Cómo crear una sólida estrategia de colaboración entre equipos
Es importante porque los equipos necesitan trabajar juntos para crear buenos productos y mantener a los clientes felices. Por ejemplo, los equipos de marketing y ventas necesitan coordinarse. Marketing trabaja para atraer prospectos, y ventas interviene para convertir esos prospectos en clientes. Cuando ambos equipos están alineados, todo funciona mucho más fluido para todos los involucrados. Estos equipos también necesitan mantenerse en contacto con el equipo de producto para compartir comentarios sobre las características que mencionan los clientes potenciales.
Sin embargo, implementar una colaboración efectiva entre equipos implica más que simplemente asegurarse de que hablen entre sí. Este artículo te mostrará exactamente cómo puedes cultivar una cultura de colaboración entre equipos efectiva.
7 Formas de Mejorar la Estrategia de Colaboración Entre Equipos
Aquí tienes siete maneras probadas de reunir a personas de diferentes equipos dentro de tu organización para trabajar hacia un objetivo común:
1. Desarrolla una Visión y Metas Compartidas
El objetivo principal de la colaboración entre equipos es asegurarse de que trabajen juntos para alcanzar el mismo objetivo. Desafortunadamente, muchas organizaciones cometen el error de no aclarar ese objetivo a sus equipos.
De hecho, solo el 14% de los empleados se sienten alineados con los objetivos organizacionales, según un informe de Axios HQ.
¿El resultado?
Las personas solo se enfocan en las tareas que tienen frente a ellas sin considerar el panorama general. Como resultado, los objetivos se fragmentan, y cada empleado solo piensa en sus roles individuales. Esto dificulta la colaboración con personas de otros departamentos.
Para evitarlo, debes crear una visión y metas compartidas. La visión muestra a tu equipo el panorama general. Las metas les ayudarán a entender qué necesitan lograr para alcanzar esa visión. Luego, las metas pueden dividirse en objetivos y tareas más pequeñas, manejadas por diferentes equipos y empleados.
No basta con establecer una visión y metas compartidas. Debes comunicarlas a tu equipo. De hecho, involúcralos en el proceso de creación de metas para que compartan la propiedad de las mismas. Luego, comunica estas metas u OKR en toda la empresa para mantener a todos los interesados informados.
Por ejemplo, puedes compartir detalles sobre las metas y el progreso alcanzado en tu boletín semanal o mensual de la empresa. Esto asegura que las metas permanezcan en la mente de todos los empleados.
2. Divide las Responsabilidades de Manera Inteligente
Cuando diferentes empleados y equipos trabajan hacia el mismo objetivo, cada miembro debe entender su rol y responsabilidades. Esta es la única manera de asegurarse de que no se pasen por alto tareas importantes.
Además, garantiza eficiencia al permitir que cada miembro del equipo vea cómo encaja su rol en el rompecabezas. Sabrán con quién colaborar y a quién contactar para obtener aclaraciones.
Por lo tanto, crea roles y responsabilidades claras y comunícalos a tus empleados. Esto asegura la responsabilidad, ya que cada empleado sabrá qué se espera de él.
También es fundamental asegurarse de que ningún empleado tenga una carga de trabajo excesiva.
Los líderes de equipo o gerentes de proyecto deben monitorear lo que cada miembro del equipo está haciendo para asegurarse de que nadie se sienta abrumado.
Herramientas como Flowlu son de gran ayuda, ya que ofrecen una visión clara de las tareas de cada persona en cualquier momento. Puedes monitorear el progreso en tiempo real e identificar problemas que puedan retrasar los plazos.
3. Crea Documentación de Soporte
En este punto, debes conocer cuál es tu visión general, tus metas y los roles y responsabilidades de los equipos. El siguiente paso es crear un manual que cubra toda esta información.
La documentación es esencial porque proporciona un punto de referencia confiable. Los líderes de equipo y los miembros pueden consultarla en caso de dudas en el futuro.
También permite hacer un seguimiento del proyecto. Por ejemplo, puede ser usada durante una reunión retrospectiva del equipo para identificar áreas de mejora y garantizar un mejor desempeño en futuros proyectos.
Por lo tanto, crea un documento para capturar información clave como:
- Objetivo de cada proyecto
- Liderazgo del proyecto
- Roles y responsabilidades del equipo
- Cronogramas del proyecto
- Canales de comunicación a utilizar
También es crucial identificar y documentar las dependencias del proyecto. Los miembros del equipo deben estar conscientes de estas dependencias porque pueden afectar todo el proyecto si no se cumplen a tiempo.
4. Empodera e Incentiva
Empoderar a los empleados es clave para fomentar una colaboración efectiva entre equipos. Debes crear un ambiente donde los empleados se sientan seguros de sus habilidades. Esto los motivará a colaborar con otras áreas.
¿Por dónde empezar?
Fomenta la autonomía y la toma de decisiones. Los miembros del equipo sienten mayor sentido de pertenencia y responsabilidad cuando tienen libertad para tomar decisiones dentro de sus roles. Esto aumenta su motivación para contribuir significativamente a proyectos interfuncionales.
Crear una cultura de reconocimiento también es importante. Reconoce y celebra los esfuerzos y logros tanto de individuos como de equipos. Puedes hacerlo mediante premios formales, agradecimientos públicos o menciones en boletines internos. El reconocimiento mejora el ánimo del equipo y fomenta la colaboración continua.
Invierte en oportunidades de aprendizaje y desarrollo para mejorar las habilidades de colaboración, resolución de conflictos y liderazgo de tus empleados.
Finalmente, fomenta una cultura donde el feedback y las conversaciones abiertas sean la norma. Crea un espacio donde todos se sientan cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y sugerencias sin temor al juicio. Cuando los líderes escuchan genuinamente y actúan según lo que escuchan, demuestran que la opinión del equipo importa y hacen que el lugar de trabajo sea más inclusivo.
Otra idea es crear un programa de mentoría entre equipos, donde los empleados puedan aprender de las experiencias de otros. Este programa puede ayudar a construir relaciones interdepartamentales más sólidas.
5. Usa Herramientas de Colaboración
El software de gestión de proyectos es esencial para mantener los proyectos interfuncionales en marcha. Ayuda a organizar tareas dividiendo los proyectos en pasos más pequeños y permitiendo visualizar quién se encarga de cada parte. Además, considera otras herramientas que simplifiquen tareas repetitivas o hagan que el trabajo diario de tu equipo sea más eficiente.
Por ejemplo, una agencia de marketing puede agilizar la aprobación de campañas utilizando un software de gestión de clientes y sistemas para compartir archivos. Estas soluciones pueden ayudar al equipo a colaborar de forma más efectiva.
Algunos ejemplos de herramientas útiles incluyen Flowlu, Asana, Trello y Monday.com.
Elige una herramienta que se alinee con las necesidades de tu proyecto. La herramienta debe ofrecer funciones esenciales como:
- Etiquetado de miembros del equipo
- Soporte para comunicación interna, como comentarios y envío de correos
- Interfaz intuitiva
- Análisis detallados para rastrear el progreso del proyecto y el rendimiento del equipo
Además de las herramientas de gestión de proyectos, puedes necesitar software para compartir y colaborar en documentos, como Microsoft 365, Google Workspace y Dropbox.
Estas herramientas permiten a tu equipo compartir y trabajar simultáneamente en documentos. Reducen retrasos en los proyectos y aseguran que todos los empleados tengan acceso a documentos actualizados.
6. Escoge Canales de Comunicación Efectivos
Los canales de comunicación pueden ser determinantes para el éxito o el fracaso de tus proyectos interfuncionales. Un buen canal de comunicación garantiza una colaboración fluida. Por otro lado, canales inadecuados generan ruido y hacen que detalles cruciales se pierdan.
El objetivo aquí es identificar canales que permitan a los miembros del equipo compartir información de manera conveniente.
El primer paso es identificar los tipos de comunicación necesarios: diferentes tipos de comunicación requerirán diferentes canales.
Piensa en actualizaciones rápidas, discusiones detalladas sobre proyectos o el intercambio de documentos importantes.
Considera las siguientes opciones:
- Herramientas de mensajería instantánea – Opciones como Slack y Microsoft Teams son ideales para interacciones en tiempo real. Ambos soportan chats privados, lo cual es excelente para interacciones individuales o comunicaciones departamentales que no necesitan compartirse con toda la empresa.
- Herramientas de videoconferencia – Google Meet y Zoom son útiles para reuniones clave de toma de decisiones, sesiones de lluvia de ideas o discusiones detalladas. El elemento de video es fundamental porque agrega un toque personal y mantiene las interacciones dinámicas.
- Correo electrónico – El correo sigue siendo el rey para la comunicación formal. Es particularmente eficaz para documentar decisiones o compartir actualizaciones importantes con grandes grupos. Dicho esto, usa el correo estratégicamente para evitar sobrecargas de información. Anima a tu equipo a mantener los correos concisos, dejando claro el propósito, importancia y pasos a seguir.
- Herramientas de gestión de proyectos – Estas herramientas son útiles para centralizar las comunicaciones relacionadas con proyectos específicos. Por eso, elige un software que permita etiquetar usuarios y comentar.
Antes de implementar algo, realiza una auditoría de tus comunicaciones internas para determinar cuántas herramientas estás usando actualmente. Luego, confirma si realmente necesitas todas. Tener más herramientas de las necesarias solo lleva a la dispersión de información.
Finalmente, define el propósito de cada herramienta. Esto debe estar claro para todos los miembros del equipo.
7. Monitorea el Desempeño de la Colaboración y Ajusta tu Estrategia
Debes monitorear de cerca tu estrategia para garantizar que la colaboración entre equipos siga siendo efectiva.
Evalúa cómo tu equipo trabaja en conjunto para determinar si la estrategia de colaboración está cumpliendo sus objetivos.
¿Cómo hacerlo? Identifica los indicadores clave de desempeño (KPIs) relevantes para medir el éxito de la colaboración entre equipos. Estos pueden incluir:
- Tasas de finalización de proyectos: Este indicador te muestra qué porcentaje de proyectos se completan dentro del plazo. Si comienzas a ver más retrasos o tareas incompletas, podría ser una señal de problemas de comunicación o una asignación ineficiente de recursos.
- Calidad de los resultados: Resultados de alta calidad reflejan una colaboración efectiva, mientras que los problemas recurrentes pueden indicar fallas en la coordinación o comprensión.
- Compromiso y satisfacción de los empleados: Realiza encuestas periódicas para medir el compromiso y la satisfacción de los empleados. Pregunta directamente sobre su experiencia trabajando con otros equipos bajo la nueva estrategia. Niveles bajos de compromiso podrían indicar fallos en el plan.
- Efectividad de la comunicación: ¿Con qué frecuencia se producen comunicaciones entre equipos? ¿Los miembros del equipo las encuentran claras y útiles? ¿Y qué tan rápidas son las respuestas? Las respuestas a estas preguntas te dirán qué tan efectivas son tus comunicaciones.
Revisa de cerca estas métricas para monitorear la efectividad de los esfuerzos de colaboración.
El feedback es otro componente esencial que no debes pasar por alto. Anima a tus empleados a compartir sus desafíos y experiencias. Métodos como encuestas, reuniones retrospectivas o encuentros individuales pueden proporcionar información valiosa.
Esto te ayudará a determinar qué funciona para tu equipo y qué necesita ser ajustado. Por ejemplo, puedes mejorar tus métodos de comunicación, redistribuir responsabilidades o introducir nuevas herramientas y procesos.
Desafíos de la Colaboración Entre Equipos Multifuncionales
No basta con saber cómo construir una colaboración sólida entre equipos. También necesitas conocer los desafíos potenciales y preparar a tu equipo para enfrentarlos.
Aquí tienes los desafíos más comunes de la colaboración entre equipos y cómo superarlos:
A. Fallos de Comunicación
Los malentendidos, esfuerzos duplicados y plazos perdidos surgen cuando los equipos no comparten información de manera efectiva. Esto también ocurre debido a mensajes poco claros, métodos de comunicación inconsistentes o falta de actualizaciones regulares.
Alrededor del 33% de los empleados señala que la falta de comunicación abierta y honesta afecta su moral.
Cuando no existe un plan de comunicación interna estructurado, inevitablemente se pierden datos cruciales. Esto lleva a retrasos en los proyectos y frustraciones entre los empleados. Por eso, necesitas establecer canales de comunicación confiables y protocolos claros.
Asegúrate también de que todos sepan dónde y cómo compartir actualizaciones. Realiza reuniones de seguimiento periódicas y check-ins. Además, herramientas de colaboración como Slack o Flowlu ayudan a mantener la transparencia y alinear a todos los involucrados.
B. Falta de Liderazgo Eficaz
Los líderes son responsables de establecer la visión de la organización. También deben proporcionar las herramientas y el entorno necesarios para que esa visión se materialice. Ellos construyen los equipos y fomentan una cultura de trabajo colaborativa para garantizar que esos equipos prosperen.
¿Qué sucede cuando el liderazgo es ineficaz? Toda la organización sufre. No hay una visión clara, lo que deja a los equipos confundidos sobre las prioridades. Los empleados se desmotivan, se desconectan e incluso pueden buscar otros lugares para trabajar.
Por eso, un liderazgo eficaz es fundamental para un ambiente laboral saludable donde la colaboración sea parte de la cultura.
Los líderes deben comunicar claramente la visión y las metas compartidas para que todos entiendan cómo su trabajo encaja en el panorama general. También deben dar confianza a los líderes de equipo para tomar decisiones, fomentar la responsabilidad y proporcionar retroalimentación constante para mantener el rumbo correcto.
C. Prioridades en Conflicto
Las prioridades en conflicto ocurren cuando diferentes departamentos deciden enfocarse en sus propios objetivos sin considerar el panorama general. Esto puede generar tensiones entre equipos interfuncionales y causar retrasos en los proyectos.
Para abordar este problema, establece una visión compartida y alinea los objetivos de los equipos desde el inicio del proyecto. Los líderes del proyecto deben ser claros sobre las prioridades y comunicarlas a sus equipos para garantizar que todos estén en la misma página.
D. Falta de Confianza
Es difícil fomentar la colaboración cuando no hay confianza entre los equipos. Cuando los miembros de un equipo dudan de las intenciones, capacidades o compromiso de otros, son reacios a compartir información.
Esto lleva a una disminución de la cooperación, creando un ambiente de trabajo defensivo. También ralentiza la toma de decisiones, genera malentendidos y afecta el éxito de los proyectos colaborativos.
Para superar esto, fomenta la transparencia mediante la promoción de una comunicación abierta y el intercambio honesto de éxitos y desafíos.
La confianza debe comenzar desde arriba. Los líderes deben demostrar confianza al empoderar a los equipos para que tomen decisiones y apoyarlos en los desafíos.
Además, los líderes deben fomentar la transparencia y la rendición de cuentas. Anima a todos los miembros del equipo a compartir información de manera abierta y reconoce las contribuciones. Esto motivará a los demás empleados a ser más transparentes y colaborar activamente.
Conclusión
El éxito de cualquier organización depende de la capacidad de sus empleados para compartir información de manera efectiva. Por eso, las comunicaciones internas son tan cruciales. A menos que tus equipos puedan trabajar juntos, tu empresa nunca alcanzará su visión.
Esperamos que este artículo te haya dado claridad sobre lo que debe hacerse para garantizar una colaboración efectiva entre equipos. Implementa estas estrategias y verás una mejor comunicación, empleados más satisfechos y un crecimiento organizacional sostenido.
Asegúrate de involucrar a tus empleados en la implementación de esta estrategia para que compartan la responsabilidad. Además, como cada organización es única, monitorea de cerca la estrategia y realiza los ajustes necesarios para garantizar que funcione para tu equipo y tu empresa.
La colaboración entre equipos ayuda a que diferentes departamentos trabajen juntos sin problemas, creando mejores resultados y clientes más satisfechos. Por ejemplo, cuando los equipos de marketing y ventas están alineados, pueden convertir prospectos en clientes de manera más efectiva. También facilita compartir comentarios con los equipos de producto, lo que mejora los productos y servicios que ofreces.
Existen muchas herramientas para mantener a todos conectados y organizados. Las plataformas de gestión de proyectos como Flowlu, Asana o Trello permiten asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso y ver quién está trabajando en qué. Herramientas de comunicación como Slack o Microsoft Teams ayudan con actualizaciones rápidas y discusiones. Para compartir y editar documentos, herramientas como Google Workspace o Dropbox son excelentes opciones.
Los desafíos como una comunicación deficiente, prioridades desalineadas o la falta de confianza pueden ralentizar el progreso. Para solucionarlo, enfócate en una comunicación clara y establece metas comunes desde el principio. La confianza también es esencial: los equipos trabajan mejor cuando se sienten apoyados y reconocidos. Las reuniones regulares y los ciclos de retroalimentación ayudan a mantener a todos alineados y a resolver problemas a medida que surgen.
