11 errores que disminuyen la productividad en su oficina
- 1. Falta de Expectativas Claras
- 2. Comunicación Deficiente
- 3. Burocracia Innecesaria
- 4. Condiciones de Trabajo Inadecuadas
- 5. Distracciones Frecuentes
- 6. Defensas Cibernéticas Mal Configuradas
- 7. Mala Gestión del Tiempo
- 8. Flujos de Trabajo Ineficientes
- 9. Micromanagement
- 10. Descuidar el Compromiso de los Empleados
- 11. Falta de Colaboración Entre Equipos
- Conclusión
Sin embargo, lograr ese objetivo puede ser un desafío. Aunque los empleados deben cumplir con las expectativas establecidas, crear un entorno laboral donde puedan prosperar recae en los líderes de equipo y los responsables de la toma de decisiones.
Hacerlo no es en absoluto sencillo. Las deficiencias sutiles pueden afectar incluso a los equipos más productivos. También se necesita una cultura que fomente la innovación y la comunicación abierta para superar las barreras persistentes de productividad.
A continuación, se presentan los once errores más frecuentes e impactantes que los líderes y sus organizaciones deben superar para aumentar la productividad.
1. Falta de Expectativas Claras
Comencemos con una estadística interesante: casi la mitad de los trabajadores estadounidenses hoy en día no sabe qué se espera de ellos en el trabajo, y la tendencia sigue disminuyendo. Miles de horas se desperdician cada año al gestionar mal a empleados capacitados que no tienen claro el alcance de su puesto, se sienten abrumados con el trabajo o carecen de una rendición de cuentas establecida.
Establecer las expectativas correctas solo es posible con las políticas adecuadas a nivel empresarial y con una gestión competente que las lleve a cabo. Comienza definiendo los roles y creando una política de contratación que enfatice descripciones claras de los puestos y un proceso de selección riguroso.
Los empleados que encajan en el puesto deben ser conscientes de su posición y de las expectativas dentro de un equipo, así como en proyectos específicos. Además, los proyectos en los que trabajan necesitan objetivos específicos y accionables. Estos tienden a ser grandiosos y, a veces, vagos en proyectos a gran escala. Por eso es importante crear y hacer un seguimiento de hitos alcanzables que impulsen el avance de la conclusión general.
Flowlu ayuda a los equipos a trabajar mejor juntos al facilitar la definición de roles, establecer metas claras y realizar un seguimiento del progreso. Con funciones como una base de conocimientos, seguimiento de proyectos y una estructura organizacional, todos saben de qué son responsables y cómo su trabajo encaja en el panorama general. Es una forma práctica de evitar confusiones y mantener los proyectos avanzando sin problemas.
2. Comunicación Deficiente
¿Alguna vez has perdido un plazo debido a un malentendido o has esperado en vano un documento importante de un compañero remoto cuyo huso horario confundiste? La comunicación deficiente es el enemigo natural de la productividad, tanto que las empresas pierden una impresionante cifra estimada de $1.2 billones al año como resultado.
Varios problemas pueden ser responsables de la mala comunicación. La gestión puede adoptar un estilo de manos libres, dejando a los empleados en la oscuridad sobre las expectativas y sin ser transparente sobre los objetivos y resultados. Por otro lado, los equipos pueden carecer de acceso a herramientas más adecuadas para la comunicación asincrónica necesaria en el trabajo híbrido y remoto.
Si las deficiencias son personales, deberás abordarlas con práctica y compromiso continuo con tus colegas. Anímales a expresar sus opiniones, sé abierto con tus respuestas y hazles saber que están siendo escuchados, incluso si en ese momento no puedes ofrecerles una solución.
Se han creado muchas herramientas para mejorar la comunicación colaborativa en las empresas. Pero al elegir una, asegúrate de que satisfaga las necesidades de tu empresa, como la escalabilidad, facilidad de uso y una excelente seguridad que ofrezca cifrado y autenticación multifactorial. Flowlu reúne a las personas con herramientas que hacen que la comunicación sea simple y clara. Los espacios compartidos de proyectos y los hilos de discusión enfocados ayudan a todos a mantenerse conectados y alineados, ya sea trabajando de forma remota o en la oficina. Es una forma directa de reducir malentendidos y mantener el trabajo en equipo fluyendo sin problemas.
3. Burocracia Innecesaria
Hacer que los empleados pidan constantemente la aprobación de sus superiores para tareas simples puede ralentizar la productividad y crear cuellos de botella innecesarios. También es frustrante para los empleados cuando sus sugerencias de mejora en el lugar de trabajo terminan en el limbo burocrático. Las decisiones que los empleados o los líderes de equipo podrían tomar se retrasan, y todos pierden tiempo con trámites en lugar de concentrarse en tareas significativas.
La burocracia es una necesidad en el lugar de trabajo, especialmente al aplicar correctamente estándares de la industria y leyes que protegen los derechos de las personas, la privacidad de los datos, etc. Pero eso no significa que sea efectiva para todas las pequeñas tareas y no deba ser ajustada.
Comienza examinando las políticas actuales de la empresa y abordando sus ineficiencias. Reduce el número de pasos que los colegas deben seguir para obtener aprobación y empodéralos para tomar decisiones impactantes por su cuenta. Anima a los miembros del equipo a señalar cuellos de botella y aborda o escala sus preocupaciones si parecen prometedoras.
Ten en cuenta que debes evitar dejar que las preocupaciones de los empleados se acumulen durante mucho tiempo. Abórdalas proactivamente e involúcralos en el proceso. Esto no solo aumentará la productividad, sino que también mostrará a los empleados que sus preocupaciones son escuchadas—algo que suelen valorar mucho.
4. Condiciones de Trabajo Inadecuadas
Es difícil mantenerse enfocado y alcanzar un alto rendimiento si el entorno en el que trabajas es sofocante. Desde dolores de espalda causados por sillas incómodas hasta la falta de insonorización en una sala de reuniones cercana, todo puede afectar la concentración y causar molestias.
El diseño de las oficinas es difícil de cambiar, pero si puedes, opta por una combinación de espacios abiertos de trabajo colaborativo y áreas para el trabajo individual sin distracciones. Otras mejoras son más fáciles de implementar, como invertir en escritorios ajustables y sillas ergonómicas para mayor comodidad física a largo plazo. También puedes emplear la psicología del color para promover la calma o mejorar la concentración en una oficina, todo por el costo de una nueva capa de pintura.
Fomenta que los miembros del equipo ordenen sus espacios de trabajo físicos y, al mismo tiempo, los personalicen para crear un ambiente más acogedor y significativo.
5. Distracciones Frecuentes
¿Cuántas veces has estado en estado de flujo, trabajando rápidamente en hojas de cálculo, solo para ser interrumpido por alguien del departamento de finanzas hablando sobre su último equipo de fantasy football? La interrupción en sí ya es un gran desperdicio, sin mencionar el tiempo adicional que se necesita para volver a concentrarse.
Lamentablemente, la mayoría de las reuniones también caen en la categoría de distracciones, especialmente si implican presentar información que el organizador podría haber transmitido de manera más efectiva por correo electrónico o una breve llamada.
Ahora bien, no hay nada de malo en socializar en el trabajo, siempre y cuando las personas lo hagan de una manera que beneficie a todos. Las pausas planificadas pueden ayudar a los colegas a organizar su día y encontrar momentos para ponerse al día. Crea un chat de "cafetería virtual" en tu aplicación de comunicación empresarial para conversaciones informales que las personas puedan revisar cuando tengan tiempo libre. Finalmente, organiza actividades informales fuera del horario laboral para que todos puedan relajarse y fortalecer sus vínculos sin culpa ni resentimientos.
Las reuniones continúan teniendo una función importante, siempre que se lleven a cabo de manera inteligente. Planifica su flujo con anticipación, introduciendo los principales puntos de discusión y los resultados específicos que esperas. Mantenlas breves, productivas y limitadas a las personas que realmente necesitan participar, para interrumpir a la menor cantidad de colegas posible.
6. Defensas Cibernéticas Mal Configuradas
La ciberseguridad debe ser una prioridad en cualquier oficina. Las personas suelen ser el eslabón más débil en tus defensas, ya que pueden ser engañadas por ataques de phishing, caer en estafas o cometer errores simples, como usar contraseñas débiles. Estos errores humanos crean oportunidades fáciles para las amenazas cibernéticas. Una filtración de datos puede ser increíblemente costosa, sin mencionar los problemas de cumplimiento o el daño a tu reputación.
La solución obvia es reforzar la seguridad utilizando firewalls, sistemas de detección de intrusiones y otras herramientas de protección. Usar bloqueadores de sitios web maliciosos y restringir el acceso a fuentes conocidas de malware promueve la seguridad del usuario y mejora la productividad, pero también puede ser excesivo.
Por ejemplo, los sistemas de seguridad pueden identificar erróneamente herramientas de escritorio remoto, soluciones de almacenamiento en la nube o plataformas de gestión de proyectos que interactúan con aplicaciones de terceros como amenazas. Perder acceso a herramientas que ayudan a los empleados a trabajar puede ser un gran obstáculo para la productividad, y solucionar esto puede llevar tiempo.
Una solución temporal sería alentar a los empleados a convertir sus teléfonos en puntos de acceso móvil y usar esta conexión para acceder a sitios restringidos por error. Los teléfonos modernos con tarjetas eSIM integradas y los servicios que las respaldan permiten elegir la red con las mejores tarifas de datos móviles y señal local, simplificando el acceso temporal. Sin embargo, a largo plazo, lo mejor es comunicar tus inquietudes al equipo de TI y solicitar que aprueben servicios esenciales.
7. Mala Gestión del Tiempo
Estar constantemente contra el reloj es uno de los estados más perjudiciales al gestionar la productividad a nivel personal. El estrés se acumula, el juicio se ve afectado y los plazos pasan sin que se complete el trabajo crítico. Una colaboración deficiente y una mala delegación de roles también pueden contribuir a los retrasos. Los miembros del equipo pueden saber que el trabajo necesita hacerse, pero se quedan esperando la aprobación o se ven atrapados en asuntos menos urgentes.
Desarrollar habilidades de gestión del tiempo es fundamental para mantenerse al día con la carga de trabajo y evitar el agotamiento. Existen muchas estrategias efectivas, desde planificar y dividir tu día con anticipación hasta aplicar la regla de los cinco minutos y la técnica Pomodoro.
Las herramientas de seguimiento del tiempo pueden ayudarte a evaluar tus rutinas diarias y semanales. Son excelentes para identificar patrones y tareas que ocupan tu tiempo pero contribuyen poco al avance de tus objetivos.
Los líderes deben dominar el arte de priorizar y delegar. Herramientas como la Matriz Eisenhower pueden ayudar a poner en perspectiva las tareas cruciales mientras garantizan que subordinados competentes se encarguen de asignaciones importantes pero de baja prioridad.
8. Flujos de Trabajo Ineficientes
Sin una reevaluación periódica, es fácil que los flujos de trabajo se conviertan en procesos rígidos. Quizás fueron óptimos en algún momento, pero el desarrollo constante de nuevas herramientas y métodos prácticamente garantiza que se podrían optimizar con un análisis más detallado.
Es posible que los documentos de tu equipo estén dispersos en diferentes repositorios o que se comuniquen a través de múltiples canales en lugar de uno solo. ¿Existe un procedimiento operativo estándar para que los empleados sigan? ¿Las tareas repetitivas consumen mucho tiempo de todos?
Adoptar un enfoque lean puede abordar la mayoría de estas deficiencias. Ser lean implica examinar tus procesos actuales e implementar cambios positivos para maximizar resultados sin realizar inversiones o asignaciones de recursos innecesarias.
Ejemplos incluyen la estandarización de métodos de comunicación y el desarrollo de procedimientos operativos que los miembros del equipo puedan usar para simplificar tareas similares. La automatización también desempeña un papel crucial. Libera a los empleados para que realicen trabajos de alto valor al tiempo que se ocupan de tareas tediosas pero necesarias, como la recopilación y entrada manual de datos o la creación de informes.
Flowlu facilita el trabajo al reunir todo en un solo lugar y automatizar tareas repetitivas. Con herramientas para gestionar proyectos, automatizar procesos y crear informes, ayuda a los equipos a pasar menos tiempo en trabajos rutinarios y más tiempo en tareas que realmente importan.
9. Micromanagement
Si el proceso de contratación es riguroso y está alineado con los objetivos de la empresa, deberías trabajar con individuos competentes y motivados, capaces de realizar un trabajo autónomo después de la etapa de integración. Sin embargo, algunos gerentes sienten que justifican su posición y aumentan la productividad al interferir en cada aspecto de la vida laboral de sus subordinados.
Hacer un seguimiento del trabajo de los empleados es aceptable para garantizar que se cumplan los objetivos. Sin embargo, imponer la "forma correcta" de hacer las cosas y ser una presencia constante no beneficia a nadie. Los empleados se sienten subestimados y limitados, lo que los hace más propensos a cometer errores y menos inclinados a resolver problemas de manera innovadora. Los micromanagers tampoco se benefician, ya que pierden el enfoque en los objetivos a largo plazo y no disfrutan de la confianza necesaria para una relación laboral saludable.
Cambiar el enfoque hacia los resultados en lugar de los detalles minuciosos es el primer paso para abandonar los hábitos de micromanagement. Aún puedes pedir informes a los miembros del equipo, pero concéntrate en proporcionar comentarios constructivos y fomentar la comunicación bidireccional en lugar de dictar órdenes unilaterales. Equilibra la delegación con una rendición de cuentas clara para que todos puedan asumir la propiedad de su trabajo. Define sus roles y luego permite que actúen de manera autónoma dentro de los límites establecidos.
10. Descuidar el Compromiso de los Empleados
No es sorprendente que los empleados sobrecargados y desvalorizados, con perspectivas inciertas, no sean exactamente el ejemplo de productividad. Algunos pueden no encajar en el puesto, mientras que otros pueden verse afectados por una cultura organizacional hostil y la falta de oportunidades de progreso.
Transformar un entorno laboral problemático en uno deseable es un desafío, pero no es imposible. Puedes marcar la diferencia asignando responsabilidades alineadas con las fortalezas de las personas y ofreciendo tanto críticas constructivas como reconocimiento cuando sea necesario.
Las oportunidades de crecimiento pueden hacer maravillas para la moral de los empleados. Un empleado al que ayudes a desarrollar su potencial no solo será menos propenso a dejar la empresa, sino que también aportará valor a largo plazo a tu equipo y estará mejor preparado para apoyar a otros en caso de que sea necesario.
11. Falta de Colaboración Entre Equipos
El aislamiento de los equipos puede llevar a una alta productividad que no esté alineada con los objetivos generales de la empresa. Por ejemplo, imagina que el equipo de I+D está trabajando en la nueva versión de un producto popular. Están implementando nuevas funciones, lo que claramente muestra productividad. Sin embargo, no sabrán qué funciones priorizar o solucionar si no consultan regularmente con el equipo de atención al cliente.
Salir de tu zona de especialización y colaborar con otros equipos es fundamental para obtener resultados de calidad. Comienza creando un canal en tu plataforma de comunicación para intercambios regulares de información. Comunica de manera transparente los problemas que enfrentas y sé receptivo a los consejos de colegas con una perspectiva diferente. Involucra a varios departamentos en reuniones cuando sea necesario y permite que los miembros de otros equipos se familiaricen con el tuyo.
Flowlu facilita la colaboración entre equipos con paneles compartidos, actualizaciones en tiempo real y un chat integrado. Ayuda a todos a mantenerse alineados, compartir comentarios y centrarse en tareas que equilibran las necesidades del usuario con los objetivos empresariales.
Conclusión
La búsqueda de la productividad se trata de equilibrar la carga de trabajo y el tiempo, la seguridad y el acceso a los recursos, o las metas personales y los objetivos de la empresa. Cometer errores en el camino es esperado, pero una vez que aprendes a reconocerlos temprano, dejan de ser obstáculos para convertirse en valiosas oportunidades de aprendizaje. Esperamos que esta guía te ayude a hacerlo y a crear un lugar de trabajo más saludable y productivo.
Si estás buscando una forma de poner en práctica estos consejos de productividad, Flowlu tiene todo lo que necesitas. Es una plataforma única para gestionar proyectos, mejorar el trabajo en equipo y optimizar los flujos de trabajo. ¡Pruébalo con una prueba gratuita de 14 días y descubre cómo funciona para tu equipo!
La comunicación clara es complicada en las configuraciones remotas o híbridas, pero no es imposible. Empieza por asegurarte de que todo el mundo sabe dónde encontrar la información clave y cómo compartir las actualizaciones. Herramientas como Flowlu ayudan ofreciendo espacios compartidos para proyectos e hilos de discusión, de modo que no se pierda tiempo buscando respuestas o repitiendo trabajo. Los controles periódicos y el respeto de las zonas horarias también pueden contribuir a que todo vaya sobre ruedas.
Eche un vistazo a sus flujos de trabajo actuales y vea dónde se atascan las cosas. Algunas decisiones no necesitan siempre el visto bueno de los superiores. Dar más libertad a los equipos para actuar dentro de unas directrices claras puede ahorrar mucho tiempo. Utilizar algo como Flowlu para organizar las tareas y agilizar las aprobaciones puede hacer que todo el proceso sea más rápido y menos frustrante para todos.
Flowlu mantiene las cosas organizadas al poner todo en un solo lugar. Te ayuda a hacer un seguimiento de los proyectos, gestionar automáticamente las tareas repetitivas y mantener una comunicación clara. Con funciones como los paneles de control y las actualizaciones en tiempo real, es más fácil para los equipos centrarse en lo que importa en lugar de atascarse en el trabajo o perseguir actualizaciones. Además, es fácil de probar: puedes comprobar cómo funciona con una prueba gratuita de 14 días.
