Cómo crear un horario de trabajo desde casa que realmente funcione
En los últimos años, el trabajo remoto se ha convertido en la norma para millones de personas en todo el mundo. Ya seas un freelancer, un emprendedor independiente o un empleado, puedes aprovechar la tecnología para trabajar desde cualquier lugar. El desafío está en crear un horario que se adapte a tu estilo de vida y a tus horas de máxima productividad.
Supongamos que deseas comenzar un proyecto secundario desde casa, como vender eBooks o productos imprimibles. Puedes usar un creador de sitios web para construir y personalizar tu tienda. Después de eso, subirás tus productos, crearás contenido, interactuarás con compradores potenciales y más.
Estos pasos requieren tu máxima atención, y no lograrás completarlos si estás constantemente distraído.
Aunque no existe un enfoque único para el trabajo remoto, es necesario tener algún tipo de rutina. Aquí te explicamos por qué importa y cómo empezar.
Por qué necesitas un horario de trabajo desde casa
Cuando trabajas desde casa, las distracciones están por todas partes. Tal vez suena el teléfono o un miembro de la familia necesita tu ayuda en la cocina. O quizás quieres ir al gimnasio o salir con un amigo. Estas cosas pueden interferir en tu horario, dificultando mantenerte enfocado.
En una encuesta de 2020 a 2,038 empleados que trabajaron desde casa durante la pandemia de coronavirus, más del 60% de los encuestados dijeron que las redes sociales eran su mayor distracción.
Aproximadamente el 53% admitió que se distraían con sus teléfonos inteligentes, y el 42% informó que miraban videos en exceso durante las horas de trabajo. Otras distracciones comunes incluyeron videojuegos, medios de noticias, mascotas, compras en línea y familiares.
Estos factores pueden afectar la productividad, la atención y el enfoque mental, lo que resulta en un rendimiento laboral reducido. Según la Universidad de California, Berkeley, la mayoría de las personas necesitan entre ocho y 25 minutos o más para recuperar el enfoque después de una interrupción, dependiendo de la complejidad de la tarea.
Un horario de trabajo desde casa puede facilitar evitar distracciones y hacer más. Este aspecto por sí solo puede reducir tus niveles de estrés, aumentar tu confianza y dejarte más tiempo para las cosas que disfrutas.
Otros beneficios potenciales incluyen:
- Mejor equilibrio entre vida laboral y personal
- Mayor autoconocimiento
- Mayor eficiencia
- Tiempos de entrega más rápidos
- Menos errores
- Mayor motivación
Agregar estructura a tus días de trabajo también puede mejorar tu salud mental. Por ejemplo, ya no te preocuparás por plazos ajustados o proyectos complejos que se extienden por semanas o incluso meses.
Crea un horario saludable para el trabajo remoto en 10 pasos
Un horario bien estructurado debe detallar las tareas que deseas completar en un día laboral. Mejor aún, piensa a largo plazo y planifica tus actividades para toda la semana, mes o trimestre, dependiendo de los proyectos que estés gestionando.
Por ejemplo, construir y administrar un negocio en línea requiere un esfuerzo continuo. Pero, si estás trabajando en proyectos a corto plazo, como escribir cinco artículos para un cliente, puedes planificar las actividades día a día.
Como regla general, deja un margen de tiempo para eventos no planificados. Si tienes la agenda llena y surge algo inesperado, te atrasarás y te encontrarás gestionando múltiples tareas al mismo tiempo. Esta situación puede generar mucho estrés, aumentando el riesgo de errores y plazos incumplidos.
¿No sabes por dónde empezar? Sigue estos pasos para crear un horario saludable de trabajo desde casa.
1. Identifica tus horas de máxima productividad
El CEO de Apple, Tim Cook, la CMO de Pinterest, Andréa Mallard, la estrella del tenis Naomi Osaka y otras personas exitosas comienzan el día alrededor de las 6:00 a.m. o incluso antes. Este hábito les permite disfrutar de su rutina matutina y planificar sin sentirse apresurados.
Aunque no hay nada de malo en levantarse temprano, simplemente no funciona para todos.
Nuestro ciclo de sueño-vigilia y nuestra productividad están determinados por el ritmo circadiano, o el reloj interno del cuerpo, que varía de una persona a otra. Por eso, algunas personas se sienten energizadas y productivas por la mañana, mientras que otras son más activas por la noche.
Con esto en mente, trata de identificar tus horas pico y planifica tu trabajo en torno a ellas.
Primero, monitorea tus niveles de energía en varios momentos del día durante una semana o más. Toma nota de cómo te sientes a las 7:00 a.m., 9:00 a.m., 11:00 a.m., 1:00 p.m., etc. Considera usar una aplicación como Memtime, Emphasis o Energy Level Tracker para obtener datos más precisos.
Luego, programa tareas mentalmente exigentes durante tus horas de máxima productividad. Si, por ejemplo, eres más productivo entre las 4:00 p.m. y las 7:00 p.m., utiliza ese período para completar tareas prioritarias o proyectos que requieran creatividad y enfoque mental.
También es buena idea identificar las horas en las que eres menos productivo, como entre la 1:00 p.m. y las 3:00 p.m. Dedica ese tiempo a tareas de baja prioridad, trabajo administrativo, tareas domésticas o actividades que disfrutes, como tomar una siesta o salir a tomar un café.
2. Minimiza las distracciones
Aunque es imposible eliminar completamente las distracciones, puedes evitarlas y minimizarlas haciendo pequeños cambios en tu estilo de vida.
Por ejemplo, considera usar herramientas en línea como Freedom, AppBlock o Stay Focused para bloquear sitios web y aplicaciones distractoras durante tus horas de máxima productividad. Ve un paso más allá y coloca tu teléfono en modo avión mientras trabajas.
Otra estrategia es revisar tu correo electrónico en horarios establecidos a lo largo del día. Haz lo mismo con tus redes sociales, a menos que las necesites para tu negocio.
Si vives con familiares u otras personas, avísales cuando no estás disponible. Idealmente, ten un "espacio de trabajo" designado, separado de la cocina y la sala de estar.
Lo más importante es bloquear tu tiempo de máximo rendimiento para el trabajo profundo. Esto significa sin teléfonos, sin tareas domésticas, sin charlas y sin interrupciones durante un número determinado de horas al día.
3. Prueba la Técnica Pomodoro
Si te distraes fácilmente, usa un temporizador Pomodoro para dividir tus sesiones de trabajo en intervalos más pequeños.
Con este método, trabajarás durante 25 minutos seguidos, seguido de una pausa de cinco minutos. Eso es un Pomodoro. Después de completar cuatro Pomodoros, toma un descanso de 15 minutos.
El objetivo es limitar las distracciones, superar la procrastinación y trabajar de manera más eficiente. Esta técnica también puede mejorar tu enfoque y motivación mientras reduce la fatiga mental.
4. Comienza con las tareas más desafiantes
¿Has escuchado la expresión "Cómete el sapo"? Se refiere a un truco de productividad que implica abordar la tarea más difícil de tu lista de pendientes antes de pasar a la siguiente.
Supongamos que tus tareas del día incluyen escribir un artículo de 3,000 palabras, investigar para un proyecto y contactar a un cliente.
Comienza con el artículo, ya que requiere más tiempo y energía que las otras tareas. Para obtener mejores resultados, escríbelo durante tus horas de máximo rendimiento. Cuando termines, toma un descanso y luego continúa con la investigación y el contacto con el cliente.
Este método de productividad puede ayudarte a vencer la procrastinación y aprovechar al máximo tus horas pico. Abordar la tarea más desafiante primero también hará que las otras tareas parezcan más fáciles, aumentando tu confianza y motivación.
5. Organiza tu espacio de trabajo
El entorno en el que trabajas tiene un impacto directo en tu estado de ánimo, productividad y enfoque mental.
El desorden, en particular, puede afectar tu capacidad de concentración, aumentar los niveles de estrés y causar agotamiento emocional. En algunos casos, incluso puede provocar ansiedad y depresión.
Por ello, es importante organizar y mantener tu espacio de trabajo de forma regular.
Primero, clasifica tus materiales, como bolígrafos, papeles y otros artículos. Decide qué quieres conservar, qué descartar y qué almacenar en otro lugar. Solo mantén los elementos esenciales, como tu laptop, monitor de PC y cargador de teléfono.
Si es posible, digitaliza tus notas y documentos. Este paso, por sí solo, puede liberar espacio y reducir el desorden visual. Por ejemplo, puedes usar aplicaciones como CamScanner, AdobeScan o Microsoft Office Lens para escanear documentos con tu smartphone. Guarda las copias físicas en un archivador o cajón.
De manera similar, reemplaza las notas adhesivas y las listas de tareas con aplicaciones de notas como Google Keep, Evernote o OneNote. Estas aplicaciones sincronizan tus notas en varios dispositivos, facilitando encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas.
Finalmente, limpia tu escritorio y los muebles de tu oficina regularmente. Hazlo al menos una vez por semana para mantener todo limpio.
6. Evita la multitarea
Hacer varias tareas al mismo tiempo puede reducir la productividad en hasta un 40% y aumentar la probabilidad de errores. Esto se debe a que nuestro cerebro necesita tiempo adicional para cambiar entre tareas, lo que puede afectar la función ejecutiva.
Además de afectar la productividad, la multitarea puede impactar la calidad del trabajo. A largo plazo, puede generar estrés y agotamiento, lo que dificulta aún más la realización de tareas.
Una solución es priorizar las tareas según su urgencia o importancia. Establece plazos realistas y usa el método Pomodoro para mantenerte enfocado en la tarea en curso. Alternativamente, agrupa tareas similares y establece un horario para completarlas.
7. Comienza tu día con el pie derecho
La forma en que comienzas tu día marca el tono para todo lo que sigue, incluyendo tu trabajo y actividades personales. Por eso, crea una rutina matutina que te haga sentir bien.
Por ejemplo, la CEO de Thrive Global, Arianna Huffington, medita de 20 a 30 minutos cada mañana. El cofundador de Microsoft, Bill Gates, comienza el día leyendo libros, mientras que el autor estadounidense Tony Robbins practica terapia de agua fría al despertarse.
El objetivo es reservar algo de tiempo para ti mismo antes de sumergirte en el trabajo. Levántate de 30 a 60 minutos antes de lo normal y haz algo que disfrutes. Sal a correr, haz una sesión rápida de yoga o disfruta de tu batido favorito.
Evita mirar tu teléfono inmediatamente después de despertar. En su lugar, toma una taza de café o té, desayuna y sigue tu ritual matutino.
8. Tómate descansos regulares
Mucha gente cree que los descansos son improductivos, pero no hay nada más lejos de la verdad. Tomar descansos regulares puede, de hecho, aumentar la productividad y el bienestar mental, lo que lleva a un mejor rendimiento general.
Por ejemplo, agregar descansos cortos para hacer ejercicio durante tu jornada laboral mejora la alerta, la motivación y la función ejecutiva. Los descansos creativos, por otro lado, pueden mejorar la memoria y elevar el estado de ánimo.
Tómate un descanso para meditar o comer un bocadillo saludable, y te sentirás menos estresado al volver al trabajo. O llama a un amigo durante tu descanso para recargar energías.
En general, es mejor tomar pequeños descansos cada hora aproximadamente. Si estás abrumado, date un descanso de 10 minutos después de completar una tarea o parte de un proyecto. Piensa en ello como una forma de recargar energías y mantener alta tu motivación.
9. Planifica tu día la noche anterior
Como se mencionó antes, es ideal planificar tu trabajo con anticipación. Sin embargo, hay situaciones en las que tiene sentido elaborar tu lista de tareas para el día siguiente la noche anterior.
Supongamos que necesitas subir más de 50 productos a tu sitio web. Esta tarea puede parecer abrumadora al principio, pero se vuelve más manejable si la divides en partes.
La noche anterior, piensa en cómo quieres abordar esta tarea. Por ejemplo, podrías subir 30 productos por la mañana, tomarte la tarde libre y reanudar el trabajo más tarde en el día.
Siempre ten en cuenta tus horas no laborales. Si, por ejemplo, necesitas llevar a un amigo al aeropuerto a las 3:00 p.m., planifica tu trabajo en torno a ese compromiso el día anterior. Escribe todo, considera diferentes escenarios y elige un horario que te permita cumplir con tus obligaciones sin sentirte agotado.
Este enfoque puede ayudarte a asignar tu tiempo de manera más efectiva. Cuando despiertes, ya sabrás exactamente qué tienes que hacer. Además, tu mente sigue en "modo de trabajo" al final del día, lo que facilita la planificación.
10. Usa herramientas para mantenerte organizado
Seguir un horario de trabajo desde casa puede parecer abrumador, especialmente cuando estás manejando múltiples tareas y tratando de mantener el enfoque. Aquí es donde herramientas como Flowlu pueden marcar una gran diferencia. Estas herramientas te permiten centralizar tus tareas, proyectos y plazos en un solo lugar, evitando que tengas que recordar todo por ti mismo.
Flowlu te permite planificar tu trabajo, rastrear el progreso y orhrefganizar todo sin complicaciones. Puedes dividir grandes proyectos en pasos más pequeños, configurar recordatorios e incluso colaborar con otros si es necesario. Es como tener una capa extra de estructura que te ayuda a concentrarte en lo que realmente importa, sin complicarte demasiado.
Si planificar tu día o semana parece un caos, prueba estas herramientas: podrían ahorrarte mucha energía mental.
Saca el máximo provecho de tu día de trabajo
A menos que tengas un horario de trabajo fijo, puedes gestionar tu tiempo como mejor te parezca. Solo asegúrate de no gastarlo en procrastinar o en cosas que te ralenticen.
Recuerda que todos tenemos las mismas 24 horas en el día, y cuánto logres depende completamente de ti.
Identifica tus horas de máxima productividad, enfrenta primero las tareas más difíciles y trabaja en bloques para mantener el enfoque. Lo más importante, limita las distracciones y ten un plan claro. Establece metas realistas y divide los grandes proyectos en partes manejables que puedas completar en períodos cortos de tiempo.
No siempre es fácil, pero poner límites ayuda. Informa a tu familia de cuándo necesitas tiempo de silencio y utiliza señales visuales, como una puerta cerrada o unos auriculares, para avisar de que estás trabajando. Si es posible, planifica tu trabajo en torno a momentos más tranquilos en casa, como por la mañana temprano o después de que los niños se acuesten. Y no te olvides de hacer pausas para pasar tiempo con ellos: el equilibrio resulta menos estresante.
No pasa nada si lo tuyo no son los horarios estrictos. Empieza con objetivos pequeños y realistas: escribe unas pocas tareas que quieras hacer cada día. Utiliza herramientas como Flowlu o incluso un simple cuaderno para llevar la cuenta. Piensa en ello menos como una rutina rígida y más como una guía que te ayude a sentirte menos disperso.
Por supuesto. Un horario flexible funciona bien si tu día es imprevisible o si prefieres la variedad. Basta con que establezcas prioridades sobre lo que quieres terminar ese día y te concedas bloques de tiempo para centrarte en esas tareas. Ser flexible no significa renunciar a la estructura; sólo significa que puedes cambiar las cosas de sitio si es necesario.
