5 razones por las que un cronómetro mejora su flujo de trabajo
Las 5 razones por las que un rastreador de tiempo mejora tu flujo de trabajo incluyen:
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Mejora la responsabilidad del empleado
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Mejora la comunicación
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Mantiene las prioridades en orden
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Muestra formas en que los empleados pueden mejorar
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Detiene el agotamiento
Como los empleados mejoran sus flujos de trabajo, puede aumentar la rentabilidad de una empresa, la moral de los empleados y la productividad general como equipo.
1. Mejora la responsabilidad del empleado
La responsabilidad del empleado es crucial para dirigir un negocio. Seguro, un jefe puede estar detrás de los empleados para que hagan su trabajo, pero todo funciona mejor si los empleados son responsables de sus acciones y si su trabajo afecta a la empresa.
El empleado debe mirar el rastreador de tiempo y conocer sus límites en cuanto a plazos. Si tienen un proyecto que saben que les llevará exactamente 2 horas completar, no deberían esperar hasta el último minuto para comenzarlo si quedan 5 horas antes del plazo.
Los empleados que son naturalmente procrastinadores pueden volverse más responsables cuando se les asigna utilizar un rastreador de tiempo. El rastreador ayudará a los empleados y a la alta dirección a descubrir cuánto tiempo llevó completar cada tarea para el proyecto en general.
2. Mejora la comunicación
Dependiendo de la empresa, algunos gerentes de proyectos/productos administrarán eventos que actúen como impulsores de comunicación cuando trabajen virtualmente con sus empleados.
Supongamos que un proyecto vence en las próximas 48 horas. El empleado y el gerente de proyecto podrían tener una reunión virtual uno a uno en video donde puedan comunicar las expectativas del proyecto, responder cualquier pregunta que tenga el empleado y abordar los parámetros específicos para completar correctamente el proyecto la primera vez.
Además, si alguien supera regularmente sus objetivos de tiempo, los gerentes pueden dar incentivos a tales miembros del equipo y alentar a otros a mejorar durante estas reuniones.
Cuando los empleados completen sus proyectos o necesiten un descanso para aumentar la productividad y el ánimo, algunos gerentes de proyectos o productos organizan horas felices virtuales en Google Hangouts. Este tiempo es para que los empleados charlen, hagan bromas o simplemente hablen sobre temas que los hagan felices.
3. Mantén las prioridades en orden
Un proyecto a veces puede parecer desalentador cuando se requieren muchas tareas para completarlo. El seguimiento del tiempo ayuda a mantener las prioridades en orden y un proyecto avanzando en secuencia.
En lugar de esperar hasta más tarde en el día cuando su energía y motivación se hayan agotado, las personas querrían completar los proyectos más temprano en el día cuando tienen más energía y son más capaces de terminar las tareas.
A medida que los empleados registran sus tareas en un rastreador de tiempo, verán cuánto tiempo se dedica a cada una. Las tareas de mayor prioridad deben ponerse por delante de las otras para que lo que necesita hacerse antes de un plazo anterior se logre primero, y los plazos posteriores se guarden para el final. Este proceso asegura que los empleados no estén luchando por completar varias tareas y no cumplan con los plazos debido a la falta de priorización.
La priorización de proyectos es vital para mantener un flujo de trabajo impecable y permite transiciones suaves entre tareas. Aunque puede haber tres tareas que deben hacerse en las próximas horas, dar importancia a la tarea que debe hacerse en la próxima hora aumentará la motivación para completarla para poder pasar a las otras dos.
4. Muestra formas en que los empleados pueden mejorar
Utilizar un rastreador de tiempo puede ayudar a mostrar formas en que los empleados pueden mejorar al mirar sus informes anteriores del rastreador de tiempo. Si una persona en el equipo es mejor en una tarea que otra persona, pero esta persona tarda mucho tiempo en hacer una tarea específica, haga que esta tarea sea reasignada a la persona que puede completarla más rápida y eficientemente. La persona que tuvo dificultades con dicha tarea debería ser reasignada a algo que se alinee con sus fortalezas para ayudar al equipo.
Supongamos que el rastreador de tiempo muestra muchas tareas, incluidos correos electrónicos, procesamiento de palabras y seguimiento de proyectos para aplicaciones como PowerPoint, estadísticas de tiempo de pantalla, etc. Si un equipo o una persona que utiliza el rastreador de tiempo tarda mucho tiempo en hacer una parte de procesamiento de palabras de un proyecto, tal vez podrían beneficiarse de un curso de mecanografía en línea.
5. Evita el agotamiento
El agotamiento puede ocurrir cuando las tareas no se distribuyen de manera equitativa durante la semana, si el empleado tiene demasiado trabajo de una vez y si no hay tiempo de inactividad entre proyectos, entre otras razones.
Un rastreador de tiempo mostrará las tareas que se han completado y cuándo toman descansos los empleados. Parece natural querer trabajar en un proyecto de principio a fin, pero a veces es necesario tomar un descanso, incluso uno de 15 minutos, durante un proyecto pequeño para restablecer la mente y mejorar el enfoque general. De esa manera, el empleado puede completar el proyecto de manera eficiente para entregarlo a tiempo.
La productividad disminuye a medida que continúa el tiempo prolongado de trabajo. Asegúrese de permitir algo de tiempo de inactividad para que solo esté haciendo su mejor trabajo sin sentirse abrumado.
Pensamientos finales sobre los rastreadores de tiempo y la mejora del flujo de trabajo
Los rastreadores de tiempo ayudan a los empleados a navegar por el mundo laboral un poco mejor al aumentar la productividad y la responsabilidad, lo que se traduce en éxito empresarial para una mayor rentabilidad y un mejor servicio al cliente. Los empleados mantienen su moral manteniéndose en la tarea durante las horas de trabajo y teniendo tiempo designado para reiniciar.
Ponte en el camino correcto, el camino del tiempo, eso es. Considere el software de seguimiento del tiempo, como Flowlu, para llevar un registro del tiempo dedicado a actividades y proyectos. Evalúe y evalúe el tiempo dedicado a cada actividad para mejorar su rendimiento y eficiencia en la gestión del tiempo.
Un contador de tiempo es una aplicación informática que te ayuda a controlar cómo empleas tu tiempo. Los cronómetros pueden utilizarse para controlar tareas individuales, proyectos o incluso jornadas laborales completas.
Los controladores de tiempo pueden mejorar su flujo de trabajo de varias maneras, entre ellas:
- Ayudándole a identificar las pérdidas de tiempo.
- Le ayudan a fijar plazos realistas.
- Le ayudan a priorizar su trabajo.
- Le ayudan a facturar a los clientes con precisión.
Las ventajas de utilizar un cronómetro son las siguientes
- Aumento de la productividad: Los registradores de tiempo pueden ayudarle a identificar las pérdidas de tiempo y eliminarlas, lo que puede aumentar la productividad.
- Mejor gestión del tiempo: Los cronómetros pueden ayudarle a establecer plazos realistas y a priorizar su trabajo, lo que puede mejorar la gestión del tiempo.
- Mayor precisión: Los controladores de tiempo pueden ayudarle a facturar a los clientes con precisión, lo que puede conducir a una mayor satisfacción del cliente.
- Mayor visibilidad: Los rastreadores de tiempo pueden proporcionarte información sobre cómo empleas tu tiempo, lo que puede ayudarte a tomar decisiones informadas sobre cómo asignar tu tiempo en el futuro.
Los retos que plantea el uso de un cronómetro son los siguientes:
- Compromiso de tiempo: Los cronómetros requieren tiempo para su instalación y uso.
- Precisión: La precisión de los contadores de tiempo depende de los datos que introduzcas.
- Privacidad: Los contadores de tiempo pueden recopilar muchos datos sobre cómo empleas tu tiempo, lo que puede plantear problemas de privacidad.
