plazos, las tareas complejas llevarían una eternidad en completarse. La clave aquí es definir plazos de forma razonable.

Las técnicas ágiles de estimación pueden ser beneficiosas al definir plazos para tareas complejas. El poker de planificación permite que los equipos ágiles estimen el tiempo necesario para realizar cada tarea en su backlog. Los compañeros de equipo utilizan tarjetas físicas para estimar el número de puntos de historia (esfuerzos generales) para cada tarea del backlog. Todos los participantes muestran sus tarjetas y, si las tarjetas son diferentes, continúan discutiendo esa tarea hasta llegar a un consenso.

Cumplir con los plazos también ayuda a realizar las tareas más importantes y complicadas primero. La mayoría de las personas tienden a procrastinar y dejar las tareas más difíciles para después. En cambio, a menudo nos quedamos atascados en cosas más triviales, como reescribir texto, refactorizar código, etc.

Es por eso que nuestro equipo deja pequeños errores y mejoras para el final del sprint. Incluso si no tenemos tiempo para ellos, no hay ningún

problema, porque las tareas más importantes aún se completarán. Es importante planificar la mayor parte del trabajo al inicio del sprint y vaciar el resto del tiempo hasta el final del sprint. También recomendamos definir el plazo unos días antes del plazo real. Esto te ayudará a evitar completar tareas complejas "a las carreras" cuando llegue el plazo.

3. Mantener al equipo en la oscuridad

Los gerentes deben mantener a sus equipos informados, asegurando que cada miembro del equipo conozca el progreso del proyecto y el desempeño actual. Los empleados necesitan ver el panorama general y sentir su involucramiento en todo el proceso. Es por eso que nuestro equipo realiza reuniones diarias de 15 minutos de pie. Cada participante cuenta a todo el equipo lo que logró alcanzar ayer, qué dificultades encontró y qué resultados planea alcanzar hoy. Esto da a todo tu equipo una transparencia total sobre las operaciones del proyecto.

En las reuniones de pie, es importante compartir los resultados, en lugar de hablar sobre el proceso. En lugar de decir "Ayer pasé todo el día creando diseños", debería ser lo siguiente: "Hice 8 diseños ayer". Esto ayuda al equipo a concentrarse en el resultado. Además, cuando prometes hacer algo hoy en público, te anima a mantener el ritmo de trabajo.

4. No dividir grandes proyectos

Al dividir el proyecto en partes más pequeñas, puedes entender mejor el alcance del trabajo y tener más claridad sobre cómo realizarlo y cuál debe ser el resultado. Los grandes proyectos siempre llevan a la procrastinación, ansiedad y agotamiento. Cuando las personas no tienen una comprensión clara de cuánto tiempo y esfuerzos requiere este proyecto específico, se sienten abrumadas. Una vez que divides un proyecto en unidades más manejables, tienes una mejor visión del progreso del proyecto, lo que aumenta significativamente la motivación.

Al descomponer proyectos, debes encontrar un equilibrio entre hacer una estructura demasiado general o, por el contrario, demasiado detallada. Como esto eventualmente puede convertirse en muy desafiante para gestionar tal proyecto. Idealmente, debería incluir hasta 5 etapas con hitos y tareas específicas.

5. Crear el mejor ambiente de trabajo posible

No, no mezclamos el título ???? Muchos creen que, si asignas suficiente tiempo, planificas cada paso de forma clara, evitas distracciones externas y presiones, entonces el proyecto se completaría a tiempo y todo estaría impecable.

Sin embargo, cuando todo está en orden, en realidad es más complicado para muchas personas mantenerse organizadas y concentradas en el trabajo. Además, muchas personas tienden a prosperar en condiciones estresantes. Entonces, cuando el proyecto llega a un punto muerto, puede ser beneficioso crear un ambiente más agitado. Varios estudios muestran que esto ayuda a alimentar la mente de las personas debido a la liberación de adrenalina. Esto te permite aumentar el procesamiento de la información e incluso mejorar la memoria.

Aún así, es importante no exagerar y aplicar este principio excesivamente. No dejes que esta técnica produzca apatía. Debes intentar mantener continuamente un ambiente positivo en el lugar de trabajo. Apoya a los miembros de tu equipo, fomenta la comunicación honesta, dales más responsabilidad y recuerda introducir tareas más desafiantes para permitirles alcanzar resultados mayores.