Cómo beneficia a su empresa el software de gestión del trabajo
La gestión del trabajo es un proceso que ayuda a gestionar tanto el flujo de trabajo como la carga de trabajo. Mientras que en la gestión de proyectos uno se centra en las actividades relacionadas únicamente con los proyectos en curso, la gestión del trabajo incluye todas las actividades, incluso la autogestión.
Gestionar todas estas cosas es imposible a menos que tengas el superpoder de ser capaz de gestionar múltiples cosas al mismo tiempo, manteniéndolo todo en tu mente. Puedes intentarlo, pero créenos, te llevará al agotamiento total. En ese caso, el software de gestión del trabajo te servirá de asistente personal, uniendo todas las actividades.
¿Listo para sumergirte?
Qué es el software de gestión laboral
El software de gestión del trabajo es una herramienta basada en la nube que te ayuda a gestionar tanto las actividades de un proyecto como las que no lo son. Incluye programación, gestión de tareas, comunicación en equipo, delegación, seguimiento del tiempo y otras tareas organizativas.
Muchas personas confunden el software de gestión del trabajo con el software de gestión de proyectos. A veces esto también lleva a que el software de gestión del trabajo se cuente como otro eslogan para llamar tu atención.
El software de gestión del trabajo es una herramienta más amplia que el software de gestión de proyectos. Por ejemplo, en lugar de planificar cada uno de los proyectos (lo que resulta extremadamente agotador), puede crear un flujo de trabajo único una vez y olvidarse de planificar un nuevo proyecto desde cero. Incluso si necesitas hacer que el nuevo proyecto sea más único, puedes añadir sólo pequeños añadidos al proyecto sin reinventar la rueda.
Características principales del software de gestión laboral
El software de gestión laboral se centra principalmente en herramientas que ayudan a realizar un seguimiento de los recursos, las tareas, los calendarios, las finanzas y los plazos. Otro punto importante que hay que tener en cuenta es que, en la mayoría de los casos, el software de gestión laboral es adecuado para cada sector. Por ejemplo, un software de gestión de proyectos suele funcionar sólo en un sector específico, como el inmobiliario o el educativo. Dispone de herramientas que se ajustan a las necesidades de las empresas de exactamente este sector. De lo contrario, el software de gestión de trabajo cubre las necesidades de cualquier industria.
Un buen software de gestión del trabajo tiene las siguientes características:
- Potente gestión de tareas: tablero Kanban, etiquetas, prioridad, delegación flexible, listas de comprobación, plazos, herramientas de gestión del tiempo y rastreadores.
- Herramientas de colaboración: mensajería integrada, herramientas para compartir archivos, secciones de comentarios, función de solicitud de respuesta.
- Almacenamiento de archivos basado en la nube - almacenamiento para cualquier tipo de archivos, carpetas y vistas previas de archivos.
- Sistema de informes personalizable - informes de flujo de caja, control del rendimiento de los empleados y seguimiento del tiempo para cualquier tipo de actividad.
- Programación: calendarios individuales y de equipo, notificación de próximos eventos, citas, tareas y reuniones.
Estas son las funciones más importantes de cualquier software de gestión laboral. De todos modos, puede haber muchas más, pero depende de sus necesidades y de su sector. Por ejemplo, algunos programas pueden incluir funciones de facturación, herramientas de gestión de las relaciones con los clientes, automatizaciones o integraciones con terceros.
Software de gestión del trabajo frente a software de gestión de proyectos
Como se mencionó anteriormente, muchas personas siguen confundiendo el software de gestión de trabajo con el software de gestión de proyectos. Hablando con franqueza, estas personas no están realmente equivocadas. El software de gestión de proyectos y el de gestión del trabajo sirven principalmente para las mismas funciones. La principal diferencia es que el software de gestión del trabajo también realiza actividades no relacionadas con los proyectos.
El software de gestión de proyectos no es tan flexible como las herramientas para la gestión del trabajo. El software de gestión de proyectos se basa principalmente en metodologías de gestión de proyectos, como Agile, Scrum, Lean y otras. Esto significa que dicho software tiene sus propios marcos que no se pueden romper. Por otro lado, hay software de gestión de trabajo que no tiene marcos ni herramientas vinculadas a metodologías.
La gestión de proyectos requiere un plan y unos plazos estrictos y se refleja claramente en el software de gestión de proyectos, en el que es necesario crear un plan estricto, definir hitos, establecer plazos y objetivos claros. Pero cuando se trata de la gestión del trabajo, no se pueden predecir algunos acontecimientos o interrupciones y capturarse en marcos.
Aunque el software de gestión de proyectos cubre las actividades directamente relacionadas con el proyecto en curso, no ayuda a gestionar las actividades personales ni el flujo de trabajo habitual. Puede llevar a la procrastinación o a una mala gestión del tiempo. En ese caso, el software de gestión de trabajo ayuda a construir tu flujo de trabajo individual y a planificar tu horario.
Por qué necesita un software de gestión laboral
Ya hemos hablado de la característica más importante del software de gestión laboral, así que es hora de averiguar cómo puede beneficiar a su empresa.
La principal ventaja es que no necesitas gastar tiempo y dinero cambiando entre diferentes aplicaciones de gestión. Todas las herramientas que necesitas para gestionar tu flujo de trabajo están en el mismo sitio: gestión de tareas y proyectos, programación, mensajería y otras herramientas. En ese caso, también es importante que dicho software esté basado en la nube, para que no tengas que preocuparte por el almacenamiento físico de los datos mientras todos ellos estén en la nube.
He aquí cómo el software de gestión del trabajo puede beneficiar a su empresa:
- Ayuda a deshacerse de la microgestión. Es importante no controlar en exceso a sus empleados porque eso conduce a una falta de motivación y autogestión. Además, es una pérdida de tiempo. En lugar de controlar a cada empleado, puedes hacer un seguimiento de la carga de trabajo de las tareas, programar a los empleados y observar las métricas de los informes. Le ayudará no sólo a dejar de presionar demasiado a sus empleados, sino también a convertirse en una poderosa herramienta para la delegación de tareas.
- Visión general del flujo de vida. A veces no tiene tiempo para un informe exhaustivo, pero necesita controlar la situación actual del flujo de caja o la carga de trabajo. En ese caso, el cuadro de mando es imprescindible porque muestra las métricas clave.
- Crear una programación más transparente. Un buen software de gestión del trabajo tiene que tener su propio sistema de programación, preferiblemente con integraciones laterales para conectar otras herramientas de programación, como Google Calendar con su aplicación de gestión del trabajo.
- Seguimiento del tiempo. Si quieres construir un mejor flujo de trabajo, es importante estimar no sólo el tiempo dedicado a cada tarea, sino también el tiempo dedicado a las actividades habituales de gestión. Ayudará a organizar mejor la carga de trabajo de un día y también a centrarse en actividades más importantes.
- Gestión de tareas visualizada. Sabemos lo tedioso que puede resultar mirar la enorme lista de tareas pendientes. ¿Por qué no gestionar tus tareas en el tablero Kanban o crear listas, pero de una forma más detallada y amigable? No sólo puedes controlar tu propia carga de trabajo y la de tus empleados, sino también delegar mejor las tareas. Si ves que un empleado está a punto de agotarse, simplemente delega algunas de las tareas en otra persona.
- Mejora la colaboración en equipo. Como ya se ha mencionado, el software de gestión laboral tiene que ser un almacenamiento de datos basado en la nube. Esto significa que puedes comunicarte con tu equipo y compartir cualquier archivo a la vez, sin necesidad de utilizar otras herramientas o aplicaciones para almacenar archivos. Algunos software de gestión laboral tienen integraciones con herramientas como Google Drive, por lo que puedes adjuntar archivos desde tu cuenta de Google en unos pocos clics.
Cómo elegir un software de gestión laboral
Has decidido que el software de gestión del trabajo es imprescindible y ha llegado el momento de empezar a utilizarlo. El siguiente paso es encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades. La mejor manera de hacerlo es identificar su negocio y encontrar los factores clave que pueden ser importantes a la hora de elegir un nuevo software de gestión.
Prestemos atención a los siguientes puntos:
- Encuentra tus piedras de tropiezo. Es mejor no sólo analizar las métricas, sino también mantener conversaciones cara a cara con los responsables de cada departamento.
- Si tu equipo trabaja mayoritariamente a distancia, puedes probar un software de gestión del trabajo con una aplicación móvil bien diseñada. En ese caso, puedes gestionar tu equipo aunque estés fuera de la oficina.
- Cuanto mayor sea tu equipo, mayor será el software que necesites para gestionarlo todo. Fíjate en el tamaño del almacenamiento que necesitas y cuántos empleados tienes que gestionar dentro del software de gestión laboral.
- Establezca prioridades clave. ¿Necesita un software para gestionar mejor la carga de trabajo? ¿O lo necesita para aumentar sus ventas? Si tiene un objetivo, podrá encontrar una herramienta adecuada para alcanzarlo.
Resumen rápido
Resumiendo los resultados, el software de gestión del trabajo es una herramienta digital que ayuda a organizar tanto las actividades del proyecto como las que no lo son, así como a crear una comunicación sólida dentro del equipo. En su forma definitiva, también muestra métricas clave o ayuda con informes y puede incluir herramientas de gestión de proyectos o facturación al mismo tiempo.
Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender mejor qué es un software de gestión del trabajo y cómo puede beneficiar a su empresa.
El software de gestión del trabajo es una herramienta basada en la nube que le ayuda a gestionar tanto las actividades de un proyecto como las que no lo son. Incluye programación, gestión de tareas, comunicación en equipo, delegación, seguimiento del tiempo y otras tareas organizativas.
Las principales características del software de gestión del trabajo incluyen potentes herramientas de gestión de tareas como tableros Kanban, etiquetas, configuración de prioridades, opciones de delegación, listas de comprobación, plazos y seguimiento del tiempo. También ofrece herramientas de colaboración, almacenamiento de archivos en la nube, sistemas de informes personalizables y funciones de programación.
El software de gestión del trabajo ayuda a agilizar el flujo de trabajo proporcionando todas las herramientas necesarias en un único lugar. Ahorra tiempo y dinero al eliminar la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones de gestión y garantiza una gestión eficiente de tareas y proyectos, programación, comunicación y organización.
