Errores Comunes de Gestión del Tiempo que te Están Retrasando
El tiempo no espera a nadie. Nadie planea desperdiciar un recurso tan valioso, pero es increíblemente común, especialmente en el lugar de trabajo. Ya sea en redes sociales, Netflix, jugando o navegando por el feed, es normal que las personas no aprovechen su tiempo al máximo. Aunque estos comportamientos son principalmente inofensivos, aún pueden desarrollarse en un patrón. Es hora de priorizar todos los objetivos que deseas alcanzar a través de una mejor gestión del tiempo.
Principales 7 Errores de Gestión del Tiempo y Cómo Evitarlos
Si sientes que estás haciendo lo mejor que puedes, pero aún necesitas producir los resultados deseados, no estás solo. Vamos a discutir errores comunes de gestión del tiempo y comportamientos que pueden estar retrasándote.
1. Negar que tienes un problema de gestión del tiempo
Muchas personas no aceptan el hecho de que tienen un problema con su gestión del tiempo; algunos se quejan de que no hay suficiente tiempo. Ninguno de estos estados de ánimo te beneficiará o creará más tiempo en tu día.
El primer paso hacia una mejor gestión del tiempo es reconocer que necesitas mejorar tus habilidades de gestión del tiempo y experimentar con técnicas que eventualmente te ayudarán a alcanzar tus objetivos.
2. Fallar en priorizar
El fallo al priorizar tareas es otro error común de gestión del tiempo que se ve especialmente en el lugar de trabajo. Dar prioridad a cosas importantes, ya sean tareas o proyectos, puede ayudarte a gestionar tu tiempo de manera más efectiva.
Si aún estás tratando de descubrir por dónde empezar, identifica las tareas más críticas evaluando las consecuencias de no terminarlas antes. Por ejemplo, si estás en RRHH y necesitas revisar currículums, prioriza esa tarea y ve si hay maneras de hacerla más fácil de lo que parece. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de candidatos puede ahorrarte mucho tiempo clasificando diferentes documentos. Al final del día, identificar los riesgos de cada tarea te mostrará rápidamente el orden en el que debes completarlas.
3. Procrastinar
La procrastinación es un hábito a menudo confundido con la pereza; sin embargo, son dos obstáculos distintos a la productividad. Por ejemplo, la procrastinación es un proceso activo donde uno elige hacer otra cosa en lugar de la tarea que sabe que debería estar haciendo. La pereza, por otro lado, está relacionada con la apatía, la falta de voluntad y la inactividad.
Cuando se hace regularmente, la procrastinación lleva a una reducción de la productividad e impide que los trabajadores alcancen sus objetivos. Para evitar desarrollar este hábito, acepta que estás procrastinando, identifica por qué estás posponiendo la tarea específica y recompénsate por terminar cada tarea difícil. Una lista de tareas, una programación adecuada y objetivos limitados por el tiempo pueden ayudarte a enfrentar incluso las tareas más difíciles en tus mejores momentos.
Considera rastrear el tiempo gastado en cada tarea. Usa algunas de las mejores herramientas de seguimiento de tiempo y verás cómo una buena gestión del tiempo libera tu total atención para tus tareas más importantes.
4. Ser inflexible
Es común que tareas inesperadas interrumpan tus cuidadosos planes en el lugar de trabajo. Por lo tanto, es crucial crear un calendario que tenga cierta flexibilidad; asigna tiempo para elementos inesperados que puedan necesitar tu atención. Por ejemplo, completar tu lista de tareas al principio del día (y no procrastinar) puede liberar tiempo para que respondas a la retroalimentación del cliente o resuelvas un problema técnico.
Un buen consejo de productividad es establecer un bloque de tiempo vacío que puedas usar como desees. Por ejemplo, dejar una hora abierta después del almuerzo te permite leer todos los correos electrónicos, ponerte al día con los miembros del equipo o escribir algunas notas importantes. Esta hora proporciona tiempo en días más ocupados para concentrarte en tickets, hablar con tus clientes o resolver problemas. Es crucial ser lo suficientemente flexible para saltar a cosas que requieren tu atención; este objetivo se logra a través de una buena gestión del tiempo.
5. Fallar en automatizar o programar
A continuación en nuestra lista está el fallo al programar o automatizar tareas. Muchos trabajadores no se dan cuenta de cómo la programación y la automatización facilitan el trabajo y eliminan la necesidad de gastar tiempo en tareas mundanas y que consumen mucho tiempo.
Por ejemplo, los profesionales de RRHH pueden usar software de gestión de contratos para automatizar y simplificar el proceso de gestión de contratos para empresas. Esta herramienta mitiga riesgos y asegura el cumplimiento, facilitando la contratación de alguien y encontrando rápidamente cláusulas problemáticas potenciales.
6. Sin tiempo de descanso
Los descansos son importantes. Las personas que creen que pueden lograrlo todo sin ningún descanso probablemente se agotarán más temprano que tarde. Si no estás tomando descansos, también puedes cometer más errores y desperdiciar más tiempo porque eventualmente perderás concentración e interés en tu trabajo.
Tomar descansos mejora la eficiencia. Según estudios, las personas más productivas trabajan durante 52 minutos seguidos, luego descansan de 10 a 17 minutos antes de volver a ello. Este horario es muy similar a la Técnica Pomodoro, que se ha vuelto muy popular en los lugares de trabajo modernos. Toma pequeños descansos, quizás 10 minutos cada hora o dos, para mejorar tu productividad.
7. Trabajar hasta tarde
Trabajar desde casa o en un ambiente flexible crea libertad para gestionar tu propio tiempo como desees. Trabajar hasta tarde es una práctica común que aumenta los niveles de estrés. Estos hábitos pueden reducir tus niveles de productividad a lo largo del día, ya sea por dormir demasiado o por procrastinar.
Es mejor levantarse temprano y evitar quedarse despierto hasta tarde o irse a la cama justo después de terminar el trabajo. Si quieres usar las mañanas para ti mismo, crea el hábito de caminar o ser activo (y no dormir o procrastinar) antes de sentarte en tu escritorio.
Resumen
Como puedes ver, los errores de gestión del tiempo ocurren a menudo debido a distracciones o fallos al crear hábitos productivos. Evita estos errores y usa tu tiempo de manera efectiva construyendo hábitos saludables.
- No establecer objetivos. Es importante tener objetivos claros en mente antes de comenzar a trabajar en cualquier cosa. Esto te ayudará a mantenerte enfocado y motivado.
- No priorizar tareas. No todas las tareas son creadas iguales. Algunas tareas son más importantes que otras, y es importante priorizar tu trabajo en consecuencia.
- Procrastinar. La procrastinación es uno de los mayores ladrones de tiempo. Si te encuentras postergando tareas, intenta identificar la razón y encuentra una manera de superarla.
- No tomar descansos. Es importante tomar descansos a lo largo del día para evitar el agotamiento. Levántate y muévete, o sal al exterior para tomar aire fresco.
- Revisar el correo electrónico con demasiada frecuencia. El correo electrónico puede ser una gran distracción. Intenta revisar tu correo electrónico en momentos establecidos a lo largo del día y evita revisarlo entre tareas.
- No establecer objetivos. Es importante tener objetivos claros en mente antes de comenzar a trabajar en cualquier cosa. Esto te ayudará a mantenerte enfocado y motivado.
- No priorizar tareas. No todas las tareas son creadas iguales. Algunas tareas son más importantes que otras, y es importante priorizar tu trabajo en consecuencia.
- Procrastinar. La procrastinación es uno de los mayores ladrones de tiempo. Si te encuentras postergando tareas, intenta identificar la razón y encuentra una manera de superarla.
- No tomar descansos. Es importante tomar descansos a lo largo del día para evitar el agotamiento. Levántate y muévete, o sal al exterior para tomar aire fresco.
- Revisar el correo electrónico con demasiada frecuencia. El correo electrónico puede ser una gran distracción. Intenta revisar tu correo electrónico en momentos establecidos a lo largo del día y evita revisarlo entre tareas.
