5 consejos de productividad para mejorar tu día a día
El correo electrónico ha sido una herramienta de comunicación empresarial durante mucho tiempo. Es uno de los canales más efectivos para conectar con personas internas y externas esenciales para las operaciones de cualquier negocio.
Aunque el uso del correo electrónico está destinado a simplificar nuestra comunicación y hacerla más productiva, también puede ser potencialmente perjudicial si consideramos la cantidad de tiempo que necesitamos para gestionarlo. Según un análisis de McKinsey, el profesional promedio dedica un 28% o 2,6 horas de su jornada laboral solo a leer y responder correos electrónicos. Puede ser abrumador, especialmente cuando recibes cientos de nuevos correos cada día.
Como los correos siguen llegando cada día, es necesario concentrarse en cómo aumentar tu productividad al recibir, organizar y responderlos. Aquí tienes cinco consejos de eficiencia para mejorar tu día.
1. Programa Horarios Específicos para Procesar Correos
Aunque no está mal revisar tus correos un par de veces al día para mantenerte al tanto de cualquier asunto importante, no es necesario procesarlos de inmediato. Los correos que no requieren respuesta urgente pueden esperar hasta que puedas responderlos, ya sea al comienzo o al final de tu turno.
Incluso en entornos de trabajo que requieren respuestas rápidas, puedes hacer esto asignando un tiempo específico cada hora para revisar y responder mensajes.
Recuerda que si decides posponer un correo, no lo dejes simplemente sin atender. En su lugar, crea una tarea o un recordatorio con una fecha de vencimiento. Para los correos que requerirán uno o dos días para responder, confirma su recepción el mismo día diciendo que responderás más tarde y asegúrate de hacerlo.
2. Apaga las Notificaciones de Correo
Los estudios demuestran que perdemos una cantidad significativa de tiempo al permitir que las notificaciones interrumpan y desvíen nuestra atención. Solo el acto de leer la notificación afecta nuestra productividad, ya que se necesitan aproximadamente 23 minutos para volver a concentrarse y retomar el trabajo al mismo ritmo después de una interrupción.
Si no vas a revisar tu correo en breve, no necesitas esos avisos constantes.
3. Aplica la Regla de los 2 Minutos
La regla se aplica a cualquier correo que solo lleve un minuto o dos para responder. Si un correo se puede responder en menos de dos minutos, hazlo de inmediato en lugar de posponerlo y evita agregarlo a tu lista de tareas pendientes. El objetivo de hacer esto es mantener tu bandeja de entrada limpia y tu lista de tareas enfocada en lo más importante.
4. Usa Herramientas de Productividad para el Correo Electrónico
Existen cientos de herramientas de productividad para correos electrónicos disponibles en línea para ayudarte a gestionar tus correos. Una de las más populares es un programador de correos. Es una extensión que te permite controlar cuándo envías los correos. Con ella, puedes redactar un correo y programarlo para que se envíe dos días después, por ejemplo. También puedes configurarlo para que reaparezca en la parte superior de tu bandeja de entrada una semana después, para que no se pierda si no puedes responderlo de inmediato. Y si deseas recibir una notificación si alguien no ha respondido después de x días, también es posible.
Además, la integración de correo electrónico incorporada de Flowlu está diseñada para simplificar la gestión de tus correos para que no tengas que cambiar entre aplicaciones. Todos tus correos estarán disponibles en una sola interfaz y vinculados a los contactos, proyectos y tareas correspondientes. Puedes determinar fácilmente las carpetas que deben sincronizarse para que tu bandeja de entrada nunca vuelva a estar desordenada.
5. Deshazte del Desorden en tu Bandeja de Entrada y Organiza tus Suscripciones
Las suscripciones por correo pueden ser extremadamente abrumadoras. Con el tiempo, los correos de marketing y boletines informativos comenzarán a saturar tu bandeja de entrada y a hacerte menos productivo.
Existen varias formas de lidiar con esto: primero, cancela la suscripción de todo lo que no sea esencial para ti en lugar de simplemente eliminarlos; segundo, usa filtros automáticos para los boletines que realmente utilizas; y tercero, bloquea correos que siguen llegando después de que has intentado darte de baja. Limitar los boletines y otros mensajes automatizados solo a aquellos que lees regularmente es una forma sencilla de reducir el desorden en tu bandeja de entrada.
Otra manera eficiente y básica de eliminar el desorden es eliminar según el remitente y el asunto del correo. Si el remitente o el asunto no te interesa, elimínalo sin abrirlo y sigue adelante. El tiempo es demasiado valioso para desperdiciarlo en correos irrelevantes.
En resumen, el correo electrónico es una herramienta sencilla para ayudar a comunicarte y hacer las cosas, pero sin una rutina efectiva, puede convertirse en una herramienta abrumadora. Mejorar la productividad del correo puede ayudarte a mantener el impulso y enfocarte en lo más importante. Reconsiderar tu enfoque hacia el correo y practicar estos consejos de productividad seguramente te ahorrará mucho tiempo.
