Cómo elegir el mejor software de portal de clientes
- ¿Qué es exactamente un portal de clientes?
- ¿Por qué necesitas un portal de clientes?
- 5 Beneficios de los portales de clientes
- 7 Funciones esenciales que debe incluir el mejor software de portal de clientes
- Top 9 Software de Portales de Clientes
- Cómo Elegir el Mejor Sistema de Portal de Clientes
- Conclusión
Esta es la razón principal por la que la mayoría de las empresas y organizaciones están utilizando portales de clientes y por qué tu empresa también debería tener uno. Este es el mundo real y necesitas un plan que te ayude no solo a cumplir con las expectativas de tus clientes, sino a superarlas.
¿Qué es exactamente un portal de clientes?
En pocas palabras, un portal de clientes es una forma conveniente y segura para que tus clientes hagan negocios contigo. En un portal de clientes, tus clientes pueden no solo ver, acceder y gestionar su información, sino también compartir archivos o incluso comunicarse directamente contigo o con tu empresa.
Si tu empresa aún no tiene un portal de clientes y estás considerando si vale la pena crear uno o no, aquí tienes una respuesta clara: hoy en día, tener un portal de clientes es esencial. ¿Por qué? Porque te permite mejorar la satisfacción y el compromiso del cliente, además de optimizar las operaciones sin necesidad de interacción humana. Puedes hacer que tu portal de clientes esté disponible a través de una aplicación, un sitio web o ambos. Depende completamente de ti.
¿Por qué necesitas un portal de clientes?
Existen muchas razones por las cuales podrías estar considerando crear un portal de clientes para tu empresa o negocio. En términos generales, contar con un espacio privado y dedicado exclusivamente a tus clientes puede servir para diversos propósitos:
- Envío regular de materiales de marca, guías o facturas manualmente por correo electrónico a tus clientes;
- Responder las mismas preguntas una y otra vez;
- Compartir novedades con tus clientes sin necesidad de enviar boletines por correo electrónico constantemente;
- Ofrecer soporte en vivo a tus clientes;
- Seguir utilizando documentos de Word y Google Drive, aunque puedan parecer poco profesionales.
5 Beneficios de los portales de clientes
Como puedes imaginar, los portales de clientes tienen muchos beneficios. Veamos los más importantes y cómo esta herramienta puede ayudar a las empresas:
#1: Mayor satisfacción y compromiso del cliente
Los clientes solo contactan con los equipos de soporte como último recurso. Prefieren buscar la respuesta por sí mismos y, cuando les proporcionas un portal de clientes, les estás dando lo que necesitan en cualquier momento, sin importar dónde se encuentren.
Un portal de clientes también puede ser útil para aumentar el compromiso de tus clientes. Por ejemplo, puedes permitir que compartan sus experiencias y encuentren respuestas a sus problemas. También puedes fomentar la colaboración entre clientes.
#2: Mejor comunicación con otros miembros del equipo y clientes
Si decides crear un portal de clientes, todos tus clientes y miembros del equipo podrán acceder a él. De esta manera, estarán al tanto de las necesidades de los clientes y sabrán qué está haciendo cada persona para resolver sus consultas o problemas. Así, se evitan respuestas duplicadas y se optimiza el flujo de trabajo.
#3: Uso de automatización e inteligencia artificial para reducir costos y escalar operaciones
Si optas por un portal de clientes que utilice automatización e inteligencia artificial, tus clientes recibirán un mejor servicio. Por ejemplo, cuando envían un ticket, el portal puede mostrar la información más relevante para solucionar el problema. Esta función automatizada incluso puede estar disponible en varios idiomas, dependiendo del proveedor que elijas.
#4: Mantener la información centralizada
Uno de los principales beneficios de los portales de clientes es que puedes tener toda tu información en un solo lugar. Ya sea que incluyas preguntas frecuentes, guías de usuario u otra documentación relevante, tus clientes podrán encontrar todo en una ubicación centralizada. Esto mejora la experiencia del cliente y elimina problemas de almacenamiento.
#5: Mayor privacidad y seguridad
Como propietario de un negocio, no hace falta decirte que debes manejar con cuidado la información sensible de los clientes. Es fundamental garantizar que los datos de tus clientes estén bien protegidos, y un portal de clientes es una excelente manera de hacerlo. Funciones como el cifrado y la autenticación de dos factores ayudan a mantener sus datos seguros.
7 Funciones esenciales que debe incluir el mejor software de portal de clientes
#1: Acceso a productos y servicios
Todos los portales de clientes deben permitir el acceso directo a los productos y servicios que los clientes ya han comprado. Además, los clientes deberían poder encontrar fácilmente sus pedidos y los precios que han pagado.
#2: Actualización de contacto y gestión de cuentas
Un portal de servicios al cliente debe permitir a los clientes actualizar su información de contacto y otros datos comerciales relevantes en sus cuentas. Además, deberían poder realizar un seguimiento de sus pedidos y acceder a su historial de cuentas. Esta es una función imprescindible.
#3: Realizar pagos
Dependiendo de tu empresa y modelo de negocio, es posible que necesites un portal de gestión de clientes que permita a los clientes realizar pagos y gestionar los detalles de facturación. Si la gestión de pagos es una parte importante de tu negocio, integrar esta función es una decisión lógica.
#4: Gestión segura de archivos y canales de comunicación
Cuando añades un portal de clientes SaaS a tu negocio, este debería permitir la gestión de archivos para que los clientes puedan almacenar archivos importantes o incluso subir documentos al comunicarse con el soporte. En términos de canales de comunicación, el chat en vivo es imprescindible, pero deberías incluir otros canales dentro del portal de servicio.
#5: Crear una base de conocimientos con inteligencia artificial
Las bases de conocimiento son increíblemente útiles para los clientes, y tu plataforma de portal de clientes definitivamente debería incluir una. Es una forma rápida y eficiente de encontrar soluciones a los problemas, y la inteligencia artificial puede ser un gran aliado en este aspecto. Siempre que un cliente busque información, el portal debería proporcionar la respuesta más relevante.
#6: Flexibilidad
Un buen software de portal de soporte al cliente debe ser flexible. Esto significa que los clientes deben poder personalizarlo según sus preferencias.
#7: Informes y análisis
Al igual que en cualquier otra área de tu negocio, es importante que el portal de clientes incluya herramientas de generación de informes y análisis. Necesitas conocer métricas clave como el volumen de tickets, la satisfacción del cliente (CSAT) y la tasa de desvío de tickets. Todos estos datos pueden ayudarte a mejorar tu portal de clientes.
Top 9 Software de Portales de Clientes
No hay duda de que tener un portal de clientes sólido y fácil de usar puede ayudar a tu empresa de muchas maneras. Además de aumentar el compromiso del cliente, también mejorará la comunicación y, sobre todo, optimizará la experiencia del cliente. Sin embargo, como puedes imaginar, no todos los software de portales de clientes son iguales.
Existen muchas opciones y elegir una puede ser un poco abrumador. Por eso, decidimos ayudarte y mostrarte solo los mejores software de portales de clientes. Así, dependiendo de lo que necesites y de lo que estés buscando, será más fácil tomar una decisión final.
#1: Flowlu:
Si estás buscando la mejor plataforma de portal de clientes, debes echar un vistazo a Flowlu. Aunque es un CRM con herramientas de gestión de proyectos integradas, este software flexible, intuitivo y seguro tiene todo lo que tu empresa necesita para aumentar el compromiso del cliente y mejorar su experiencia general.
Una de las cosas que más les gusta a los clientes de Flowlu es que es muy fácil de usar y altamente personalizable. De hecho, puedes configurar tu portal de servicio al cliente exactamente como lo imaginas con Flowlu. Pero esto es solo el comienzo. Con esta poderosa herramienta en línea, puedes tener un sitio web con un panel de clientes listo en poco tiempo. Puedes definir qué ve cada cliente y cómo interactúa con la plataforma. También puedes usar esta aplicación de portal de clientes para mostrar a tus clientes el progreso de sus proyectos, incluyendo tareas, etapas, comentarios, pagos, gastos y más.
Desde este software de portal de soporte seguro, también puedes generar facturas para tus clientes y, al mismo tiempo, proporcionarles un historial de gastos y pagos.
Una de las funciones esenciales que todas las soluciones de portal de clientes deben incluir es una base de conocimientos, y en Flowlu puedes crear la tuya fácilmente. Adjunta tablas o archivos, agrega imágenes o videos y estructura la información como prefieras.
Pero una plataforma de portal de clientes no estaría completa sin herramientas de comunicación para garantizar interacciones entre tu empresa y tus clientes. En Flowlu, puedes elegir entre utilizar el mensajero integrado o interactuar a través de comentarios.
Según las reseñas de portales de clientes, Flowlu es considerado uno de los mejores portales de servicio al cliente por muchos usuarios.
Si deseas probar Flowlu, te alegrará saber que la empresa ofrece una prueba gratuita de 14 días. Después de ese período, la suscripción cuesta solo $39/mes para un equipo mínimo de 8 usuarios.
#2: SuiteDash:
Si estás buscando una solución todo en uno, deberías considerar SuiteDash. Con una amplia gama de funciones, que incluyen gestión de proyectos, comunicación con clientes, relaciones con clientes y facturación, este software permite una gran personalización. También cuenta con una biblioteca de plantillas para portales de clientes. Como aspecto negativo, debemos mencionar que las integraciones podrían ser mejores y que la interfaz de usuario no es muy atractiva.
Los precios comienzan en $19/mes.
#3: Zendesk:
Zendesk es una de las soluciones de soporte al cliente más populares del mercado. Esta es una de las principales razones por las que tiene tantas reseñas. Con este software, puedes tener no solo un chat en vivo, sino también una base de conocimientos, entre muchas otras herramientas que sin duda cumplirán con las necesidades de tu empresa.
Una de las principales ventajas de Zendesk es que permite una amplia gama de integraciones, desde Google Analytics hasta Salesforce. Sin embargo, todo esto tiene un costo elevado: Zendesk no es intuitivo de configurar y tiene una gran curva de aprendizaje para empezar a usarlo. Según la calificación de Capterra, este portal de clientes es adecuado para empresas de todos los tamaños.
Si deseas probar Zendesk, puedes utilizar la versión de prueba gratuita. Luego, deberás pagar un mínimo de $55/mes.
#4: SuperOkay:
SuperOkay es un software de portal de clientes muy fácil de configurar, especialmente diseñado para freelancers, estudios de software y agencias digitales. Ofrece muchas opciones de personalización y permite compartir fácilmente aplicaciones conectadas, activos y enlaces de proyectos con usuarios internos. Además, SuperOkay incluye integraciones con herramientas populares como Figma, Miro y Airtable.
Aunque SuperOkay es una plataforma muy fácil de usar, puede ser un poco limitada si manejas un tipo de negocio diferente a los mencionados anteriormente.
Puedes probar SuperOkay de forma gratuita y, si decides suscribirte, el precio inicial es de $12/mes.
#5: Planhat:
Planhat es una plataforma enfocada en el soporte al cliente, con una interfaz intuitiva que mejora la experiencia del usuario. Con esta herramienta, puedes definir objetivos y hacer un seguimiento de los resultados. Sin embargo, Planhat aún no ofrece muchas integraciones y puede ser un poco difícil de personalizar.
Si deseas probar Planhat, la empresa ofrece precios personalizados.
#6: FuseBase:
FuseBase es un software de portal de servicio al cliente que es simple, seguro y eficiente. Con este portal de clientes, no necesitas saber nada de programación, ya que todo está automatizado de manera fluida. Algo que te gustará saber es que la plataforma permite crear portales totalmente personalizados con la identidad de tu marca. Además, ofrece muchas integraciones importantes, chats incorporados, funciones de colaboración en documentos y la posibilidad de crear tu propia base de conocimientos. Puedes crear un solo artículo o múltiples artículos a la vez, disponibles para toda la comunidad o solo para un cliente en particular. También puedes optar por mostrar o no el nombre del creador del contenido.
Si estás interesado en probar FuseBase, te alegrará saber que ofrecen una prueba gratuita. Si decides suscribirte, el costo mínimo es de $38/mes.
#7: Clinked:
Clinked es una plataforma todo en uno que proporciona todo lo que tu empresa necesita para mejorar la eficiencia. Este software de portal seguro permite no solo almacenar y compartir documentos, sino que también cuenta con herramientas de gestión de tareas e incluye mensajería integrada. Algo que realmente nos gusta de Clinked es que es increíblemente fácil de configurar y que cuenta con opciones avanzadas de personalización de marca. Sin embargo, toda esta funcionalidad tiene un costo elevado y la interfaz puede parecer algo desactualizada.
Para comenzar a usar Clinked, el costo de la suscripción es de $119/mes.
#8: Client Portal (WordPress):
Como su nombre lo indica, uno de los mayores atractivos de Client Portal (WordPress) es que es un complemento específico para la plataforma WordPress. Este plugin fácil de usar ofrece una amplia gama de funcionalidades y flexibilidad. Dependiendo de lo que quieras ofrecer a tus clientes, puedes incluir en tu portal información de clientes, detalles de compras y facturación, activos de la marca, recursos de autoservicio, entre otros.
Aunque tiene una interfaz extremadamente simple y limpia, el problema es que no ofrece integraciones disponibles y la personalización es bastante limitada.
Además, su costo es relativamente alto, ya que es el portal de gestión de clientes más caro de esta lista. Los precios comienzan en $199 al año.
#9: Freshdesk:
Si estás buscando un software de portal web para clientes, Freshdesk puede ser la solución que necesitas para tu empresa.
Freshdesk es una solución completa que incluye múltiples integraciones, análisis avanzados y automatizaciones, además de ser una plataforma de atención al cliente.
Este software de portal de clientes basado en la nube permite personalizar portales (incluso con el nombre de dominio), lo que lo convierte en una de las mejores opciones de portal con identidad de marca. Sin embargo, debido a su gran cantidad de funciones, su configuración puede resultar algo compleja y tiene una curva de aprendizaje elevada.
Si deseas probar Freshdesk, puedes hacerlo mediante su versión gratuita. Si decides suscribirte, el costo inicial es de $15/mes.
Cómo Elegir el Mejor Sistema de Portal de Clientes
Cuando estés buscando el mejor sistema de portal de clientes, hay algunos factores clave que debes tener en cuenta:
#1: Seguridad y Privacidad:
No hay duda de que la seguridad y la privacidad deben ser tu prioridad al elegir un portal de clientes seguro. Debes asegurarte de seleccionar un software que ofrezca controles de acceso, cifrado y copias de seguridad de datos. Además, es importante verificar la frecuencia de actualizaciones del software.
#2: Diseño e Interfaz de Usuario:
Puede parecer que el diseño y la interfaz no son tan importantes en un portal de clientes, pero la realidad es que juegan un papel fundamental. Tu portal debe ser visualmente atractivo, intuitivo y fácil de navegar.
#3: Personalización:
Cuantas más opciones de personalización ofrezca el software, mejor. Tu portal debe reflejar la identidad de tu marca y ajustarse a las necesidades de tu empresa.
#4: Integraciones:
Si quieres que tu portal sea eficiente, debe poder integrarse con otros sistemas que ya usas, como CRM, plataformas de pago y herramientas de soporte.
#5: Base de Conocimientos:
Contar con una base de conocimientos bien estructurada puede reducir significativamente la carga del equipo de soporte y mejorar la experiencia del cliente.
#6: Informes y Análisis:
Los mejores portales de clientes incluyen herramientas de informes y análisis. Estas métricas te ayudarán a entender mejor el comportamiento de tus clientes y a mejorar la atención al cliente.
#7: Soporte y Recursos:
Además de proporcionar un portal de clientes, el software que elijas debe contar con un soporte técnico eficiente y recursos educativos, como tutoriales y foros en línea.
#8: Precio:
El precio es un factor clave. Debes asegurarte de elegir una solución que se ajuste a tu presupuesto y que ofrezca una buena relación calidad-precio. La mayoría de los portales de clientes cobran una suscripción mensual o anual.
Conclusión
Elegir el mejor software de portal de clientes no tiene que ser complicado. Aunque hay muchas opciones en el mercado, hemos analizado las mejores para facilitar tu decisión.
Si ninguna de las opciones anteriores parece adecuada para tu empresa, estamos seguros de que Flowlu puede cubrir todas tus necesidades y más. Prueba la herramienta de forma gratuita y descubre cómo puede ayudarte a optimizar el soporte al cliente y mejorar la colaboración interna.
A diferencia de lo que pueda pensar, no es difícil crear un portal de clientes. Más arriba, hemos mencionado el mejor software de portal de clientes del mercado. Sin embargo, si quieres asegurarte de que estás usando el mejor, querrás seguir adelante y probar Flowlu.
En términos generales, siempre que sus clientes tengan un problema con sus servicios o productos, pueden acudir a su centro de clientes y averiguar por sí mismos cuál es el problema. No tendrán que esperar a que les respondas y podrán resolver sus problemas de inmediato.
Pues bien, la respuesta simple y directa es sí, necesita un panel de control de clientes. No importa el tipo de negocio, la industria o el tamaño, usted quiere asegurarse de que ofrece la mejor experiencia posible a sus clientes. Y puede hacerlo teniendo un buen portal de comunicación con el cliente.
