¿Qué es GTD y cómo utilizar Flowlu para ello?

Flowlu Team

Escritor senior

19 de octubre de 2020

14 min read

GTD® (Getting Things Done) es un sistema de productividad ideado por el reputado consultor David Allen cuyo objetivo es ayudarte a sistematizar todas tus ideas y llevarlas a cabo con menos esfuerzo. Es un conjunto de reglas que te permiten eliminar de tu mente los pensamientos inútiles y concentrarte inmediatamente en lo importante.

Resumen

Al amontonar toda la información compleja en nuestra cabeza, tratamos nuestro cerebro como un cuaderno. Al llenar nuestra cabeza de pensamientos sobre tareas pendientes, próximas reuniones y otros compromisos, malgastamos imprudentemente la capacidad de nuestro cerebro para pensar, lo que nos impide concentrarnos en el trabajo real.

Para trabajar de la forma más eficiente posible, debemos liberar nuestra mente de todo lo que no esté relacionado con la tarea que realizamos en un momento dado. Con GTD, toda la información sobre todas tus tareas se almacena en un único lugar, por lo que puedes pasar de una tarea a otra sin ninguna duda.

El sistema Getting Things Done se basa en los 5 principios siguientes:

#1: Captura

Uno de los principios fundamentales de GTD es anotarlo todo. De esta forma puedes liberar más espacio mental y utilizar todos sus recursos para trabajar. Todo lo que requiera tu atención, todas las tareas pequeñas y grandes, los mensajes importantes e insignificantes, los documentos y otras cosas que nos distraen y preocupan deben anotarse. Sácalo de tu cabeza y muévelo a donde puedas encontrarlo fácilmente para que tu conciencia esté más limpia.

#2: Aclarar

Una vez recopilada toda la información necesaria, es hora de analizarla y procesarla. No debería haber tareas del tipo "Organizar la conferencia". Divídela en trozos manejables, por ejemplo, reunir un equipo, preparar un presupuesto, reservar el lugar de celebración, etc. Con la vaga lista de tareas, dedicamos más tiempo a averiguar qué hacer que a la ejecución real.

#3: Organizar

Una vez que hayas procesado todas las tareas, tienes que organizarlas en listas. Esto significa agruparlas por diferentes categorías y prioridades. Por ejemplo, si hay tareas que sólo se pueden hacer en un lugar determinado, organízalas en categorías separadas como "Casa", "Oficina", etc. Si hay algo que puede hacerse en dos minutos, hazlo enseguida y olvídalo.

#4: Reflexionar

La metodología GTD da mucha importancia al paso "Reflexionar". Es crucial revisar constantemente tu lista de tareas y optimizarlas. Determina hacia dónde te diriges, revisa tus próximos pasos y tus resultados deseados. Compruebe si son coherentes con su estrategia en su conjunto. Las listas de tareas pendientes se quedan obsoletas rápidamente: algo pierde su relevancia, algo se pospone hasta tiempos mejores. Durante su revisión, debe examinar a fondo cada lista. ¿Siguen siendo actuales sus tareas? Puede que algunas ya estén completadas.

#5: Comprometerse

La última etapa es la realización real de las tareas. Cuando todo esté organizado, podrá empezar a cumplir sus planes. Elija una tarea de la categoría que necesite, vea qué acciones específicas se requieren de usted y empiece a trabajar en ella.

Cómo utilizar Flowlu para hacer las cosas

Para recopilar y organizar todas tus tareas y pensamientos, necesitas un cuaderno, notas post-it, planificador o cualquier otra herramienta que utilices habitualmente para capturar información. Pero recuerda que esta herramienta debe ser de fácil acceso para registrar todas las ideas lo más rápido posible. El gestor de tareas de Flowlu está inspirado en la metodología "Getting Things Done" y te permite convertir tus ideas en tareas al instante para que puedas concentrarte en lo que hay que hacer en ese momento. Es una herramienta perfecta si quieres simplificar tu vida, pasar menos tiempo pensando en lo que debes hacer a continuación y más tiempo haciendo un trabajo significativo. Averigüemos cómo hacer las cosas en Flowlu.

Paso 1: Anótalo todo

A menudo, la gente anota sólo las tareas más importantes y guarda el resto en su memoria de trabajo. Pero así es exactamente como sobrecargamos nuestro cerebro: aunque estos planes sean insignificantes y el cerebro no pueda contener tanto, sigue intentando almacenarlo. Para sacar esta información de tu mente, tienes que anotar absolutamente todas las tareas nuevas dondequiera que te vengan a la mente.

Para ello, dirígete a la sección "Tareas" de Flowlu y utiliza la opción "Añadir tarea rápidamente" para introducir todo lo que tengas que hacer en la bandeja de entrada. Una vez escrito el nombre de la tarea, pulsa Intro y la tarea se guardará automáticamente.

Si una tarea requiere una descripción adicional o archivos adjuntos relacionados, abra la tarea y añada esta información. Utilice las listas de comprobación para asegurarse de que no se olvida nada. También puede vincular una tarea a un proyecto o espacio de trabajo.

Paso 2: Estructure sus tareas

Ahora necesita definir categorías para las tareas, gracias a las cuales podrá organizarlas. De esta forma, podrás centrarte sólo en las tareas necesarias dadas tus circunstancias actuales.

Con el Gestor de Tareas de Flowlu, puedes crear cualquier lista de tareas personalizada. Sólo asegúrate de que se adaptan perfectamente a ti y de que realmente las utilizas. Para personalizar las listas, ve a "Tareas" y haz clic en el botón "Más".

Aquí tienes varios tipos de ordenación de tareas que te ayudarán a definir tus listas:

• Actividad. En este tipo, cada lista de tareas es un área específica de actividad, por ejemplo, marketing, ventas, eventos, desarrollo, formación, personal, etc. Por ejemplo, las tareas de la lista "Desarrollo" serán siempre las más prioritarias para mí, por lo que las realizaré a primera hora de la mañana.
• Lugar. Son las tareas que hay que realizar en un lugar concreto: oficina, casa, cualquier sitio. Por ejemplo, ver un tutorial es mejor en casa, en un ambiente más relajado y tranquilo.
• Estado de ánimo. Este tipo comprende las tareas que se realizan en un determinado estado de ánimo. Las listas de tareas pueden tener nombres como "Complicado", "Inspiración" o "Cansado". Las tareas de la lista "Complicado" deben realizarse con la mente fresca y en total silencio. En cambio, las tareas pequeñas y más mundanas de la carpeta "Cansado" pueden hacerse al final de la jornada laboral.
• Tiempo. Este tipo es perfecto para las personas que valoran cada segundo de su tiempo de trabajo. Los nombres de las carpetas pueden incluir "5 minutos", "30 minutos", "3 horas", etc. Por ejemplo, cuando todas las cosas importantes para hoy estén hechas y queden 15 minutos para el final de la jornada laboral, puedes realizar tareas desde la carpeta "15 minutos".
• Acción. Pasar de una actividad a otra requiere mucho tiempo y energía. Puedes nombrar tus carpetas como "Para enviar", "Para leer", "Para discutir", y realizar el mismo tipo de tareas seguidas. Así no tienes que pensar si has enviado o discutido todo, sólo tienes que mirar la carpeta correcta.

Ahora tienes que distribuir todas las tareas por las listas creadas. Para ello, sólo tienes que mover las tareas a la lista deseada mediante la función de arrastrar y soltar.

Paso 3: Decidir cuándo realizar las tareas

Una vez que todo esté registrado y organizado por listas, puedes pasar al siguiente paso. Ya has respondido a la pregunta "¿Qué debo hacer? Ahora es el momento de responder a la pregunta "¿cuándo? Algunas tareas no pueden definirse por tiempo, y las demás deben hacerse en fechas determinadas, por ejemplo, conferencias, reuniones, presentaciones de productos. Para que le resulte más fácil centrarse en las fechas, Flowlu incluye las siguientes carpetas de tareas:

• Hoy: Son las tareas que deben completarse o iniciarse hoy.
• Mañana: Estas son las tareas que deben completarse o iniciarse mañana.
• Próximos 7 días: Estas son las tareas que deben realizarse dentro de los 7 días siguientes a la fecha actual.
• Más tarde: Estas son las tareas que deben completarse no antes de 7 días.
• Siguiente: Estas son las tareas que no tienen un plazo específico, ni fecha de inicio ni fecha de finalización. Esto significa que hay que hacerlas tan pronto como sea posible. Siguiendo GTD, estas son las Acciones Siguientes.

Flowlu tampoco te permitirá olvidarte de las tareas atrasadas. Siempre aparecen en la parte superior de la lista de tareas para hoy. Esto te permite concentrarte en lo que tienes que hacer ahora, y no preocuparte más por incumplir un plazo.

Paso 4: Delegue tareas

La mejor manera de hacer más es delegar. Puedes asignar fácilmente una tarea a un compañero de equipo en la carpeta "Asignado a". Todas las tareas delegadas se colocan automáticamente allí.

Cuando un asignado completa una tarea, ésta pasa automáticamente a la carpeta "Necesita mi aprobación" de su cuenta. Puede aprobarla o rechazarla para solicitar determinados cambios con un solo clic.

Una vez finalizada y aprobada la tarea, aparecerá como completada. En la carpeta "Tareas completadas", siempre podrá encontrar rápidamente cualquier tarea que se le haya asignado mediante la búsqueda.

Paso 5: Revise las listas de tareas con regularidad

Hurra, ¡ha hecho un gran trabajo! Pero también es importante revisar regularmente tus listas de tareas, por ejemplo, semanalmente. Con Flowlu, mantener tus listas al día ya no te hará sentir estresado, ya que el sistema envía notificaciones instantáneas sobre las actualizaciones de tareas importantes. Serás más flexible en la gestión de tu tiempo y completarás más tareas con menos esfuerzo.

Resumiendo

Aplicando los principios de Getting Things Done, puedes eliminar la confusión sobre lo que tienes que hacer a continuación y liberar tu mente para nuevas ideas. Es una gran herramienta que te ayuda a liberarte del estrés y a no olvidarte nunca de nada. Pero debes recordar que ningún sistema podrá hacer todo el trabajo por ti, así que no te empeñes demasiado en hacer listas. Recuerda actuar.

Si alguna vez has seguido los principios de GTD, comparte tu experiencia en los comentarios. ¿Qué has conseguido y qué objetivos te ha permitido alcanzar GTD? Si sigues otros métodos para organizar tu trabajo, también nos encantaría saber más sobre ello.

Getting Things Done® y GTD® son marcas registradas de David Allen Company.