Cómo Gestionar las Comunicaciones del Proyecto en Crisis
La comunicación es crítica durante una crisis. Mantén a tu equipo informado sobre lo que está sucediendo y qué cambios necesitan hacerse en el proyecto. Una vez que tengas una buena comprensión de la situación, puedes comenzar a planificar cómo gestionar las comunicaciones del proyecto en una crisis con tu equipo y partes interesadas.
¿Cuáles son los Beneficios de las Comunicaciones Efectivas en Crisis?
Las comunicaciones efectivas en crisis pueden ayudarte a superar muchos problemas. Por ejemplo:
- Ayudar a mantener un proyecto en curso proporcionando información oportuna y precisa a todas las partes interesadas;
- Prevenir o mitigar problemas potenciales al anticiparse a rumores y desinformación;
- Ayudarte a construir confianza con el público y otras partes interesadas.
Las Mejores Maneras de Gestionar Comunicaciones de Proyecto en Crisis
Cuando ocurre una crisis, debes ser capaz de gestionar diferentes canales y asegurar que todos estén comprometidos. Aquí hay algunos consejos para gestionar comunicaciones de proyecto en una crisis:
1. Mantén a Tu Equipo de Proyecto Informado
Asegúrate de que tu equipo de proyecto esté consciente de lo que está sucediendo y que tengan la información más reciente. Manténlos actualizados sobre cualquier cambio.
2. Identifica el Problema
Antes de comenzar a gestionar las comunicaciones del proyecto, necesitas definir el problema. ¿Cuál es el problema? ¿Qué se debe hacer al respecto? Una vez que tengas un firme entendimiento de la situación, puedes comenzar a elaborar una estrategia.
Esto podría involucrar enviar actualizaciones a las partes interesadas, establecer un protocolo de comunicación o configurar una dirección de correo electrónico dedicada o una línea directa para consultas. Sea lo que hagas, asegúrate de permanecer calmado y enfocado.
3. Establece Objetivos Claros
Los objetivos claros son clave cuando se trata de gestionar comunicaciones en una crisis. Debes evaluar la situación con precisión y determinar el mejor curso de acción. Esto puede incluir emitir una declaración, enviar un correo masivo o realizar una conferencia de prensa.
Tus objetivos deben ser claros y concisos, y todos los involucrados en el proyecto deben entenderlos. Asegúrate de mantener a todos actualizados sobre los últimos desarrollos. Asegura que cualquier mensaje sea consistente en todas las plataformas.
4. Identifica Tu Audiencia
Uno de los pasos más importantes en la gestión de comunicaciones de proyecto en una crisis es identificar tu audiencia. ¿Con quién necesitas comunicarte y qué necesitan saber? Tu audiencia puede incluir al equipo de proyecto, partes interesadas, medios de comunicación y el público. Cada audiencia tendrá diferentes necesidades.
Esto significa que necesitarás adaptar tus comunicaciones en consecuencia. No debes hacer que las personas se sientan abrumadas con información o confundidas con demasiados detalles en el flujo de trabajo. Si no estás seguro de cómo hacer que tus documentos de texto para empleados sean lo más concisos e informativos posible, busca ayuda en los mejores sitios de redacción de ensayos y escritura personalizada.
Por ejemplo, los medios de comunicación pueden necesitar información sobre la crisis y cómo está afectando al proyecto. El equipo de proyecto puede necesitar actualizaciones sobre la situación e instrucciones sobre cómo proceder. Y el público puede querer saber que estás actuando y que pueden confiar en ti para manejar la situación.
5. Desarrolla un Plan de Comunicación
Cuando se trata de gestionar comunicaciones de proyecto en una crisis, es importante tener un plan en marcha. Esto ayudará a asegurar que todos los involucrados estén al tanto de lo que está sucediendo y que la información correcta llegue a las personas adecuadas. Aquí te explicamos cómo puedes desarrollar un plan de comunicación:
- Establece líneas claras de comunicación. Esto significa asegurar que todos los involucrados en el proyecto tengan una persona de contacto a la que puedan acudir con preguntas;
- Mantén a todos informados. Esto incluye enviar actualizaciones sobre la situación y mantener a los miembros del equipo informados sobre cualquier cambio o desarrollo;
- Utiliza una herramienta de comunicación accesible para todos. Puede ser un sistema de mensajería en línea, correo electrónico, etc.;
- Desarrolla un protocolo de comunicación. Es un conjunto de directrices que delinean cómo te comunicarás durante una crisis. Por ejemplo, puedes decidir comunicarte por correo electrónico o establecer horarios específicos para llamadas de conferencia. Si estás utilizando una solución de gestión del conocimiento en línea, entonces puedes usarla para registrar directrices y otra información relevante para tu equipo.
6. Implementa el Plan
¿Qué se debe hacer cuando llega el momento de implementar un plan de comunicación? Aquí hay algunos consejos:
- Asegúrate de que todos los involucrados estén al tanto del plan y de su papel en él;
- Mantén las líneas de comunicación abiertas y asegura que todos estén actualizados;
- Mantén la calma y prepárate para manejar situaciones difíciles;
- Cumple tus compromisos y sé transparente con tus partes interesadas;
- Mantén una actitud positiva y sé paciente mientras las cosas vuelven a la normalidad.
7. Evalúa y Ajusta el Plan
Después de crear un plan que describe cómo te comunicarás con las partes interesadas del proyecto durante una crisis, es importante evaluarlo y ajustarlo. Cosas como nuevos desarrollos o cambios en el cronograma del proyecto pueden impactar cómo necesitas comunicarte con las partes interesadas. También es importante ser flexible y adaptable en una crisis.
La situación puede cambiar. Puedes necesitar cambiar tu plan sobre la marcha. Estar preparado para cualquier cosa te permitirá manejar lo que venga en tu camino.
Conclusión
Cuando se trata de gestionar comunicaciones de proyecto en una crisis, es importante tener un plan en vigor. Siguiendo los pasos enumerados anteriormente, puedes crear e implementar una estrategia efectiva que te ayudará a mantener a tu equipo y proyecto en curso.
El primer paso es mantener a tu equipo de proyecto informado sobre la situación actual y cualquier cambio inmediato requerido en el proyecto.
Una comunicación efectiva en crisis puede ayudar a mantener el proyecto en curso, prevenir o mitigar posibles problemas abordando rumores y desinformación, y construir confianza con las partes interesadas y el público.
Las estrategias clave incluyen identificar el problema, establecer objetivos claros, comprender a tu audiencia, desarrollar un plan de comunicación integral y estar preparado para adaptar el plan a medida que la situación evoluciona.
La expansión del alcance se puede prevenir definiendo claramente el alcance del proyecto, manteniendo líneas de comunicación abiertas y asegurando que cualquier cambio sea formalmente aprobado por todas las partes interesadas.
