Cómo optimizar la productividad de su equipo remoto de 7 maneras sencillas
Ahora vemos empresas que son principalmente remotas, lo que significa que ni siquiera tienen una oficina. Muchos especulan si los trabajadores remotos o de oficina son más productivos, pero cualquiera que no haya tenido que desplazarse y haga su trabajo sabe qué es mejor.
Si estás gestionando una empresa con empleados remotos o si eres completamente remoto, tendrás que implementar ciertas estrategias para aprovechar los beneficios del trabajo remoto. Este artículo analiza métodos básicos y avanzados para maximizar la productividad de tus empleados.
Diferencias Entre el Trabajo Remoto y el Trabajo en la Oficina
Como gerente, notarás que hay muchas diferencias entre trabajar en la oficina y trabajar de forma remota. Antes que nada, esa sensación de conexión con los empleados puede parecer débil. Esto es totalmente comprensible, ya que las personas son animales sociales.
Hay muchas maneras de resolver esto, desde reuniones regulares por video hasta encuentros periódicos en persona. Otra diferencia importante es que no tienes que pagar por espacio de oficina y servicios públicos. Esto puede ser un gran beneficio para tu presupuesto.
Además, estás ahorrando tiempo, energía y dinero a tus empleados. No tendrán que levantarse más temprano, prepararse y desplazarse al trabajo. El desplazamiento puede ser tanto costoso como agotador.
Alquilar espacio de oficina también puede representar una parte significativa de tu presupuesto, especialmente si operas desde una gran ciudad o un centro de negocios. Los lazos entre los empleados también serán más débiles en entornos remotos, lo que a veces puede causar problemas.
El trabajo remoto transfiere la colaboración de reuniones presenciales y conversaciones a plataformas de comunicación y colaboración. Esto puede ser excelente para algunos, pero también problemático para otros. Sin embargo, esto es algo que se puede resolver con políticas y herramientas adecuadas.
Otra cuestión problemática del trabajo remoto es la falta de regulaciones y políticas de ciberseguridad. Dado que todos trabajarán desde sus propios dispositivos, esto puede ser una vulnerabilidad potencial que podría ser explotada. Tus empleados, de todos modos, deben tener algún tipo de capacitación en ciberseguridad.
¿Es Mejor el Trabajo Remoto?
Si el trabajo remoto es mejor que el trabajo en la oficina depende de a quién le preguntes. Es como elegir entre Metallica y Megadeth, depende de la preferencia personal del empleado respecto al entorno laboral.
Sin embargo, los propietarios de negocios pueden reducir significativamente sus costos mientras pierden solo una parte de la productividad o incluso la mejoran. Además de las habilidades que tus empleados deben tener para su función, se espera que tengan sentido de organización del tiempo y responsabilidad.
Su conjunto de habilidades también debe incluir un buen nivel de inglés, ya que las empresas remotas suelen ser multiculturales, con el inglés como idioma principal de comunicación. La competencia tecnológica de cada empleado también puede ser una gran ventaja, ya que algunas soluciones de problemas podrían requerir habilidades técnicas.
El trabajo remoto elimina gran parte del estrés que tienen los empleados, especialmente relacionado con los desplazamientos y la vida familiar. Algunas personas pierden todo el día viajando, lo que significa que estarán estresadas tanto en el trabajo como al llegar a casa.
Trabajar de forma remota también exige que el empleado entienda su equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Algunas personas son adictas al trabajo y tendrían dificultades si pudieran trabajar en cualquier momento. Esto puede afectar su salud mental y reducir la productividad a largo plazo.
Estrategias para Optimizar la Productividad de los Trabajadores Remotos
Existen varias estrategias que puedes implementar para mejorar la productividad de tu fuerza laboral. Algunas de ellas son más eficientes que otras, pero las soluciones a tus problemas dependen de la naturaleza de tu negocio y tus empleados.
Las estrategias descritas aquí son solo una parte de lo que puedes hacer para optimizar la productividad de tus empleados. Si no estás seguro sobre qué es lo más útil, deberías realizar encuestas internas o consultar con expertos en productividad online.
1. Comunicación Asíncrona
Al trabajar en un negocio remoto, es impredecible cuándo trabajarán tus empleados. No es raro que alguien evite trabajar de 2 a 4 debido a tareas personales, pero lo compense de 5 a 7.
Esto es totalmente comprensible, pero es importante establecer políticas claras sobre comunicación y horarios de trabajo. Algunas empresas implementan una política que exige que los empleados respondan dentro de 4 horas.
Otras extienden este período hasta 2 días. Independientemente de lo que creas que es la mejor opción, los empleados deben ser conscientes de que no recibirán una respuesta inmediata. Algunas empresas tienen horarios establecidos para empleados individuales.
Si eres un redactor que colabora con un diseñador gráfico, podrás ver su horario de trabajo y saber cuándo esperar una respuesta. En general, es importante que tus empleados sean transparentes y directos al respecto.
2. Herramientas de Incorporación y Recursos Humanos
Algunas de las mejores formas de mejorar la productividad de tus empleados son mediante la implementación de herramientas de recursos humanos. Muchas de ellas tienen funciones de incorporación que permiten que tus recién contratados comiencen poco a poco y luego tomen impulso.
Por ejemplo, puedes asignarles tareas para organizar su primera reunión individual, iniciar sesión en todas las herramientas necesarias y completar sus primeras tareas. Las herramientas de recursos humanos también pueden ayudar en la comunicación con el departamento de RR. HH. y la gestión.
Flowlu es una herramienta útil que facilita mucho la incorporación. Mantiene todo—tareas, comunicación y flujos de trabajo—en un solo lugar. Los gerentes pueden asignar tareas, monitorear el progreso y ayudar a los nuevos contratados a adaptarse rápidamente sin perder tiempo. Es una forma sencilla de mantener todo funcionando sin problemas.
También existen muchas herramientas de IA que pueden ayudar a tu empresa a analizar el rendimiento de los trabajadores y luego recompensarlos adecuadamente o ayudarlos a mejorar su desempeño. Además, son una adición útil para las vacaciones, permitiendo que todos en la empresa vean y entiendan cuándo estarán desconectados.
3. Base de Conocimiento
Los empleados requieren ciertos conjuntos de habilidades y habilidades para resolver problemas. Para evitar tener reuniones sobre el mismo problema varias veces, crear una base de conocimiento centralizada para todos los departamentos puede ahorrarte mucho tiempo y dinero.
Flowlu tiene una base de conocimiento integrada donde puedes almacenar todos tus recursos importantes y políticas de la empresa en un solo lugar. Tu equipo puede encontrar rápidamente respuestas a preguntas comunes o verificar cómo se hacen las cosas en su departamento sin necesidad de esperar una reunión. Es una manera sencilla de ahorrar tiempo y mantener a todos en la misma página.
También puedes combinar archivos PDF para crear un documento único que aborde todos los problemas y soluciones potenciales. Por otro lado, puedes crear una sección tipo blog en tu sitio web que cubra todo lo que los empleados deben saber.
El conocimiento puede girar en torno a las políticas de la empresa, pero también puede estar dirigido a habilidades específicas de los departamentos. Así, en lugar de que un gerente de SEO enseñe a un empleado cómo encontrar palabras clave, solo necesitará consultar el documento que explica el proceso.
4. Reuniones Regulares
Como hemos mencionado varias veces a lo largo del artículo, un entorno remoto puede ser problemático en términos de contacto social y vínculos entre los empleados. Una forma de cerrar esta brecha es realizar reuniones regulares tanto a nivel de equipos como de empresa.
A través de reuniones regulares, los empleados podrán conocerse mejor y tener un sentido de comunidad. Las reuniones también pueden ser útiles para la productividad, ya que los gerentes podrán abordar ciertos problemas frente a todos sus empleados, ayudándolos a alcanzar sus metas.
Puedes usar una herramienta como Flowlu para mantener tus reuniones organizadas y productivas. Ayuda a programar reuniones, realizar un seguimiento de lo discutido y asegurarte de que todos sepan lo que necesitan hacer a continuación. Además, es útil para dar seguimiento a las tareas, asegurando que nada pase por alto. Es como tener un asistente digital para mantener a tu equipo en la misma página.
5. Comunicación Abierta
Cualquiera que sea la industria en la que opere tu negocio, fomentar una comunicación abierta entre los empleados es importante. Los empleados deben poder expresar sus problemas y recibir el apoyo adecuado cuando sea necesario.
Evitar conversaciones difíciles puede llevar a la toxicidad y al agotamiento. Incluso en un entorno remoto, los empleados deben poder compartir sus problemas y resolverlos.
6. Políticas de Productividad
Muchas empresas para las que he trabajado tenían algún tipo de aplicación de seguimiento de empleados. Esto a menudo se considera intrusivo para la privacidad del empleado. Por otro lado, muchos lo consideran innecesario.
Siempre que los resultados sean visibles, no hay necesidad de microgestionar el día laboral del empleado. Para alcanzar los objetivos de productividad de tu empresa, es importante implementar indicadores clave de desempeño, con los cuales podrás analizar el rendimiento del empleado.
El Trabajo Remoto es el Futuro y las Empresas Deben Aprender a Optimizarlo
No hay una respuesta exacta sobre si el trabajo remoto es más productivo. Sin embargo, con las estrategias mencionadas a lo largo del artículo, no hay duda de que tus empleados trabajarán de manera efectiva y productiva.
Las empresas de TI, por ejemplo, tienen una fuerza laboral que ya está preparada para trabajar en el espacio digital. Por otro lado, algunas empresas podrían tener problemas con la comunicación y la productividad.
Ya sea implementando políticas sobre comunicación y productividad o utilizando herramientas avanzadas de colaboración, el objetivo final es alcanzar los objetivos de tu empresa y entregar los resultados. No hay necesidad de microgestionar o preocuparse por el tiempo que los empleados dedican al trabajo, siempre que se entreguen los resultados.
Una de las cosas más difíciles es mantener a todo el mundo conectado y en sintonía. Es fácil que la comunicación se disperse y los lazos del equipo se debiliten. Los controles periódicos, las políticas claras y las herramientas para mantenerlo todo organizado pueden marcar una gran diferencia.
Mantener la motivación puede ser difícil cuando todo el mundo trabaja desde casa. Fomentar la comunicación abierta, reconocer el mérito del trabajo de cada uno y organizar charlas periódicas de equipo pueden ayudar. Las pequeñas cosas, como reconocer el esfuerzo o hacer un rápido check-in, ayudan mucho.
Sin duda. Las herramientas que permiten gestionar tareas, compartir conocimientos y hacer un seguimiento del progreso son muy útiles. Por ejemplo, utilizar algo como Flowlu puede ayudar a mantener a todo el mundo en el buen camino sin que las cosas resulten abrumadoras. Se trata de encontrar lo que funciona para tu equipo.
