7 Distracciones que Interrumpen tu Flujo de Trabajo
Identificar las distracciones es el primer paso para mejorar el flujo de trabajo de uno. Este artículo cubrirá 7 distracciones comunes que interrumpen el flujo de trabajo y cómo las empresas pueden mejorarlo.
Herramientas de Trabajo Obsoletas
Comencemos con las herramientas de trabajo obsoletas. Por un lado, no querrás que tus empleados se queden atascados en computadoras lentas. La mayoría del trabajo se lleva a cabo en computadoras. Imagina a un diseñador gráfico o a un editor de video trabajando en un dispositivo lento cuando necesitan usar software que demanda muchos recursos.
Una computadora mal optimizada también es más propensa a amenazas de ciberseguridad. Poner datos sensibles en riesgo o potencialmente perder datos debido a un ataque de malware puede retrasar el trabajo de alguien durante días, si no semanas.
Además de las computadoras, también es crucial seguir las últimas tendencias en software de trabajo. Si hay un mejor software con nuevas funciones que podrían ayudar con el trabajo, invertir en dicho software es una consideración valiosa.
Mala Gestión del Buzón de Correo Electrónico
Si la mayoría de la comunicación laboral se realiza a través de correos electrónicos, no tarda mucho antes de que la frecuencia de correos recibidos alcance una masa crítica, particularmente cuando hablamos de un empleado que tiene que gestionar múltiples buzones para consultas generales.
Muchos correos electrónicos probablemente sean irrelevantes, resultado de spam. Sin embargo, aún es necesario revisar todo, para no perderse un mensaje importante.
Para mejorar la eficiencia en la gestión de correos electrónicos, intenta desactivar las notificaciones de escritorio o del teléfono inteligente, para no distraerte. Dedica tiempo a revisar los correos electrónicos. Quizás tengas ciertas horas del día en las que no eres tan productivo. Si es así, tiene sentido revisar los correos electrónicos temprano en la mañana, después del almuerzo o al final de tu jornada laboral.
Finalmente, si las comunicaciones internas de la empresa se realizan también por correo electrónico, sería mucho mejor usar Flowlu o plataformas de comunicación alternativas que permitan a los usuarios enviar y recibir mensajes instantáneamente.
Tiempo Gastado Navegando en Internet sin Rumbo
La procrastinación es a menudo un asesino de la productividad. En la era de la información digital, a la gente le gusta pasar tiempo en internet, incluso cuando están trabajando.
¿Realmente sería perjudicial un breve descanso de 5 minutos navegando por internet? El problema es que esos 5 minutos pueden convertirse repentinamente en 10 o 15 minutos. Y si estos casos de procrastinación ocurren varias veces a lo largo del día, es bastante claro cuán perjudiciales son para el flujo de trabajo de uno.
Demostrar confianza en tus empleados es encomiable, pero si la navegación sin rumbo por internet está afectando claramente la productividad de los empleados, es imperativo introducir algunos cambios.
La solución obvia es bloquear los sitios web que interfieren con la productividad del empleado. Los navegadores de internet suelen tener la función de bloquear sitios web, pero los departamentos de TI también pueden utilizar herramientas de terceros para prevenir el acceso a sitios web que distraen.
Presencia de Tecnología Personal
Desafortunadamente, bloquear completamente el acceso a la navegación inútil por Internet no es realmente posible debido a las tecnologías personales.
La mayoría, si no todos, los empleados llevan smartphones al trabajo, y no es como si los empleadores tuvieran el derecho de quitar las pertenencias personales de los empleados. Tales prácticas no serían bien recibidas y se volverían en contra de inmediato.
Lo complicado es idear una estrategia que haga felices a ambas partes: los empleados conservan sus pertenencias personales y los empleadores no sienten la necesidad de preocuparse por las distracciones y el flujo de trabajo.
Quizás tendría sentido que la alta gerencia vigile más de cerca su departamento y hable con los empleados que pasan demasiado tiempo mirando sus smartphones. O tal vez debería haber un sistema de "honor" que anime a los empleados a prometer no usar tanto los smartphones.
Es comprensible que puedas tener una emergencia o una cita importante no relacionada con el trabajo, y mantener un smartphone contigo para tales casos es necesario. Sin embargo, si pasas tiempo revisando las redes sociales o reaccionando a notificaciones aleatorias de aplicaciones de smartphone en lugar de concentrarte en tu trabajo, estas cosas tienen que detenerse.
Falta de Comunicación
La mala comunicación internamente o entre diferentes departamentos puede ser bastante distractora. De hecho, podría dejar a algunos empleados desconcertados, sin saber qué deben hacer.
Imagina una situación en la que necesitas instrucciones claras de la alta gerencia, pero recibes detalles mediocres porque alguien decidió hacer su tarea a medias. ¿Y qué pasa con los casos en los que necesitas información de un compañero de trabajo pero no puedes contactarlo porque no se molesta en responder a tus mensajes o llamadas telefónicas?
Por supuesto, tales casos no están necesariamente relacionados con una actitud deficiente, pero si el comportamiento se repite y se extiende en diferentes ambientes, la atmósfera general en la empresa sufrirá.
Los problemas de comunicación deben ser reportados a los departamentos correspondientes que, con suerte, puedan abordarlos. Si es necesario, debería haber programas de capacitación en diferentes departamentos para ayudar a mejorar la comunicación y construir una cultura empresarial más fuerte.
Compañeros de Trabajo Habladores
Los trabajadores habladores pueden aparecer repentinamente cerca de tu escritorio y empezar a hablar contigo. Pueden estar en un descanso o de camino a otro departamento y deciden detenerse para una charla rápida.
El problema puede no parecer tan grande si solo hay unas pocas instancias de conversaciones cortas entre empleados. Sin embargo, si alguien claramente está gastando más tiempo chismeando que trabajando, está poniendo en peligro no solo su propio trabajo. También están afectando la productividad de otros.
Algunas personas prefieren trabajar desde casa precisamente porque no tienen que lidiar con compañeros de trabajo habladores. Sin embargo, si tienes que estar en la oficina, no te quedes de brazos cruzados y aborda el problema si tus compañeros de trabajo te distraen demasiado.
Deficiencias en el Bienestar Personal
Las deficiencias en el bienestar personal son complicadas porque no puedes encontrar una solución universal para personas que tienen diferentes problemas.
Una cosa es cierta, sin embargo. Si los empleados luchan con el sueño, la salud, la carga de trabajo, la vida personal, etc., es natural que tengan dificultades para mantenerse productivos en el trabajo.
Incluso si el progreso es lento, es crucial dar pequeños pasos y mejorar diferentes aspectos de tu vida para que no tengas que sufrir en el trabajo. Si un empleado necesita ayuda para encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, no debe dudar en buscar ayuda profesional.
El artículo identifica herramientas de trabajo obsoletas, mala gestión del buzón de correo electrónico, navegación sin rumbo en Internet, presencia de tecnología personal, falta de comunicación, compañeros de trabajo habladores y deficiencias en el bienestar personal como distracciones clave.
Las herramientas de trabajo desactualizadas, como las computadoras lentas, pueden obstaculizar significativamente la eficiencia de las tareas, especialmente para trabajos que requieren software que demanda muchos recursos, lo que lleva a una disminución de la productividad general.
La mala comunicación puede llevar a confusión y falta de dirección, afectando la moral y la productividad de los empleados, y potencialmente causando retrasos significativos en la finalización de proyectos.
Sí, los dispositivos personales como los smartphones pueden ser una distracción importante, especialmente cuando se utilizan para actividades no relacionadas con el trabajo como las redes sociales y notificaciones aleatorias durante el horario laboral.
