Creación de un cuadro de mando empresarial: Información en tiempo real para aumentar la productividad

Oliver Carter

Copywriting Specialist

20 de diciembre de 2024

22 min read

¿Qué es lo mejor para ti? Bueno, eso depende. En esta guía, aprenderás cómo crear un panel que funcione para tu negocio.

Y buenas noticias si estás pensando: "¿Pero qué pasa si soy único?" También te mostraremos cómo Flowlu puede ser tu solución integral para crear paneles de negocios poderosos.

¿Qué es un Panel de Negocios?

Un panel de negocios es una herramienta visual que reúne datos de múltiples fuentes de una manera coherente y que te ayuda a tomar decisiones estratégicas.

Recopila todos tus datos en un lugar centralizado para procesarlos y luego los presenta a través de una visualización en tiempo real, permitiéndote monitorear tus objetivos, mantenerte informado y realizar cambios rápidamente según los requisitos.

¿Por Qué Necesitas un Panel de Negocios?

Mejor Toma de Decisiones

Los paneles eliminan la necesidad de información dispersa o informes retrasados y ofrecen a los responsables de la toma de decisiones una vista general de los datos clave de un vistazo. Los líderes pueden tomar decisiones informadas y basadas en datos más rápido y con mayor confianza, con actualizaciones en tiempo real y mantener su negocio ágil ante las circunstancias cambiantes.

Mayor Productividad

Un panel de negocios ayuda a los equipos a pasar más tiempo actuando y menos tiempo buscando información cuando todos sus datos están en una sola pantalla.

Los paneles ayudan a optimizar el flujo de trabajo y a mantener el impulso de los proyectos al rastrear tareas y proporcionar actualizaciones en tiempo real, asegurando que todos estén alineados y a tiempo.

Identificación de Patrones y Tendencias

Los paneles son excelentes para identificar patrones y tendencias relacionadas con el compromiso del cliente, los cuellos de botella en los proyectos o los picos de ventas. La detección temprana de estas tendencias permite a las empresas ajustar sus planes para aprovechar las oportunidades o solucionar problemas antes de que se agraven.

Características Clave que Debe Tener un Panel de Negocios

Datos en Tiempo Real

Imagina tener tus cronogramas de proyectos, números de ventas y comentarios de clientes en un solo lugar. Y que todo se actualice instantáneamente. Nada de cambiar pestañas o buscar los números más recientes.

Un panel en tiempo real te permite reaccionar rápidamente y mantenerte al tanto. Te ayuda a cerrar acuerdos más rápido e incluso a solucionar un retraso en un proyecto antes de que se descontrole.

Personalización

No todo funciona para todos. Tu equipo de ventas necesita tasas de conversión. ¿Tu equipo de recursos humanos? Tal vez estadísticas de compromiso de los empleados.

Un buen panel te permite elegir y priorizar lo que más importa. Es como crear una lista de reproducción: solo los éxitos, sin relleno.

Sencillo y Amigable para el Usuario

Los datos son útiles solo cuando puedes utilizarlos. Por eso, los paneles complicados son solo una pérdida de tiempo.

Pero un diseño limpio significa que encuentras lo que necesitas rápidamente. Una mirada, una visión instantánea. Así es como debería ser.

Cómo Crear un Panel de Negocios Usando Herramientas de BI

Las herramientas avanzadas de BI hacen que sea sencillo crear paneles que reúnen todos tus datos clave en un solo lugar. Las herramientas de BI, o herramientas de Inteligencia de Negocios, son aplicaciones de software diseñadas para analizar, visualizar y presentar datos de manera fácil de entender y aplicar. Ejemplos incluyen Tableau, especializado en visualización interactiva de datos; Power BI, conocido por su integración con herramientas de Microsoft; y Google Data Studio, una opción gratuita que funciona bien con los servicios de Google.

Estas herramientas ayudan a las empresas a rastrear el desempeño, identificar tendencias y tomar decisiones informadas basadas en datos en tiempo real. Aprendamos cómo seleccionar las métricas adecuadas, conectar tus datos y configurar un panel en una herramienta de BI que sea fácil de usar y compartir.

Paso 1: Elige tus KPIs

Selecciona los indicadores clave de rendimiento (KPIs) más importantes para tu negocio. El panel adecuado se enfocará en las métricas que se alinean con tus objetivos, ya sean cronogramas de proyectos, salud financiera o tiempos de respuesta en el servicio al cliente.

Al elegir estos KPIs, asegurarás que tu panel muestre lo que realmente importa.

KPIs a Considerar:

• Tasas de Finalización de Proyectos: Monitorea el porcentaje de proyectos completados a tiempo.
• Crecimiento de Ingresos por Ventas: Rastrea las ventas durante un período establecido.
• Costo de Adquisición de Clientes (CAC): Mide el costo de obtener nuevos clientes.
• Métricas de Productividad del Equipo: Mide equipos o individuos para mejorar el flujo de trabajo.

Paso 2: Conecta tus Fuentes de Datos

Generalmente, las herramientas de BI te permiten extraer datos de diferentes herramientas y sistemas, incluyendo CRMs, software de gestión de proyectos (como Flowlu) y aplicaciones de seguimiento financiero. Conectar estas fuentes de datos significa que tu panel se actualizará automáticamente, sin necesidad de entrada manual.

Consejos Importantes para Conectar:

• Asegúrate de que tus fuentes de datos principales estén vinculadas y sincronizadas.
• Revisa informes de muestra después de conectar para verificar la precisión de los datos.
• Usa integraciones de herramientas o APIs si necesitas conectar más herramientas.

Paso 3: Diseña tu Panel

Configura tu panel según tu flujo de trabajo y prioridades. Las herramientas de BI suelen ofrecer varios widgets como gráficos, listas de tareas, y barras de progreso presupuestario. Organiza estos widgets de forma clara y lógica para que siempre puedas ver lo más importante.

Ideas para el Diseño:

• Coloca tus KPIs clave en la parte superior del panel para una visibilidad rápida.
• Agrupa métricas relacionadas, por ejemplo, presupuesto y gastos.
• Usa diferentes colores para resaltar secciones y facilitar la localización.

Paso 4: Agrega Alertas y Notificaciones

Una de las mejores características de un panel es configurar alertas para mantener a todos informados. Las herramientas de BI te permiten configurar notificaciones para situaciones específicas, como cuando un proyecto está en riesgo de no cumplir con el plazo o cuando los gastos están cerca de alcanzar un límite. Estas notificaciones en tiempo real ayudan a los equipos a responder rápidamente y a mantenerse en el camino correcto.

Ejemplos de Alertas para Configurar:

• Alertas de Plazos de Proyecto: Notifica a los miembros del equipo cuando se acerquen los plazos o cuando haya retrasos.
• Notificaciones de Umbrales de Presupuesto: Envía alertas cuando los gastos alcancen un porcentaje determinado del presupuesto.
• Actualizaciones del Estado de las Tareas: Notifica a los líderes de equipo cuando se completen tareas importantes o haya retrasos.

Paso 5: Comparte y Colabora

Las herramientas de BI facilitan compartir paneles con los miembros del equipo o clientes. Esto mantiene la comunicación abierta y a todos alineados con el progreso actual.

Compartir paneles significa que todos pueden acceder a la misma información para reuniones internas o actualizaciones con clientes.

Buenas Prácticas para Compartir:

• Configura permisos de visualización o edición según los roles del equipo para mantener los datos seguros.
• Programa chequeos regulares del equipo utilizando el panel compartido para actualizaciones.
• Usa el panel como una ayuda visual durante reuniones para discusiones rápidas e informadas.

Cómo Crear tu Primer Panel de Negocios con Flowlu

Crear un panel de negocios con Flowlu es sencillo y te brinda información clara y procesable. Sigue estos pasos para crear un panel que funcione para ti y aumente la productividad:

Paso 1: Comienza con una Nueva Página

• En la página de inicio, haz clic en el botón de más (+) para crear una nueva página.
• Asigna un nombre a tu página que refleje su propósito, como "Finanzas" o "Resumen de Tareas".

Paso 2: Agrega Widgets

• Haz clic en el botón "Agregar" para empezar a incluir widgets en tu panel.
• Los widgets están agrupados por módulos como Tareas, Finanzas, Proyectos, CRM y Base de Conocimientos.
• Cada widget se puede duplicar fácilmente, y todos tienen configuraciones únicas para ajustarse mejor a tus necesidades. Por ejemplo, los widgets financieros suelen permitir seleccionar la organización para mostrar resultados o definir un período específico. Los widgets de tareas ofrecen una amplia gama de filtros, como estado, asignados, prioridad, entre otros.
• Puedes crear páginas separadas para cada módulo o combinar todos los indicadores esenciales en una sola página. La elección es tuya.

Paso 3: Organiza los Widgets

• Arrastra y suelta los widgets para colocarlos donde prefieras.
• Redimensiona los widgets para adaptarlos a tus preferencias y hacer que tu panel sea visualmente atractivo.
• Si necesitas ayuda para organizarlos, presiona el botón "Reordenar" y Flowlu optimizará el diseño por ti.

Paso 4: Ajusta tu Panel

• Revisa tu diseño y asegúrate de que toda la información importante sea fácilmente accesible.
• Ajusta el tamaño y las posiciones de los widgets según sea necesario para lograr el equilibrio perfecto entre claridad y funcionalidad.

¡Y eso es todo! Ahora tienes un panel personalizado listo para brindarte información de un vistazo. Ya sea para rastrear tareas, monitorear finanzas o seguir proyectos, tu panel de Flowlu está ahí para mantenerte al tanto de las cosas.

Casos de Uso Principales para Paneles

Los paneles pueden hacer más que solo mostrar números: pueden cambiar cómo los equipos piensan, reaccionan y planean en torno a los datos. ¿Estás utilizando los paneles en todo su potencial? Vamos a profundizar:

A. Gestión y Seguimiento de Proyectos

¿Tus proyectos están en camino o hay cuellos de botella ocultos? Los paneles son el mejor aliado de un gestor de proyectos, ya que muestran el estado de las tareas, los plazos próximos y la asignación de recursos.

Esto ofrece a todos una visión general y mantiene a cada uno consciente de su rol y progreso.

Consejo Práctico: Revisa tu panel regularmente para identificar tareas atrasadas o conflictos de recursos. Tener esto visible ayuda a los equipos a ajustarse en tiempo real antes de que pequeños problemas se conviertan en grandes.

B. Información de Ventas y CRM

¿Tu equipo de ventas está utilizando los datos o se están perdiendo oportunidades? Los paneles para equipos de ventas pueden mostrar la salud del pipeline de ventas, los estados actuales de los negocios y qué tan cerca están de alcanzar las metas mensuales. Una vez que integras tu herramienta CRM con software de BI, el seguimiento de cada interacción con el cliente se vuelve sencillo. Esto ayuda a los equipos a refinar estrategias y mejorar la satisfacción del cliente.

Preguntas para Hacerte:

• ¿Están los estados de los negocios en línea con el ritmo esperado o hay patrones de desaceleración en ciertos puntos?
• ¿Cómo se compara tu equipo con períodos anteriores en términos de tendencias de ingresos?

Usa el panel para destacar los negocios de alta prioridad y configurar alertas para cambios importantes en el pipeline que necesiten atención.

C. Visión Financiera

¿Ves el panorama financiero completo o solo instantáneas? Los CFOs y equipos financieros necesitan datos rápidos y precisos sobre flujo de caja, gastos y márgenes de ganancia.

Con los paneles financieros de Flowlu, las empresas pueden combinar cifras de crecimiento de ingresos, costos operativos y márgenes de rentabilidad para planificar el presupuesto.

Consejos para Paneles Financieros:

• Muestra datos mes a mes para identificar tendencias financieras.
• Usa indicadores verdes y rojos para resaltar si los márgenes de ganancia o los gastos están por encima o por debajo de los rangos objetivo.

Paneles para Resultados

Crear un panel de negocios es solo el comienzo. Mantenerlo actualizado y útil es donde comienza el verdadero trabajo. ¿Estás gestionando tu panel de manera que continúe proporcionando valor a medida que tu negocio crece?

A. Actualizaciones y Revisiones Regulares

¿Tu panel está al día con las necesidades cambiantes de tu negocio? Tus KPIs, fuentes de datos y prioridades cambiarán con el tiempo. Revisar y actualizar regularmente tu panel asegura que refleje los datos más relevantes y procesables. Sin esto, datos desactualizados o irrelevantes podrían desinformar a tu equipo y afectar la toma de decisiones.

Consejo Pro: Programa revisiones trimestrales del panel para verificar si tus KPIs están alineados con tus metas. Esto garantizará que tu panel sea un rastreador efectivo del progreso.

B. Capacita a tu Equipo

¿Los miembros de tu equipo están utilizando el panel en todo su potencial? Incluso los paneles más básicos necesitan algo de capacitación. Asegurarte de que tu equipo sepa cómo interpretar los datos y navegar por el panel maximiza sus beneficios. Con la interfaz fácil de usar de Flowlu, esta etapa se simplifica.

Acción Práctica: Organiza una sesión rápida de capacitación o crea un tutorial que guíe a tu equipo a través de las características del panel. También puedes usar una herramienta de generación de videos con IA para crear videos animados que expliquen las funcionalidades de una manera divertida. Esta inversión en educación se traducirá en mayor productividad y menos confusiones.

C. Obtén Retroalimentación

¿Tu panel funciona para todos en tu equipo? Deberías recopilar retroalimentación de tu equipo para identificar áreas de mejora. Tal vez haya widgets que no usen o datos cruciales que falten. Recibir información regularmente de los usuarios del panel asegura que se mantenga relevante y centrado en el usuario. La retroalimentación es la mejor manera de refinar el diseño y la funcionalidad para que el panel cumpla con su propósito.

¿Por Qué Usar Flowlu para tu Panel de Negocios?

Aunque muchas herramientas pueden crear paneles de negocios, Flowlu es la única plataforma todo-en-uno para empresas de todos los tamaños. Aquí te explicamos por qué Flowlu es ideal para tus paneles:

1. Solución Integral

Flowlu incluye gestión de proyectos, CRM, facturación, informes financieros, y más, todo en un solo lugar. Esta consolidación significa que no necesitas gestionar múltiples herramientas de software para crear un panel que reúna datos de varios departamentos.

Consejo: Usar la solución todo-en-uno de Flowlu reduce los silos de datos y facilita el flujo de información entre departamentos, asegurando que todos tengan acceso a información actualizada.

2. Personalizable y Escalable

¿Tu panel es lo suficientemente flexible como para crecer con tu negocio? Ya sea que estés comenzando o que hayas escalado a una gran empresa, los widgets personalizados y las fuentes de datos flexibles de Flowlu te permiten ajustar y expandir tu panel a medida que tu negocio evoluciona.

Verifica regularmente si tu panel puede manejar la complejidad a medida que tu negocio crece. Flowlu facilita la escalabilidad para que tu panel siempre refleje tus necesidades actuales sin ser abrumador.

3. Diseño Centrado en el Usuario

¿Tu panel está diseñado para usuarios con diferentes niveles de habilidad técnica? La interfaz de Flowlu está pensada para ser amigable. Ya sea que los miembros de tu equipo sean expertos en tecnología o no, podrán usar el panel fácilmente.

Además, la aplicación móvil de Flowlu mantiene a tu equipo conectado e informado donde sea que estén. Flowlu también es compatible con iPads, proporcionando una pantalla más grande y más espacio para visualizar paneles y analizar datos cómodamente.

Más que una Herramienta

Un panel de negocios ayuda a tu equipo a mantenerse productivo al mostrar datos clave en tiempo real. Con Flowlu, puedes crear y personalizar fácilmente uno que se ajuste a las necesidades de tu negocio.

Piensa en esto:

• Tendrás una vista actualizada de tu negocio en todo momento.
• Tu equipo pasará menos tiempo buscando información y más tiempo tomando decisiones.
• Tendrás claridad sobre el progreso hacia tus objetivos y podrás ajustar estrategias en tiempo real.

Con Flowlu, gestionas tu negocio y lo preparas para un crecimiento constante. ¡Comienza tu panel hoy y observa cómo tu equipo se mantiene sincronizado y enfocado!