Consejos para agencias que quieren dominar la gestión de proyectos

Musfiqur Rahman

Escritor

11 de noviembre de 2024

16 min read

La gestión de proyectos es el corazón del flujo de trabajo y los resultados de una agencia. Un gerente de proyectos supervisa todo lo que sucede en la empresa, y descuidar esta parte puede ser fatal para los proyectos.

No importa el tipo de agencia en la que trabajes, la gestión de proyectos es extremadamente importante. Previene errores, permite una producción más rápida y garantiza que todo se mantenga dentro del presupuesto.

Mucho puede salir mal sin integrar la gestión de proyectos en una agencia. Mientras tanto, dominarla es altamente beneficioso. En esta guía, explicamos algunos consejos útiles para una agencia de marketing digital que busca dominar la gestión de proyectos.

Importancia de un Gerente de Proyectos

¿Las agencias necesitan un gerente exclusivo para los proyectos? ¿No pueden los miembros del equipo manejar todo sin problemas por sí mismos? Por mucho que lo desees, es casi imposible que todo funcione perfectamente en la agencia sin un gerente de proyectos.

Un gerente de proyectos es responsable de garantizar que el equipo trabaje en conjunto sin cometer errores. Puede crear directrices o estrategias específicas para que los proyectos tengan éxito.

Además, el gerente de proyectos también se encarga de la comunicación con los clientes durante los proyectos. Revisa las demandas de los clientes y la agencia las entrega a tiempo. También puede:

• Prevenir plazos incumplidos (junto con un supervisor de registros de trabajo)

• Mantener el presupuesto y los gastos del proyecto bajo control (55% de los gerentes de proyectos creen que el exceso de presupuesto es la principal razón de los fracasos)

• Analizar los informes y el rendimiento de cada miembro del proyecto

• Negociar con los clientes sobre diferentes factores relacionados con el proyecto

• Asegurarse de que los miembros y los superiores estén actualizados sobre el progreso mediante anuncios y correos electrónicos

• Supervisar el uso de herramientas y maquinaria (en agencias específicas) necesarias para el proyecto

Sí, puede que tengas personas a cargo de uno (o más) de los factores anteriores. Sin embargo, un gerente de proyectos unifica todos estos aspectos y debe estar presente en todas partes.

Consejos Paso a Paso para Dominar la Gestión de Proyectos

Un proyecto incluye varios pasos, desde el acuerdo con el cliente hasta la entrega confirmada y aprobada del producto. Hacer cada paso correctamente es necesario para un resultado casi perfecto o perfecto.

Veamos cómo tu agencia puede dominar la gestión de proyectos en cada paso presentándote el proceso.

Estructuración de Procesos y Documentación

La estructuración de los procesos y la documentación de la agencia es la fase de preparación. Es un paso previo al primer paso para garantizar que todo se mantenga dentro de una guía cuando comience el proyecto.

Crear un proceso de agencia y directrices para los proyectos puede incluir lo siguiente:

• Construir una jerarquía de gestión y autoridad

• Crear un flujo de trabajo que se alinee con el tipo de agencia y los proyectos

• Identificar objetivos, incluidos los de la empresa, el equipo y los individuales

• Crear plantillas para varios pasos, incluidas presentaciones, documentación, etc.

• Integrar herramientas y software de gestión de proyectos y prepararlos

• Seleccionar un enfoque de gestión de proyectos más adecuado para la agencia

Asegúrate de no dejar que tu equipo tome la iniciativa y trabaje en proyectos sin supervisión. Esto solo allanará el camino para problemas. Es obligatorio un proceso adecuado para que todos lo sigan, y el gerente de proyectos garantiza que esté listo antes de que comiencen los proyectos.

Propuestas y Seguimientos con Clientes

Después de que tu agencia llegue a un acuerdo con un cliente sobre las demandas de ambas partes, el proyecto comienza. Después de eso, pueden seguir los procesos a continuación:

• El gerente de proyectos creará el alcance del proyecto. Es el momento en que todos entienden sus tareas, responsabilidades, recursos necesarios y estrategia.

• El equipo del cliente creará un cronograma inicial, un costo aproximado y detalles del producto o servicio (para mostrárselos al cliente y cerrar el acuerdo en el siguiente paso).

• Agregar la información necesaria y los detalles del alcance del proyecto en las aplicaciones o sitios de gestión de proyectos.

Onboarding Exitoso del Cliente

El onboarding del cliente es vital no solo para el proyecto en cuestión, sino también para cualquier colaboración futura. Manejar esta etapa correctamente puede llevar a una colaboración saludable y a una experiencia del cliente satisfactoria.

Durante el onboarding, el gerente de proyectos y el equipo deben:

• Crear un plan de onboarding personalizado para cada cliente

• Entender y discutir las necesidades y demandas de los clientes

• Recopilar información del cliente sobre los problemas que enfrenta

• Familiarizar al cliente con las características del servicio o producto, el flujo de trabajo de tu agencia y los procedimientos habituales de reuniones iniciales

• Establecer expectativas claras (especialmente si el cliente tiene metas poco realistas, lo cual es normal, ya que puede no estar familiarizado con el producto).

• Actualizar a todos los involucrados, incluidos los miembros del proyecto y los clientes, para que todos estén alineados.

Planificación (Si es Necesario)

En la mayoría de las agencias, ya habrías creado un plan durante la fase de propuesta al cliente (o incluso antes). El alcance del proyecto y el flujo de trabajo que creó el gerente de proyectos ya son parte de la planificación.

Sin embargo, en algunos casos y agencias, puede ser necesaria más planificación después del onboarding del cliente. Esta es la fase en la que comprendes completamente las expectativas del cliente. Por lo tanto, incluso puedes redefinir tu plan ya elaborado.

Los gerentes de proyectos también tendrán que agregar el costo del proyecto (después de calcularlo) y los cronogramas del equipo al alcance del proyecto en esta fase.

Incluso si crees que no es necesario otro plan, recomiendo encarecidamente revisar el plan que creaste anteriormente. Puede que encuentres aspectos para corregir o modificar.

Proyecto en Curso y Cumplimiento del Proceso

¿Recuerdas el proceso y el alcance creados por el gerente de proyectos anteriormente? Esta es la fase en la que se asegura de que los miembros del equipo lo sigan correctamente. También observará los gastos y cada paso del proceso.

Los errores son comunes y pueden surgir problemas en cualquier momento. Los gerentes de proyectos garantizan que tales cosas no pasen desapercibidas y las resuelven rápidamente. Además de estas tareas, también deben hacer lo siguiente:

• Actualizar a los clientes sobre el progreso del proyecto

• Supervisar las cargas de trabajo y los horarios

• Asegurarse de que se cumplan todas las metas y objetivos definidos anteriormente por el gerente de proyectos

Como puedes entender, esta es la parte central del proyecto. Por lo tanto, el gerente de proyectos y otros gerentes deben garantizar una colaboración y comunicación adecuadas.

Esta colaboración se da entre varias personas y equipos dentro de la agencia, socios de la agencia, clientes, proveedores, etc.

Garantizan que cada miembro del equipo tenga una carga de trabajo equitativa y que nadie asuma más de lo que debería. Ahora usan diferentes software de gestión de proyectos para dicha distribución. Estas herramientas también les ayudan en sus tareas y responsabilidades.

Finalización y Entrega

Una vez que el proyecto esté terminado y los entregables estén listos, es hora de entregarlos a los clientes. Esta fase no es tan simple como muchos piensan. La gestión de proyectos relacionada con la entrega incluye:

• Asegurarse de que la entrega se realice correctamente. No siempre se trata de entregar un archivo. También puede ser la entrega de productos en masa. Dependiendo de la agencia, este método de entrega puede variar e incluir varios pasos. El gerente de proyectos supervisa todo el proceso.

• Analizar el rendimiento del proyecto. Se verifica si el equipo obtuvo el resultado deseado y alcanzó los KPI.

• Pagar a cualquier proveedor u otra parte externa (por ejemplo, el transporte de la entrega)

• Confirmar el pago del cliente

• Responder a cualquier pregunta del cliente sobre el producto y la factura verificando los gastos del proyecto.

Comentarios

Después del análisis del rendimiento del proyecto, es hora de revisarlo. Además de los informes, el gerente de proyectos tomará comentarios de cada miembro del equipo.

El objetivo de esta fase no es culpar a alguien o a un equipo por haber hecho algo mal. Es mejorar el rendimiento del equipo y crecer como conjunto.

Metodologías de Gestión de Proyectos: Pros y Contras

Existen varias metodologías de gestión de proyectos, y elegir la correcta es clave para el éxito. Un gerente de proyectos debe conocer en detalle cada metodología para implementar la más adecuada. Déjame mostrar sus pros y contras a continuación:

Mejor Software de Gestión de Proyectos

El software de gestión de proyectos es una necesidad urgente para cualquier agencia. El 77% de los proyectos de alto rendimiento a nivel mundial utilizan este tipo de software. Ayudan a automatizar algunas cargas de trabajo, facilitan seguir cronogramas y plazos, y mucho más. Aquí tienes algunas herramientas populares que puedes usar:

• Flowlu: Es una plataforma de gestión de proyectos todo en uno diseñada para agencias. Combina seguimiento de proyectos, gestión de clientes y herramientas de presupuesto en una única solución. Sus avanzadas funciones de informes y colaboración ayudan a los equipos a mantenerse alineados, siendo una gran opción para agencias que gestionan múltiples proyectos complejos.

• Trello: Tiene una interfaz increíble con tarjetas, tableros, listas, resultados estadísticos, cronogramas, etc. Puedes usar esta herramienta para verificar el progreso del proyecto en cualquier momento.

• Jira: Jira es adecuado para equipos de desarrollo de software que necesitan probar y corregir errores.

• Asana: Asana permite asignar tareas a los miembros y comunicarte con ellos. También cuenta con una herramienta de recordatorio de plazos y visualización de informes detallados. Personalmente, usé y me encantó esta herramienta.

• Monday.com: Monday.com ofrece programación de tareas, asignación de tareas, informes con gráficos, integración con otras aplicaciones y sitios necesarios, y mucho más. Incluso tiene una aplicación para smartphones.

• ClickUp: Además de mapas de ruta, informes y tableros Scrum, ClickUp también cuenta con una útil función de arrastrar y soltar.

La mayoría de estas herramientas son gratuitas para uso personal. Sin embargo, recomiendo optar por sus opciones de pago para la gestión de proyectos tanto a pequeña como a gran escala.

Conclusión

La gestión de proyectos incluye muchos pasos y tareas. Sin embargo, es imprescindible para el éxito de una agencia. Esta industria ha estado creciendo constantemente y se espera que crezca hasta un 33% para 2027.

Dominar la gestión de proyectos no se trata solo de procesos, sino de usar las herramientas adecuadas para dar vida a esos procesos. Flowlu es una opción poderosa en la que las agencias pueden confiar para simplificar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y entregar proyectos con precisión.