Seguimiento del Tiempo para Equipos Creativos: 5 Consejos para el Éxito
Tener un equipo de personas creativas es increíble. Siempre presentan las soluciones más inesperadas y sorprendentes a los problemas. Además, sus talentos contribuyen valiosamente al crecimiento de tu negocio.
Sin embargo, donde hay personas creativas, siempre hay un caos creativo. Cuando están inmersas en el proceso de creación, estas personas tienen dificultades para controlar el tiempo. Como resultado, pueden retrasarse en proyectos y a menudo perder plazos, lo que puede tener consecuencias serias.
Es por eso que, si deseas que tu equipo sea creativo y productivo, es esencial ayudarles a rastrear el tiempo de manera efectiva. Y aquí hay algunas sugerencias sobre cómo hacerlo con éxito.
1. Haz que la Gestión del Tiempo sea un Hábito desde el Primer Día
El seguimiento del tiempo comienza al involucrar a todo tu equipo. Es crucial comunicar la importancia de la gestión del tiempo desde el principio, justo después de contratar a cada miembro del equipo.
Dedicar a tu personal a la gestión del tiempo desde su primer día también afecta positivamente su satisfacción laboral y motivación. Una encuesta a 40 profesores escolares informó que el 88% de ellos desempeñaron sus funciones con más eficiencia gracias a la pre-planificación y programación.
¿Qué debes hacer para hacer del seguimiento del tiempo un hábito desde el primer día?
Estas recomendaciones podrían ayudar:
- Crear una guía completa sobre cómo rastrear el tiempo en el trabajo.
- Alentar a tu equipo creativo a informar sobre su desempeño.
- Crear un horario diario para tu equipo.
También es una gran idea comunicar el compromiso de tu empresa con la gestión del tiempo en la etapa de reclutamiento. De esta forma, solo atraerás candidatos que compartan tu respeto por los plazos y el seguimiento del tiempo.
2. Habla con Cada Miembro del Equipo sobre sus Necesidades de Seguimiento de Tiempo
El truco para enseñar a tu equipo creativo sobre la gestión del tiempo no es imponérselo. Seguramente, los introducirás a algunas reglas de seguimiento del tiempo desde el principio, pero es mejor darles espacio y tiempo para aprender.
Mientras mejoran en el seguimiento del tiempo, necesitas mostrar tu apoyo a sus esfuerzos. Puedes invitar a cada miembro del equipo a discutir sus necesidades de seguimiento de tiempo y permitirles expresar sus preocupaciones. Las reglas generales de seguimiento del tiempo son buenas, pero pueden no funcionar para todos. No querrás privar a tus empleados creativos de su libertad, es lo que alimenta su creatividad.
3. Define Proyectos con Plazos en Mente
Para ayudar a tus empleados creativos a mejorar en el seguimiento del tiempo, también debes reconsiderar cómo planificas tus proyectos. El problema con muchos equipos es que se centran en el objetivo final y pasan por alto la importancia de los plazos. Pero para el éxito del proyecto, ambos factores son cruciales.
Por lo tanto, intenta planificar tus proyectos con plazos en mente y crear un cronograma de proyecto más detallado. Aquí hay algunas recomendaciones:
- Comienza con los objetivos del proyecto. Desglosa todo tu proyecto en objetivos significativos y asígnalos a los miembros de tu equipo.
- Establece el plazo final. Determina la fecha/hora en que el resultado final del proyecto debe ser entregado. Discute con tu equipo si se permite el retraso y cuánto tiempo extra tienen en caso de emergencia.
- Crea la línea de tiempo del proyecto. Crea un plazo separado para cada objetivo del proyecto e involucra a tu equipo.
Si tienes que gestionar varios proyectos al mismo tiempo, prioriza aquellos que sean más urgentes. También es importante comunicarte con tu equipo a lo largo del proyecto. Deben tener todas las oportunidades de discutir los plazos contigo y obtener ayuda si es necesario. Después de todo, los plazos de los proyectos a menudo se pasan por alto debido a la mala comunicación.
4. Proporciona Educación y Capacitación
Si deseas que tu equipo creativo aprenda a gestionar el tiempo correctamente, la educación siempre es la mejor opción. Deben tener acceso a varios recursos para el seguimiento del tiempo para obtener las habilidades necesarias y comprender la importancia de la gestión del tiempo.
Primero, las charlas regulares con los miembros de tu equipo que mencionamos anteriormente pueden ayudar a preparar sus mentes para mejorar sus habilidades de seguimiento del tiempo. También puedes ayudarles a encontrar las herramientas y técnicas necesarias que funcionarían para ellos.
Luego, proporciona a tu equipo los recursos necesarios para lecturas adicionales. Puedes enviar estos recursos a través de un chat en Slack o como un boletín semanal. También es una gran idea alentar a tu equipo a compartir los recursos sobre seguimiento del tiempo que encuentren inspiradores.
Por último, organiza capacitaciones corporativas. Invita a un entrenador de gestión del tiempo que daría una charla sobre la importancia de la programación y compartiría estrategias valiosas de seguimiento del tiempo. También puedes configurar un taller durante el cual tu equipo podrá practicar sus conocimientos.
Durante la pandemia, también puedes comprar un curso en línea sobre gestión del tiempo para tu equipo. De esta manera, pueden adquirir esta habilidad importante a su propio ritmo y desde la comodidad de sus hogares.
5. Introduce Herramientas de Seguimiento de Tiempo
El seguimiento del tiempo solo se vuelve efectivo cuando tienes las herramientas para ello. Tu equipo creativo puede ser el mejor en la gestión del tiempo, pero si tienen que hacer muchas tareas que podrían ser automatizadas, pierden el tiempo que podrían gastar en otra cosa.
Es por eso que, si deseas que los miembros de tu equipo mejoren en la gestión del tiempo, debes proporcionarles diferentes herramientas que les ayudarían a planificar su día. Este conjunto de herramientas puede incluir las siguientes soluciones:
- software de gestión de proyectos
- herramientas de gestión de tareas
- herramientas de colaboración
- mapas mentales
- rastreadores y calendarios
Pregunta a tu equipo qué herramientas les gustaría tener para gestionar mejor su tiempo. Analiza las tareas que hacen diariamente y selecciona aquellas que pueden ser simplificadas. Después de todo, la gestión del tiempo trata de trabajar de manera inteligente, no dura.
Flowlu te permite rastrear el tiempo por cada tarea, establecer una tarifa horaria personalizada y facturar a los clientes en base al tiempo gastado.
Conclusión
Puede ser bastante difícil para un equipo creativo aprender el seguimiento del tiempo, y debes permitirles hacerlo a su propio ritmo. Mientras tanto, asegúrate de que tengan todas las herramientas y recursos necesarios para mejorar sus habilidades de gestión del tiempo.
Si tienes prisa, aquí hay un resumen de lo que hemos abordado en este artículo:
- Haz que la gestión del tiempo sea un hábito desde el primer día.
- Ayuda a cada miembro a encontrar la mejor manera de aprender gestión del tiempo.
- Define proyectos con plazos en mente.
- Proporciona oportunidades de educación y capacitación.
- Asegúrate de que tu equipo tenga acceso a herramientas que ahorren tiempo.
Tu tarea principal es involucrar a todos los miembros de tu equipo creativo sobre la importancia del seguimiento del tiempo. Es por eso que la comunicación es esencial. Cuando cada miembro del equipo comprenda el impacto de los plazos, estarán más comprometidos a mejorar sus hábitos de seguimiento del tiempo y ser más eficientes en su trabajo.
El seguimiento del tiempo es crucial para los equipos creativos para asegurar que los proyectos se mantengan en el cronograma, optimizar la productividad y cumplir con los plazos. Ayuda a identificar tareas que consumen mucho tiempo y reasignar recursos de manera eficiente.
Los equipos creativos pueden hacer del seguimiento del tiempo un hábito integrándolo en su rutina diaria desde el primer día, utilizando guías completas, fomentando informes de rendimiento y estableciendo un horario diario que incluya tiempo para tareas creativas y seguimiento del tiempo.
Si un miembro del equipo tiene dificultades con el seguimiento del tiempo, es importante tener una discusión individual para entender sus desafíos y necesidades. Personalizar los enfoques de seguimiento del tiempo para adaptarse a las preferencias individuales puede ayudar, sin sofocar su libertad creativa.
Los plazos de los proyectos se pueden gestionar eficazmente planificando proyectos con los plazos en mente, desglosando los proyectos en objetivos más pequeños con sus propios plazos y asegurando una comunicación constante sobre estos plazos dentro del equipo.
