Cómo redactar un plan de acción de gestión del tiempo para un equipo remoto
Mantener a tu equipo remoto en un horario y aumentar su productividad será más fácil si tienes un plan de acción de gestión del tiempo eficiente. Planificar tu trabajo puede eliminar la falacia de planificación, ayudarte a priorizar los recursos y el tiempo por proyecto, y facilitar el cumplimiento de los plazos.
Las habilidades de organización y planificación están en la cima de la lista de habilidades esenciales para una gestión del tiempo exitosa. Ahora es el momento de poner esas habilidades en práctica y asegurarte de que tu equipo esté en el camino correcto durante el proyecto. Escribe un plan de acción de gestión del tiempo, y podrás ayudar a tu equipo remoto a estar en su mejor momento.
Aquí están los consejos que te ayudarán a escribir un plan de acción de gestión del tiempo eficiente y alcanzable. ¡Comencemos!
Anota tus Objetivos
Los objetivos son la piedra angular de la gestión del tiempo. Necesitas saber qué tienes que lograr para que eso suceda.
Por eso, tu primer paso debe ser definir los objetivos de tu proyecto. Considera tanto los objetivos a corto plazo como los a largo plazo. Ambos afectarán la forma en que planificas las responsabilidades de tu equipo.
Consulta con tu equipo remoto para que establezcas metas y plazos realistas. Se dice que Elon Musk tiende a fijar plazos poco realistas, los cuales luego tienen que ser modificados. Para evitar ese inconveniente, discute con tu equipo tus planes y define objetivos alcanzables.
Divide tus Hitos
Una vez que tengas todos tus objetivos planificados, es hora de desglosarlos. El plan será más realizable si anotas hitos, no solo el objetivo final.
Las actividades que tu equipo debe enfrentar deben dividirse a nivel mensual, semanal y diario.
No tienes que hacer esto todo de una vez. Planifica tus metas mensuales y, a medida que se acerque el final del mes, enfócate en los hitos semanales. Al final de la semana, puedes establecer tareas diarias.
Haz esto paso a paso, pero asegúrate de tener tus tareas escritas de antemano. Tener una visión general de lo que te espera al día/semana/mes siguiente mantendrá a tu equipo motivado para respetar cada plazo.
Proporcionar a un equipo remoto solo el objetivo final puede fácilmente salirse de control. Por eso los hitos son un salvavidas.
Desarrolla una Lista de Verificación
Una lista de verificación útil ayudará a tu equipo a ceñirse al plan.
Las listas de verificación son excelentes para hacer un seguimiento de las tareas completadas. Pero ese no es su único poder. Al tener una visión general de lo que han hecho hasta ahora, la moral de tu equipo se elevará.
Mientras escribes tu plan de acción de gestión del tiempo, asegúrate de hacerlo en forma de lista de verificación, al menos para tus horarios diarios.
Si deseas crear una plantilla que puedas reutilizar una y otra vez, servicios de redacción como BestEssayEducation y TopEssayWriting pueden ayudarte con eso. Un plan de gestión del tiempo bien escrito y completo que incorpore una lista de verificación puede ahorrarte tiempo en el futuro. No tendrás que crear el plan desde cero cada vez. Simplemente saca la plantilla y comienza a planificar.
Ayuda a tu Equipo a Priorizar
Priorizar es una técnica muy útil para la gestión del tiempo. ¿Por qué? Porque ayuda a organizar tus tareas para aprovechar al máximo cada día laboral.
Según investigaciones, cuando abordamos primero las tareas más difíciles, tendemos a ser más productivos. Tenlo en cuenta al planificar las tareas diarias de tu equipo.
Escribe las tareas según la prioridad. O usa colores para señalar la importancia de cada tarea. La tarea menos importante y la que requiere menos tiempo puede posponerse para mañana si no hay tiempo hoy.
El valor de priorizar es que puede eliminar el trabajo extra, ya que las tareas más exigentes se abordarán primero.
Agrupa Tareas Similares
Agrupar tareas que se puedan realizar simultáneamente puede ser un factor notable para mejorar la productividad de tu equipo. Si deseas aumentar la eficiencia de tus esfuerzos de gestión del tiempo, debes probar este método.
Por ejemplo, si hay varias tareas de correo electrónico que tu miembro del equipo puede realizar al mismo tiempo, agrupa esas tareas. Por lo tanto, pueden usar una herramienta de automatización de correos para terminar esas tareas de una sola vez.
Puedes ahorrar a tu equipo mucho tiempo valioso si reciben instrucciones inmediatas para manejar tareas agrupadas.
Además de organizar el trabajo de tu equipo, agrupar tareas también puede tener un efecto psicológico positivo. Dado que las tareas estarán agrupadas y no por separado, parecerá que hay menos por hacer.
Programa Tiempo para Planificación y Revisión
Haz un espacio en tu horario para una revisión semanal. No hay certeza en el trabajo. Los planes cambian, la gente se enferma o llegan más tareas. Mucho puede cambiar. Por eso necesitas verificar las actualizaciones regularmente.
Lo mejor es hacer tus revisiones semanales al final de la semana para que puedas ver lo que has hecho y hablar sobre tus planes futuros.
Diana Adjadj, jefa del departamento de contenido en los servicios de redacción TrustMyPaper, compartió por qué las reuniones son una parte importante de la gestión del tiempo para equipos remotos. “Como no tenemos la oportunidad de estar al tanto del trabajo de los demás a diario, mi equipo remoto y yo nos reunimos todos los viernes. Reflexionamos sobre los logros de la semana y discutimos cómo planificaremos la próxima semana para lograr la máxima eficiencia,” dice Emily.
Haz que el Plan Sea Fácilmente Accesible
Cada miembro de tu equipo debe poder acceder al plan cuando lo desee. Comparte el plan de acción de gestión del tiempo en una plataforma basada en la nube. Esto permitirá que tu equipo esté al tanto de cualquier cambio.
Hay otra razón por la que deberías usar una plataforma en línea para mostrar tu plan de gestión del tiempo. Si el trabajo de los miembros de tu equipo está entrelazado, podrán estar informados de lo que hacen los demás y notificarles sobre cualquier adición relevante.
Por ejemplo, si un diseñador web aún no está seguro de qué enfoque tomar con la página "Sobre Nosotros", puede verificar cuándo el redactor de contenido trabajará en ese contenido y asegurarse de notificarle a tiempo.
Reflexiones Finales
Ayuda a tu equipo a alcanzar su máximo potencial en términos de productividad escribiendo un plan de acción de gestión del tiempo. Tenerlo todo por escrito garantizará que ninguno de ellos se pierda en el camino. Además, asegurará que trabajen como un equipo y usen su tiempo sabiamente. Recuerda lo que dicen: el tiempo es dinero.
Sobre la Autora: Nicole D.Garrison es una escritora independiente, colaboradora en Supreme Dissertations y estratega de contenido. A veces trabaja como gerente de proyectos para empresas de redacción de contenidos. Es una autora dedicada y experimentada que presta especial atención a la investigación de calidad. Nicole asiste constantemente a cursos, seminarios y conferencias que mantienen sus conocimientos actualizados. En su tiempo libre, Nicole es una apasionada corredora y viajera. Además, dirige su propio blog.
