Guía definitiva de gestión de proyectos para organizaciones sin ánimo de lucro

Paul Burke

Escritor senior

10 de julio de 2024

23 min read

Nos adentraremos en los elementos clave esenciales del software de gestión de proyectos para ONGs u organizaciones sin fines de lucro para explorar los desafíos únicos que demandan directrices de gestión personalizadas. Sin embargo, esta guía busca simplificar el proceso dándote algunas ideas y sugerencias sobre cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos para organizaciones sin fines de lucro.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos es la forma disciplinada de guiar a un pequeño grupo de personas hacia la realización de ciertos objetivos definidos por restricciones de tiempo, alcance y presupuesto. Puedes completar el trabajo correctamente, a tiempo y dentro del presupuesto mientras mantienes tu cordura. Tu capacidad mental, junto con otros recursos, talentos, herramientas y estrategias, hace que todo funcione sin problemas.

Existen varios tipos de software de gestión de proyectos, incluyendo software de escritorio, basado en web, integrado y cliente-servidor. La cantidad de personas involucradas y el número y tamaño de los proyectos determinan qué tipo usar.

Las áreas principales de la gestión de proyectos son planificación, documentación, ejecución y comunicación. La planificación implica definir los objetivos de un proyecto e identificar las tareas que se deberán realizar para alcanzar los objetivos. La documentación es el componente de registro del proyecto. La ejecución es donde se realiza el trabajo real. La comunicación asegura que todos los miembros del proyecto estén al tanto del progreso del proyecto. El gerente de proyecto coordina y controla estos elementos; asigna las tareas y asegura que el proyecto esté en el cronograma y dentro del presupuesto.

Beneficios de las Herramientas de Gestión de Proyectos para Organizaciones sin Fines de Lucro

Adoptar herramientas de gestión de proyectos puede traer numerosos beneficios a las organizaciones sin fines de lucro, permitiéndoles operar de manera más efectiva y lograr sus misiones. Aquí hay algunas ventajas clave:

• Mejora de la Eficiencia: Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a agilizar procesos y reducir la carga administrativa. Las funciones de gestión de tareas automatizadas, programación y seguimiento del tiempo permiten que los equipos se concentren en actividades de alto impacto en lugar de en tareas administrativas.

• Mejora de la Colaboración: Estas herramientas proporcionan plataformas para que los miembros del equipo se comuniquen, compartan documentos y colaboren en tiempo real, independientemente de su ubicación. Esto fomenta un ambiente colaborativo, asegurando que todos estén alineados y trabajando juntos de manera efectiva.

• Mejor Gestión de Recursos: Con funciones como presupuestación, seguimiento financiero y asignación de recursos, las herramientas de gestión de proyectos ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a gestionar sus recursos de manera más eficiente. Esto asegura que los fondos se usen efectivamente y que los proyectos se completen dentro del presupuesto.

• Aumento de la Responsabilidad y Transparencia: Las herramientas de gestión de proyectos proporcionan visibilidad del progreso del proyecto y de las contribuciones individuales. Esta transparencia mejora la responsabilidad entre los miembros del equipo y ayuda a construir confianza con los stakeholders y donantes.

• Toma de Decisiones Basada en Datos: Las funciones de informes y análisis en las herramientas de gestión de proyectos proporcionan valiosos insights sobre el rendimiento del proyecto. Las organizaciones sin fines de lucro pueden usar estos datos para tomar decisiones informadas, optimizar procesos y demostrar impacto a los donantes y stakeholders.

• Escalabilidad y Flexibilidad: Estas herramientas pueden escalar con el crecimiento de la organización y adaptarse a las necesidades cambiantes. Ya sea gestionando un pequeño proyecto o una iniciativa grande y compleja, las herramientas de gestión de proyectos ofrecen la flexibilidad para manejar varios escenarios.

• Mejora en la Gestión de Donantes: Muchas herramientas de gestión de proyectos incluyen funciones para la gestión de donantes y recaudación de fondos, ayudando a las organizaciones sin fines de lucro a construir y mantener relaciones sólidas con los donantes. Esto puede llevar a campañas de recaudación de fondos más exitosas y a un apoyo sostenido.

Al implementar las mejores prácticas de gestión de proyectos y utilizar herramientas eficaces, las organizaciones sin fines de lucro pueden aumentar su eficiencia operativa, mejorar los resultados de los proyectos y lograr mejor sus misiones.

Características Clave del Software de Gestión de Proyectos

Hablemos sobre lo que hace que el software de gestión de proyectos sea tan valioso para las organizaciones sin fines de lucro. Al elegir un software de gestión de proyectos para ONG, es crucial encontrar características que se alineen con las necesidades únicas de estas organizaciones. Estas características ayudan a garantizar que todo funcione sin problemas y pueden marcar una diferencia significativa en el logro de tus objetivos.

1. Gestión de Tareas

Una gestión de tareas eficaz es esencial para mantener los proyectos en marcha y aumentar la productividad. Con las funciones de gestión de tareas, puedes:

• Crear, asignar y priorizar tareas
• Establecer plazos y recordatorios
• Rastrear el progreso con herramientas visuales como tableros Kanban y diagramas de Gantt
• Asegurarte de que los miembros del equipo sean responsables y estén enfocados en sus responsabilidades

2. Seguimiento de Tiempo

Las funciones de seguimiento de tiempo ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a usar sus recursos de manera inteligente. Al monitorear cómo se gasta el tiempo en varias tareas y proyectos, puedes:

• Optimizar la asignación de recursos
• Identificar actividades que consumen mucho tiempo y que pueden necesitar simplificación
• Asegurar que los proyectos se mantengan dentro del cronograma planificado
• Informar con precisión sobre la inversión de tiempo a los interesados y financiadores

3. Herramientas de Colaboración

Las herramientas de colaboración mejoran la comunicación y el trabajo en equipo, lo cual es vital para el éxito de los proyectos sin fines de lucro. Estas herramientas permiten a los miembros del equipo:

• Comunicarse en tiempo real a través de chats y foros de discusión
• Compartir archivos y documentos de manera segura
• Coordinar esfuerzos en diferentes ubicaciones y zonas horarias
• Fomentar una cultura colaborativa, asegurando que todos estén alineados e informados

4. Informes y Análisis

Las funciones de informes y análisis proporcionan valiosos conocimientos sobre el rendimiento del proyecto. Con estas herramientas, puedes:

• Generar informes detallados sobre varios aspectos del proyecto
• Analizar datos para identificar tendencias, fortalezas y áreas de mejora
• Tomar decisiones basadas en datos para optimizar los resultados del proyecto
• Demostrar impacto y transparencia a donantes e interesados

5. Gestión de Donaciones y Donantes (Opcional)

Las funciones de gestión de donaciones y donantes son cruciales para mantener relaciones sólidas con los donantes y asegurar financiamiento. Estas características te ayudan a:

• Gestionar información e interacciones con donantes
• Rastrear campañas de recaudación de fondos y su progreso
• Segmentar donantes para una comunicación dirigida
• Mejorar la retención y el compromiso de los donantes

6. Gestión Presupuestaria y Financiera

La gestión presupuestaria y financiera asegura transparencia y responsabilidad en el manejo de fondos. Estas características te permiten:

• Planificar y monitorear presupuestos para varios proyectos
• Rastrear gastos y transacciones financieras
• Generar informes financieros para los interesados
• Asegurar el cumplimiento de regulaciones financieras y requisitos de los donantes

7. Flujos de Trabajo Personalizables

Los flujos de trabajo personalizables permiten a las organizaciones adaptar los procesos de gestión de proyectos a sus necesidades específicas. Esta flexibilidad ayuda a:

• Optimizar procesos organizacionales únicos
• Automatizar tareas repetitivas para ahorrar tiempo
• Adaptarse rápidamente a los requisitos cambiantes del proyecto
• Asegurar que los flujos de trabajo estén alineados con los objetivos y estrategias organizacionales

8. Capacidades de Integración

Las capacidades de integración permiten que el software de gestión de proyectos se conecte con otras herramientas y plataformas que usas. Esta función te ayuda a:

• Sincronizar datos entre diferentes aplicaciones
• Aumentar la productividad reduciendo la entrada manual de datos
• Asegurar una colaboración continua entre varias herramientas
• Crear un ecosistema tecnológico cohesivo que respalde tus operaciones

9. Accesibilidad Móvil

La accesibilidad móvil asegura que los miembros del equipo puedan acceder a las herramientas de gestión de proyectos en movimiento. Con funciones móviles, puedes:

• Mantenerte conectado y productivo desde cualquier lugar
• Gestionar tareas y comunicarte en tiempo real
• Asegurar que los equipos de campo y los trabajadores remotos estén integrados en las actividades del proyecto
• Aumentar la flexibilidad y la capacidad de respuesta general

Juntas, estas características ayudan a las organizaciones benéficas a lograr sus misiones de manera más efectiva al mejorar la eficiencia, la comunicación y proporcionar valiosos conocimientos. Al elegir una aplicación de gestión de proyectos con estas capacidades, las organizaciones sin fines de lucro pueden simplificar sus operaciones y centrarse en tener un impacto positivo en sus comunidades.

El Mejor Software de Gestión de Proyectos para Organizaciones Sin Fines de Lucro

Elegir el software de gestión de proyectos perfecto para las organizaciones sin fines de lucro es crucial porque ayuda a realizar tareas de manera más eficiente, trabajar de forma más inteligente y enfrentar proyectos como un profesional. Hay muchas opciones, por lo que encontrar una que sea adecuada para las organizaciones benéficas es esencial.

Consulta la guía a continuación para obtener una visión general de las mejores opciones de software de gestión de proyectos para organizaciones sin fines de lucro. Esta guía cubre sus características únicas, precios y para quién están diseñadas. Ya sea que seas una pequeña organización benéfica o una organización más grande, estas herramientas pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos de manera más eficiente.

Pequeñas Organizaciones Sin Fines de Lucro

Encontrar herramientas de gestión de proyectos asequibles pero poderosas es clave para las pequeñas organizaciones sin fines de lucro. Las siguientes opciones ofrecen una gama de características que pueden ayudar a las pequeñas organizaciones a gestionar sus proyectos de manera efectiva sin romper el presupuesto.

Las opciones incluyen:

• Trello
• Freedcamp
• Asana

Trello

¿Has oído hablar de Trello? Es una herramienta genial de gestión de proyectos que utiliza tarjetas y tableros para ayudar a los equipos a organizar tareas visualmente. Es simple y flexible, lo que la hace perfecta para pequeñas organizaciones benéficas.

Características Únicas:

• Visualización del estado del proyecto con tableros, listas y tarjetas
• Reordenación de tareas personalizable a través de un mecanismo intuitivo de arrastrar y soltar
• Integrar y optimizar tus operaciones

Planes de Precios:

• Plan Gratuito: Proporciona características adecuadas para un equipo pequeño.
• Plan Estándar: $5 por usuario/mes con listas de verificación avanzadas y campos personalizados.
• Plan Premium: $10 por usuario/mes con características como vista de calendario y controles administrativos.

Público Objetivo:

• Pequeñas organizaciones benéficas que requieren una herramienta gráfica de gestión de proyectos fácil de usar, con capacidad de personalización de tareas.

Freedcamp

Freedcamp también es una elección maravillosa. Ofrece una multitud de herramientas de gestión de proyectos que muchas organizaciones benéficas necesitan más allá de la simple gestión de tareas. ¡Así que échale un vistazo!

Características Únicas:

• Subtareas y hitos, gestión de tareas completa
• Interacciones como discusiones, intercambio de archivos y control de tiempo
• Integraciones con Google Drive, Dropbox y otras plataformas principales

Planes de Precios:

• Plan Gratuito: Para gestión de proyectos con características fundamentales.
• Plan Básico: $1.49 por usuario/mes más almacenamiento.
• Plan Empresarial: $7.49 por usuario/mes con características profesionales, incluidos plantillas de proyectos y CRM integrado.

Público Objetivo:

• Todas las pequeñas organizaciones sin fines de lucro que necesitan un sistema de gestión de proyectos en línea completo para colaborar y mantener a todos en línea.

Asana

Asana es una plataforma robusta y completa de gestión de proyectos diseñada para ayudar a equipos diversos a planificar, organizar, coordinar y gestionar eficientemente todo el trabajo desde la concepción hasta la finalización. Es especialmente adecuada para pequeñas organizaciones sin fines de lucro con recursos limitados que necesitan integrar proyectos y tareas complejas entre grupos dispersos y calendarios.

Características Únicas:

• Seguimiento de tareas y proyectos con cronogramas y tableros personalizables
• Plantillas para simplificar la automatización de flujos de trabajo repetitivos
• Más de 100 integraciones, incluidas herramientas como Microsoft Teams, Slack y Google Workspace para optimizar la colaboración entre aplicaciones

Planes de Precios:

• Plan Básico Gratuito: Soporta hasta 15 usuarios para la coordinación fundamental.
• Plan Premium: Desbloquea vistas avanzadas de cronograma y reportes a $10.99 mensuales por usuario.
• Plan Empresarial: Ofrece herramientas como gestión de metas y opciones sofisticadas de integración por $24.99 por usuario/mes.

Público Objetivo:

• Asana equipa a pequeñas organizaciones benéficas que realizan programas multifacéticos con presupuestos ajustados, proporcionando visibilidad y control en todas las fases de su importante trabajo.

ONGs de Tamaño Medio a Grande

Las ONGs de tamaño medio a grande requieren un sistema avanzado de gestión de proyectos para manejar todas sus tareas complicadas. Estas organizaciones necesitan herramientas con características avanzadas, integraciones extensivas y soporte robusto para gestionar sus proyectos de manera eficiente y realizar las tareas correctamente. Aquí hay algunas de las mejores opciones de programas de gestión de proyectos para ONGs de tamaño medio a grande.

Las opciones incluyen:

• Celoxis
• Basecamp
• ClickUp
• Teamwork

Celoxis

Celoxis es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno para gestionar proyectos complejos y grandes equipos de manera eficiente. Incluye muchas herramientas ingeniosas para la planificación, el seguimiento y el trabajo en equipo.

Características Únicas:

• Gráficos de Gantt incorporados y asignación de recursos para una planificación de proyectos más avanzada
• Seguimiento y elaboración de informes de proyectos en tiempo real
• Flujos de trabajo de tareas y personalizaciones de paneles de control
• Conexión con más de 400 aplicaciones, incluyendo Google Drive, Microsoft Project y Salesforce

Planes de Precios:

• Plan Manager: $25 por usuario/mes, facturado anualmente
• Plan Team Member: $15 por usuario/mes, facturado anualmente, más complementos
• Plan On-Premise: Contactar para obtener precios

Público Objetivo:

• ONGs grandes o organizaciones de tamaño medio que buscan una solución de gestión de proyectos a gran escala con amplia personalización e integración.

Basecamp

Basecamp es una herramienta popular de gestión de proyectos debido a su interfaz simple y características poderosas. Si se gestiona correctamente, puede ser utilizada por equipos muy grandes, hasta miles. La parte central de la herramienta es la capacidad de colaborar en equipos usando tableros para rastrear un proyecto.

Características Únicas:

• Plataforma todo en uno para tableros de mensajes, tareas, almacenamiento de archivos y programación
• Hill Charts para seguimiento visual del progreso del proyecto
• Acceso de clientes para comunicación y colaboración transparentes
• Conexión con más de 75 aplicaciones

Planes de Precios:

• Plan Básico: $15 por usuario/mes
• Pro Unlimited: Usuarios ilimitados por $299/mes, facturado anualmente

Público Objetivo:

• ONGs de tamaño medio a grande que necesitan una herramienta de gestión de proyectos simple y con tarifa fija para una colaboración extensa en equipo e interacción con clientes.

ClickUp

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos altamente versátil que ofrece un espacio de trabajo personalizable para acomodar las diversas necesidades de las ONGs de tamaño medio a grande. Sus características extensivas e integraciones la convierten en una herramienta poderosa para gestionar proyectos complejos.

Características Únicas:

• Vistas de tareas personalizables (lista, tablero, calendario y Gantt)
• Seguimiento de metas y medición de progreso
• Seguimiento de tiempo y gestión de carga de trabajo
• Más de 1,000 integraciones, incluyendo Slack, Trello y Google Workspace

Planes de Precios:

• Plan Gratuito: Características básicas para uso personal
• Plan Unlimited: $5 por usuario/mes con características avanzadas e integraciones
• Plan Business: $12 por usuario/mes con características adicionales de personalización y automatización

Público Objetivo:

• ONGs de tamaño medio a grande que buscan una solución de gestión de proyectos flexible y altamente integrativa.

Teamwork

Teamwork es una poderosa herramienta de gestión de proyectos diseñada para ayudar a equipos grandes a gestionar sus proyectos de manera más efectiva. Ofrece una gama de características enfocadas en mejorar la colaboración en equipo y la productividad.

Características Únicas:

• Gestión de tareas con subtareas, hitos y dependencias
• Seguimiento de tiempo y facturación para la contabilidad de proyectos
• Herramientas de colaboración, incluyendo mensajes, archivos y cuadernos
• Integración con varias aplicaciones como Slack, HubSpot y QuickBooks

Planes de Precios:

• Plan Gratuito: Características limitadas para hasta 5 usuarios
• Plan Deliver: $9.99 por usuario/mes con características esenciales de gestión de proyectos
• Plan Grow: $17.99 por usuario/mes con características avanzadas e integraciones

Público Objetivo:

• ONGs de tamaño medio a grande que necesitan una herramienta de gestión de proyectos integral con fuertes capacidades de colaboración y seguimiento de tiempo.

Flowlu: La Mejor Elección para ONGs

Flowlu es una de las mejores opciones cuando se trata de software de gestión de proyectos para organizaciones sin fines de lucro. Flowlu cuenta con un conjunto de características para la planificación de proyectos, la colaboración y la eficiencia general que están adaptadas a las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro. Aquí tienes razones adicionales por las que vale la pena considerar Flowlu para la gestión de proyectos en este campo:

Características Principales

Las amplias capacidades de Flowlu permiten la gestión de organizaciones benéficas, especialmente para aquellas que dependen de muchos métodos diferentes de ingresos.

Plataforma Todo en Uno: Con Flowlu, la gestión de negocios de las ONGs se vuelve mucho más fácil. Todas las operaciones de las organizaciones sin fines de lucro están totalmente cubiertas en una plataforma, que incluye gestión de proyectos, CRM, facturación y colaboración en equipo.

Gestión de Tareas: La interfaz intuitiva de Flowlu facilita la creación, asignación y seguimiento de tareas. Usando tableros Kanban, gráficos de Gantt y listas de tareas, también puedes visualizar el progreso del proyecto.

Flujos de Trabajo Personalizables: Esta característica es importante para el programa de gestión de flujos de trabajo de las ONGs. Adapta los flujos de trabajo para satisfacer las necesidades específicas de tu organización, asegurando que los procesos sean eficientes y optimizados.

Herramientas de Colaboración: Mantén a tu equipo conectado con chat integrado, foros de discusión y compartición de archivos, asegurando una comunicación y colaboración continuas.

Gestión Financiera: Administra tu presupuesto, realiza un seguimiento de los gastos y genera facturas directamente dentro de Flowlu, haciendo que la gestión financiera sea sencilla y transparente.

Informes y Análisis: Obtén información sobre el rendimiento del proyecto con herramientas de informes integrales, ayudándote a tomar decisiones basadas en datos.

Usabilidad

Flowlu está diseñado pensando en la experiencia del usuario, haciendo que sea fácil para los equipos de ONGs comenzar rápidamente:

Interfaz Intuitiva: La interfaz limpia y amigable asegura que los miembros del equipo puedan navegar fácilmente por la plataforma, reduciendo la curva de aprendizaje.

Paneles Personalizables: Personaliza los paneles para mostrar la información más relevante para cada usuario, mejorando la eficiencia y el enfoque.

Accesibilidad Móvil: La aplicación móvil de Flowlu permite que los miembros del equipo accedan a la herramienta en movimiento y se mantengan conectados y productivos desde cualquier lugar.

Valor

Flowlu ofrece un valor excepcional para las organizaciones sin fines de lucro, proporcionando un conjunto de características ricas a un precio asequible:

Plan Gratuito: Las organizaciones benéficas pueden comenzar con el plan gratuito de Flowlu, que incluye herramientas esenciales de gestión de proyectos, haciéndolo accesible para organizaciones con presupuestos limitados.

Precios Asequibles: Los planes pagos de Flowlu comienzan a partir de solo $29 por mes para hasta 8 usuarios, ofreciendo características avanzadas y escalabilidad a medida que tu organización crece.

Rentabilidad: Al consolidar múltiples herramientas en una plataforma, Flowlu elimina la necesidad de suscripciones adicionales de programas, ahorrando dinero a las ONGs a largo plazo.

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Mejores Prácticas de Gestión de Proyectos para Organizaciones Sin Fines de Lucro

Las organizaciones sin fines de lucro pueden beneficiarse significativamente al adherirse a las mejores prácticas en gestión de proyectos. Aquí hay algunas prácticas clave adaptadas específicamente para ONGs:

Define Objetivos y Metas Claras: Comienza estableciendo objetivos claros y alcanzables para cada proyecto. Esto asegura que todos los miembros del equipo estén alineados y trabajando hacia los mismos resultados. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo determinado (SMART).

Involucra a los Interesados: Involucra a todos los interesados relevantes, incluidos donantes, beneficiarios y miembros del equipo, desde el inicio del proyecto. Actualizaciones regulares y canales de comunicación abiertos ayudan a mantener el compromiso y apoyo de los interesados.

Desarrolla un Plan de Proyecto Detallado: Crea un plan de proyecto integral que describa tareas, cronogramas, recursos y responsabilidades. Este plan debe ser lo suficientemente flexible para acomodar cambios, pero lo suficientemente detallado para guiar la ejecución del proyecto.

Utiliza Herramientas Apropiadas: Aprovecha los programas de gestión de proyectos diseñados para ONGs para ayudar a gestionar tareas, realizar un seguimiento del progreso y facilitar la colaboración. Las herramientas con características como gestión de tareas, seguimiento de tiempo y presupuesto pueden mejorar significativamente la eficiencia del proyecto.

Monitorea y Evalúa el Progreso: Monitorea regularmente el progreso del proyecto en comparación con el plan y realiza los ajustes necesarios. Usa métricas e indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar el rendimiento e identificar áreas de mejora.

Fomenta una Cultura Colaborativa: Incentiva el trabajo en equipo y la colaboración entre los miembros del equipo. Utiliza herramientas de colaboración y reuniones regulares para asegurar que todos estén en la misma página y trabajando hacia objetivos comunes.

Capacita y Apoya a Tu Equipo: Ofrece capacitación y recursos adecuados para que tu equipo use eficazmente las herramientas de gestión de proyectos y siga las mejores prácticas. El apoyo continuo y las oportunidades de desarrollo profesional pueden mejorar sus habilidades y productividad.

Asegura Transparencia y Responsabilidad: Mantén la transparencia en todas las actividades del proyecto y asegura la responsabilidad entre los miembros del equipo. La comunicación clara y la documentación ayudan a construir confianza y aseguran que todos sean responsables de sus tareas.

Para Concluir

Te hemos guiado a través de las complejidades de la gestión de proyectos para organizaciones sin fines de lucro mediante una visión general de los componentes esenciales y una demostración de algunas excelentes soluciones de gestión de proyectos para ONGs. Como puedes ver, elegir el mejor software es necesario si deseas mejorar el rendimiento, la producción y el objetivo general de tu organización sin fines de lucro. Lo ideal es pensar en ello como buscar una herramienta perfecta para construir un proyecto específico que tienes en mente.

Dados los criterios, Flowlu se destaca por tener una amplia gama de características a costos accesibles. Los programas efectivos de gestión de proyectos, como Flowlu, pueden funcionar maravillosamente para organizaciones de cualquier tamaño, ya sea una gran organización no gubernamental o una pequeña corporación sin fines de lucro apoyando iniciativas del sistema.