Cómo Escribir un Informe de Gestión de Proyectos
Cualquier negocio, grande o pequeño, requiere una comunicación efectiva entre empleados y departamentos. Los informes regulares de gestión de proyectos permiten que el equipo vea la cantidad de trabajo completado, el estado de los componentes individuales del proyecto y el estado general del proyecto de manera más efectiva.
La presencia de varios tipos de canales de comunicación, como Flowlu y Slack, facilita el proceso, pero hay momentos en que se necesita un informe simple, por ejemplo, para las partes interesadas o comisiones. Vamos a descubrir qué incluye el informe de gestión de proyectos.
¿Qué Incluye un Informe de Gestión de Proyectos?
Los informes identifican problemas, reducen riesgos y aseguran que tú, como negocio, sigas el camino correcto para alcanzar los objetivos del proyecto. Los informes de estado de gestión de proyectos también son importantes para los clientes.
Les dan confianza de que su dinero se está distribuyendo adecuadamente y de que el proyecto se completará a tiempo. Existen varios tipos de informes de estado del proyecto:
- Informe semanal. Incluye una variedad de estadísticas y puede completarse en una hora si el cliente lo solicita;
- Informe mensual. Muestra el progreso general y el desarrollo del proyecto (presupuesto, costos, estado de los resultados y cualquier riesgo u obstáculo importante);
- Informes de estado trimestrales. Cubren períodos más largos (de 3 a 4 meses).
El contenido de datos del informe puede variar de un proyecto a otro. Sin embargo, cada uno de ellos debe incluir la siguiente información:
- Visión general;
- Hito del proyecto que demuestra la conclusión de actividades y el inicio de nuevas;
- Presupuesto disponible;
- Lista de tareas;
- Riesgos;
- Problemas;
- Medidas implementadas durante el proyecto;
- Decisiones y últimas actualizaciones del proyecto.
Si algo sale mal con el proyecto, el informe ayudará a tus colegas a entender qué salió mal y a eliminarlo lo más rápido posible. Como muestran las evaluaciones de las empresas, los sitios de reseñas de servicios de escritura pueden facilitar significativamente la generación de informes al proporcionar los informes más precisos.
Sin embargo, una de cada cuatro empresas prefiere usar software de gestión de proyectos especializado que les permite mantener todos los datos en un espacio seguro en la nube. Aquí están los pasos que debes seguir para escribir un buen informe de gestión de proyectos:
1. Asigna un Título al Informe
Puedes usar el nombre del proyecto para el informe. Si haces varios informes sobre un proyecto, puedes marcarlo con la fecha.
Por ejemplo:
Informe de Estado de Gestión de Proyectos 02/08.
2. Visión del Proyecto
Esta debe ser una breve explicación de qué trata tu proyecto y cuál es su principal propósito/visión. Expresa tus pensamientos de manera simple. Esta sección debe incluir 2-3 frases. Su objetivo es proporcionar información de forma condensada a aquellos que no tienen tiempo para leer el informe completo.
Por ejemplo:
Esperamos aumentar las ventas de materiales de construcción con la ayuda de este proyecto implementando una campaña de marketing por correo electrónico.
3. Estado del Proyecto (Según lo Programado, en Riesgo o Retrasado)
Encuentra una herramienta de gestión de proyectos que te permita mantener a tus colegas actualizados sobre el estado del proyecto y si todo va según lo planeado. Un método es usar un sistema de codificación de colores (marcas verdes - todo va según lo planeado, amarillo - algunas operaciones corren el riesgo de ser retrasadas, rojo - operaciones retrasadas).
Por ejemplo:
Estado del proyecto (resaltado con color verde): El diseño del correo electrónico gota a gota ha sido aprobado. Actualmente, no hay problema de presupuesto.
O, puedes añadir etiquetas e incluso crear tus propios campos personalizados con los estados específicos para tu negocio.
4. Presupuesto del Proyecto
Comparte los gastos planeados del proyecto y compáralos con los números reales. También podrías considerar incluir un porcentaje general gastado en el proyecto.
Por ejemplo:
62% gastado
($17,250.00 planeado vs. $10,850.00 real)
5. Las Tareas Completadas Esta Semana/Mes/Trimestre
Enumera las tareas que se han completado dentro del período especificado. Usa listas etiquetadas. También puedes incluir hipervínculos a fuentes necesarias, tablas, etc.
Por ejemplo:
- El equipo recibió aprobación para tres diseños de habitaciones de la casa [aquí puedes adjuntar un enlace a los diseños aprobados];
- El proyecto ha sido transferido al equipo de construcción,
- Las fechas de entrega de los materiales han sido finalmente confirmadas.
6. Cosas que se Planean Completar la Próxima Semana
Haz una lista de las tareas y hitos que tienes la intención de completar pronto. Usa listas etiquetadas aquí también.
Por ejemplo:
- Considerar el desarrollo de tres modelos de trabajos de acabado para salas de estar;
- Realizar control de calidad interno en los materiales proporcionados;
- Transferencia de todos los materiales necesarios para los trabajos de acabado a los constructores.
- Lunes: Aprobación de modelos de habitaciones
- Martes: Inicio del desarrollo de habitaciones
7. Problemas del Proyecto
En esta sección, puedes destacar los problemas que están impidiendo tu progreso.
Por ejemplo:
Si no recibimos comentarios del cliente, corremos el riesgo de perder el plazo determinado.
8. Secciones Adicionales (Opcionales)
Dependiendo del proyecto, también puedes incluir algunos elementos opcionales pero útiles en el informe:
- Enlaces al cronograma de tu proyecto;
- Referencias a los resultados del proyecto en una fase relevante;
- Agradecimientos a los miembros del equipo;
- Enlaces a tendencias de la industria.
Cómo Crear un Informe de Estado del Proyecto en Flowlu
La plataforma de gestión empresarial Flowlu te permite generar informes basados en las etapas y hitos del proyecto indicados, así como informes de hitos.
- Ve a la página de tu proyecto y navega hasta la pestaña Estructura de Trabajo.
- Haz clic en el botón de tres puntos cerca de la barra de progreso del proyecto y selecciona la opción para exportar el informe en formato Microsoft Word.
- Abre el informe en Word o Google Docs. Flowlu añade automáticamente el nombre del proyecto, la fecha actual, el gerente del proyecto y el cliente. Además, puedes ver todas las etapas y hitos con informes en tu documento.
- El documento puede ser editado y complementado con cualquier información que desees, como enlaces a otros recursos o notas importantes.
Conclusión
No necesitas informar el estado de tu proyecto desde cero cada vez. Hay software que te permite no solo crear, sino también compartir plantillas existentes con el equipo.
Cabe señalar que no debes retrasar la preparación de un informe de gestión de proyectos hasta el último minuto. Comienza a trabajar en él y añade información a medida que los eventos suceden en tiempo real. Si alguien pide un informe inmediato sobre el estado del proyecto, siempre tendrás algún material para mostrar.
Un Informe de Gestión de Proyectos es un documento formal que proporciona una visión general del estado, progreso y aspectos específicos de un proyecto. Se utiliza para comunicar información clave a las partes interesadas, miembros del equipo y clientes.
Estos informes son cruciales para rastrear el progreso de un proyecto, identificar posibles problemas desde el principio, gestionar riesgos y asegurar que el proyecto esté alineado con sus objetivos y plazos.
Un informe típico incluye una visión general, hitos del proyecto, información presupuestaria, una lista de tareas completadas y pendientes, riesgos e problemas identificados, y cualquier decisión o actualización realizada durante el proyecto.
La frecuencia puede variar dependiendo de las necesidades del proyecto y los requisitos de las partes interesadas, pero puede variar desde informes semanales, mensuales a trimestrales.
