¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
Y esto se debe a que tanto las aplicaciones como los softwares necesitan intervención humana, lo cual está sujeto a errores. Incluso cuando prestas atención a lo que haces, los errores ocurren. Somos humanos. Pero tienes una forma de prevenir estos errores: la automatización de flujos de trabajo.
Definición de Automatización de Flujos de Trabajo
Entonces, ¿qué es exactamente un flujo de trabajo automatizado?
En términos simples, podemos definir la automatización de flujos de trabajo como el proceso de automatizar tareas repetitivas utilizando únicamente un software, aplicación o herramienta. Mientras que la mayoría de las personas están acostumbradas a crear procesos específicos que se ajusten a las herramientas que ya utilizan, cuando usas la automatización de flujos de trabajo, tú serás quien cree los procesos. Y esto marca toda la diferencia.
Significado de Flujo de Trabajo Automatizado
En términos generales, la automatización de flujos de trabajo te permite ahorrar tiempo ya que estarás permitiendo que un software, aplicación o herramienta haga el trabajo por ti. Definirás qué se necesita hacer, cómo debe hacerse y cuándo debe hacerse. Imagina que tienes un negocio donde necesitas enviar una factura a tu cliente tan pronto como se cierre un trato. Puedes crear un flujo de proceso automatizado que te permita automatizar esta tarea. Sabes que tan pronto como se cierre el trato, necesitarás crear una factura, enviarla por correo electrónico al cliente y recibirla firmada y pagada. Puedes contar con un software, aplicación o herramienta que haga todas estas cosas por ti para liberar tu agenda.
En caso de que aún no entiendas lo que queremos decir con automatización de flujos de trabajo, simplemente revisa los significados de flujo de trabajo y automatización por separado. Flujo de trabajo se puede definir como todas las cosas que necesitas hacer para completar una tarea. Cuando agregas automatización, simplemente estás indicando que será un software, aplicación o herramienta quien haga estas cosas, no tú ni ninguna otra persona.
Algunos Ejemplos de Automatización de Flujos de Trabajo
Como puedes imaginar, existen numerosos ejemplos de este tipo de automatización. Dependiendo de tu negocio o empresa, puedes tener más o menos procesos definidos que te permitan ahorrar mucho tiempo y evitar errores humanos.
Algunas de las cosas que puedes automatizar fácilmente en tu negocio incluyen:
- Solicitar a tus clientes que dejen sus comentarios o reseñas al comprar tus productos.
- Hacer seguimiento de las menciones de tu marca en redes sociales y otros sitios web.
- Agendar una consulta haciendo seguimiento con un buen prospecto.
- Eliminar suscriptores de tu lista de correos que sigan rebotando.
- Recopilar las firmas necesarias en las facturas cuando se cierre un trato.
- Crear informes que te permitan saber cómo se está manejando un proyecto.
- Responder a las solicitudes e inquietudes de los clientes.
- Mover a clientes, socios y empleados a través de diferentes procesos.
Con la plataforma Flowlu, puedes fácilmente crear una serie de reglas de automatización para ayudar a ti y a tu equipo a optimizar procesos, incluyendo los mencionados anteriormente. Un usuario puede definir las reglas necesarias para comenzar a agilizar las cosas.
En caso de que estés buscando ejemplos más específicos de cómo puedes automatizar tus procesos, aquí tienes algunos ejemplos por industria:
#1: Legal:
No importa si tienes un cargo legal dentro de una empresa o si trabajas directamente en el sector legal o en un equipo jurídico, puedes utilizar esta automatización para muchas tareas diferentes. Por ejemplo, puedes realizar un seguimiento de las revisiones de contratos, agregar información de nuevos clientes, automatizar la facturación y gestionar los plazos de los casos.
#2: Ventas:
El departamento de ventas suele ser muy ocupado ya que necesita manejar muchas tareas diferentes y cómo progresan. Por lo tanto, si trabajas en ventas, puedes encontrar muchas actividades diferentes que se pueden automatizar. Desde ingresar nuevos prospectos a una lista para asegurarte de que sigan un camino específico hasta reunirse con un representante de ventas, aprobación de cotizaciones y propuestas, y muchas más.
#3: Marketing:
Todo lo relacionado con campañas, promociones y gestión de marca se puede agregar rápidamente a un proceso que puede ser automático. No necesitas usar múltiples paneles para realizar todas las tareas.
#4: Salud:
No es difícil encontrar proveedores médicos utilizando la automatización de flujos de trabajo para muchos propósitos diferentes. Puedes encontrarlos usándola para generar rotaciones de guardia o incluso horarios de trabajo, transferir registros de pacientes, dar de alta a los pacientes y apoyar su admisión. Cuando los proveedores médicos usan esta automatización, pueden dedicar más tiempo a sus pacientes, que es lo que más importa.
#5: Financiero:
Si trabajas en el área financiera o en un equipo, también puedes utilizar la automatización de flujos de trabajo para liberar tu calendario. Puedes usarla para ajustar salarios, manejar solicitudes de tiempo libre remunerado, aprobaciones de cuentas y entrada de datos.
#6: Recursos Humanos:
No hay duda de que la automatización puede ser de gran ayuda para el departamento de recursos humanos. Puedes usarla para gestionar cambios de personal, aprobaciones de hojas de tiempo, salida de empleados, incorporación de nuevos empleados y muchas más tareas.
#7: Ciberseguridad:
La automatización de flujos de trabajo puede mejorar drásticamente la velocidad de tu respuesta ante un incidente.
#8: Tecnología de la Información:
En muchos casos, uno de los principales trabajos de estos departamentos es ayudar a otros departamentos o grupos dentro de una empresa, como los equipos de DevOps. En este caso específico, el equipo de TI puede utilizar la automatización para la recopilación de datos, monitoreo de datos, solicitudes de servicio, código, implementación de pruebas, desarrollo de herramientas y más.
#9: Operaciones:
Desde asignar tareas hasta compilar informes, hay muchos procesos que también puedes automatizar aquí.
Con Flowlu, la gestión de flujos de trabajo automatizados no podría ser más fácil de lograr. Aunque existen plataformas similares en el mercado, nuestro software te ayuda a obtener los conocimientos que necesitas en toda tu empresa. Asegúrate de utilizar todas las demás funciones disponibles y aprovecha al máximo las capacidades completas que Flowlu ofrece a tu equipo.
¿Por qué es tan importante la automatización de flujos de trabajo?
Cada vez más personas siguen hablando de la automatización de flujos de trabajo como si fuera la última moda. Bueno, podemos asegurarte que no es la última moda, pero ciertamente tiene todo el sentido adoptar la automatización de flujos de trabajo e invertir en ella.
La verdad es que puedes estar pensando que configurar un solo proceso ya es lo suficientemente complicado o que ya implica mucha carga de trabajo. Entonces, ¿por qué deberías considerar la automatización de flujos de trabajo y tratar de cambiar todos los departamentos de tu empresa?
En pocas palabras, hay muchas razones por las que deberías considerar dar este paso. Incluso si parece intimidante o que estás perdiendo el control, podemos asegurarte que es un paso en la dirección correcta. Después de todo, usar la automatización de flujos de trabajo tiene muchos beneficios:
#1: Ahorro de Tiempo:
El primer y más importante beneficio de usar la automatización de flujos de trabajo es que realmente ahorra tiempo para tu equipo. Según Zapier, la mayoría de los trabajadores prefieren usar la automatización ya que les permite tener más tiempo para proyectos y tareas creativas.
#2: Reduce Errores:
Uno de los problemas con las tareas repetitivas es que están sujetas a errores. Somos humanos y no podemos estar concentrados el 100% del tiempo. Nos equivocamos y cometemos errores. Cuando utilizas la automatización de flujos de trabajo, los errores y fallos se reducen sustancialmente.
#3: Respuestas Más Rápidas:
Aunque las respuestas oportunas pueden no ser un problema para las grandes empresas, para las pequeñas y medianas empresas puede ser un problema muy serio. La realidad es que los dueños de negocios saben que necesitan seguir ajustando sus operaciones para mantenerse competitivos. Y aquí es donde entra la automatización de flujos de trabajo. Cuando automatizan estos procesos, se mueven más rápido, reducen errores, pasan menos tiempo en trabajo que no genera beneficios, ofrecen un mejor servicio al cliente y pueden cerrar negocios más rápido.
#4: Ahorro de Dinero:
Cuando decides usar la automatización de flujos de trabajo, automáticamente estás aumentando la productividad de tu equipo. Esto significa que estarás ahorrando dinero ya que tus empleados dedicarán su tiempo a actividades más importantes. Más allá de esto, al minimizar los errores humanos, también estás reduciendo el tiempo que necesitarías para corregirlos. Al hablar sobre la automatización de flujos de trabajo, es importante mencionar también la optimización de la asignación de recursos.
#5: Comunicación:
Cuando los diferentes departamentos de tu empresa están utilizando la automatización de flujos de trabajo, la comunicación será más fácil de mantener. Todos sabrán lo que se necesita hacer para aumentar la eficiencia.
#6: Seguimiento del Rendimiento:
Siempre es importante realizar un seguimiento del rendimiento. Quieres asegurarte de que todos están dando lo mejor de sí para la empresa. Por lo tanto, si utilizas flujos de trabajo, será mucho más fácil analizar cómo está operando tu empresa.
#7: Mantener Tareas de Alto Valor:
Una de las ventajas de usar la automatización de flujos de trabajo es tener más tiempo para dedicar a otras tareas. Bueno, puedes llamar a estas otras tareas tareas de alto valor. Son los trabajos que solo los humanos pueden manejar.
#8: Mejorar la Calidad de tus Productos:
Si decides usar la automatización de flujos de trabajo en tus productos, podrás eliminar todos los errores humanos y terminar con un producto mucho mejor.
#9: Mejor Servicio al Cliente:
Los clientes quieren ser escuchados y obtener respuestas rápidas a sus consultas. No les importa si tu empresa es grande o pequeña, si tienes muchos empleados o solo una persona para atender a todos los clientes. Esto significa que automatizar tu servicio al cliente, por ejemplo, mediante la automatización de algunas respuestas, puede ser un buen punto de partida.
#10: Más Eficiencia:
No deberíamos realizar múltiples tareas a la vez. A diferencia de lo que puedas haber oído sobre la multitarea y que necesitas ser bueno en ello, la realidad es que no podrás concentrarte adecuadamente en tus tareas. En pocas palabras, si alguien puede concentrar su atención únicamente en una tarea estratégica, aumentará la productividad y, por ende, mejorará la eficiencia. Y además, al evitar actividades manuales e implementar la automatización, obtendrás más precisión.
#11: Escalabilidad:
Incluso si tu empresa o negocio es pequeño, aún puedes ser competitivo y hacerlo crecer. Cuando utilizas la automatización de flujos de trabajo, puedes aumentar la carga de trabajo sin aumentar tu fuerza laboral de inmediato, y siempre sin sacrificar la calidad.
#12: Colaboración Mejorada:
Con más y más empresas tratando de adoptar una cultura colaborativa, la automatización de flujos de trabajo puede ser esa pequeña pieza que falta para hacer que todo funcione. Después de todo, será más fácil mejorar la colaboración cuando tus empleados tengan actualizaciones en tiempo real, notificaciones automatizadas y espacios de trabajo compartidos, entre otros.
#13: Responsabilidad:
Cuando estás utilizando tareas automatizadas, es fácil determinar quién hará qué. Siempre sabrás quién es la persona responsable de cada paso, lo que mejora la responsabilidad.
Estos son solo algunos de los muchos beneficios de usar la automatización de flujos de trabajo. Desde reducir los ciclos de flujo de trabajo hasta garantizar que tu empresa cumpla con todas las normativas y reglas, facilitando la identificación de cuellos de botella y mejorando la satisfacción tanto de los empleados como de los clientes, todo esto se puede lograr con la automatización de flujos de trabajo.
Lo primero que debe hacer es identificar los procesos que cree que deben automatizarse. A continuación, debe seguir adelante y diseñar el flujo de trabajo con la ayuda de su director de operaciones empresariales y fijar sus objetivos.
Todas las empresas y negocios de todos los tamaños pueden beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo. La automatización puede ser útil tanto para pymes como para grandes empresas.
En última instancia, puede ser una cosa u otra. Depende de lo que necesite. En un flujo de trabajo estático, los pasos que se dan son siempre los mismos. Por otro lado, en un flujo de trabajo dinámico, un software puede utilizar un esquema para determinar el paso que vendrá a continuación.
Se trata de un conjunto de operaciones que funcionan por sí solas. Una vez configurado, funciona sin que tengas que hacer nada. Ahorra recursos y mantiene las cosas en movimiento sin problemas.
