Cómo optimizar el rendimiento de sus proyectos mediante la gestión del flujo de trabajo
Las personas en un equipo siempre tendrán una amplia gama de talentos y habilidades diferentes. Los equipos de trabajo son diversos y las personas necesitan ser gestionadas de manera diferente. Gestionar un grupo de personas con diferentes talentos e inclinaciones personales puede ser extremadamente complejo. Cuando se coloca a personas en una situación en la que no se sienten cómodas o no tienen el control total de la situación en la que están trabajando, a menudo luchan por rendir al máximo de su capacidad.
Uno de tres problemas puede surgir en este escenario. A veces, las personas pueden no tener suficientes habilidades y sentirse inadecuadas; y sufrir de ansiedad o estrés adicional. Otras veces, las personas pueden tener demasiadas habilidades y no sentirse lo suficientemente desafiadas por su trabajo. Esto podría llevar a un trabajo apático y a un aburrimiento general del personal.
El último problema podría ocurrir cuando las personas no trabajan bien juntas y tienen dificultades para comprometerse. Los jefes que buscan formas fáciles de optimizar la gestión del flujo de trabajo deberán asegurarse de que sus trabajadores encajen no solo entre sí, sino también con el proyecto en sí. En este artículo, exploraremos formas de mejorar la gestión del flujo de trabajo en tu empresa.
Cómo Optimizar la Gestión del Flujo de Trabajo
Para asegurarse de que el rendimiento del flujo de trabajo de su proyecto avance a la velocidad adecuada para garantizar la máxima productividad y producción de trabajo, primero debe evaluar las fortalezas, debilidades, habilidades y talentos de su fuerza laboral. No se puede hacer ningún trabajo productivo a menos que entienda a su equipo. Entender un equipo significa no solo conocer sus fortalezas y debilidades laborales, sino también comprender sus personalidades, las formas en que trabajan mejor con otras personas y qué es lo que los motiva.
Comience asegurándose de que sus propias relaciones con su equipo estén en óptimas condiciones. No podrá comprender a sus empleados si no tiene ya una relación productiva con ellos. Evalúe las fortalezas y debilidades de cada empleado, y a su vez, cree tareas adecuadas que se adapten perfectamente a cada empleado para optimizar la productividad. Descubra qué empleado trabaja mejor en cada rol, con quién trabajan mejor y qué habilidades tienen que los hacen más adecuados para optimizar la gestión del flujo de trabajo.
La siguiente parte importante es buscar constantemente mejorar la gestión del flujo de trabajo para que las personas no se vuelvan complacientes en sus roles laborales o se aburran con su trabajo cotidiano. La complacencia puede surgir fácilmente del aburrimiento en el trabajo diario y tendrá un impacto significativo en la productividad. El rendimiento del proyecto siempre será negativo si los trabajadores son complacientes. Los mejores empleados son aquellos que están constantemente desafiados a ser mejores y a mejorar su trabajo diario mediante la gestión del flujo de trabajo. Si los empleados realizan constantemente la misma tarea, se aburrirán y ya no pondrán el mismo nivel de cuidado y esfuerzo en sus respectivos roles laborales.
Por esta razón, es importante asegurarse de que las personas no se sientan demasiado cómodas o se estanquen en su trabajo diario. Cada día, intente añadir diferentes cambios o adiciones a los roles laborales de todos para mantener las cosas interesantes. La "atracción del confort" es un fenómeno peligroso y puede evitarse haciendo cambios constantes en la vida laboral cotidiana. Anime a sus empleados a asumir riesgos y ser creativos cada día que trabajen para usted.
Entonces, ¿por qué es tan crucial la gestión del flujo de trabajo para tu empresa y su productividad?
La gestión del flujo de trabajo es importante para los negocios por muchas razones. Una de ellas es el hecho de que implica automatización. La automatización combinada con una gestión eficiente de documentos y una comunicación efectiva son importantes para el flujo natural de la producción en el lugar de trabajo. Todas estas son importantes para la productividad empresarial porque, combinadas, reducen el error humano natural. El error humano es una de las cosas más difíciles de eliminar en un lugar de trabajo, simplemente porque viene con el entorno. Los humanos cometen errores humanos; es simplemente la naturaleza del mundo.
Si estos procesos no se siguen y no se implementa la gestión del lugar de trabajo, tanto el tiempo como el dinero se desperdiciarán, y el error humano continuará indefinidamente hasta que se haga algo al respecto. Si falta automatización o si no se implementa correctamente, los empleados se quedarán atascados en la burocracia innecesaria del trabajo de oficina, en lugar de centrarse en lo que realmente importa y en lo que se les paga por hacer. La falta de automatización significará que las decisiones empresariales pertinentes se abandonen en favor de pequeñas decisiones no importantes que podrían solucionarse con la automatización.
14 Consejos Rápidos y Fáciles para Ayudar a Optimizar el Flujo de Trabajo de tu Empresa
- Cree tarjetas con los pasos para delinear los procesos necesarios para nuevos procedimientos. Debe asegurarse de que las listas incluyan los ingredientes necesarios, los pasos de los procesos, las herramientas requeridas y otras instrucciones.
- Cree una lista de hábitos y reglas importantes que deben seguirse para lograr los objetivos de la empresa.
- Curate un manual de la empresa que ayude a tus empleados a entender tu marca.
- Revise constantemente cada proceso y programa diario que sea importante para su negocio.
- Utilice tecnología moderna para optimizar la colaboración entre los trabajadores mediante herramientas de rendimiento de proyectos.
- Asegúrese de que su mensajería represente su marca y manténgala consistente y en línea.
- Controle los aspectos básicos de su negocio. Identifique su público objetivo y defina los objetivos empresariales.
- Optimice la automatización y agilice los procesos para ayudar a sus empleados y a su empresa a ahorrar tiempo en general.
- Utilice herramientas de gestión del flujo de trabajo y asegúrese de emplear gerentes de proyectos productivos.
- Utilice software basado en la nube para optimizar la productividad.
- Cree un sistema optimizado con expertos en su área que pueda contratar para especializar y capacitar a nuevos trabajadores.
- Tenga una larga lista de personas locales conocedoras en su área para contactar cuando sea necesario.
- Asegúrese de que sus empleados estén capacitados en procesos de trabajo complejos.
- Utilice automatización del flujo de trabajo para ahorrar tanto tiempo como dinero a sus empleados.
Sobre la autora: Elizabeth Hines es gerente de proyectos en Big Assignments. Le gusta viajar mientras trabaja y leer en su tiempo libre.
