7 formas de mejorar la colaboración en equipos remotos
En estos tiempos desafiantes, cada vez más personas adoptan la creciente tendencia de trabajar de forma remota. Sin embargo, la transición al trabajo remoto tiene sus propios pros y contras. Por un lado, sus empleados ahorran tiempo en largos desplazamientos y tienen menos interrupciones, así como más flexibilidad. Por otro lado, cada oficina crea un ambiente altamente colaborativo para sus trabajadores. Y si las personas se juntan y generan nuevas ideas innovadoras, esto ayuda a su empresa a ofrecer los mejores resultados posibles.
Claramente, algunos negocios adoptarán este nuevo estilo de vida y continuarán operando de manera remota (al menos parcialmente) incluso después de que estos eventos inciertos lleguen a su fin. Sin embargo, para fomentar una colaboración efectiva al trabajar de forma remota, es necesario idear una estrategia para crear un ambiente de trabajo productivo. En este artículo, exploraremos consejos y trucos para cultivar y mantener un trabajo eficiente entre equipos distribuidos.
1. Crea guías paso a paso
La transición a un nuevo entorno de trabajo puede ser una experiencia difícil y estresante para cada miembro del equipo. Ayuda a tu equipo a adaptarse rápidamente y ahorra tiempo a tus empleados eliminando la necesidad de responder repetidamente a las mismas preguntas. Crea y comparte una guía detallada paso a paso con todo tu equipo. Debe cubrir todas las preguntas comunes, como cuándo debe el equipo realizar reuniones diarias o retrospectivas mensuales, qué herramientas necesitan tus colegas, dónde pueden acceder a contraseñas o números de teléfono de colegas, etc.
Utiliza Google Docs o tu base de conocimiento interna para organizar un directorio de conocimiento efectivo para tu equipo. Mantenlo actualizado, bien organizado y revisa tus artículos regularmente.
2. Determina un horario de trabajo
Muchos creen que un empleado remoto es similar a los freelancers que determinan sus propias horas de trabajo y trabajan a su propio ritmo. Al igual que los empleados remotos, los freelancers pueden operar desde cualquier lugar del mundo. Pero aquí es donde terminan las similitudes. A diferencia de los freelancers, un empleado remoto debe trabajar según el horario definido por la empresa.
Además, al trabajar de forma remota, es difícil desconectarse de las tareas porque no hay límites entre la vida personal y el trabajo. Por lo tanto, lo crucial aquí es establecer horas de trabajo rígidas para tu equipo, de modo que todos puedan seguirlas. Si tus líneas de tiempo de trabajo están desorganizadas, puede parecer que estás trabajando todo el tiempo, lo que puede eventualmente llevar al agotamiento.
3. Asigna tareas de manera efectiva
Define y asigna tareas con claridad, establece plazos adecuados y metas detalladas para que tus compañeros sepan qué se espera de ellos. Utiliza software de gestión de tareas como Flowlu para distribuir tareas entre los empleados, discutir el trabajo en contexto y seguir el progreso con facilidad. Ten en cuenta que no es necesario hacer llamadas para cada problema que surja. La mayoría de las preguntas se pueden resolver a través de mensajería. Todos estamos ocupados, así que no esperes una respuesta inmediata. Cuando necesites una respuesta instantánea de un compañero, indícalo utilizando la función de solicitud de respuesta en lugar de mencionar con @.
4. Selecciona las herramientas adecuadas
Enumera las herramientas que tu equipo podría necesitar al trabajar de forma remota. Hay dos áreas principales que estas soluciones deben cubrir: la comunicación del equipo y el rendimiento real del trabajo. Para una comunicación efectiva del equipo y reuniones productivas, necesitas un software para videoconferencias (Zoom, Microsoft Teams), un software para compartir escritorio (TeamViewer), un pizarrón virtual (Miro). Luego, dependiendo de las necesidades de tu negocio, selecciona herramientas para gestión de tareas, ventas o seguimiento de proyectos, contabilidad — todo para ayudar a tus compañeros a alcanzar sus objetivos.
Además, podrías considerar ahorrar dinero y seleccionar un software que incluya todas las herramientas en un solo lugar, especialmente si eres una empresa pequeña o mediana. Por ejemplo, en Flowlu, tus compañeros pueden desglosar proyectos en etapas, hitos y tareas, y estimar claramente lo que se espera de ellos cada día. Pueden rastrear fácilmente el tiempo dedicado y emitir facturas por el trabajo realizado para cada cliente. También proporciona soluciones para un trabajo colaborativo práctico, como mapas mentales o mensajería integrada.
5. Elabora actividades en común
Los humanos somos seres sociales, necesitamos comunicarnos entre nosotros. Utilizar soluciones tecnológicas no puede reemplazar la ausencia de comunicación real y emocional. Tus trabajadores pueden sentirse aislados y excluidos. Pide a tu departamento de recursos humanos que elabore una lista de posibles actividades para el equipo que fomenten la cultura de tu empresa y el trabajo en equipo. Mantén las actividades informales y entretenidas. Por ejemplo, organiza almuerzos virtuales, anuncia desafíos fotográficos (mejor lugar de trabajo remoto), mira conciertos o películas en línea y luego discútelos en un canal separado para compartir información no relacionada con el trabajo.
6. Muestra a tus compañeros que te importa
Como ya se ha mencionado, la transición a un nuevo entorno de trabajo puede afectar la productividad general de tus compañeros y causar ansiedad. A medida que avanzas en tu día, recuerda pedir ideas y comentarios de tus empleados, discutir los objetivos que han alcanzado. Explica a cada compañero cómo su trabajo diario ayuda a la empresa a alcanzar sus metas para que se sientan más valorados. Mantén a tu equipo informado sobre cómo están cambiando las prioridades y objetivos de tu empresa. También puedes enviar cuestionarios a tus compañeros al menos una vez a la semana para conocer los problemas que han surgido durante su trabajo. La comunicación continua es clave para una adaptación exitosa.
7. Demuestra tu confianza
Mientras trabajas en una oficina tradicional, algunos gerentes están acostumbrados a rastrear las horas de trabajo de la siguiente manera: si un empleado está en la oficina, entonces el trabajo se está realizando. Cuando tu equipo trabaja de forma remota, no tienes visibilidad inmediata sobre lo que todos están haciendo. Haz un seguimiento regularmente, pero no seas demasiado persuasivo. El trabajo remoto requiere un alto nivel de confianza. Adaptarse al trabajo remoto puede ser un desafío; tus compañeros necesitan tiempo para ajustarse a trabajar de una nueva manera. Y las personas son más efectivas cuando confiamos en ellas. Observa los resultados y utiliza herramientas digitales para seguir el progreso del trabajo; lo más importante es establecer los principios fundamentales para el flujo de trabajo remoto y seguirlos constantemente.
