Cómo tomar notas de reuniones de manera eficaz (y utilizarlas realmente)
Desafortunadamente, en la mayoría (si no en todos) los casos, esto no es cierto. Por eso, tomar notas debe recibir la debida atención. Y eso es exactamente en lo que hemos decidido enfocarnos hoy.
Antes de sumergirnos en diferentes técnicas, métodos y consejos para tomar notas, es clave entender qué son las notas de reunión.
¿Qué Son las Notas de Reunión?
En pocas palabras, las notas de reunión son los puntos específicos que escribes durante una reunión. Pueden incluir decisiones, conclusiones clave, tareas de acción o discusiones importantes que tuvieron lugar.
Cuando la toma de notas en reuniones se hace de manera efectiva, todos sabrán lo que deben hacer a continuación, incluso si no pudieron asistir a la reunión.
Las buenas notas de reunión generalmente incluyen:
- Resumen de los temas de la reunión y resultados
- Tareas y responsabilidades asignadas a equipos o individuos, incluyendo fechas de vencimiento
- Puntos de discusión a considerar para reuniones futuras
- Preguntas planteadas durante la reunión, junto con sus respuestas
- Problemas no resueltos, especificando quién es responsable del seguimiento
- Conclusiones importantes, ideas clave y planes de acción
La Importancia de las Notas de Reunión
Las reuniones son un excelente lugar y forma de compartir diferentes opiniones y encontrar soluciones. Varias mentes están trabajando juntas, ansiosas por encontrar las mejores soluciones a los problemas. Sin embargo, si nadie se toma el tiempo para tomar notas, algunos puntos clave, ideas, tareas, detalles, plazos y otros aspectos pueden olvidarse.
Como sabes, el propósito de una reunión es mantener a todos en la misma página. Así que, al final de una reunión, cada miembro del equipo debería estar bien informado sobre lo que debe hacer porque escribió sus notas. Si no lo hace, junto con los otros miembros del equipo, no podrán elaborar un plan solo basado en la memoria. Es por eso que es crucial tomar buenas notas durante las reuniones. Con Flowlu, las notas pueden almacenarse centralmente, compartirse al instante en los comentarios o crearse como tareas, asegurando que nada se olvide.
12 Ventajas de Tomar Notas de Reunión
- Captura discusiones esenciales y preserva detalles clave de una reunión.
- Resume conversaciones para facilitar la consulta y servir como un recordatorio de memoria.
- Asegura transparencia organizacional, manteniendo a todos informados.
- Designa responsabilidades y describe pasos de acción claros.
- Aumenta la eficiencia asegurando el seguimiento de los puntos clave.
- Documenta todas las decisiones estratégicas para la planificación futura.
- Monitorea el progreso y registra hitos importantes del proyecto.
- Revisa las reuniones y actualiza a los ausentes.
- Confirma hechos y resuelve desacuerdos de manera efectiva.
- Incluye citas directas de los participantes cuando sea necesario.
- Actúa como documentación legal para resolver disputas rápidamente.
- Compila ideas útiles para retroalimentación y mejora.
Cómo Tomar Mejores Notas en Reuniones – Qué Debes Cubrir
Cuando la mayoría de las personas piensa en tomar notas en una reunión, inmediatamente asumen que necesitan escribir todo, casi palabra por palabra. El objetivo principal es recordar todo lo que se dijo, no solo por una persona, sino por todos. Sin embargo, este no es el enfoque correcto. En su lugar, debes concentrarte solo en los aspectos más cruciales de una reunión. La verdad es que no todo lo que se discute en una reunión es esencial para el futuro.
A continuación, puedes encontrar los aspectos que realmente importan y que deben ser anotados. Esto también te ayudará a mantenerte organizado.
#1: La Agenda de la Reunión
Esto puede verse como el índice de un libro. Debes asegurarte de anotar todos los puntos que se discutieron y cualquier resultado obtenido. Piensa en la agenda como el primer punto — la introducción. Esto significa que cada punto que incluyas debe ser breve.
#2: Elementos de Acción
Como su nombre indica, los elementos de acción son lo que hace que una reunión sea productiva. Podrás asignar cada punto de acción a alguien responsable de completarlo antes del plazo.
#3: Ideas del Equipo
La verdad es que las ideas del equipo no estarán presentes en todas las reuniones. Esto depende no solo del tipo de reunión, sino, más importante aún, de quién está presente. Si diferentes departamentos de la empresa están presentes, es más probable que surjan ideas del equipo. En este caso, debes asegurarte de crear espacio para ellas y anotar las mejores.
#4: Preguntas Clave
En las reuniones siempre hay espacio para la discusión, y es cuando pueden surgir las preguntas más pertinentes. Este es otro aspecto que debes anotar, junto con las respuestas proporcionadas.
#5: Decisiones Importantes
Así como siempre surgen preguntas clave en una reunión, también surgirán decisiones importantes. Al tomar notas, asegúrate de detallar exactamente qué se decidió, qué debe hacerse a continuación y cuáles podrían ser los resultados. Si una pregunta quedó sin respuesta, anótala para referencia futura.
3 Métodos de Notas de Reunión
Como puedes entender fácilmente, no hay solo un método o forma de tomar notas en reuniones. Cómo tomas notas depende de lo que funcione mejor para ti. Si un método no te gusta, no tiene sentido seguir usándolo.
La verdad es que todos procesamos la información de nuestra manera única, y no hay una forma correcta o incorrecta de hacerlo.
Aquí están algunos de los métodos más populares de notas de reunión:
#1: El Método Cornell
Si eres un aprendiz lineal, este método puede ser una buena opción para ti. Al seguir este método, dividirás tu hoja de papel en tres secciones: la primera sección se refiere a notas y pensamientos, la segunda sección cubre preguntas y conclusiones, y la tercera sección es para el resumen. De esta manera, puedes ver toda la información claramente.
Si quieres usar el Método Cornell, debes seguir cinco pasos:
- Paso #1: Registrar – Anota la información más importante.
- Paso #2: Reducir – Usa palabras clave para resumir los puntos más esenciales.
- Paso #3: Recitar – Reescribe los detalles clave con tus propias palabras.
- Paso #4: Reflexionar – Piensa en cómo puedes aplicar esta información.
- Paso #5: Revisar – Revisa periódicamente tus notas después de la reunión.
#2: El Método de los Cuadrantes
Como sugiere el nombre, dividirás tu hoja de papel en cuatro secciones, asegurando que todas las secciones sean claramente visibles:
- Sección #1: Preguntas que surgen durante la reunión.
- Sección #2: Ideas generadas durante las discusiones.
- Sección #3: Tareas asignadas a ti, incluyendo plazos y hitos.
- Sección #4: Tareas asignadas a otros.
#3: El Método de Mapeo Mental
Mientras que los métodos anteriores son más adecuados para aprendices lineales, algunas personas necesitan visualizar la información. Si este es tu caso, este método puede ser la mejor manera de registrar las notas de la reunión.
Simplemente crearás un diagrama que conecta diferentes piezas de información a medida que surgen durante la reunión.
7 Consejos para Tomar las Mejores Notas de Reunión
Cuando se trata de las notas tomadas durante una reunión, ya hemos cubierto casi todos los aspectos, excepto uno realmente importante: cómo tomar las mejores notas de reunión. Entonces, vamos a profundizar en ello:
#1: Usa las Mejores Herramientas para Tomar Notas
Cuando se piensa en tomar notas, muchas personas aún imaginan escribirlas a mano. Sin embargo, la toma de notas ha evolucionado. Ahora puedes usar herramientas impulsadas por IA para ayudarte. Aunque aún necesitarás editar las notas para garantizar su precisión y fiabilidad, estas herramientas pueden ahorrarte mucho tiempo.
Si estás interesado en este tipo de tecnología, aquí tienes algunas herramientas que podrías probar.
- Rewatch: Esta herramienta graba reuniones, genera resúmenes utilizando IA y los comparte con tu equipo.
- Fireflies: Ofrece transcripción en tiempo real y crea textos buscables.
- Otter: Produce automáticamente transcripciones de todo lo dicho en una reunión.
- Rev: Genera transcripciones de alta calidad con excelente precisión.
Si buscas una manera de mantener las notas de las reuniones estructuradas y accionables, Flowlu es una excelente opción. Ayuda a los equipos a almacenar notas, asignar tareas y colaborar de manera fluida.
#2: Toma Notas a Mano
Aunque hay mucha tecnología disponible, es posible que prefieras un enfoque más tradicional y tomar notas a mano — y está perfectamente bien si eso funciona para ti. Sin embargo, "a mano" también puede significar escribir en el teclado. Si eres un buen digitador, esta podría ser una mejor solución.
Algunos de los principales beneficios de tomar notas a mano incluyen mayor precisión y mejor memorización. Además, las notas manuscritas o digitadas manualmente tienden a ser más concisas y priorizadas, lo que puede darte una ventaja.
#3: Grabar Reuniones
Tal vez te estés preguntando por qué aún no hemos mencionado grabar reuniones. Después de todo, parece ser la manera más fácil de asegurar que no se olviden los detalles. La razón por la que no recomendamos esto es que no te obliga a pensar. Simplemente estarás escuchando la grabación y escribiendo lo que dice, en lugar de anotar activamente los aspectos más importantes. En cambio, terminarás transcribiendo toda la reunión.
Entonces, si quieres usar una grabadora para las reuniones, solo debes intentar grabar los puntos clave. Estos deben incluir el nombre de la reunión y su propósito, cuándo y dónde se llevó a cabo, los temas de la agenda y sus respuestas, las preguntas discutidas y los próximos pasos a seguir.
#4: Usa una Plantilla para Tomar Notas
Puede ser difícil para algunos concentrarse en la reunión mientras simultáneamente registran los momentos más cruciales. Si esto te suena, considera usar una plantilla para tomar notas.
En pocas palabras, esta herramienta te ayudará a recordar las diferentes piezas de información que necesitas recopilar y anotar, asegurando que no se olvide ningún detalle.
#5: Permite que Otros Miembros del Equipo Accedan a las Notas
No importa qué método elijas para tomar notas en la reunión, probablemente necesitarás compartirlas con otros, especialmente con tu equipo. Por lo tanto, debes trabajar con las herramientas que tu empresa proporciona.
Por ejemplo, si tu empresa usa Flowlu, siempre puedes compartir la grabación o tus notas a través del chat con tu equipo. Todos tendrán acceso instantáneo, manteniéndolos en la misma página. Puedes asignar tareas, establecer plazos y asegurarte de que todos estén alineados en los próximos pasos, sin necesidad de herramientas adicionales o actualizaciones manuales.
#6: Haz que tus Notas sean Recursos Importantes
En algunas ocasiones, tus notas pueden convertirse en recursos valiosos. Puedes usarlas para modificar ciertos procesos o proporcionar soluciones a problemas creando materiales de capacitación.
#7: Comienza a Tomar Notas Antes de que Comience la Reunión
Debes tomar unos minutos antes de que comience la reunión para anotar la hora y el lugar, los participantes y cualquier otra información relevante que consideres necesaria agregar.
Conclusiones
Tomar notas de reunión es esencial y, afortunadamente, cada vez más personas reconocen su importancia. Aunque no es difícil tomar buenas notas de reunión, es crucial no perder ningún detalle importante. Puede tomar algo de tiempo y práctica mejorar, pero con el método adecuado, estamos seguros de que te convertirás en un experto en tomar notas.
Para tomar las mejores notas de una reunión, es necesario elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades. Puede que prefiera tomar notas a mano o grabarlas durante una reunión. No existe una forma correcta o incorrecta: siempre que funcione para usted, será eficaz.
Hay cinco puntos principales en los que debes centrarte en una reunión: la agenda, los puntos de acción, las ideas del equipo, las preguntas clave y las decisiones importantes.
La mejor manera de organizar las notas de las reuniones es almacenarlas en un lugar central y de fácil acceso. Las herramientas digitales como Flowlu te permiten mantener las notas estructuradas, vincularlas a proyectos o tareas y compartirlas con tu equipo al instante. Si prefieres un enfoque manual, utiliza un formato uniforme, como viñetas o categorías, y guarda todas las notas en un cuaderno o carpeta de documentos específico para poder consultarlas rápidamente.
