7 formas en que la automatización del flujo de trabajo beneficia a su empresa
Uno de los mayores errores que cometen las empresas es perder tiempo completando manualmente tareas repetitivas. Cada departamento de cada empresa tiene tareas tediosas. Pero en lugar de sobrecargar a sus empleados y arriesgarse a errores humanos, debería centrarse en automatizar sus flujos de trabajo.
¿Qué es la Automatización de Flujos de Trabajo?
Existen numerosos beneficios en la automatización de flujos de trabajo. Utilizar lógica basada en reglas para crear un proceso que funcione automáticamente liberará significativamente a su fuerza laboral y recursos. Esto permitirá que sus empleados trabajen en proyectos más interesantes, ahorren tiempo y energía, eviten errores y aumenten la productividad general.
Pero para hacerlo, necesitará diseñar, simplificar y ejecutar una serie de tareas basadas en las reglas que reemplazarán el trabajo manual de ingresar datos, enviar correos electrónicos y notificaciones, o programar tareas sin que usted mueva un dedo.
También puede dirigir datos y archivos entre personas o sistemas utilizando software de automatización de flujos de trabajo. Las mayores mejoras se pueden realizar en eficiencia, precisión, informes, responsabilidad y satisfacción laboral en general.
Después de todo, ¿por qué debería alguien preocuparse por tareas tan tediosas cuando hay tantas soluciones económicas disponibles?
Tipos de Automatización de Flujos de Trabajo
La automatización de flujos de trabajo se puede dividir en dos tipos básicos: Gestión de Procesos de Negocio (BPM) y Automatización de Procesos Robóticos (RPA). Ambos tienen sus propios aspectos distintos y casos de uso, que discutiremos en esta sección.
Flujos de Trabajo de Procesos de Negocio
La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es una metodología que optimiza procesos y estructuras empresariales. El software con enfoque en la filosofía BPM reemplazará tareas manuales por un flujo de trabajo automatizado para ayudarle a alcanzar sus objetivos empresariales más importantes, reduciendo costos y aumentando la eficiencia en el proceso.
Es similar a la gestión de proyectos, pero la diferencia es que la gestión de proyectos se centra en un alcance de trabajo puntual. Por otro lado, los flujos de trabajo de procesos de negocio se enfocan en procesos repetibles. El software BPM se puede dividir en tres tipos: integración, humano o centrado en documentos.
Automatización de Procesos Robóticos
La Automatización de Procesos Robóticos (RPA) está diseñada para que los robots realicen tareas similares a las de los empleados y apoyen sus procesos. Pueden ayudarle a identificar y resolver errores de procesamiento, mitigar consultas de soporte y agilizar otros trabajos como completar formularios, extraer datos y mover archivos.
Las herramientas RPA ejecutan varias actividades de forma autónoma en diferentes sistemas de software. Siguiendo un conjunto de reglas, una herramienta de automatización de flujos de trabajo RPA realizará actividades de procesos de negocio a gran volumen y generará un mayor retorno de inversión (ROI). Estas formas de automatización de flujos de trabajo automatizan tareas que se realizaban de manera tediosa por humanos.
Ver también: Flujo de Trabajo VS Proceso: Diferencias y Similitudes
Beneficios de la Automatización de Flujos de Trabajo
Como se mencionó anteriormente, los principales beneficios de la automatización de flujos de trabajo son la eficiencia y el ahorro de tiempo. Automatizar tareas aburridas y repetitivas ahorrará una gran cantidad de esfuerzos desmotivadores necesarios para finalizar tareas simples y que consumen tiempo, como la entrada de datos. Esto lo protegerá de cualquier posible caos y le ayudará a alcanzar sus objetivos más rápido.
1. Crear procesos que reduzcan costos
Según un informe de WorkMarket de 2020, un tercio de los líderes actuales del mercado ya utiliza la automatización para reducir costos laborales. Tiene sentido, ya que la automatización de flujos de trabajo le ahorrará decenas de horas al mes. Reducir tareas administrativas y repetitivas es uno de los beneficios de la automatización de flujos de trabajo que aportará más valor.
2. Acelerar la gestión y finalización de tareas
Los empleados que tienen la suerte de trabajar con automatización de flujos de trabajo sienten la diferencia. Imagine lo mucho más rápido que es asignar y finalizar tareas para ellos. Por ejemplo, dado que el envío de correos electrónicos está automatizado, pueden simplemente seguir el progreso en el sistema de flujo de trabajo y dedicar su tiempo a otros trabajos más deseables.
3. Reducir errores de entradas manuales o supervisión
Todos somos humanos, así que todos cometemos errores. Especialmente al trabajar en tareas largas y repetitivas. Tendemos a perder el enfoque después de unos minutos, lo que puede volverse muy agotador. Evitar errores también previene retrasos en el procesamiento.
4. Reducir el tiempo en el ciclo de proceso
La validación automática asegura que los datos incorrectos no entren en el flujo de trabajo. Esto lleva a una reducción en el tiempo que los empleados tienen que gastar corrigiéndolo. Equipos más pequeños pueden lograr más utilizando la automatización de flujos de trabajo. No tienen que gastar más tiempo entregando documentos o persiguiendo aprobaciones.
5. Agilizar el proceso de aprobación
La mayoría de las personas ha experimentado la frustración de buscar aprobaciones en toda la empresa. Esto puede ralentizar el proceso de trabajo durante horas o incluso días. La automatización de flujos de trabajo agiliza el proceso de aprobación y previene retrasos innecesarios. El enrutamiento automático envía el documento a la persona adecuada de inmediato. Las notificaciones automáticas también alertarán al receptor.
6. Aumentar la escalabilidad de los flujos de trabajo
Mientras que la única forma de escalar procesos manuales es contratar más empleados (o aumentar su carga de trabajo, lo cual probablemente no apreciarán), puede utilizar la automatización de flujos de trabajo para escalar fácilmente. No solo evitará cualquier posible aumento en errores, sino que la escalabilidad también se realizará sin incurrir en aumentos de costos.
7. Mejorar la conectividad
La conectividad en toda la empresa y los sistemas, así como una comunicación fluida, son cruciales para la eficiencia y la infraestructura de TI. Una herramienta de automatización de flujos de trabajo conecta todos estos diferentes aspectos de su negocio y permite que todos sus datos fluyan libremente.
Ejemplos de Automatización de Flujos de Trabajo
Los beneficios de la automatización de flujos de trabajo forman una larga lista. Aquí hay algunos ejemplos de cómo puede facilitar su vida en muchas partes de su negocio.
RRHH: Proporcionar una experiencia de incorporación impresionante
Cada departamento de recursos humanos dará la bienvenida a los beneficios de la automatización de flujos de trabajo, como la drástica reducción de papel, la garantía de cumplimiento en todos los procesos o la mejora de la experiencia de incorporación/desvinculación. Dé una buena impresión a sus empleados y hágales saber que trabajan para un socio confiable.
La automatización de flujos de trabajo también puede ayudar a buscar, verificar y reclutar candidatos más rápido. La gestión de ausencias y las solicitudes de contratación son otro excelente ejemplo de un software de automatización de flujos de trabajo bien implementado. Acelere los procesos importantes.
Ver también: Cómo Automatizar el Flujo de Trabajo de Incorporación: La Guía Definitiva
Finanzas: Integrar datos con software contable
La gestión simplificada de documentos es atractiva para los departamentos financieros. Ahorre tiempo en el procesamiento de aprobaciones y programe pagos automáticos para facturas recurrentes. Cree un pequeño sistema de gestión de nómina utilizando la automatización de flujos de trabajo. Emita facturas o envíelas a diferentes correos electrónicos y lugares.
Escribir documentos legales como acuerdos de confidencialidad (NDA) o contratos de venta es uno de los mejores beneficios de la automatización de flujos de trabajo. Como solo completará los datos en una plantilla preparada, no es necesario crear un nuevo documento cada vez.
Marketing: Rastrear sus leads y aumentar el CRO
El software de automatización de flujos de trabajo utilizado en marketing le ayudará a rastrear leads o volver a dirigirse a sus visitantes para aumentar su optimización de tasa de conversión (CRO). Úselo para aprobar cualquier contenido y colaborar con compañeros de equipo. La lista continúa, pero uno de los principales usos es también el piloto automático y la supervisión de diferentes campañas.
Prepare una estrategia de marketing personalizada y dirija su público en múltiples canales. Una vez que la automatización transforme a sus visitantes en leads, puede categorizarlos en función de su comportamiento y características.
Ventas: Tratar todos los leads con el mismo enfoque de calidad
Cada cliente debe ser tratado adecuadamente y sentirse como si estuviera en una alfombra roja. La automatización de flujos de trabajo garantizará que todos reciban la misma primera impresión que los sorprenderá. Envíe correos electrónicos promocionales y obtenga informes perspicaces sobre procesos en curso. Evite cualquier desliz con leads y datos importantes. También puede simplificar la creación de listas estandarizando el proceso.
Soporte al cliente: Asignar tickets a los empleados correctos
Otro gran beneficio de la automatización de flujos de trabajo es crear y escalar tickets para los miembros adecuados del equipo. Los tickets de soporte duplicados son una ocurrencia común que le cuesta tiempo valioso a su equipo. Como sabemos, el tiempo es todo cuando se busca proporcionar la mejor experiencia de soporte.
TI: Confirmar actualizaciones programadas
Gestione activos, rastree tendencias de uso y controle la mitigación de TI “sombra”. La automatización de flujos de trabajo es común para muchas tareas en TI que le ayudarán a evitar cualquier posible problema y tiempo de inactividad. Úselo para la gestión de incidentes, el seguimiento de errores y las solicitudes de soporte. Un flujo de trabajo automatizado le alertará de inmediato cuando ocurra algo. También puede usarlo para gestionar y compartir su hoja de ruta fácilmente.
La Conclusión
Los beneficios de la automatización de flujos de trabajo son infinitos. Puede facilitar sus actividades diarias y permitirle gestionar su negocio de manera eficiente y económica. Gracias a las impresionantes ventajas tanto para empresas como para individuos, está claro que la automatización de flujos de trabajo es el futuro.
Todas las empresas pueden beneficiarse de la automatización de flujos de trabajo y simplificar sus operaciones y procesos. Cada negocio que desee mantenerse competitivo debe considerar rápidamente la adquisición de una herramienta confiable de automatización de flujos de trabajo. No necesita ser un experto para aprovechar los beneficios casi de inmediato y con una relación costo-valor agradable casi de inmediato.
Ver también: Las Mejores Herramientas a Considerar para Su Automatización de Flujos de Trabajo
