Cómo convertirse en director de proyectos: Guía completa
En promedio, los gerentes de proyecto manejan entre 2 y 5 proyectos, lo cual implica una carga de trabajo muy intensa. ¿Estás considerando convertirte en un gerente de proyectos? Necesitarás mejorar tus habilidades de organización y mucho más para tener éxito y asegurar que tus proyectos se entreguen con altos estándares y a tiempo.
¿Qué necesitas saber antes de convertirte en gerente de proyectos? Sigue leyendo para obtener la guía completa, que incluye buenos hábitos, inversiones en software y en seguridad.
Invertir en Software de Gestión de Proyectos
El software de gestión de proyectos es el santo grial de la gestión de proyectos. Permite mantener a tu equipo informado desde cualquier lugar, lo cual es vital en un modelo de trabajo híbrido o remoto. Si adoptas un enfoque colaborativo para la gestión de proyectos, puedes invertir en una solución de software que facilite la planificación colaborativa. El software de gestión de proyectos permite optimizar los siguientes procesos:
- Creación de flujos de trabajo — puedes crear flujos de trabajo alineados con tu plan de proyecto, permitiéndote asignar tareas específicas a tu equipo y obtener una visión general de los miembros que tienen exceso de carga. Puedes distribuir las asignaciones para maximizar la eficiencia. Durante el proyecto, puedes actualizar tu plan y proporcionar datos en tiempo real a tu equipo para evitar errores de comunicación.
- Actualización de progreso — puedes ver fácilmente cuándo se completa cada tarea en tu flujo de trabajo con las actualizaciones de progreso. Tus empleados pueden marcar cuándo inician cada tarea y cuándo está terminada, lo cual te dará una mejor idea de cuándo tu equipo finalizará el proyecto.
- Colaboración — el software de gestión de proyectos permite que tu equipo comparta documentos y también permite crear flujos de trabajo tanto para grupos como para individuos. La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos se integran con plataformas de comunicación como Microsoft Teams y Slack para facilitar el intercambio de información.
- Generación de reportes — puedes utilizar la creación automatizada de reportes del software de gestión de proyectos para obtener más información sobre los indicadores clave de desempeño de tu equipo y el porcentaje de avance del proyecto.
- Gestión de recursos — el software de gestión de proyectos también ofrece herramientas para la gestión de recursos que te ayudan a llevar un control de los recursos adicionales necesarios para completar el proyecto, como salas de reuniones, materiales e información.
- Gestión de presupuesto — algunas herramientas de gestión de proyectos ofrecen gestión de presupuesto para garantizar que puedas realizar el seguimiento de las horas de empleados y contratistas para facturación y asegurar que la gestión de tu proyecto se ajuste al presupuesto establecido.
El software de gestión de proyectos no solo permite simplificar los procesos anteriores, sino que también permite alojar toda la información de tu gestión de proyectos en una sola plataforma para una mejor supervisión y un acceso más fácil a la información.
Considerar Tus Objetivos y Prioridades
Para asegurarte de que estás cumpliendo con tus objetivos de gestión de proyectos, es importante establecer claramente cuáles objetivos tienen mayor prioridad. Una vez que hayas establecido estos objetivos, podrás rastrearlos como KPIs para verificar que el proyecto esté avanzando como se planeó e identificar áreas que necesiten mejoras. Algunos ejemplos de estos KPIs incluyen:
- Tiempo empleado — este KPI se refiere al tiempo que cada miembro del equipo o individuo ha dedicado al proyecto.
- Fecha de finalización — necesitas medir qué tareas se completaron antes y después de la fecha límite.
- Horas planeadas vs. tiempo empleado — debes revisar si tu equipo logró cumplir los plazos que estableciste para cada tarea y si el proyecto se completó de acuerdo con el plazo general.
- Costo — es importante mantener conciencia de cuánto has gastado en el proyecto en comparación con el presupuesto planeado.
- ROI — este es el valor proyectado del proyecto en comparación con el costo total.
Invertir en una Plataforma Única de Seguridad para Todos los Procesos de Seguridad
Si ocurre una violación de seguridad durante tu proyecto, tu empresa podría sufrir pérdidas y el proyecto podría verse comprometido. Por lo tanto, es esencial invertir en un sistema de seguridad que mantenga a salvo los datos de gestión de proyectos.
Una de las mejores maneras de mejorar la seguridad para tu proyecto es asegurarte de que tu empresa esté equipada con un sistema de seguridad totalmente integrado, que unifique todas las herramientas de seguridad en una sola plataforma. Cámaras de seguridad, control de acceso y otras herramientas de seguridad se integran en un sistema basado en la nube.
Un sistema de control de acceso por tarjeta basado en la nube proporciona alertas y actualizaciones en tiempo real sobre eventos de seguridad para garantizar una respuesta rápida ante posibles amenazas, permitiéndote actuar rápidamente y prevenir una violación que podría comprometer tu proyecto.
Presentando Tu Plan a los Stakeholders
Debes crear un plan de proyecto detallado, desde el presupuesto hasta las metas y los plazos proyectados. Luego, debes presentar tu programa a los stakeholders de la empresa para obtener su aprobación. Es probable que los stakeholders señalen áreas en las que sea necesario hacer correcciones.
Si deseas aprender sobre qué características y habilidades debes concentrarte en desarrollar para convertirte en un gran gerente de proyectos, no dudes en explorar la siguiente guía para convertirse en gerente de proyectos.
Resumen
El software de gestión de proyectos es una herramienta única para los gerentes de proyectos. Siempre que tengas el presupuesto y un equipo grande, invertir en software de gestión de proyectos está totalmente justificado. Para garantizar que tu proyecto funcione sin problemas de principio a fin, también debes considerar invertir en seguridad completamente integrada para prevenir una violación de datos perjudicial. La adaptabilidad es la base de una gestión de proyectos exitosa, y debes estar preparado para ajustar tu plan en función de factores externos.
