Herramientas y técnicas para una colaboración eficaz entre industrias: Guía práctica
La colaboración entre industrias toma estas estrategias y las ajusta para adaptarse a un propósito más amplio.
En este artículo, te ayudaremos a comprender los detalles de las colaboraciones entre industrias y compartiremos estrategias y herramientas que simplificarán el proceso.
Los Fundamentos de la Colaboración entre Industrias
En términos simples, la colaboración entre industrias ocurre cuando una entidad se asocia con una organización de un sector diferente para trabajar hacia un objetivo común. Los sectores que pueden colaborar incluyen empresas privadas, organizaciones del sector público, ONGs, e incluso comunidades en general.
Trabajan juntas para abordar proyectos complejos y resolver problemas o desafíos mayores. Esto se debe a que las industrias se han vuelto más complejas con el tiempo y requieren asistencia externa para alcanzar sus objetivos.
Beneficios de la Colaboración entre Industrias
- Cuando diferentes sectores se unen, pueden combinar sus recursos. Esto facilita que ambas organizaciones lleguen a más personas con sus esfuerzos, lo que, a su vez, mejora los resultados.
- Ayuda con el desarrollo de relaciones en nuevos y variados mercados, lo que mejora el alcance y la voz de la marca. La visibilidad y la influencia pueden ayudarte a avanzar hacia otros objetivos.
- Trabajar entre industrias puede proporcionar a las organizaciones una nueva perspectiva sobre sus operaciones. Puede alentarte a realizar inversiones más sostenibles.
- Al compartir experiencia con otras industrias, también estás compartiendo más conocimientos. Esto puede llevar a más innovaciones que abran nuevas oportunidades.
- Con más manos trabajando, se mejora la eficiencia y la productividad, lo que acelera el éxito.
Desafíos a Tener en Cuenta
- Cuando dos industrias diferentes se unen, puedes esperar que sea un proceso lento para que todas las partes se adapten a nuevas políticas y formas de trabajo.
- Debido a que la adaptabilidad lleva tiempo, también puede afectar cómo se ven los resultados inicialmente. Puede ser lento ver resultados genuinos, pero con resiliencia y una mentalidad ágil, puedes realizar cambios y obtener resultados después de un tiempo.
- Los líderes a cargo deben fomentar un entorno que garantice que todos tengan voz y que sus opiniones no sean ignoradas.
- Con dos industrias y prácticas diferentes entrando en la asociación, puede haber demasiada información compartida en un espacio, lo que puede desviar la atención de los problemas principales.
- Al trabajar en un proyecto colaborativo, especialmente usando tecnología, puedes esperar una avalancha de mensajes, correos electrónicos y reuniones que pueden desviar la atención del trabajo profundo que debe realizarse.
- Otro problema con demasiada entrada de información o una entrada desorganizada es que los procesos de toma de decisiones pueden volverse más complejos y aún deben considerarse múltiples puntos de vista.
Aspectos a Tener en Cuenta
- Cuando trabajas con diferentes industrias, estarás expuesto a diversas perspectivas y culturas de trabajo. Se debe dar un nivel de respeto a estas diferencias para que se mantenga la relación entre ambas organizaciones.
- Con diferentes perspectivas, existe la posibilidad de que surjan conflictos. Para garantizar que todo funcione sin problemas durante el proyecto, debe haber procedimientos y políticas establecidos para ayudar a las personas involucradas a superar las diferencias sin problemas.
- Las partes involucradas deberán adoptar una mentalidad de desarrollo requerida para que la relación prospere después de la llamada o el correo inicial.
- Podrías tener que trabajar con equipos remotos o personal híbrido. Si este es el caso, debe haber empatía hacia aquellos que trabajan en culturas empresariales diferentes a la tuya.
Cómo Colaborar Fuera de Tu Industria
- Cuando ambas organizaciones hayan acordado asociarse, primero necesitas evaluar el problema que estás buscando resolver y el nivel de dificultad al que te enfrentarás. Este primer paso permite establecer metas y comenzar una colaboración efectiva.
- El siguiente paso sería seleccionar miembros clave que conformarán los equipos que trabajarán hacia los objetivos generales del proyecto. Además, se necesitarán asignar recursos y herramientas para garantizar que se logre la productividad y eficiencia.
- Define principios que guiarán las interacciones de los equipos entre sí. Esto también ayudará a optimizar el éxito de los equipos.
- Definir elementos clave es importante para cualquier proyecto. Los líderes asignados a esta colaboración entre sectores deberán establecer metas a corto plazo e indicadores clave de rendimiento (KPIs) que serán fundamentales para el éxito. Estas metas también deberán alinearse con los objetivos de las respectivas empresas.
- Mantener la vitalidad y evaluar continuamente garantizará que los equipos se mantengan en el camino correcto y produzcan resultados viables. Esto se puede medir mediante reuniones regulares de retroalimentación.
- A partir de aquí, puedes adoptar un método ágil de gestión de proyectos para evaluar procesos y realizar ajustes a medida que avanza el proyecto. Al evaluar los resultados, podrás discernir dónde se necesitan cambios y mejoras.
Herramientas de Gestión de Proyectos entre Industrias
Para que el proceso sea lo más fluido posible, necesitarás tener los recursos y herramientas de colaboración adecuados para facilitar este proyecto conjunto.
Gestión de Proyectos
Esta es una de las herramientas clave para mantener a los equipos en el camino correcto y asegurarse de que todos sepan de qué son responsables. Con Flowlu, obtienes todo en un solo lugar: vistas generales de proyectos, progreso, archivos, tareas, comentarios y actualizaciones en tiempo real, lo que facilita que todos se mantengan responsables y trabajen juntos sin problemas.
Comunicación
Si los equipos están en el sitio o conectándose de forma remota, necesitarán herramientas de colaboración social. Esto incluye herramientas que faciliten la mensajería instantánea, el envío de correos electrónicos y la videoconferencia. Estas son esenciales para espacios de trabajo donde múltiples personas pueden trabajar en un proyecto al mismo tiempo. Garantizan que nada se pierda y que las actualizaciones y la información crucial se compartan de manera oportuna. Algunas herramientas útiles incluyen Slack, Microsoft Teams, Google Meet y Zoom.
Compartición de Archivos
En este caso, los equipos deben tener acceso a documentos e información para trabajar y colaborar. Aquí es donde entra en juego un espacio de trabajo en la nube. Necesitarás una nube donde todos los miembros del equipo participantes puedan trabajar, con controles de acceso para garantizar la seguridad de los datos. Un ejemplo perfecto sería Google Workspace, que permite al creador de documentos proporcionar acceso solo a los miembros necesarios del equipo, previniendo accesos no autorizados y protegiendo información crucial del proyecto.
Calendarios Compartidos
Estos permiten compartir información vital y reuniones con los miembros relevantes del equipo. Incluso puedes configurar bloques de tiempo para que los miembros del equipo se concentren en su trabajo profundo sin interrupciones de notificaciones y reuniones. Si tienes dos organizaciones ocupadas con sus propios trabajos, además del trabajo relacionado con el proyecto, es fácil que haya confusiones y desorden. Al gestionar calendarios, puedes organizar el tiempo de manera más efectiva para tus equipos.
Automatización de Flujos de Trabajo
Estas herramientas deben integrarse con otras, como la transferencia de datos para herramientas CRM y herramientas de gestión de proyectos. Su objetivo es reducir el trabajo manual y garantizar la consistencia de los datos. Herramientas como Zapier y Make son útiles aquí. ¿La mejor parte? Con Flowlu, tal vez ni siquiera necesites estas herramientas de integración de terceros. Flowlu ya incluye gestión de proyectos, CRM, finanzas y un portal de clientes, todos interconectados en una única plataforma. Esta integración sin interrupciones significa menos dolores de cabeza y más tiempo para enfocarte en lo que realmente importa.
Compartición de Datos y Análisis
Las herramientas deben ser compatibles con otras plataformas y ofrecer buenas opciones de visualización, paneles interactivos y modelado de datos. Esto permite a los equipos compartir datos relevantes de manera visual y fácil de entender, incluyendo datos externos cuando sea necesario. Para simplificar los procesos, necesitarás herramientas robustas y eficientes que ayuden en la toma de decisiones. Para colaboraciones entre industrias que requieran el uso de plataformas de vendedores, herramientas como Mercari y eBay ofrecen ideas esenciales para ayudar a gestionar listados y ventas.
Poshmark, otra plataforma sólida de vendedores, ofrece información crucial que puede ayudar a los usuarios a tomar decisiones informadas mientras ahorran tiempo. Proporciona herramientas como analizadores de listados, calculadoras de tarifas y funciones de automatización. Para un análisis más profundo y multiplataforma, herramientas como Microsoft BI, Tableau y Airtable han demostrado ser beneficiosas.
Plataformas de Aprendizaje
Un espacio de trabajo centralizado sería beneficioso para los equipos involucrados. Este espacio es donde se puede compartir el conocimiento y debe ser accesible para los equipos. Herramientas como Flowlu, Notion y Confluence son útiles para colaboraciones de esta naturaleza. Por ejemplo, si una organización gubernamental está trabajando con una empresa privada en un proyecto, la empresa privada puede ayudar a la organización compartiendo información sobre proyectos similares y anotando ideas en esta plataforma.
Herramientas de Co-Creación
Ya sea en la oficina o uniéndose virtualmente, necesitas herramientas que ayuden a los miembros del equipo a fomentar la innovación y la creación de ideas. Las herramientas deben permitir la colaboración, el diseño y la creación de prototipos de proyectos. No solo deben fomentar la creatividad, sino que también deben permitir que los miembros del equipo expresen sus opiniones, especialmente durante sesiones de lluvia de ideas remotas. Algunas opciones útiles incluyen IdeaScale, Stormboard, Miro y Figma.
Seguridad y Cumplimiento
Las herramientas utilizadas por el equipo deben requerir acceso mediante contraseña, permitir un intercambio seguro y utilizar firmas digitales y el intercambio seguro de documentos. También deben ser capaces de simplificar los procedimientos legales de forma segura y garantizar que los datos se almacenen de forma segura y solo sean accesibles por personal autorizado de los respectivos equipos. Ejemplos destacados incluyen LastPass Teams y DocuSign.
Técnicas para la Colaboración entre Sectores
Estas técnicas y estrategias pueden mejorar la relación entre las organizaciones colaboradoras.
Liderazgo Fuerte
Para que cualquier proyecto tenga éxito, necesitas un líder fuerte. Deben estar comprometidos con los proyectos y enfocados en los objetivos establecidos, participando en revisiones estratégicas y manteniendo el alineamiento.
Confianza y Transparencia
La única manera de que ocurra una comunicación clara y abierta es asegurarse de que los equipos que trabajan juntos confíen entre sí y sean transparentes en sus prácticas. Esto fomentará la confianza para compartir ideas y trabajar con nuevas personas.
Retroalimentación y Comunicación Abierta
Esta práctica ayuda a los líderes a identificar fortalezas y áreas de mejora en los equipos. Puede ayudar a establecer una línea base y medir el progreso mediante revisiones periódicas. La comunicación abierta permite a los equipos compartir ideas y los problemas que enfrentan libremente, y, al liderar con el ejemplo, también pueden aportar ideas sobre cómo mejorar desde su perspectiva.
Facilitar Reuniones y Espacios de Trabajo para la Comunicación y la Tormenta de Ideas
Debes estar preparado para mucho intercambio de ideas para asegurarte de que el proyecto se complete con eficiencia. Organizar reuniones y crear espacios de trabajo para que los equipos interactúen será muy útil para garantizar el éxito de los proyectos emprendidos.
Camaradería del Equipo
Para que los equipos trabajen juntos de manera efectiva, necesitas estrategias que faciliten esto. Esto incluye actividades de team building, asignar equipos diversos y sesiones de integración laboral. Ayuda a los equipos a conocerse mejor y a confiar unos en otros.
Uso de un Mediador
Algunos colaboradores necesitan una mano extra para facilitar el proceso. Puedes contar con la ayuda de un mediador o especialista en colaboración. Esta persona será un participante neutral de terceros que ayuda a cerrar las brechas relacionadas con operaciones o cultura empresarial. Ayudan con tareas simples como traducir jerga de la industria y otras más complejas como resolver conflictos por malentendidos. Idealmente, el candidato debe tener experiencia en ambas industrias para ser efectivo.
Capacitación y Desarrollo
Durante el curso de la colaboración, pueden surgir nuevas herramientas y procedimientos. La capacitación ayudará a los equipos a mantenerse al día con las innovaciones y desafíos emergentes.
Consideraciones Regulatorias y Éticas
Comprender los marcos legales y éticos de las industrias involucradas garantizará el cumplimiento normativo y fomentará la confianza. Involucra a consultores legales que se especialicen en las industrias respectivas para obtener información y ayuda en la redacción de contratos y políticas.
Lanzamiento de Proyectos Piloto
Antes de implementar grandes cambios, el lanzamiento de proyectos piloto de bajo riesgo puede ayudar a probar ideas y realizar ajustes antes de la implementación completa.
Conclusión
La colaboración entre industrias requiere mucho trabajo y planificación. Garantizar que tu equipo tenga un liderazgo adecuado, herramientas y prácticas en su lugar facilitará el proceso y asegurará el éxito del proyecto.
Si estás buscando una forma más fácil de gestionar colaboraciones entre industrias, Flowlu podría ser justo lo que necesitas. Proporciona a tu equipo un lugar único para planificar proyectos, compartir ideas y realizar un seguimiento del progreso, eliminando el caos habitual. Con herramientas para organizar tareas y mantener la comunicación clara, Flowlu ayuda a todos a estar en la misma página. Reduce el estrés de gestionar proyectos complejos y le da a tu equipo la estructura para trabajar mejor juntos.
Ayuda a las organizaciones a combinar sus fuerzas, resolver problemas mayores y aportar nuevas ideas. También es una forma estupenda de aprender unos de otros y llegar a más gente.
Necesitarás herramientas para el seguimiento de proyectos, la comunicación y el intercambio de archivos. Algunas plataformas, como Flowlu, lo reúnen todo en un solo lugar, para que sea más fácil mantener las cosas organizadas.
Diferentes formas de trabajar y demasiada información pueden ralentizar las cosas. Una buena comunicación y unos planes claros pueden facilitar mucho las cosas a todos los implicados.
