Qué es un Contrato de Retención: Todo lo que Necesitas Saber
Puedes definir un contrato de retención como una relación formal entre un proveedor de servicios y un cliente. Y al igual que cualquier otra relación formal, es importante que ambos roles estén claros y formalizados para asegurar que ambas partes cumplan con el acuerdo.
En general, los contratos de retención no son siempre iguales. De hecho, pueden variar mucho tanto en duración como en formato. Al final, todo depende de la negociación entre el cliente y el proveedor de servicios.
Qué es un Contrato de Retención
Si estás buscando una definición simple de contrato de retención, es un documento legal que describe la relación laboral entre un cliente y un proveedor de servicios.
Normalmente, un contrato de retención implica el pago anticipado de una tarifa para asegurar que el proveedor esté disponible para prestar los servicios cuando se necesiten.
En un contrato de servicios con retención, puedes establecer los métodos de comunicación, normas básicas, condiciones de pago, estándares éticos y las expectativas y responsabilidades de ambas partes.
También vale la pena mencionar que los contratos de retención no son usados únicamente por abogados. También son muy comunes en agencias creativas o de marketing. En estos casos, la tarifa de retención suele cobrarse mensualmente o por trimestre. En los servicios legales, sin embargo, el pago se realiza por adelantado—casi como un anticipo.
En la mayoría de los casos, la tarifa de retención se deposita en una cuenta específica y permanece allí hasta que se prestan los servicios. Funciona tanto como pago como garantía. Dicho esto, algunos contratos pueden permitir cargos adicionales fuera de la tarifa de retención. En estos casos, ese monto extra deja de considerarse parte de la retención y se conoce como tarifa contingente.
A simple vista, los contratos de retención pueden parecer contratos normales. Pero hay una diferencia clave: el proveedor de servicios—ya sea abogado, agencia o consultor—se compromete a prestar servicios continuos durante el período del contrato.
5 Tipos de Contratos de Retención
#1: Pago Por Trabajo:
Este tipo de contrato de retención establece una tarifa mensual que el cliente debe pagar a la agencia. Una de las mejores cosas de este modelo es su flexibilidad. Puedes sumar o restar horas de trabajo. Por el lado negativo, la agencia no está incentivada a trabajar eficientemente, ya que el pago se basa en el tiempo trabajado y no en la calidad del trabajo entregado.
#2: Pago Por Acceso:
Este tipo de contrato es ideal para agencias que ofrecen paquetes de servicios. Suele ser el contrato que un cliente firma con una agencia con la que ya ha trabajado y quedó satisfecho con los resultados. Por ejemplo, si necesitas que una agencia se encargue del mantenimiento de tu sitio web, este sería el acuerdo adecuado.
Un detalle a tener en cuenta es que todo lo que no esté incluido en el alcance del contrato tendrá un costo adicional.
#3: Basado en Proyectos:
Este tipo de contrato es común entre agencias creativas y de marketing que buscan atraer nuevos clientes sin pensar en una relación a largo plazo. Si eres freelancer, probablemente ya estés acostumbrado a trabajar así.
Una de las grandes ventajas de este contrato de retención es su flexibilidad. La agencia puede trabajar en varios proyectos y con distintos clientes al mismo tiempo.
Este modelo también puede ser utilizado por abogados, ya que cada proyecto equivale a un caso. Una vez que finaliza, se realiza el pago y la relación termina.
#4: Basado en Horas:
Como su nombre lo indica, este tipo de contrato establece la cantidad de horas que la agencia deberá trabajar cada mes. La principal diferencia con el contrato de pago por trabajo es que, en este caso, se factura al cliente por hora trabajada.
Si necesitas flexibilidad adicional, este es el contrato que deberías usar. Por otro lado, puede resultar muy costoso para el cliente, ya que las horas extra suelen implicar cargos adicionales.
#5: Pago Global (Lump Sum)
Este tipo de contrato de retención también se conoce como contrato de pago por uso, ya que permite pagos más simples y directos para el cliente. Básicamente, el cliente paga por adelantado a la agencia por un número específico de horas de trabajo. Es más conveniente para el cliente, que evita pagar por hora—algo que puede resultar muy caro.
Contrato de Retención – ¿Qué Incluir?
Si estás por redactar un contrato de retención, la forma más sencilla es encontrar una plantilla y adaptarla según tus necesidades. Pero asegúrate de revisar todo cuidadosamente para que el contrato cumpla con las leyes de tu estado o país.
Si buscas una forma más rápida de comenzar, puedes crear y personalizar contratos de retención directamente en Flowlu usando el generador de documentos integrado. Puedes añadir variables, configurar plantillas reutilizables y completar automáticamente los datos del cliente para ahorrar tiempo.
Ya sea que uses una plantilla o redactes tu propio contrato desde cero, estos son los elementos clave que siempre debe incluir:
#1: Datos Básicos:
Todo documento legal debe incluir los datos básicos. Eso incluye los nombres de ambas partes, razón social de las empresas, información de contacto, entre otros.
#2: Alcance del Servicio:
Aquí debes detallar exactamente qué entregarás al cliente. Sé lo más específico posible para evitar malentendidos y conflictos en el futuro.
#3: Duración del Servicio:
Si revisas los tipos de contratos anteriores, verás que algunos no tienen una fecha de finalización—y eso está bien. Aun así, siempre deberías incluir una cláusula que permita al cliente finalizar el contrato anticipadamente y especificar claramente las consecuencias.
#4: Tarifas y Gastos:
El contrato también debe incluir todas las tarifas y gastos que el cliente debe pagar, así como las fechas de vencimiento. Asegúrate de incluir cualquier cargo adicional por trabajos fuera del alcance del contrato. Así el cliente sabrá qué esperar en términos de costos.
#5: Derechos y Obligaciones:
Como en cualquier contrato, debes incluir los derechos y obligaciones de ambas partes. En esta sección, define cómo se comunicarán, qué espera cada parte, cómo se resolverán los conflictos y cualquier otro aspecto relevante.
4 Beneficios de Usar un Contrato de Retención
#1: Mejor Relación con los Clientes:
Uno de los principales beneficios de usar contratos de retención es que mejoran la relación con los clientes. Cuando trabajas con el mismo cliente de forma regular, se conocen mejor—y ambos saben qué esperar.
#2: Flujo de Caja Predecible:
Si tienes una agencia creativa o de marketing, los contratos de retención son una excelente forma de asegurar ingresos constantes. Lo mismo aplica para abogados que reciben un pago anticipado. En ambos casos, se paga por adelantado, por lo que no hay que preocuparse por cobrar después.
#3: Valor Predecible para el Cliente:
Cuando una agencia creativa o de marketing tiene un contrato de retención con un cliente, este sabe exactamente qué esperar. Eso fortalece la relación con el tiempo y puede convertir proyectos puntuales en colaboraciones continuas.
#4: Mejor Planificación:
Los contratos de retención también son útiles para planificar mejor. Incluso si estás gestionando múltiples proyectos y clientes, es más fácil asignar recursos y mantener el orden.
En Resumen
No hay duda de que un contrato de retención ofrece protección financiera y legal para ambas partes. Como todo documento legal, cuanto más detallado sea, mejor—eso ayuda a evitar malentendidos en el futuro.
La mejor parte de los contratos de retención es su flexibilidad. Hay distintos tipos para diferentes necesidades. El cliente paga por adelantado, lo que da mayor estabilidad al abogado o agencia. A cambio, el proveedor se compromete a ofrecer su experiencia y soporte continuo al cliente.
Para facilitar aún más el proceso, Flowlu te permite gestionar contratos de retención junto con tus proyectos, clientes y facturación—todo desde un mismo lugar. Puedes hacer seguimiento de plazos, controlar horas facturables y mantener todo organizado sin tener que cambiar de herramienta.
No, no lo son. Aunque son una excelente herramienta para ambas partes, no es necesario usarlos todo el tiempo.
No es difícil entender qué significa un contrato de retención. En pocas palabras, es un documento legal y profesional entre dos partes (un cliente y un abogado, o un cliente y una agencia creativa o de marketing), en el que una parte acuerda prestar servicios a cambio de una tarifa pagada por adelantado. Los contratos de retención deben incluir tantos detalles como sea posible—como el monto a pagar, la duración del contrato y qué se entregará a cambio de la tarifa.
Sí, las tarifas varían—mucho. Como se mencionó anteriormente, hay varios tipos de contratos de retención, y las tarifas no serán iguales para todos. También deben diferir según si eres un abogado o una agencia creativa que celebra un acuerdo con un cliente.
