Selección del software de gestión de la construcción adecuado: Guía rápida

Kelly Richardson

Copywriter

01 de julio de 2024

21 min read

En resumen, la construcción se trata de hacer realidad una visión. Abarca muchos procesos para llevar cada proyecto desde la etapa de idea y convertirlo en un edificio o espacio impresionante que se alinee con tu visión. La clave del éxito es una gestión de la construcción impecable que haga que cada etapa y proceso del proyecto sean coherentes y estén alineados.

La gestión de la construcción consiste en un laberinto de planificación, asignación de tareas, coordinación y ejecución de proyectos. Siempre implica manejar muchos materiales en bruto, datos y otros detalles intrincados. Ni que decir tiene que, si hay un error en la gestión del proyecto, la finalización oportuna y eficiente del proyecto puede volverse casi imposible.

Afortunadamente, los días en que la gestión de la construcción era un proceso tedioso y rudimentario que se manejaba manualmente han quedado atrás. Ahora, existen herramientas integrales diseñadas para agilizar proyectos de construcción desafiantes. Si se eligen sabiamente, el software de gestión de la construcción asimila todos los detalles minuciosos de tus proyectos, desde los horarios de los trabajadores y la descomposición del presupuesto hasta el seguimiento del progreso en tiempo real y los análisis.

¿Por qué es importante dicho software para cada proyecto de construcción y cómo elegir uno para ti? ¡Vamos a responder a esto ahora!

Principales Beneficios de Adoptar Software de Gestión de Construcción de Vanguardia

En el mundo digitalizado de hoy, es difícil dudar del papel de las soluciones digitales inteligentes, independientemente de quién seas y de lo que hagas. Los estudiantes necesitan usar soluciones como plataformas de servicios de redacción de ensayos para pasar fácilmente por la universidad y equilibrar sus vidas. Los especialistas en salud necesitan soluciones como registros electrónicos de salud para mejorar la coordinación del cuidado. Y la misma lógica se aplica a todos.

El sector de la construcción tampoco puede prescindir de las soluciones digitales adecuadas en el mundo de hoy, especialmente si deseas crecer y superar a la competencia. Por lo tanto, si aún no lo has adoptado, aquí están los principales beneficios del software de gestión de la construcción que deberían convencerte de su importancia:

• Aumento de la eficiencia: El software de gestión de la construcción te proporciona un espacio de trabajo digital unificado y productivo que permite la colaboración en tiempo real, el almacenamiento centralizado de datos, los análisis predictivos y otras herramientas para perfeccionar tus flujos de trabajo diarios. Al simplificar los procesos cotidianos, estas soluciones pueden aumentar significativamente la eficiencia de todo el equipo.

• Ahorro de costos: Aprovechar las soluciones digitales puede ayudarte a reducir los gastos innecesarios en tus proyectos. Específicamente, ayudan a ahorrar acelerando tus proyectos, minimizando el desperdicio a través de una asignación de recursos efectiva, reduciendo la posibilidad de errores y brindándote acceso a un seguimiento financiero estricto.

• Acceso a datos en tiempo real: Los proyectos de construcción generalmente evolucionan rápidamente y requieren que tomes decisiones rápidas. Al brindarte acceso a todos los datos del proyecto en un solo lugar y respaldarlo con análisis eficientes, el software de gestión de la construcción puede ayudarte a garantizar una toma de decisiones más informada.

• Mejor gestión de riesgos: El software de gestión eficaz desbloquea una supervisión presupuestaria estricta, análisis predictivos, una asignación sabia de recursos, protocolos de seguridad simplificados, consistencia en la documentación y una comunicación efectiva con las partes interesadas. Como resultado, puede ayudarte a mitigar los riesgos potenciales en tus proyectos.

• Comunicación eficaz: El software de gestión de la construcción adecuado te proporciona una plataforma eficaz para la comunicación con las partes interesadas, la gestión y los ejecutores. Cuando todas las partes involucradas tienen acceso a ciclos de retroalimentación, actualizaciones en tiempo real, intercambio conveniente de documentos, programación y gestión de tareas, esto puede mejorar significativamente la productividad.

Estos son solo algunos de los muchos beneficios ocultos de aprovechar el software de gestión de la construcción en tus proyectos. En pocas palabras, estas soluciones están ahí para hacer que cada etapa del proceso sea sencilla y garantizar la eficiencia. Y cada equipo de construcción lo necesita para tener éxito.

Elegir la Mejor Solución de Gestión de Construcción para Ti

Ahora que sabes por qué lo necesitas y cómo puede redefinir tus proyectos, debes estar preguntándote cómo encontrar el software perfecto para ti. Aunque puede ser una tarea bastante desafiante dado el gran número de opciones disponibles, puedes tomar la decisión correcta más rápido siguiendo esta guía rápida:

Paso 1: Evalúa las Necesidades de Tu Empresa

Antes de seleccionar cualquier tipo de solución digital, primero debes analizar tus operaciones y objetivos comerciales actuales. Hacer esto te ayudará a definir las características principales que debes buscar en tu futuro software.

• ¿Cuál es el alcance de tu empresa y proyectos?
• ¿Cuál es el presupuesto que puedes asignar para integrar y mantener tu software?
• ¿Cuál es la curva de aprendizaje de tu equipo?
• ¿Cuáles son los objetivos principales que deseas alcanzar con tu software? Por ejemplo, puedes querer mejorar la comunicación, obtener más control sobre los presupuestos de tus proyectos o todo esto junto.

Después de analizar todo minuciosamente, haz una lista de las características y especificaciones que deseas integrar en tu software. Mantén esta lista a mano al comparar tus opciones y tomar la decisión.

Paso 2: Define Tu Conjunto Tecnológico Actual

Después de evaluar tus necesidades generales, debes realizar una auditoría de las soluciones digitales que tu equipo ya está utilizando. Esta es una etapa importante, aunque a menudo pasada por alto, que puede hacer o deshacer tu experiencia con el nuevo software, así que tómala en serio.

El software de gestión de la construcción moderno viene con muchas oportunidades de integración. Algunas de las integraciones más populares incluyen:

• CRM;
• Gestión de tareas;
• Seguimiento de tiempo;
• Facturación y cobro;
• Gestión de documentos;
• Herramientas de comunicación;
• Automatización de tareas;
• Calendario;
• Herramientas de retroalimentación;
• Informes y análisis;
• Gestión de riesgos.

Si tu equipo ya está utilizando herramientas específicas de esta lista y está bien acostumbrado a ellas, probablemente querrás que tu software de gestión de la construcción sea compatible con ellas. Así que tómate un tiempo para analizar tu conjunto tecnológico actual y haz una lista de las soluciones de terceros que deseas integrar.

Para una integración perfecta y para mejorar sus capacidades de gestión de proyectos, considere el uso de Flowlu. Flowlu ofrece un completo conjunto de herramientas que pueden integrarse fácilmente con su software actual, lo que garantiza una transición fluida y aumenta la eficiencia de su equipo.

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Paso 3: Evalúa las Opciones

Una vez que hayas pasado por todas las etapas preparatorias, puedes explorar las soluciones disponibles. Esta debe ser la etapa más responsable, así que asegúrate de estar increíblemente atento a los detalles.

¿Cómo investigas las opciones? La forma tradicional de manejar esta tarea es buscar opciones de software en Google. Si insertas la consulta "Software de gestión de la construcción" en la barra de búsqueda, encontrarás muchos resultados que puedes comparar.

Si decides hacer esto, necesitarás estudiar los sitios web de diferentes proveedores de software por separado y compararlos manualmente.

Por supuesto, hacer toda esta investigación puede llevar bastante tiempo. Para simplificar un poco el proceso, puedes considerar un método alternativo—recurrir a plataformas de revisión de software confiables. Estas plataformas evalúan diferentes soluciones en función de factores clave y a menudo las califican según su rendimiento y opiniones de los usuarios. Usar sitios de revisión puede facilitar mucho la elección. Algunas plataformas que pueden ayudarte son:

Paso 4: Adopta e Integra en el Flujo de Trabajo

Después de encontrar una herramienta que satisfaga plenamente las necesidades y objetivos de tu empresa, tu trabajo no termina allí. La etapa final del proceso implica adoptar la solución e integrarla eficazmente en tu flujo de trabajo.

Aquí tienes una pequeña lista de verificación para ayudarte a manejar esta etapa correctamente y asegurarte de que la adopción del software se realice sin problemas:

• Capterra;

• G2;

• PCMag;

• GetApp;

• TrustRadius;

• Software Advice;

• TechRadar.

Preparación para la Adopción

Para adoptar nuevas soluciones rápidamente y sin problemas, debes prepararte bien. Aquí están los pasos preparatorios principales que debes seguir:

1. Notifica a todas las partes interesadas sobre el cambio inminente y proporciona instrucciones detalladas sobre el uso de las nuevas soluciones para minimizar la curva de aprendizaje.
2. Identifica quién, cómo y cuándo usará tu nuevo software para comunicar sus responsabilidades y minimizar fricciones.
3. Haz una lista de todas las integraciones de terceros que se utilizarán con tu software de gestión para asegurarte de que todas las partes interesadas sepan cómo usarlas de manera efectiva.
4. Diseña una estrategia de implementación detallada, incluidos todos los pruebas y KPIs que deben ayudarte a evaluar la efectividad de la nueva solución.
5. Asegúrate de crear un plan de reversión en caso de que haya problemas con el nuevo software o si su eficiencia no coincide con tus necesidades y necesites cambiar a una solución diferente.

Adopción y Pruebas Iniciales

Cada empresa generalmente tiene primeros adoptantes de software y rezagados. Los primeros son verdaderos entusiastas de la tecnología que siempre están buscando nuevas soluciones que puedan beneficiar su flujo de trabajo y están listos para adoptarlas en un abrir y cerrar de ojos. Por otro lado, los últimos generalmente se sienten muy incómodos usando nuevas herramientas y resisten al progreso.

Para adoptar tus soluciones sin problemas, debes identificar a tus primeros adoptantes y permitir que se familiaricen con el nuevo software y prueben su funcionamiento. Esto es lo que debes hacer:

1. Encuentra a los innovadores en tu equipo.
2. Comunica claramente los objetivos de la adopción del software de gestión de la construcción a ellos.
3. Permíteles experimentar la nueva solución.
4. Anima a tus primeros adoptantes a difundir la información sobre la nueva solución en el equipo y estimular a sus compañeros más reacios a probarla.

Capacitación

Mientras que algunos miembros de tu equipo pueden adoptar el nuevo software fácilmente, otros pueden tener una curva de aprendizaje mucho más empinada. Debes reconocer esto y darte cuenta de que está bien. A continuación, debes implementar una capacitación efectiva para ayudar a todas las partes interesadas a adoptar la solución:

1. Comunica claramente los objetivos y beneficios de tu nueva solución.
2. Proporciona a todos materiales y guías útiles para el autoaprendizaje.
3. Realiza eventos de capacitación formal durante los cuales compartirás consejos prácticos sobre cómo usar el software de gestión de la construcción y responderás a todas las preguntas.
4. No dudes en permitir que tus primeros adoptantes participen activamente en el proceso de capacitación para que otros empleados sepan que tienen a alguien a quien pueden acudir si tienen más preguntas o desafíos.

Evaluar el Desempeño

Finalmente, después de que todos los miembros de tu equipo comiencen a adoptar la nueva solución, debes observar sus actividades de cerca para evaluar el desempeño, beneficios y errores.

Aquí hay algunos pasos que debes seguir:

1. Usa los KPIs predeterminados para ver cómo cambian el flujo de trabajo y los resultados después de la adopción del software.
2. Realiza un seguimiento de las actividades de los usuarios para identificar desafíos existentes y potenciales temprano y proporcionar orientación adicional para mitigar la curva de aprendizaje.

Principales Cosas a Considerar al Elegir un Software de Gestión de la Construcción

Ahora que sabes todo sobre por qué necesitas software de gestión de la construcción, dónde buscarlo y cómo adoptarlo de manera efectiva, te dejamos algunos consejos adicionales para garantizar el éxito.

A continuación se muestra una lista de las cosas más cruciales que debes considerar al elegir una solución para tu equipo:

• Facilidad de uso: Adoptar nuevas soluciones siempre es difícil, al igual que capacitar a tus empleados para que comiencen a usarlas. Para minimizar la curva de aprendizaje y hacer que este proceso sea más fluido, debes optar por un software fácil de usar que tenga una interfaz intuitiva.
• Personalización: Cada proyecto de construcción es único y tiene objetivos y requisitos específicos. Por lo tanto, necesitas que tu software sea lo suficientemente flexible y personalizable como para adaptarse a las demandas de cada proyecto en particular.
• Soporte al cliente: A veces, incluso el software más avanzado y confiable puede presentar problemas. Para enfrentar problemas potenciales, quieres saber que hay un soporte al cliente eficiente y oportuno listo para responder a tus preguntas y ayudarte a resolver tus problemas en tiempo real.
• Compatibilidad con herramientas de terceros: Como se mencionó anteriormente, es posible que desees integrar las herramientas que ya estás utilizando con tu software de gestión de la construcción para aumentar la productividad. Para hacer esto, debes buscar un software con amplias capacidades de integración.
• Seguridad: Para proteger tu negocio de filtraciones de datos y otras amenazas, debes seleccionar soluciones que cumplan con los últimos estándares de ciberseguridad y regulaciones de la industria.
• Escalabilidad: Incluso si tu empresa de construcción es bastante pequeña hoy en día, probablemente crecerá en el futuro. Debes encontrar una solución escalable que sea capaz de seguir el tamaño y la complejidad crecientes de tus proyectos.
• Costo: Siempre ten en cuenta tu presupuesto al buscar soluciones de software. Sin embargo, asegúrate de elegir opciones con la mejor relación calidad-precio en lugar de comprometer la calidad o las características esenciales por un precio más bajo.
• Período de prueba y demostración: Debido a la gran cantidad de soluciones digitales disponibles, los proveedores de software confiables y de confianza siempre ofrecen demostraciones o períodos de prueba para sus productos. Asegúrate de elegir una opción que proporcione esto. Puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero probando soluciones para determinar si cumplen con tus necesidades o no.
• Reseñas de clientes: Por último, siempre investiga la reputación en línea de cada proveedor de software y sus productos. Los testimonios de clientes existentes pueden ayudarte a tomar la decisión correcta y evitar muchos problemas.

¡Usa los consejos y pasos descritos en esta guía para encontrar el mejor software de gestión de la construcción que te ayudará a simplificar tus operaciones y hacer crecer tu negocio!