11 alternativas a los diagramas de Gantt que debería tener en cuenta
¿Has tenido dificultades al preparar un diagrama de Gantt? ¿Ocurre esto con tanta frecuencia que estás buscando otra forma de ilustrar los cronogramas de tus proyectos? En este artículo, exploraremos las mejores alternativas a los diagramas de Gantt y te daremos recomendaciones sobre cómo elegir un sustituto adecuado.
¿Qué es un Diagrama de Gantt?
Henry Gantt introdujo este concepto 10 años después del cambio de siglo para operaciones rutinarias como medir la productividad de los empleados. Pronto se convirtió en un elemento básico en la gestión de proyectos y se utilizó en grandes proyectos de infraestructura como el sistema de carreteras interestatales y la presa Hoover.
Un diagrama de Gantt muestra todas las partes del ciclo de vida de un proyecto en gráficos de barras. Los dos ejes ayudan a organizar la información del proyecto. Se pueden ver las tareas, los recursos y todo el cronograma del proyecto de un vistazo. Un diagrama de Gantt puede realizarse con programas especializados que incluyen muchas funciones útiles, aunque no son gratuitos. A veces es más barato hacerlo a la antigua, en papel.
Ventajas y Desventajas de Usar un Diagrama de Gantt
En resumen, los diagramas de Gantt muestran toda la lista de tareas y cómo se relacionan entre sí en un marco de tiempo determinado. Hay muchos beneficios, pero veamos algunos de los principales:
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Te da una visión general del proyecto. Puedes ver fácilmente dónde encaja cada pieza y detectar problemas sin tener que cambiar de pestaña o navegar entre páginas web.
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Muestra las dependencias entre tareas y el camino crítico. El diagrama de Gantt ayuda a gestionar las tareas o recursos que están causando problemas.
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Te permite ver múltiples cronogramas. El diagrama de Gantt te ayuda a encontrar tiempo libre en el cronograma de tu proyecto para nuevas tareas.
A pesar de ser una forma fácil y práctica de mostrar los cronogramas de los proyectos, los diagramas de Gantt tienen algunas desventajas, lo que los hace difíciles de usar en todos los proyectos de tu empresa. Aquí algunos de los principales inconvenientes:
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Las barras horizontales en un diagrama de Gantt pueden ser engañosas; cada barra representa el marco de tiempo de una tarea, pero no las horas necesarias para completarla.
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Los nuevos usuarios tendrán dificultades para colaborar con su equipo al crear un diagrama de Gantt. Consumen tiempo y dejarán a los miembros de tu equipo estresados sin haber avanzado en el trabajo real.
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A medida que pasa el tiempo, actualizar un diagrama de Gantt se convierte en un reto. Los cambios en el alcance del proyecto o la adición de nuevas tareas dificultan el seguimiento de todo.
Mejores Alternativas al Diagrama de Gantt
#1: Líneas de Tiempo
Una mejor alternativa al diagrama de Gantt es una línea de tiempo del proyecto. La principal diferencia está en el número de dimensiones. Un diagrama de Gantt utiliza 2 para demostrar una secuencia de tareas y sus dependencias, mientras que una línea de tiempo presenta las tareas y sus fechas de entrega en una sola línea horizontal. Al final, depende de lo que quieras ilustrar. Si solo necesitas una vista rápida del proyecto, una línea de tiempo está bien; si necesitas mostrar las dependencias de tareas en un proyecto complejo, un diagrama de Gantt es lo mejor.
#2: Calendarios
Los calendarios no pasarán de moda pronto. Sirven para estructurar nuestra vida diaria y nuestros esfuerzos en la gestión de proyectos. Un calendario nos permite alinear nuestros cronogramas con plazos y eventos importantes para no sobrecargar nuestros recursos. Podemos usarlo para la planificación de proyectos, la asignación de recursos, la división de tareas, etc.
Aunque muchos de nosotros estamos acostumbrados a trabajar con calendarios, sin conexión o en un PC con Windows o Mac, existen programas de gestión de proyectos como Flowlu que disponen de un calendario para ayudarte a planificar tus actividades personales y laborales. Por ejemplo, puedes recibir recordatorios de eventos de proyectos y oportunidades. Sincroniza un calendario con Google Calendar y utiliza la aplicación en tu iPhone o dispositivo Android para planificar sobre la marcha.
#3: Listas de Tareas
¿Quién no usa listas de tareas? Abres una aplicación para gestionar tus pendientes o tal vez las escribes en un cuaderno. Para un gestor de proyectos, una lista de tareas es agradable de tener, pero no imprescindible.
Las listas de tareas son un fantástico sustituto del Gantt, ya que puedes hacer una con casi cualquier herramienta. Esto te da la libertad de elegir una herramienta con la que tú, tu equipo y, por supuesto, tus interesados ya estén familiarizados.
#4: Listas de Verificación
Una lista de verificación, en muchos sentidos, es similar a una lista de tareas. La principal diferencia es que la primera enumera lo que debe hacerse para lograr un objetivo específico. Este método te permite organizar y gestionar todos los pasos dentro de un proyecto. La ventaja añadida es que cuando se completa una tarea, tú o tus empleados pueden simplemente marcarla como realizada y avanzar a la siguiente.
#5: Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
Una estructura de desglose del trabajo, o WBS por sus siglas en inglés, es una representación gráfica de un proyecto que divide los pasos y tareas en secciones más manejables. Esto facilita la gestión de la carga de trabajo y ayuda a los equipos a entender sus responsabilidades. Todas las tareas relacionadas están agrupadas, lo que optimiza la asignación de recursos. Un gráfico WBS no incluye un cronograma; por eso se usa comúnmente para mostrar las relaciones entre tareas y el orden de finalización.
#6: Tableros Kanban
Los tableros Kanban son populares porque se pueden usar para muchos proyectos. Esto se vuelve aún más evidente cuando se digitalizan y forman parte de un software de gestión de proyectos. Estos tableros están compuestos por tarjetas de tareas y columnas que muestran una etapa de finalización. Esta visualización te permite ver claramente el progreso en un proyecto.
¿Cómo Elegir un Sustituto del Diagrama de Gantt?
Tienes una idea y ahora es el momento de enumerar todas las tareas involucradas. ¿Crearás una línea de tiempo del proyecto? ¿Una lista de tareas? ¿Dividirás los sprints en un tablero scrum? Como puedes ver, existen numerosos sustitutos para un diagrama de Gantt. La principal pregunta es: ¿qué quieres lograr con el análogo?
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Planificación inicial del proyecto: mapas mentales, diagramas de flujo, calendarios.
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Proyecto complejo con dependencias de tareas: tableros scrum, diagramas de flujo, paneles de control.
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Multiples proyectos en marcha: tableros Kanban, tableros scrum, paneles de control.
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Presentación al cliente: líneas de tiempo, listas de tareas, diagramas de flujo, paneles de control.
Flowlu: El Sustituto Todo-en-Uno para Gantt
Los gestores de proyectos siempre están en busca de la fórmula perfecta o el truco mágico para agilizar sus actividades diarias. Es esencial experimentar con diversas técnicas y elegir la que mejor se ajuste a tu proyecto y flujo de trabajo. Al combinarlo con un software de gestión de proyectos potente, te guiarás hacia el éxito.
Flowlu es una solución integral y fácil de usar para gestionar proyectos. Incluye mapas mentales para generar ideas, calendarios para organizar tu cronograma, tableros Kanban para seguir las tareas y paneles de control personalizables para recopilar y presentar datos de diversas fuentes. Estas funciones se complementan con la gestión financiera, integración de mensajería instantánea, almacenamiento de archivos en línea, portal de clientes y más para ofrecer una plataforma empresarial completa para tus necesidades de gestión de proyectos.
Aunque las tecnologías evolucionan, algunas cosas no cambian. Introducido a principios del siglo XX, el diagrama de Gantt sigue siendo la herramienta a la que recurren los profesionales de la gestión de proyectos. El diagrama representa visualmente las tareas, los plazos y el estado de finalización del proyecto. Beneficia a todo el mundo, desde el propietario de una pequeña empresa hasta el director de una gran corporación.
A pesar de su uso habitual, los diagramas de Gantt presentan varios inconvenientes:
- Colaborar en la creación de un diagrama es difícil y requiere mucho tiempo valioso.
- Hacer cambios no es sencillo y requiere la aportación de otros miembros del equipo.
- La representación gráfica del ciclo de vida de un proyecto no indica las prioridades de determinadas tareas.
- Las barras de tareas no demuestran el tiempo necesario para completarlas en cantidades mensurables.
El diagrama de Gantt es una herramienta útil para la gestión de proyectos, especialmente si necesita programar y planificar tareas con precisión. Sin embargo, no puede utilizarse en todos los casos. Veamos algunas áreas en las que no es necesario utilizar un diagrama de Gantt:
- Planificación inicial: Los diagramas de Gantt se utilizan mejor en la fase de ejecución de un proyecto, ya que son menos flexibles que los mapas mentales, por ejemplo.
- Gestión de recursos: Los diagramas de Gantt son excelentes para presentar la cantidad de tiempo necesaria para completar un proyecto y sus tareas relacionadas. Se quedan cortos a la hora de desglosar todos los recursos necesarios para fabricar productos o prestar servicios.
Hay muchas opciones a la hora de elegir un clon de un diagrama de Gantt. Ten en cuenta que cada sustituto tiene sus pros y sus contras. Considera para qué quieres utilizarlo. Para desarrollar planes iniciales, resultan útiles los mapas mentales y los diagramas de flujo. Para gestionar el trabajo en varios proyectos, los tableros Kanban y los tableros Scrum son imprescindibles.
PERT son las siglas en inglés de Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Similar a Gantt, el diagrama PERT se utiliza para programar, organizar y esquematizar las tareas de un proyecto, ilustrando visualmente un calendario del proyecto y el desglose de las tareas. Este enfoque puede emplearse tanto en la fase de planificación como en la de ejecución de un proyecto.
