Guía rápida sobre la planificación de la gestión de la comunicación en los proyectos
La gestión de proyectos puede ser tediosa, independientemente del sector al que pertenezca. Como gestor de proyectos, eres responsable de muchas cosas a la vez, incluidas las siguientes tareas:
- Delegar tareas
- Asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo, Y
- Eliminar los obstáculos que puedan interferir en el proyecto.
Esencialmente, el gestor de proyectos es responsable de conducir al equipo del proyecto del Punto A al Punto B, ya que trabajan juntos para completar un proyecto.
Sin embargo, si no hay comunicación entre los miembros del equipo del proyecto, éste no puede avanzar. Por lo tanto, el gestor de proyectos debe encontrar formas eficaces de situar la comunicación en primer plano, de modo que todos sepan lo que están haciendo para ver finalizado el proyecto.
En esta guía rápida, le daremos una visión general de la gestión de la comunicación del proyecto y, a continuación, describiremos los pasos para crear un plan eficaz al respecto.
A primera vista
"Un plan de comunicación del proyecto le permite comunicarse de manera efectiva en un proyecto dentro y fuera de su empresa", dice Cassandra Middleton, un escritor en Asignaciones baratos. "Con este plan, podrás comunicarte con los miembros del equipo, los clientes y otras partes interesadas, a la vez que recuerdas las pautas que hay que seguir para que estas correspondencias funcionen. Este plan te mostrará quién es responsable de qué información o tarea, y cómo se llevarán a cabo las comunicaciones para que todos los implicados estén en la misma página al comenzar con un proyecto."
¿Por qué es importante este plan?
Aunque planificar todas las tareas es esencial para llevar a cabo un proyecto de principio a fin, es igual de importante contar con un plan de comunicación. De hecho, un proyecto necesita un flujo constante de comunicación para que todas las partes mantengan el rumbo.
Dicho esto, un plan de comunicación hará lo siguiente en un proyecto
- Proporcionar documentación escrita para que los miembros del equipo del proyecto y la dirección puedan consultarla.
- Establecer expectativas claras sobre cómo y cuándo se compartirán las actualizaciones con el equipo del proyecto.
- Fomentar la productividad
- Compartir el estado del proyecto
- Permita que los miembros del equipo del proyecto expresen sus opiniones de la forma que consideren oportuna, Y
- Garantizar que el proyecto sigue alineándose con los objetivos dictados por el plan.
¿Quién debe planificar la comunicación?
Además del gestor del proyecto, otras personas del proyecto deben tener en cuenta el plan, como se indica en la sección anterior. Como puede ver, el plan implica la cooperación de los siguientes:
- Miembros del equipo
- Dirección
- Recursos humanos
- Equipo informático (si su empresa es experta en tecnología)
- Clientes
- Partes interesadas, etc.
Huelga decir que, independientemente de quién participe en el proyecto, todos deben atenerse al plan de comunicación para que el proyecto tenga éxito.
Métodos
Lo creas o no, hay muchas formas de planificar la comunicación de un proyecto. Teniendo en cuenta que no existe una única forma correcta de comunicar en un proyecto de empresa, lo mejor es no sólo mantener abiertas las opciones, sino también aprender cuáles son dichas opciones. Mientras que usted y el equipo pueden sentirse bien con un método, otro puede ser más eficaz que el otro. Con tantas opciones, tú y el equipo podéis decidir qué método os conviene, ya que no todos los proyectos son iguales.
Teniendo esto en cuenta, he aquí algunos métodos que podrían interesarles a usted y a su equipo de proyecto:
- Reuniones (en persona, por teléfono, en línea, videochat)
- Correo electrónico
- Tablones de debate
- Aplicaciones de colaboración
- Listas de tareas
- Encuestas, etc.
- Crear un plan
Ahora que ya conoces los métodos de planificación de la comunicación de un proyecto, es hora de plasmar tu plan en papel (o en una tableta con lápiz óptico). He aquí 5 pasos prácticos para redactar un plan de comunicación para la gestión de proyectos:
- Enumera las necesidades de comunicación de tu proyecto antes de empezar. Dado que cada proyecto es diferente, tendrás que tener en cuenta la envergadura del proyecto, lo que implica y las preferencias del cliente y las partes interesadas.
- Define el propósito de tu proyecto. Es importante que el proyecto tenga una razón de ser. ¿Ayudará a mejorar tu empresa? ¿Garantizar una mejor relación con tus clientes y partes interesadas? ¿Es para introducir una nueva idea o producto? Sea cual sea el motivo, es importante definir el propósito de su proyecto.
- Elige un método de comunicación adecuado que todos los miembros de tu equipo puedan utilizar. Algunas personas prefieren comunicarse por mensajes de texto, otras prefieren reunirse en persona y otras prefieren el videochat. Es importante preguntar a los miembros del equipo y a otras partes participantes cuál es su método preferido.
- Determina cómo se evaluará la comunicación durante el proyecto. Es importante medir el éxito o la importancia de la comunicación a lo largo del proyecto. Eso significa asegurarse de que todos los participantes en el proyecto cumplen su parte en lo que respecta a la comunicación. Asegúrate de que todo el mundo tiene voz en el proyecto, y no dejes que nadie se quede fuera en ninguna de las tareas relacionadas con dicho proyecto.
- Sepa quién es el propietario y quiénes son las partes interesadas en el proyecto. Por último, asigne la propiedad a una persona o personal. Esto crea responsabilidad en el proyecto para que el plan vaya lo mejor posible. Esto también debe hacerse con las partes interesadas, para que también estén al corriente.
¿Y si cambia el proyecto?
A veces, el proyecto puede cambiar por cualquier motivo. Tanto si los cambios han sido provocados por usted o por los miembros de su equipo, como si han estado fuera del control de cualquiera, tendrá que planificar todo lo que pueda ocurrir. Eso significa establecer un plan de reserva para el plan de comunicación del proyecto. Preferiblemente, tendrás que pensar en más de una alternativa, por si el plan original fracasa.
Conclusión
Como puede ver, tener un plan de comunicación de gestión de proyectos que funcione le permite a usted y a su equipo de proyecto crear y entregar algo grande para su empresa. Todo empieza con una comunicación eficaz.
Contar con un plan establece muchas expectativas para todos los miembros relevantes del equipo y garantiza que el plan sea claro de principio a fin.
Siguiendo esta guía rápida, su plan de gestión de la comunicación del proyecto no sólo garantizará una gran comunicación, sino también una planificación eficaz cuando se trate de proyectos e ideas de productos/servicios en su empresa.
Sobre la autora
Emily Henry es redactora y editora de varias publicaciones en línea. Como escritora independiente, escribe artículos sobre gestión de proyectos, tendencias empresariales y marketing en redes sociales.
La gestión de la comunicación del proyecto es crucial para garantizar que todos los miembros del equipo, los clientes y las partes interesadas estén en sintonía durante todo el proyecto. Ayuda a proporcionar documentación clara, establecer expectativas, fomentar la productividad, compartir el estado del proyecto y alinearlo con sus objetivos.
Además del director del proyecto, todos los miembros del equipo, la dirección, los recursos humanos, el equipo informático, los clientes, las partes interesadas y otras partes relevantes deben participar en el cumplimiento del plan de comunicación. La cooperación de todos los implicados es esencial para el éxito del proyecto.
Existen varios métodos para comunicarse en un proyecto: reuniones (en persona, por teléfono, en línea, videochat), correo electrónico, foros de debate, aplicaciones de colaboración, listas de tareas, encuestas, etc. Es importante elegir métodos de comunicación que se adapten a las preferencias de los miembros del equipo y otras partes interesadas en el proyecto.
