8 consejos para colaborar en un equipo virtual
El trabajo remoto es una de las transformaciones digitales más significativas que ocurrió durante el periodo de pandemia. Muchas organizaciones permitieron que sus empleados trabajaran desde casa en ese tiempo. Sin embargo, se ha vuelto evidente que el trabajo remoto llegó para quedarse, aunque muchas organizaciones ya han reabierto.
Existen varios beneficios que las organizaciones y los empleados obtienen al trabajar desde ubicaciones remotas. Sin embargo, el trabajo remoto también puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de la colaboración en equipo. Cada trabajador debe saber cómo puede contribuir a una colaboración efectiva en un equipo virtual.
Aquí tienes algunos consejos a seguir:
1. Planifica Reuniones Regularmente
Incluso cuando trabajas desde diferentes ubicaciones, hay varias decisiones que deben tomarse como equipo. Puede ser necesario hacer una lluvia de ideas, alinear objetivos o incluso acordar metas regularmente. Esto ayuda a garantizar que cada tarea en la que colaboras tenga éxito. Sin embargo, no puedes lograr esto si no planificas reuniones virtuales de equipo regularmente.
Debes asegurarte de que haya un número razonable de reuniones dentro de un periodo específico. Por ejemplo, una reunión mensual con un enfoque estratégico en lugar de táctico es ideal. Prepara un plan para la reunión, asigna a alguien que la facilite y asegúrate de que todo en la agenda sea discutido.
2. Capacita a Tu Equipo para Colaborar
La colaboración es una habilidad que debe aprenderse y dominarse. No todos pueden colaborar bien con otros, especialmente trabajando desde diferentes ubicaciones. Por lo tanto, una colaboración efectiva requiere capacitar a tu equipo en esta habilidad y asegurarte de que saquen el máximo provecho en sus lugares de trabajo.
Además, la capacitación no debe ser algo puntual. Debes capacitar constantemente a tu equipo y asegurarte de que estén actualizados, especialmente en lo que respecta a nuevas tecnologías. Esto ayudará a garantizar que la productividad del equipo se mantenga igual cuando trabajen en sus entornos virtuales.
3. Mensajería con tu Equipo
La mensajería es una de las mejores formas de comunicarse como equipo. Puedes utilizar varias herramientas de colaboración que permiten a los equipos enviar mensajes al instante. Algunos ejemplos excelentes de estas herramientas son Slack, Teams y Flock. Sin embargo, la mensajería puede consumir una gran cantidad de tiempo si no se modera.
Revisa y responde los mensajes más urgentes de inmediato después de abrir la aplicación. Esto te ayudará a controlar tu tiempo y evitar desperdiciarlo en mensajes insignificantes. También deberías resolver algunos problemas por llamada si parecen difíciles de resolver a través de chat.
4. Usa Software de Gestión de Equipos
Los líderes de equipo tienen varias tareas que hacer, incluida la incorporación de nuevos miembros al equipo, a veces de forma remota. Una forma de garantizar que esto se lleve a cabo sin problemas es utilizar software que permita la gestión de miembros en línea. Afortunadamente, el software de gestión de miembros y equipos está ampliamente disponible hoy en día. Flowlu te permite gestionar fácilmente a tu equipo, sus cargas de trabajo y la comunicación, creando un centro centralizado para la colaboración de todo el equipo.
El principal desafío para los gerentes de equipo es encontrar el mejor software de gestión de asociaciones. Con la amplia variedad de opciones disponibles en línea, encontrar uno que satisfaga las necesidades de RR. HH. de tu empresa puede ser complicado. Lo mejor es que revisar reseñas de software de gestión de asociaciones en línea puede ayudarte a encontrar el mejor.
5. Mantente en Contacto por Video
Existen varias maneras de comunicarse al trabajar desde ubicaciones remotas. Sin embargo, el video ha surgido como una de las mejores formas de comunicarse cuando se colabora con otros miembros del equipo. Esto se debe a que permite utilizar el lenguaje corporal y demostrar la urgencia de tu mensaje a los destinatarios.
Hay muchas herramientas de colaboración en línea que te ayudan a comunicarte a través de video. Dependiendo de la herramienta que uses, puedes realizar una videoconferencia con hasta 50 miembros del equipo. Esto facilita que todos los miembros del equipo se mantengan en sintonía y asegura que cada proyecto se desarrolle sin problemas.
6. Comparte Documentos
Otra cosa esencial es asegurarte de que compartes documentos con el equipo. Herramientas de colaboración como Slack, Google Docs, Teams, etc., permiten a los equipos virtuales compartir documentos. Asegúrate de que cada documento sea autoexplicativo para que otros miembros del equipo no pierdan tiempo buscando aclaraciones.
Además, la mayoría de las herramientas de colaboración te permiten establecer plazos para la revisión de documentos compartidos. Indicar plazos ayuda a los equipos a tomar decisiones lo más rápido posible. También activa la opción de “control de cambios” para permitir que las personas realicen cambios o dejen comentarios en el documento.
7. Centraliza tu Contenido
Una de las mejores formas de colaborar es centralizando todo. Tener la comunicación del equipo, tareas, documentos, etc., en un solo lugar facilita la colaboración para ti y tu equipo. Esto significa que los miembros del equipo no necesitan cambiar de aplicaciones para encontrar contenido, ya que todo está centralizado.
Centralizar tu contenido facilita que el equipo haga lluvias de ideas. También facilita llegar a conclusiones y tomar decisiones rápidamente. La mayoría de las herramientas de colaboración incluyen una función que permite a los líderes de equipo centralizar todo lo que utilizan en su flujo de trabajo diario.
8. Mantén los Equipos Pequeños
Puede ser tentador tener un equipo grande cuando se trabaja de forma remota. Sin embargo, la investigación muestra que los equipos remotos colaboran mejor cuando son pequeños. Por lo tanto, los gerentes de equipo deben mantener sus equipos con 20 o menos miembros para asegurar la máxima colaboración y una mejor productividad.
Uno de los problemas de tener un equipo grande es la falta de responsabilidad. Puede ser difícil responsabilizar a todos cuando tienes un equipo de alrededor de 100 personas. Además, cosas como la comunicación y la programación de reuniones también pueden verse afectadas cuando una organización tiene un equipo grande.
Conclusión
La colaboración es un factor esencial cuando se trabaja con un equipo virtual. Es fácil para las personas que trabajan en el mismo proyecto desde diferentes ubicaciones perder el rumbo, a diferencia de estar en el mismo entorno de oficina. Esto hace que sea fundamental para los gerentes de equipo asegurar que todos tengan las habilidades y herramientas de colaboración adecuadas.
Nunca podrás colaborar bien si careces de herramientas o habilidades. Las herramientas, por ejemplo, agilizan los procesos y reducen el tiempo que uno podría haber gastado en tareas específicas. Las habilidades ayudan a los miembros del equipo a aprovechar al máximo las herramientas y a garantizar que sigan siendo tan productivos como si trabajaran desde una misma oficina.
Sobre el Autor
Dan tiene experiencia práctica en marketing digital desde 2007. Ha estado formando equipos y orientando a otros para fomentar la innovación y resolver problemas en tiempo real. Dan también disfruta de la fotografía y viajar.
