Cómo elegir una metodología de gestión de proyectos
Como gerente de proyectos, lo primero a lo que te enfrentas al comenzar a gestionar un nuevo proyecto es el problema de elegir una Metodología de Gestión de Proyectos. Desde el principio, tu equipo podría no saber ni por dónde empezar, y la razón es la ausencia de un objetivo claro y la incapacidad de asignar roles. Por eso, la gente comenzó a idear Metodologías de Gestión de Proyectos o PMM.
En este artículo, te guiaremos a través de la definición de una metodología de gestión de proyectos, sus beneficios, marcos y algunos consejos sobre cómo elegir e implementarla para tu negocio.
¿Qué es la Metodología de Gestión de Proyectos (PMM)?
La Metodología de Gestión de Proyectos (PMM) es un conjunto de principios y estándares fundamentales para la implementación de proyectos. En pocas palabras, la PMM debe cubrir la forma en que trabajas y la manera en que tu equipo se comunica entre sí. Todas las PMM son diferentes, pero todas tienen una cosa en común: te ayudan a gestionar tu proyecto de la manera más efectiva posible.
Algunas PMM son bastante antiguas, otras se utilizan en campos específicos, pero de todos modos, elegir la correcta es casi la mitad del éxito de cualquier proyecto.
Beneficios de Usar Metodologías de Gestión de Proyectos
Un flujo de trabajo sin principios ni metodología es un caos. Imagina si tu equipo no supiera cómo comunicarse entre sí y cómo concentrarse en sus tareas. Suena como un completo desorden, ¿verdad? Para evitar tales situaciones, se crearon Metodologías de Gestión de Proyectos.
Hay una percepción de que las PMM son útiles solo para proyectos de TI, pero creemos que esa percepción es errónea. Aquí hay algunos beneficios para mostrarte que las PMM pueden ser útiles para cualquier proyecto:
- Cada miembro del equipo sabrá su rol. Es fácil gestionar a tu equipo y mantenerlos motivados cuando todos saben qué hacer.
- Puedes considerar riesgos potenciales. Al crear un plan, no hay problema en reservar algo de tiempo si algo sale mal.
- Una metodología definida puede ayudar a tu equipo a manejar sus tareas de manera más eficiente y desarrollar sus habilidades. La mayoría de las metodologías implican conocimientos específicos, por lo que tu equipo tiene que aprender algo nuevo antes de comenzar a usar cualquiera de las PMM.
- La metodología puede ayudarte a hacer un plan integral del flujo de trabajo. Dado que casi todas las metodologías requieren cronogramas definidos, debes calcular cada paso. Es un proceso complicado, pero sin dolor, ¡no hay ganancia!
Consejos Para Elegir la PMM Adecuada Para Tu Equipo
Has decidido que tu equipo necesita una Metodología de Gestión de Proyectos, así que ¿qué sigue? Como se mencionó anteriormente, todas las PMM son diferentes, por lo que debes elegir una adecuada para tu equipo. Si nunca has oído hablar de tales metodologías, hay algunas preguntas que te ayudarán a determinar qué tipo de metodología necesitas:
¿Cuál es el objetivo del proyecto?
La mejor metodología es la que te ayuda a alcanzar el objetivo principal. Si ya tienes un objetivo definido, es mejor elegir una metodología estricta que te guíe paso a paso. Pero, ¿qué pasa si tu objetivo final es abstracto? En ese caso, sería mejor optar por una metodología más flexible que te brinde la oportunidad de cambiar algo en el proceso de trabajo. Además, una metodología flexible puede ayudarte a determinar cómo debería verse tu resultado final si aún no se ha decidido.
¿En qué se está enfocando tu equipo?
El siguiente paso es entender las necesidades de tu equipo. ¿Con qué estás trabajando? ¿Es un proyecto de TI o tal vez de marketing? ¿Te estás enfocando en el objetivo principal o en pequeñas tareas? ¿Trabaja tu equipo en conjunto o prefieren hacer sus propias tareas? Cada equipo es diferente y tiene sus valores, por lo que la decisión final debe basarse en lo que tu equipo está enfocando.
¿Qué PMM estás utilizando ahora mismo?
Utilizar Metodologías de Gestión de Proyectos es una parte común del flujo de trabajo de un proyecto hoy en día, pero, ¿qué pasa si ya estás usando un marco y no puedes lograr resultados particulares? O, ¿qué pasa si tu equipo no está satisfecho con sus tareas o el ritmo de trabajo?
Cuando piensas que algo está mal, realmente lo está, y todo el plan de trabajo tiene que ser cambiado. Por ejemplo, si tu equipo no puede manejar todas sus tareas porque la situación de tu proyecto cambia todos los días, ¿por qué no elegir una metodología más flexible? Cambia a otro marco o incluso intenta hacer un híbrido de algunos de ellos y ve qué obtienes.
¿Qué tan flexibles son tus planes, presupuesto y miembros del equipo?
Acostumbrarse a un nuevo marco es una tarea desafiante, especialmente si ya estás utilizando uno y deseas reemplazarlo. Ten en cuenta que no es fácil implementar algunas metodologías para un equipo en particular. Debes considerar en qué etapa del proyecto te encuentras o si necesitas cambiar algunas tareas.
El presupuesto también es un obstáculo, porque al implementar un nuevo marco, también tiene su costo. Además, puede ser difícil para el equipo cambiar rápidamente a otra forma de trabajar. De todos modos, la pregunta principal sigue siendo la misma: ¿ayudará a alcanzar el objetivo?
¿Tienes plazos estrictos?
Algunas PMM se basan en resultados rápidos, otras requieren tiempo para establecer el orden a lo largo del proyecto. Si tienes plazos estrictos, tareas predefinidas y los miembros del equipo saben sus roles, simplemente intenta usar metodologías que se adapten a sistemas rígidos. Pero no intentes presionarlo demasiado, si tienes mucho tiempo para terminar el proyecto, un marco de desarrollo rápido no es la mejor opción. Concédele prioridad a la calidad, no puedes hacer una tortilla sin romper algunos huevos, ¿verdad?
¿Qué necesitas para hacer que todo funcione en conjunto?
Algunos proyectos no necesitan implementar marcos complicados, solo necesitan agregar algunos trucos de otros enfoques que ya funcionan sin problemas. ¡No lo sobrecargues, solo dale a tu equipo todo lo que necesitan y sigue adelante! Recuerda, cada equipo es diferente y no hay un enfoque único para todos.
Mejores Metodologías de Gestión de Proyectos: Pros y Contras
¿Estás listo para profundizar en los conceptos básicos de la gestión de proyectos? Aquí tienes nuestra lista completa de 19 metodologías de PM más populares:
1. Cascada
Cascada es una metodología de gestión de proyectos tradicional. Es un plan lineal habitual, donde cada etapa sigue a la anterior. El punto principal es que debes completar la etapa anterior antes de comenzar la siguiente. Si la etapa no está completada, no puedes seguir adelante.
En su mayoría, Cascada contiene 6 etapas:
- Requisitos.
- Análisis.
- Diseño.
- Construcción.
- Pruebas.
- Mantenimiento.
Pero no te dejes engañar por esta estructura simple. Como Cascada fue una de las primeras metodologías, tiene sus propias desventajas.
Ahora, pasemos por algunos pros y contras de Cascada.
Pros:
- Tu equipo sabe exactamente lo que quiere y cuál es su objetivo final.
- Consideras todos los riesgos.
- Si tu proyecto está afectado por una industria regulada, siempre tienes que preparar documentación. Es fácil gestionar todos los documentos cuando conoces todas las etapas de un proyecto.
- Puedes incorporar rápidamente a un nuevo miembro del equipo porque es fácil entender qué hacer.
- Es fácil medir el progreso.
Contras:
- Una vez completada la etapa anterior, no puedes cambiarla. Funciona en ambos sentidos, porque si no has completado la etapa, no puedes pasar a la siguiente.
- Es difícil adaptarse a nuevos cambios porque el plan tiene una disposición estricta.
- Si no tienes una imagen completa de un proyecto antes de comenzar, no puedes hacer que Cascada funcione de manera adecuada.
- No funciona con proyectos que tienen que adaptarse y desarrollarse a través de retroalimentación.
2. Ágil
La metodología Ágil surge de la decepción con Cascada y se basa principalmente en la comunicación constante con los usuarios. Ágil se convirtió en el núcleo de toda la familia de metodologías, como Scrum, Kanban y otros marcos.
Dado que Ágil fue creado como una oposición a Cascada, es más flexible y basado en retroalimentación. Tales proyectos no comienzan con una planificación exhaustiva, el equipo simplemente divide todo el proyecto en pequeñas partes llamadas sprints. Cada sprint tiene una fecha límite y, al final de la fecha objetivo, el equipo Ágil recibe retroalimentación del cliente.
Así que, como puedes entender, el éxito de tal proyecto depende de la retroalimentación de los clientes, y si el cliente no puede dar una respuesta, sería difícil para el equipo Ágil manejar el proyecto de manera efectiva.
Dado que la metodología Ágil sigue siendo la más popular en la gestión de proyectos de hoy, aún tiene sus pros y contras:
Pros:
- Es flexible y siempre puedes adaptarte a la situación cambiante.
- Si no tienes un objetivo definido, lo obtienes paso a paso gracias a la retroalimentación de los clientes.
- Los proyectos Ágiles se dividen en sprints, por lo que tu proyecto probablemente no estará sobrecargado.
- No tienes que alcanzar un resultado perfecto desde el primer intento. Dado que las necesidades de tus clientes están cambiando, el resultado también tiene que cambiar.
- No tienes que tener en cuenta todos los riesgos porque si hay necesidad, puedes reorganizar el proyecto.
Contras:
- Si el equipo no está automotivado, será difícil para ellos terminar el sprint a tiempo.
- Ágil no es adecuado para proyectos que tienden a permanecer igual que al principio.
- Pueden ser difíciles y costosos de implementar si tienes plazos estrictos y nunca has utilizado tales métodos.
- El éxito de un proyecto no solo depende del equipo, sino también del propietario del producto y de los clientes.
Aquí, con Flowlu, puedes tener un vistazo más cercano a la gestión de proyectos Ágiles y ver cómo usarla. Dado que Ágil es una metodología compleja, hay más consejos y trucos sobre cómo implementarla y utilizarla. Para aprender a manejar Ágil, puedes consultar nuestro artículo esclarecedor.
3. PRINCE2
PRINCE2 (el acrónimo de Proyecto en Entorno Controlado) es un enfoque de Cascada tal cual. Antes de comenzar un proyecto, se deben definir objetivos, clientes objetivo y valores. Después, el proyecto se divide en partes. Se asigna un Gerente de Proyecto para cada parte del proyecto. Pero de todos modos, el gerente del proyecto tiene que informar a la junta del proyecto (un Propietario, Usuario Principal y Especialista Principal).
Dicho marco se basa en una gestión sólida y una estructura definida, por lo que no hay oportunidad de cambiar algo después de que el plan se ha confirmado. Dado que todo está claramente definido, cada persona en el equipo sabe qué hacer y se vuelve más fácil gestionar riesgos.
Pros:
- Adecuado para grandes proyectos de TI.
- Ofrece un resultado predecible al final.
- Los roles están claramente definidos y todo es controlado por una junta de proyecto y el gerente de proyecto.
- Dado que todo está estrictamente organizado y no hay múltiples rutas, puedes concentrarte en la calidad.
Contras:
- No funcionará con proyectos en constante cambio.
- Dado que todo está bien organizado y cada paso se informa a la junta de proyecto, los gerentes son libres de controlar al equipo como quieran.
- Tienes que proporcionar una gran cantidad de documentación.
4. Scrum
La metodología Scrum es parte de la familia Ágil. En realidad, Scrum no es una metodología completa, por lo que es mejor considerarla como un marco. Como se basa en Ágil, Scrum divide un proyecto en pequeñas partes (sprints) que duran de 1 a 2 semanas. El Equipo de Desarrollo es responsable de completar las tareas, mientras que el Scrum Master es responsable de la interacción entre el Equipo y el Propietario del Producto.
Además, hay otra parte esencial de un proyecto Scrum: reuniones regulares. Cada sprint incluye 4 reuniones regulares, también conocidas como ceremonias:
- Planificación del sprint.
- Reunión diaria.
- Revisión del sprint.
- Retrospectiva del sprint.
Scrum es el marco más popular entre la familia Ágil y por eso muchos de los software de CRM incluyen los fundamentos de Scrum. Aquí tienes cómo puedes usar Scrum con Flowlu:
Un tablero Scrum consiste principalmente en 4 columnas: “Por Hacer”, “En Progreso”, “Aprobación” y “Completado”. Puedes arrastrar de una columna a otra para que tu equipo y el Scrum Master vean tu progreso. Aparte de las columnas, también hay un rango de prioridad para saber qué tarea es mejor hacer primero.
Cada tarea tiene sus puntos de historia, así que al final del sprint puedes verificar el progreso de cada miembro del equipo.
Hemos preparado un excelente blog para ti: 7 libros que todo gerente de proyecto debería leer, donde puedes encontrar el libro escrito por el fundador del método Scrum.
Pros:
- Es flexible.
- El producto final tiende a tener mejor calidad debido a la retroalimentación regular.
- Fácil de rastrear el progreso.
Contras:
- Solo funciona con equipos pequeños (menos de 9 personas).
- Posibles cambios en el alcance.
- El éxito del proyecto depende en gran medida de la motivación del equipo.
5. Ruta Crítica
Ruta Crítica (o análisis) es uno de los primeros métodos de gestión de proyectos, como Cascada. El concepto principal es que divides el proyecto en pequeñas tareas y luego averiguas el orden en que deben completarse estas tareas. Cuando encuentres la más corta y la más larga, será tu ruta crítica para definir las actividades críticas de un proyecto.
En ese caso, para encontrar tu ruta crítica, deberías seguir estos pasos:
- Identifica las tareas clave de tu proyecto. Las tareas clave deben ayudarte a alcanzar tu objetivo.
- Calcula el tiempo que debes dedicar a estas tareas. Ten en cuenta que no puedes comenzar una nueva tarea antes de finalizar la anterior.
- Utiliza tus cálculos para determinar una ruta crítica. Cuando encuentres una ruta crítica, podrás identificar la manera más apropiada de alcanzar tu objetivo. La idea clave es que busques el camino más fácil sin omitir ningún paso esencial.
Los proyectos basados en métodos de ruta crítica utilizan hitos para rastrear el progreso. Esto ayuda a alcanzar el objetivo final paso a paso, alcanzando cada hito. Además, los hitos te ayudan a saber que una etapa está completada y debes pasar a la siguiente.
Pros:
- Los cálculos y gráficos pueden ayudarte a rastrear tu progreso fácilmente.
- El análisis preliminar te ayuda a visualizar todo y asignar tus recursos para concentrarte en las tareas prioritarias.
- Te enfocas en las actividades clave.
Hay algunas herramientas de Ruta Crítica que se presentan en Flowlu, como el Diagrama de Gantt.
Contras:
- Es demasiado complicado y principalmente se adapta a proyectos de TI.
- Es difícil gestionar el tiempo debido a plazos y tiempos inexactos.
6. Kanban
Kanban es un método basado en principios Ágiles, pero a diferencia de otros marcos de la familia Ágil, Kanban es más simple y no tan rígido. El núcleo de Kanban es un Tablero Kanban. Es simplemente un tablero de tareas que consta principalmente de “por hacer”, “en progreso”, “revisión” y “hecho”.
Kanban se volvió extremadamente popular durante la pandemia, porque la mayoría de las personas trabajaban de forma remota, lo que dificultaba el seguimiento del progreso, y el tablero Kanban ayudó a visualizar el flujo de trabajo.
Dado que Kanban se basa en Ágil, requiere retroalimentación para seguir avanzando. Esto permite que este marco sea flexible y se adapte a las necesidades del equipo y de los clientes. El tablero Kanban es una herramienta útil no solo porque puedes rastrear el proceso, sino porque puede ayudarte a entender dónde está el problema. Por ejemplo, si ves que una columna está sobrecargada de tareas, puedes definir y eliminar fácilmente el problema.
Algunos equipos están implementando límites en el Tablero Kanban. Si tienes límites, no puedes añadir más de una cantidad definida de tareas a cada columna.
Pros:
- Ayuda a visualizar el proceso.
- Funciona bien con cualquier proyecto.
- Flexible.
- Sencillo de implementar.
- Fácil de rastrear el tiempo requerido para cada tarea.
Contras:
- Funciona solo con equipos pequeños.
- Requiere un alto nivel de colaboración del equipo.
- Depende de la retroalimentación.
Para aprender cómo Flowlu utiliza la metodología Kanban y cómo puedes implementarla en tu flujo de trabajo, consulta nuestra publicación en el blog.
7. Lean
La metodología Lean fue creada en Japón y se basa en el valor de la eficiencia. Este marco puede ayudarte a hacer más gastando menos recursos. En resumen, Lean no es una metodología definida, no puede decirnos qué debemos hacer para alcanzar algo. Lean es más bien una lista de principios que pueden ayudarte a gestionar tu flujo de trabajo de manera eficiente.
Primero que nada, Lean establece tres procesos que pueden ayudarte a eliminar desperdicios:
- Muda, que te dice que elimines todo lo que no aporta valor a tu producto. Por ejemplo, ¿por qué tienes que informar cada etapa de un flujo de trabajo? ¿Tiene alguna importancia o es solo una pérdida de tiempo? Revisa tus acciones para eliminar todo lo irrelevante.
- Mura, que significa erradicar cualquier variedad que pueda confundirte. No necesitas sobrecargar tu producto, solo crea procesos estándar donde sea posible.
- Muri, que se trata de evitar sobrecargas. Si estás sobrecargado de tareas o proyectos, tu valor comenzará a disminuir porque no puedes mantener todo a la vez.
Como resultado, Lean se enfoca en entregar valor en lugar de productividad tóxica. Todo debe estar vinculado, y los valores fluyen horizontalmente a través del producto.
Pros:
- Tu equipo se enfoca en la calidad en lugar de la cantidad.
- Tendrás un mejor resultado a largo plazo.
- Los clientes estarán más satisfechos.
- Puede usarse para cualquier tipo de proyecto.
Contras:
- Requiere un plan predefinido.
- Eventualmente puedes eliminar una parte importante de un proyecto.
- Lean no puede establecer una estrategia clara.
8. Six Sigma
Six Sigma es un marco que busca reducir todo lo que puede llevar a un error. Así que el punto principal es definir las debilidades de un proyecto y deshacerse de ellas. Para que Six Sigma funcione, debes confiar en estadísticas y expertos en Six Sigma. Por lo tanto, los proyectos que utilizan el método Six Sigma son menos propensos a colapsar.
Six Sigma tiene algunos principios a seguir:
- Enfocarse en el beneficio del cliente.
- Encontrar un factor decisivo y eliminarlo.
- Colaborar con tus interesados.
- El sistema debe ser flexible para adoptar todos los cambios.
El marco de Six Sigma consta de dos metodologías:
- DMAIC se utiliza para mejorar procesos de negocio.
- DMADV se utiliza para crear nuevos productos, servicios y procesos.
Pros:
- Se puede aplicar a otra metodología.
- Mejora los resultados.
- Reduce errores y equivocaciones.
Contras:
- Requiere mucha planificación previa y estadísticas.
- Falta de flexibilidad y creatividad.
- Incapacidad para crear algo nuevo.
- Exceso de atención a la mejora de procesos en lugar de crecimiento y originalidad.
9. Metodología de programación extrema (XP)
Programación extrema (XP) es parte de la familia Ágil, lo que significa que es flexible y depende de la retroalimentación de los clientes. Y al igual que muchas otras metodologías, se basa en sus propios principios y valores.
Como su nombre indica, este marco fue creado como una práctica de programación. Simplemente, la programación extrema lleva al extremo las prácticas de programación ya existentes.
Valores de XP:
- Comunicación.
- Simplicidad.
- Retroalimentación.
- Coraje.
- Respeto.
La programación extrema evita fases prolongadas y se basa en pruebas y práctica. Una vez que terminas un paso, debes probar lo que has hecho. Además, XP no se basa en roles rígidos como algunas metodologías Ágiles. Pero de todos modos, XP tiene su propia distribución de roles y responsabilidades. Dado que se basa en la retroalimentación, los clientes juegan un papel importante en el flujo de trabajo.
Aparte de eso, hay programadores y coaches también. Y dado que sabemos quiénes son los programadores, ¿qué papel desempeñan los coaches en XP? Los coaches deben implementar prácticas en el flujo de trabajo y asegurarse de que los programadores sigan estas prácticas. Y por último, pero no menos importante, están los trackers, que deben recopilar estadísticas y métricas para mejorar todo el proceso de trabajo.
Pros:
- Mejores resultados.
- Cada miembro del equipo sabe qué hacer.
- Fácil de implementar cambios.
- Fases de trabajo cortas.
- El producto se prueba en cada etapa del proyecto.
Contras:
- El equipo debe estar motivado para la autogestión.
- Requiere mucho tiempo e inversión.
Otras Metodologías
Dado que se han mencionado todas las metodologías conocidas, vamos a descubrir algunos de los otros métodos que se pueden implementar en tu flujo de trabajo.
1. Desarrollo Rápido de Aplicaciones
RAD es un método de desarrollo basado en múltiples iteraciones y ciclos de prueba repetidos. Al igual que muchas otras metodologías flexibles, RAD requiere retroalimentación regular.
2. Marco de Proyecto Adaptativo (APF)
La figura clave en APF es el cliente. Sin su aprobación, no habrá siguiente etapa. Tal marco ayuda a mejorar las relaciones entre el equipo y el cliente y promete un mejor resultado. Siempre debes mejorar tu proceso basándote en la retroalimentación de los clientes, pero estas mejoras deben estar basadas en los resultados de las etapas anteriores.
3. Introducción de Nuevos Productos (NPI)
NPI es un marco simple que ayuda a llevar un producto desde su idea hasta su forma final. No es una metodología completa, sino un marco que define un primer paso en el desarrollo del producto.
4. Reingeniería Habilitada por Paquetes (PER)
PER es un marco que te ayuda a desarrollar tu estrategia y flujo de trabajo. Las organizaciones que buscan cambiar están implementando este marco para permanecer fieles a sus valores originales, pero al mismo tiempo volverse mejores.
5. Desarrollo Guiado por Características (FDD)
FDD es un marco basado en Ágil que gira en torno al desarrollo de características, como su nombre sugiere. En resumen, divide todo el flujo de trabajo en etapas cortas que proceden de manera iterativa para facilitar el trabajo en un gran equipo.
6. Proceso Unificado Racional (RUP)
RUP es otro método basado en Ágil que representa el ciclo de vida del producto repetido, dividido en cuatro estados. Las etapas se repiten hasta que el producto cumple con los requisitos. Las etapas incluyen: Inicio, Elaboración, Construcción y Transición.
7. PriSM
PriSM representa el desarrollo sostenible. Al implementar este marco, las empresas utilizan herramientas y métodos que ayudan no solo a lograr los objetivos del proyecto, sino también a reducir el impacto social y ambiental negativo.
8. Espiral
Espiral es un método que se ve principalmente como un diagrama en espiral. Cada bucle representa una fase del proceso de desarrollo de software. Este método ayuda a crear un prototipo de un producto para cada etapa y gestionar todos los riesgos antes de comenzar la producción.
Para Resumir
Hay muchos enfoques diferentes para la gestión de proyectos. Pero es importante recordar que el PMM es solo una herramienta para alcanzar el objetivo. No tienes que centrarte en una metodología, puedes mezclarlas y probar algo nuevo si sientes que no hay resultados. Primero, enfócate en tus valores y resultados, luego en los métodos.
Con Flowlu, puedes probar fácilmente algunos de los métodos de gestión de proyectos como Ágil, Kanban o Scrum. Para descubrir las útiles características de PM de Flowlu, lee nuestra reciente publicación en el blog.
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